Welche Formen unterscheiden sich bei der elektronischen Unterschrift?

Zunehmend setzen sich bei Unternehmen papierlose Büros durch. Statt Unterlagen und Verträge per Post zu versenden, werden sie als Anhang in einer E-Mail verschickt und digital signiert. Jedoch gibt es bei den elektronischen Unterschriften deutliche Unterschiede, die Du in diesem Artikel erfährst.

Für wen bringt die elektronische Signatur Vorteile?

Mehr und mehr hält die Digitalisierung Einzug in die Geschäftswelt. Dennoch werden in zahlreichen Branchen für die Vertragsunterzeichnung handschriftliche Unterschriften verlangt. Die papierbasierten Abläufe bringen zeitliche Nachteile mit sich. Es dauert sehr oft mehrere Tage, bis per Post verschickte Verträge beim Kunden und unterschrieben wieder bei Unternehmen wie Versicherungen oder Finanzdienstleistern landen. Für die Kunden bedeutet das, dass sie unnötig auf den offiziellen Vertragsabschluss und damit auf den Versicherungsschutz oder einen Kredit warten müssen. Zusätzlich sorgen Verträge auf Papier für einen hohen Papierverbrauch, der vorwiegend kleine und mittelgroße Unternehmen finanziell belasten kann. Die Ablage physischer Dokumente nimmt zudem Zeit und Platz in Anspruch. Genauso ist es mit Rechnungen, die Du geschrieben hast und unterschrieben wurden. Erfahre mehr zu diesem Thema in unserem Artikel. 

Diese Nachteile lassen sich mit der Digitalisierung in der Vertragswelt vermeiden. Statt mit einer handschriftlichen Unterschrift, unterzeichnen die Vertragspartner mit einer elektronischen Signatur. Die digitale Unterschrift hat folgende Vorteile:

• schnellere Geschäftsabschlüsse,
• eine gesteigerte Kundenzufriedenheit,
• mehr Kosteneffizienz und
• Prozesskontrolle.

Aufgrund dieser Vorteile eignet sich die Digitalisierung bei Verträgen für zahlreiche Branchen, darunter:

• Industrievertrieb,
• Immobilienvermittlung,
• Finanzdienstleistung,
• Logistik,
• Hotellerie, 
• öffentliche Verwaltung und
• Versicherung.

Elektronisch unterschreiben: Welche Arten der Signatur gibt es?

Immer seltener werden Unterlagen auf dem Postweg versandt. Kreditanträge, Abo-Verträge und andere Dokumente landen nicht mehr im Briefkasten, sondern im digitalen Postfach. Das bedeutet jedoch nicht, dass die handschriftliche Unterschrift in der Vertragswelt komplett unbrauchbar ist. Nicht bei jedem Vertragsabschluss reicht eine einfache digitale Signatur aus.

Stattdessen gibt es bei den elektronischen Unterschriften drei Varianten. Diese müssen für ihre Rechtsverbindlichkeit speziellen Anforderungen genügen. Andernfalls sind sie als Beweismittel bei einer Rechtsstreitigkeit unzulässig. Damit das nicht geschieht, muss auch eine elektronische Signatur unverwechselbar sein. Sie zeigt an, dass der Unterschreibende eine Willenserklärung abgibt. Dementsprechend reicht es bei offiziellen Verträgen nicht aus, die eigene Unterschrift einzuscannen und auf die entsprechende Vertragszeile zu kopieren. Stattdessen muss die digitale Signatur eindeutig, fälschungssicher und langfristig überprüfbar sein. Diese Eigenschaften bringt die qualifizierte elektronische Unterschrift mit sich.

Die exakten Anforderungen an die elektronische Signatur regelt die eIDAS-Verordnung. Das Kürzel steht für Electronic Identification And Trust Services. Die Regelung sorgt in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union für eine einheitliche Bestimmung bei digitalen Transaktionen. Sie unterscheidet zwischen diesen Signaturen:

• Einfache Signatur,
• Fortgeschrittene Signatur und
• Qualifizierte elektronische Signatur.

Diese sind für unterschiedliche digitale Transaktionen anwendbar und zulässig. Die einfache Signatur ist die niedrigste Stufe. Sie kann beispielsweise zur Identifizierung des Absenders einer E-Mail genutzt werden. Dafür kannst Du die Nachricht mit Deiner Signatur mit Deinem Namen, Firmennamen und -Adresse. Ebenfalls kommt die einfache Signatur innerhalb eines Unternehmens zum Einsatz, um beispielsweise einen Urlaubsantrag oder die Reisekostenabrechnung zu genehmigen. Mehrere Programme ermöglichen inzwischen, die einfache digitale Unterschrift in den Unternehmensalltag zu integrieren. Die nächsthöhere Variante nennt sich fortgeschrittene elektronische Unterschrift. Sie muss bestimmte Bedingungen erfüllen, um rechtlich anerkannt zu werden. Beispielsweise ist es erforderlich, dass der Unterzeichner eindeutig feststellbar ist. Demzufolge erfolgt die Übertragung dieser Signatur verschlüsselt. 

Die dritte Variante bei elektronischen Signaturen stellt die qualifizierte elektronische Unterschrift dar. Sie ist somit die höchste und sicherste Stufe im Rahmen des digitalen Unterzeichnens. Rechtlich entspricht sie, abgesehen von wenigen Ausnahmen, der handgeschriebenen Unterschrift. Aus dem Grund muss sie einer Reihe Sicherheitsanforderungen genügen. Um sie zu übermitteln und zu archivieren, kommen sichere kryptografische Verfahren zum Einsatz. Diese ermöglichen es, nachträgliche Änderungen an der Unterschrift zu erkennen und nachzuverfolgen. Ebenso wie die fortgeschrittene Signatur basiert die qualifizierte elektronische Variante auf einem qualifizierten Zertifikat. Dieses muss von einem Zertifizierungsdienstanbieter stammen.

Um die qualifizierte elektronische Unterschrift zu erzeugen, kommt eine sichere Signaturerstellungseinheit, kurz SSEE, zum Einsatz. Diese enthält neben der benötigten Software beispielsweise einen Chipkartenleser. Die Art der Signatur empfiehlt sich für Firmen und Behörden. Ein Beispiel stellt die digitale Steuererklärung dar. Mit dieser fälschungssicheren digitalen Unterschrift kannst Du Deine Arbeitsprozesse beschleunigen. Somit sparst Du Zeit und Kosten.