Finanzen   18.4.2019

Endlich selbstständig: Was du beim schreiben von Rechnungen beachten solltest

Auch wenn Du Dein Unternehmen erst vor kurzer Zeit neu gegründet hast, musst Du genauso wie alle anderen Unternehmer auch, Deine Leistungen in Rechnung stellen. Bei der Rechnungsstellung gilt es einige gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen. Daher lohnt es sich, bereits im Vorfeld einer Gründung Informationen darüber einzuholen, was Du beachten musst, wenn Du Rechnungen schreibst

  1. Was bedeutet die Rechnung für Deine Buchhaltung?
  2. Welche Aufgaben erfüllt die Rechnung in der Buchhaltung?
  3. Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten? – Pflichtangaben der Rechnung
  4. Welche Aufbewahrungsfristen musst Du beachten?
  5. Was geschieht, wenn der Kunde nicht bezahlt? – Von der Rechnung zur Mahnung
  6. Welche weiteren Vorteile bietet Billomat?
  7. Wie reagierst Du auf einen Fehler? – Die Stornorechnung
Selbstständige müssen einige Dinge beim Rechnungen schreiben beachten.

Selbstständige müssen einige Dinge beim Rechnungen schreiben beachten. (© Fotolia)

Was bedeutet die Rechnung für Deine Buchhaltung? – Selbstständig Rechnung schreiben

Die Rechnung stellt einen wichtigen Bestandteil in der Kette der Auftragsabwicklung. Nach der Akquise, dem Angebot, der Auftragsbestätigung und der Ausführung eines Auftrags stellst Du Deine Rechnung. Diese kann erst dann erfolgen, sobald Du Deinen Auftrag vollständig erfüllt hast. Entweder Du hattest eine Ware zu liefern oder eine Werkleistung zu erstellen. Sobald Dein Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden ausgeführt ist, stellst Du Deine Leistungen möglichst zeitnah in Rechnung. Mit der Rechnung erhebst Du gegenüber Deinem Kunden eine Forderung. Doch Du sorgst mit Deiner Rechnung nicht nur dafür, dass Dein Kunde bezahlt und Du das Geld als Gegenleistung für Deine erbrachte Leistung erhältst. Die Rechnung stellt darüber hinaus ein zentrales Dokument für Deine Buchhaltung dar. Denn gegenüber dem Finanzamt belegt die Rechnung glaubhaft, dass sich ein bestimmter Zahlungseingang auf die Rechnung bezieht und dieser für eine bestimmte Leistung erfolgt ist. 

Welche Aufgaben erfüllt die Rechnung in der Buchhaltung?

Als Selbstständiger hast Du, ebenso wie als Unternehmer, Freiberufler oder sonstiger Gewerbetreibender grundsätzlich eine Pflicht, für eine Lieferung oder Leistung eine Rechnung zu erstellen. 

Beleg für die Steuer

Denn sobald Du Einnahmen verzeichnest, die auf ein unternehmerisches oder gewerbliches Handeln zurück gehen, unterliegst Du der Steuerpflicht. Diese erfordert es, dass für Zahlungsbewegungen stets ein Beleg vorgelegt werden kann. Somit bringt Deine Selbstständigkeit auch mit sich, dass Du für Deine Forderungen gegenüber Kunden entsprechende Rechnungen ausstellst. 

Umsatzsteuerausweis

Deine Rechnung muss den Rechnungsbetrag genau aufschlüsseln. Der Gesamtbetrag einer Rechnung setzt sich aus dem Nettobetrag und dem Steuerbetrag zusammen. Sämtliche Beträge sind in der Rechnung im Einzelnen mit ihrer Benennung aufzuführen. Der Steuerbetrag aus Deiner Rechnung stellt dabei eine wichtige Angabe für die Umsatzsteuer. Denn als Unternehmer musst Du Mehrwertsteuer von Deinen Kunden erheben. Danach führst Du die vereinnahmten Mehrwertsteuern als Umsatzsteuer wieder an das Finanzamt ab. Deine Rechnung dient daher als wichtiger Nachweis über die Höhe Deiner vereinnahmten Umsatzsteuern. 

Beleg für Deinen Kunden

Aber nicht nur Deine eigene Buchhaltung benötigt Deine Ausgangsrechnungen als Belege für Zahlungseingänge. Auch Dein Kunde erhält mit Deiner Rechnung ein wichtiges Dokument, das er in seine eigene Buchhaltung eingliedern muss. Die enthaltene Mehrwertsteuer aus Deiner Rechnung kann Dein Kunde bei seiner Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung von seiner Umsatzsteuerschuld als geleistete Vorsteuer abziehen. Daher stellt Deine Rechnung auch einen zentralen Steuerbeleg für Deinen Kunden. 

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten? – Pflichtangaben der Rechnung

Da Deine Rechnungen wichtige Steuerbelege sowohl für Deine eigenen Steuererklärungen als auch für die Steuererklärungen Deiner Kunden stellt, ist es besonders wichtig, dass sie ordnungsgemäß ausgeführt werden. Denn für die Rechnungsstellung gibt es genau vorgegebene Pflichtangaben, die Du auf dem Dokument anzuführen hast. 

Selbstständig Rechnung schreiben – Pflichtangaben

Die Pflichtangaben für Deine Rechnung gibt das Umsatzsteuergesetz genau vor. Im § 14 Abs 4 UStG sind die erforderlichen Angaben für eine Rechnung im Einzelnen nachzulesen. Diese sind:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Empfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Rechnungsdatum (Datum der Ausstellung)
  • Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Dienst- oder Werkleistung
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Nettobetrag
  • Steuerbetrag
  • Bruttorechnungsbetrag
  • Angewendeter Steuersatz

Angaben auf der Kleinunternehmerrechnung

Als Kleinunternehmer musst Du grundsätzlich dieselben Pflichtangaben auf Deiner Rechnung anführen, wie umsatzsteuerpflichtige Unternehmen auch. Lediglich die Angabe des Steuersatzes, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag entfallen in einer Kleinunternehmerrechnung. Zudem musst Du als Kleinunternehmer den Hinweis auf Deiner Rechnung anführen, dass Du von der Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer befreit bist. Fehlt der Hinweis, dann musst Du ungeachtet dessen, dass Du von Deinem Kunden keine Mehrwertsteuer verlangt und erhalten hast, für Deine Rechnung Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Welche Aufbewahrungsfristen musst Du beachten?

Insbesondere Rechnungen sind als zentrale Dokumente in der Buchhaltung, die eine steuerliche Bedeutung haben, sicher aufzubewahren. Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und andere Geschäftsdokumente im Umsatzsteuergesetz genau vorgegeben. Demnach musst Du sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Die Dokumente sind so zu archivieren, dass sie auch nach 10 Jahren noch ohne Probleme lesbar sind. Die Frist für die Aufbewahrung der Rechnungen beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden.

Was geschieht, wenn der Kunde nicht bezahlt? – Von der Rechnung zur Mahnung

Wenn Kunden Deine Rechnungen nicht bezahlen, dann solltest Du unbedingt reagieren. Du hast verschiedene Möglichkeiten, wie Du mit einem zahlungssäumigen Kunden umgehst. Mit der einfachen Zahlungsaufforderung per Telefonat, der dreistufigen Mahnung und dem gerichtlichen Mahnverfahren, der gerichtlichen Klage oder der Beauftragung eines Inkassobüros stehen Dir unterschiedliche Möglichkeiten für Dein Mahnwesen zur Verfügung. Die Palette der Möglichkeiten bringt einen jeweils eigenen Umgang mit dem Kunden mit sich. Lässt das persönliche Gespräch eine zukünftige Geschäftsbeziehung noch zu, so wird die Beauftragung eines Inkassobüros oder die Klageerhebung zum Verlust der Kundenbeziehung führen. Daher lohnt es sich, wenn Du bereits im Vorfeld Überlegungen zur Ausgestaltung Deines Mahnwesens anstellst. 

Wie erstellst Du eine Mahnung?

Die dreistufige Mahnung ist das in der Geschäftswelt übliche Vorgehen, wenn eine Rechnung nicht im Zeitraum ihrer Fälligkeit bezahlt wird. Ist das Datum des Zahlungsziels abgelaufen, dann kannst Du eine erste Mahnung erstellen. Das Dokument sollte mit dem Titel „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ ausgewiesen sein. Zudem muss sich die Mahnung auf die Rechnung beziehen, die sie anmahnt. Grundsätzlich sollten auf Deiner Mahnung die folgenden Angaben enthalten sein:

  • Namen und Adressen von Leistungserbringer und Schuldner
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der überfälligen Rechnung
  • Forderungsbetrag
  • Zahlungsdatum oder Zahlungsfrist der Mahnung
  • Bankverbindung
  • Gegebenenfalls Mahngebühren
  • Gegebenenfalls Verzugszinsen

Du bist nicht verpflichtet, mehr als eine Mahnung zu schreiben. Dennoch gehört es zu den allgemein gültigen Gepflogenheiten, dass Unternehmen drei Mahnungen schreiben, bevor sie rechtliche Schritte einleiten. 

Wie optimierst Du die Rechnungsstellung? – Selbstständig Rechnung schreiben mit Billomat

Ein Buchhaltungsprogramm, mit dem Du auch Deine Rechnungen erstellen kannst, erleichtert die Bewältigung der Anforderungen, die der Gesetzgeber an Dich stellt. Das Billomat Rechnungsprogramm stellt Dir rechtssichere Vorlagen für Deine Rechnungen zur Verfügung, die alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten, wie sie der Gesetzgeber vorschreibt. Du kannst die Billomat Rechnungsvorlage an die grafische Gestaltung Deines Unternehmens anpassen, um sie danach für alle Deine Rechnungen zu verwenden. Der Einsatz des Billomat Rechnungsprogramms  sorgt damit nicht nur für eine spürbare Ersparnis an Zeit. Da Du in das Rechnungsdokument nur noch die individuellen Werte eintragen musst, die ein bestimmter Auftrag mit sich bringt, stellst Du sicher, dass alle erforderlichen Angaben korrekt in Deiner Rechnung vorliegen. 

Welche weiteren Vorteile bietet Billomat? – Selbstständig Rechnung schreiben

Flexibilität mit Billomat Rechnungsprogramm

Das Billomat Rechnungsprogramm bietet Dir als Nutzer Möglichkeiten zur Anpassung an Deine individuellen Anforderungen. Unabhängig davon, ob Du Billomat als Gewerbetreibender, als Kleinunternehmer, als Selbstständiger mit Umsatzsteuerpflicht, als Freelancer oder aber im Rahmen eines Vereins nutzt, kannst Du das Rechnungsprogramm an die jeweils unterschiedlichen Anforderungen anpassen.

Rechnungen schreiben von unterwegs

Gerade als Selbstständiger musst Du sehr gut auf Deine Liquidität achten. Diese stellst Du insbesondere durch eine zügige Rechnungsstellung sicher. Billomat bietet Dir auch hierfür die nötige Flexibilität. Denn das Billomat Rechnungsprogramm kannst Du über eine kostenlose App für Handys und Tablets auch von unterwegs bedienen. Du musst nicht jede Rechnung zwingend in Deinem Büro schreiben. Die Möglichkeit, Deine Rechnungen auch mobil zu schreiben und danach per E-Mail zu versenden, beschleunigt die Auftragsabwicklung spürbar. Auf diese Weise kannst du direkt nach einem erfüllten Auftrag Deine Forderung an den Kunden übermitteln und somit auch die Fälligkeit der Zahlung beschleunigen. 

Zeitersparnis durch Automatisierung

Für Leistungen, die Du regelmäßig erbringst, musst Du meist dieselben Rechnungen wiederholt schreiben. Mit Billomat kannst Du in diesem Fall so genannte Abo-Rechnungen erstellen. Die wiederkehrenden Rechnungen versendet Billomat automatisch innerhalb von einem Zeitintervall, den Du selbst festlegst. 

Rechnungen offline und online

Billomat ermöglicht es Dir, Deine Rechnungen je nach Bedarf offline oder online zu verschicken. Du kannst Deine Rechnungen online mit Billomat per E-Mail oder Fax an Deinen Kunden übermitteln. Wenn Du Deinem Kunden Rechnungen per Post schicken möchtest, dann hat Billomat auch für diesen Fall eine zeitsparende Lösung bereit. Mit der Schnittstelle PixelLetter erteilst Du online den Auftrag, dass die Rechnung per Post verschickt werden soll. 

Auftragsabwicklung in einem Guss

Die Rechnung steht in der Auftragsabwicklung nicht alleine. Denn im Rahmen eines Auftrages sind zahlreiche Dokumente zu erstellen. Dazu gehören neben der Rechnung auch Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Mahnungen. Aber auch Gutschriften, Stornorechnungen oder Korrekturrechnungen können erforderlich werden. Mit dem Billomat Rechnungsprogramm kannst alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente miteinander verbinden, sodass Du die Inhalte nur einmal eingeben musst. Deine Inhalte überträgt Billomat dann automatisch auf die anderen Dokumententypen, die Du im Laufe der Auftragsabwicklung für ein bestimmtes Projekt benötigst.

Verlustsichere Archivierung

Wenn Du Deine Buchhaltung mit Billomat erstellst, dann ist die ordnungsmäßige Archivierung Deiner Dokumente stets gewährleistet. Nicht nur gehen Deine Dokumente in der Ablage nicht verloren. Die übersichtliche Organisation des Billomat Rechnungsprogramms sorgt auch für eine schnelle Auffindbarkeit einzelner Dokumente. 

Mahnwesen optimieren mit Billomat

Mit der Mahnung von Billomat kannst Du sehr viel Zeit sparen. Nur wenige Klicks überführen Deine Angaben aus der überfälligen Rechnung direkt in das Dokument Deiner Mahnung. Darüber hinaus kannst Du Dein komplettes Mahnwesen mit Billomat auch automatisieren. Über die Einstellungen kannst Du Deine Mahnstufen anpassen und den Grad der Automatisierung wählen. Darüber hinaus kann Dich Billomat durch die Kontrolle des Zahlungseingangs automatisch über überfällige Rechnungen informieren, um danach eine Mahnung auszuführen.

Wie reagierst Du auf einen Fehler? – Die Stornorechnung

Wenn Deine Rechnung einen oder mehrere Fehler aufweist, dann musst Du unbedingt handeln. Denn der Kunde muss eine fehlerhafte Rechnung nicht bezahlen. Zudem gefährden Fehler in der Rechnung auch die Anerkennung des Dokuments als Beleg für eine Zahlung und somit auch den Vorsteuerabzug bei Deinem Kunden. 

Wie kannst Du eine Rechnung stornieren? 

Die Stornorechnung wird auch als Rechnungskorrektur bezeichnet. Sie darf jedoch nicht als Gutschrift gekennzeichnet werden. Mit der Stornierung einer Rechnung gehen in der Regel zwei Schritte einher:

  • Eine Stornorechnung gleicht den Betrag einer Originalrechnung aus. 
  • Danach stellst Du mit der so genannten Korrekturrechnung eine neue Rechnung mit den richtigen Angaben. 

Damit die Buchhaltung auf beiden Seiten stimmt, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, musst Du eine Stornorechnung erstellen. Die Stornorechnung schreibt dem Kunden den gleichen Betrag wieder gut, der vorher fälschlicherweise in Rechnung gestellt wurde. Damit heben sich beide Beträge auf Null auf. 

Welche Form muss eine Stornorechnung haben?

Die Stornorechnung muss dieselben Pflichtangaben aufführen, die eine normale Rechnung erfordert. Sie trägt auch eine eigene Rechnungsnummer. Darüber hinaus muss die Stornorechnung die Originalrechnung, die sie aufhebt, nennen. Sie muss daher zusätzlich zu den üblichen Pflichtangaben einer Rechnung auch die folgenden Bestandteile aufweisen:

  • Rechnungsnummer der Originalrechnung
  • Rechnungsdatum der Originalrechnung
  • Rechnungsbetrag der Originalrechnung mit einem Minuszeichen vor dem Betrag

Wie funktioniert die Stornorechnung ganz einfach? – Mit Billomat Stornorechnung schreiben

Billomat erledigt auch die Stornorechnung mit nur einem Klick. Dabei aktivierst Du im Rechnungsprogramm den Stornieren-Button in der betroffenen Rechnung. Billomat erstellt die Stornorechnung danach automatisch und setzt vor den Rechnungsbetrag ein Minuszeichen. Die Billomat Stornorechnung enthält sämtliche gesetzlichen Pflichtangaben. Mit der Stornorechnung geht auch eine automatische Korrektur Deiner Buchungen einher.

Korrekturrechnung schreiben – automatisch mit Billomat

Auf Basis Deiner Stornorechnung kannst Du danach eine Korrekturrechnung mit wenigen Handgriffen erstellen. Die neue Rechnung erhält eine neue Rechnungsnummer und zudem einen Hinweis auf die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung. Diese Formalien führt Billomat ganz automatisch auf der Korrekturrechnung aus. 

 

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