Entscheidungshilfe Kleinunternehmerregelung: für dich sinnvoll oder nicht?

Mit der Kleinunternehmerregelung ist das so eine Sache: Sie ist gut für Gründer, weil sie Buchhaltung, Rechnungsstellung und Steuer vereinfacht. Aber sie hat auch Nachteile. Willst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht? Diese Frage solltest du strategisch angehen. Hier ist unsere Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung!

Die Kleinunternehmerregelung ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt und stellt laut §19 UStG eine Ausnahme von der Regelbesteuerung für Unternehmen dar.

Was du unbedingt über die Kleinunternehmerregelung wissen musst:

• Kleinunternehmer können darauf verzichten, auf ihren Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen.
  Dadurch, dass sie keine Umsatzsteuer einnehmen und an das Finanzamt weiterleiten, sind sie aber auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
• Als Kleinunternehmer darfst du nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz im Jahr erzielen, wobei der als Bruttoumsatz gerechnet wird.
  Du bist auch dann noch Kleinunternehmer, wenn du im Vorjahr unterhalb der 22.000 Euro Grenze geblieben bist, im laufenden Jahr aber darüber liegst. Erst im darauffolgenden Jahr musst du auf Regelbesteuerung umsteigen. Sofort raus aus der Kleinunternehmerregelung bist du nur dann, wenn dein Umsatz im Vorjahr unterhalb von 22.000 Euro war, du im laufenden Jahr aber mehr als 50.000 Euro umsetzt.
• Wer mitten im Jahr gründet und die Kleinunternehmerregelung nutzen möchte, muss seinen Umsatz hochrechnen, als wäre es ein ganzes Geschäftsjahr gewesen.
  Die 22.000 Euro Grenze bezieht sich demnach immer auf ein volles Kalenderjahr.
• Kleinunternehmerreglung ist eine Entscheidungfrage. Man kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder aber nicht. Entweder dein Unternehmen wächst heraus oder nicht. Auch mit geringem Umsatz kannst du aber – jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres – auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, Umsatzsteuer einnehmen und Vorsteuer ziehen. An diese freiwillige Entscheidung bist du allerdings für mindestens 5 Jahre gebunden.

Wer als Unternehmer in der Regelbesteuerung ist, der muss sich mit Umsatzsteuer auseinandersetzen. Gründer, die als Kleinunternehmer beginnen, können sich das zunächst sparen.

Betriebsausgaben, Anfangsinvestitionen und Kunden

Von zwei Dingen hängt ab, ob die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung klug treffen kannst: Deine Ausgaben, besonders die in der Startup-Phase, und ob du für Privatkunden oder Geschäftskunden arbeiten willst und wirst. Bei Selbstständigen mit angestellt arbeitendem, gesetzlich versicherten Ehepartner kommt noch ein weiterer Punkt hinzu: die Familienversicherung.

Kein Vorsteuerabzug = Liquiditätsnachteil

Kleinunternehmer können keine Vorsteuer ziehen. Das bedeutet: Wenn du eine Rechnung bezahlst, dann sind die darin enthaltenen Umsatzsteueranteile erstmal weg. Erst im kommenden Jahr kannst du die Betriebsausgaben brutto in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung angeben, so dass sie deine Steuerbelastung senken. Wer sich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidet, muss zwar monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, hat dabei aber die Möglichkeit, die gezahlte Umsatzsteuer mit der eingenommenen zu verrechnen. Das bedeutet aktuell mehr Geld in der Kasse, also eine höhere Liquidität.

1. Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung: Wenn Liquidität in der Anfangsphase für dich ein ganz wichtiges Thema ist und/oder wenn du anfangs wirklich viele Ausgaben hast, weil du zum Beispiel eine komplette Büroausstattung neu kaufen oder eine Werkstatt einrichten musst, kann es sinnvoll sein, sich schon bei der Gründung gegen die Kleinunternehmerregelung zu entscheiden.

Geschäfts- oder Privatkunden?

Kleinunternehmer stellen Rechnungen, in denen keine Umsatzsteuer aufgeschlagen werden muss. Geschäftskunden ist es gleichgültig, ob deine Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer kommt, denn durch den Vorsteuerabzug holen sie sich die Umsatzsteuer sofort vom Finanzamt zurück. Interessant ist die Kleinunternehmerregelung vor allem dann, wenn du für Privatkunden arbeitest. Diese Kunden sind Endverbraucher und bekommen die Umsatzsteuer nicht erstattet. Für Privatkunden ist es also ein erheblicher Unterschied, ob eine Rechnung nun 200 Euro oder 200 Euro plus 19% Umsatzsteuer, also insgesamt 238 Euro beträgt. Einen Dienstleister zu beauftragen, dessen Rechnungen keine Umsatzsteuer enthalten, kann für Privatkunden sehr viel günstiger sein.

2. Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung: Wer sind deine Kunden? Wenn du überwiegend für Privatleute tätig wirst, kann die Kleinunternehmerregelung für Dich in der Anfangsphase einige Vorteile bringen.

Als Kleinunternehmer familienversichert in der gesetzlichen Krankenversicherung?

Die Beiträge zur Krankenversicherung können für Selbstständige mit geringem Einkommen, eine große finanzielle Belastung darstellen. Für diejenigen, die die Möglichkeit haben, bei ihrem Partner in der Familienversicherung zu sein, ist das ganz sicher attraktiv. Allerdings sind die Einkommensgrenzen für Selbstständige, die weiter familienversichert sein wollen, gering. Der Gewinn darf sich höchstens auf dem Niveau eines Minijobs bewegen. Und die Selbstständigkeit darf allenfalls eine Nebentätigkeit sein. Für hauptberuflich Selbstständige ist das Mitversichert sein in der Familienversicherung nicht möglich. Nachzulesen ist das im Fünften Buch des Sozialversicherungsgesetzes in §10 (§10 SGB V).

Nun können hauptberuflich Selbstständige durchaus sehr wenig verdienen oder Nebenberufler ein Spitzeneinkommen erzielen. Die Sache ist bei den gering verdienenden Selbstständigen also vom Einzelfall abhängig.

3. Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuerpflicht und Krankenversicherung sind eigentlich zwei Paar Schuhe. Sie haben nichts miteinander zu tun. Wenn du deine Selbstständigkeit als Nebentätigkeit siehst und mit der Krankenkasse deines Partners darüber verhandelst, ob du weiter familienversichert sein kannst, kann die Kleinunternehmerregelung aber durchaus ein Argument sein. Zum einen hast du weniger Zeitaufwand für Buchhaltung, was für die Nebentätigkeit spricht. Und du kannst, solange du in der Familienversicherung bleiben willst, sowieso nicht aus der Kleinunternehmerregelung herauswachsen.

Zeitersparnis für Einzelunternehmer

Die Umsatzsteuerpflicht bringt einen erheblichen Zeitaufwand für die Buchhaltung mit sich. Wer daher von der Pflicht zur Erhebung der Umsatzsteuer befreit ist, profitiert von einer spürbaren Arbeitsentlastung in der Buchführung. Nicht nur die Rechnungsstellung ist für Kleinunternehmer vereinfacht. Auch die mehrmalige Buchung der Steuer innerhalb der Buchhaltungskonten entfällt in der Verwaltung für Betriebe von Kleinunternehmern. Auch die Gewinnermittlung als Basis für die Erstellung der Einkommensteuererklärung fällt für Kleinunternehmer sehr viel einfacher aus, da sie eine einfache Einnahmenüberschussrechnung anstatt der aufwändigen doppelten Buchführung mit Bilanzierung anwenden dürfen. Darüber hinaus entfallen die mehrmaligen unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen für Kleinunternehmer vollständig. 

4. Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung: Wer beispielsweise als Einzelunternehmer von der Entlastung in der Buchhaltung und der damit einhergehenden Zeitersparnis profitieren möchte, kann wertvolle Arbeitszeit stattdessen in die Entwicklung seiner Produkte, für die Kundengewinnung und Kundenbetreuung oder in die Erweiterung seines Angebotes investieren. Für ihn ist der Status als Kleinunternehmer sinnvoll.

Hindernis Erfolg – Wann bremst der Kleinunternehmerstatus?

Wenn sich der Betrieb eines Kleinunternehmers positiv entwickelt, ist der Verlust des Kleinunternehmerstatus abzusehen. Denn bei Überschreiten der Umsatzgrenzen müssen Kleinunternehmer in die Regelbesteuerung wechseln. Der Verlust des Kleinunternehmerstatus kann sich jedoch nachteilig auf das Unternehmen auswirken. So müssen Kleinunternehmer ihren bisherigen Preisvorteil aufgeben und stehen so in einem erheblichen Risiko, Kunden zu verlieren. Denn mit der Regelbesteuerung müssen die Preise zwangsläufig angepasst werden. Durch den Mehrwersteuerzuschlag werden die Preise mit dem Wechsel in die Regelbesteuerung spürbar steigen. Der Verlust an Kunden durch die rapide Preissteigerung wird wiederum zu einem Einbruch der Umsätze führen. Darüber hinaus müssen Kleinunternehmer, die in die Regelbesteuerung wechseln, ihre Buchhaltung neu organisieren. Daher geht der Wechsel einerseits mit Umsatzeinbußen und andererseits mit einem Mehraufwand an Arbeit und Personal in der Buchhaltung einher. 

5. Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung: Unternehmer, die das Ziel verfolgen, innerhalb von wenigen Jahren ihre Umsätze über die Kleinunternehmer Umsatzgrenzen hinaus zu steigern, sollten von der Kleinunternehmerregelung Abstand nehmen. Denn in diesem Fall ist der Kleinunternehmerstatus nur kurzfristig gewählt und der Wechsel in die Regelbesteuerung nach nur wenigen Geschäftsjahren unumgänglich. Da der Wechsel jedoch mit zahlreichen Risiken für das Unternehmen einhergeht, sollte von vorne herein die Regelbesteuerung gewählt werden. 

Imageproblem als Kleinunternehmen

Kleinunternehmen haben in vielen Kundenkreisen ein Imageproblem. Denn der Kleinunternehmerstatus setzt Bedingungen voraus, die im Allgemeinen auch den potenziellen Kunden bekannt sind. So legt der Kleinunternehmerstatus insbesondere die wirtschaftlichen Grenzen des Betriebs offen. Damit erweckt der Status den Anschein, dass das Unternehmen wirtschaftlich nicht erfolgreich ist, woraus viele Kunden auf mangelnde Qualität und niedrige Kompetenzen schließen. 

6. Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung: Da der Kleinunternehmerstatus ein Imageproblem mit sich bringt, sollten Betriebe, die viele Neukunden akquirieren müssen, auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten. Für Unternehmer hingegen, die bereits das Vertrauen eines soliden Kundenstamms genießen, an den sie den Preisvorteil der Umsatzsteuerbefreiung auch langfristig weitergeben möchten, kann der Status als Kleinunternehmer sinnvoll sein. 

Zusammenfassung: Status als Kleinunternehmer, wann sinnvoll?

Die zahlreichen Vor- und Nachteile des Status als Kleinunternehmers verdeutlichen, dass die Umsatzsteuerbefreiung nicht für jeden Betrieb vorteilhaft ist. Daher ist die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung individuell zu treffen. Als günstige oder ungünstige Voraussetzungen für den Kleinunternehmerstatus können einige eindeutige Kriterien angegeben werden: 

Status als Kleinunternehmer – sinnvoll für wen?

• Händler mit Privatkunden und langfristig niedrigen Umsätzen
  Für Betriebe, deren Angebot vorwiegend an Privatkunden gerichtet ist und die zugleich langfristig Umsätze unterhalb der Kleinunternehmergrenze erzielen werden, kann die Kleinunternehmerregelung sinnvoll sein.
• Dienstleister für Privatkunden und wenig Ausgaben
  Für Einzelunternehmer, deren Dienstleistungsangebot sich an Privatkunden richtet und die zugleich einen nur geringen Bedarf an Investitionen haben, kann sich der Status als Kleinunternehmer besonders lohnen. Denn sie können ihre Preise günstig gestalten, ohne zugleich einen Nachteil durch den Verzicht auf den Vorsteuerabzug zu erfahren. Auch Materialeinkäufe für die Erfüllung einer Dienstleistung können direkt mit dem Kunden abgerechnet werden. Für sie erweist sich der Status als Kleinunternehmer als sinnvoll.
• Nebenberufliches Gewerbe für Privatkunden
  Wer sein Gewerbe nebenberuflich betreibt und vorwiegend Privatkunden bedient, während er zugleich keine Investitionen zu leisten hat, sollte die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn seine nebenberufliche Tätigkeit darüber hinaus auch langfristig angelegt ist. In diesem Fall ist der Status als Kleinunternehmer sinnvoll. 
• Steuerfreie Berufe mit zusätzlichem Gewerbebetrieb
  Für Angehörige der steuerfreien Berufe, wie beispielsweise Ärzte oder Heilpraktiker, kann ein zusätzliches Gewerbe als Kleinunternehmer besonders lohnend sein. Denn anders als bei steuerpflichtigen Berufen wird das Einkommen aus dem selbstständig ausgeübten Hauptberuf nicht zur Ermittlung der Umsätze für die Prüfung des Kleinunternehmerstatus herangezogen. So können Angehörige der steuerfreien Berufe ein sehr hohes Einkommen erzielen und zugleich von der Kleinunternehmerregelung des Nebengewerbes profitieren. Für sie ist der Status als Kleinunternehmer besonders lohnend.

Status als Kleinunternehmer – wann ist er nicht sinnvoll?

• Gründung mit hohem Investitionsaufwand
  Unternehmer, die für die Gründung ihres Geschäfts große Beträge für Anschaffungen aufbringen müssen, sollten unbedingt die Vorteile des Vorsteuerabzugs nutzen. Der Status als Kleinunternehmer ist für sie nicht sinnvoll.
• Hohe laufende Investitionen
  Geht der Betrieb eines Unternehmens fortlaufend mit hohen Anschaffungen zum Beispiel für den Einkauf von Waren oder von Material einher, ist die Nutzung des Vorsteuerabzugs erforderlich und der Kleinunternehmerstatus nicht sinnvoll.
• Betriebe mit gewerblichen Kunden
  Betriebe, die hauptsächlich andere Unternehmen beliefern oder bedienen, sollten grundsätzlich die Regelbesteuerung wählen. Denn sie können den Preisvorteil, der sich aus der Kleinunternehmerregelung ergibt nicht nutzen, während sie auf die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs nicht verzichten sollten. Für sie ist der Status als Kleinunternehmer nicht sinnvoll.
• Unternehmenskunden und hohe Anschaffungskosten
  Unternehmen mit hohen Anschaffungskosten für Waren und Material, die vorwiegend gewerbliche Kunden bedienen, sollten die Regelbesteuerung wählen. Sie können ihren Kunden attraktive Preise bieten, da sie den Vorsteuerabzug nutzen und somit ihre Preiskalkulation auf dem Nettoeinkaufspreis aufbauen können. Kleinunternehmer hingegen müssen bei ihrer Preiskalkulation Bruttopreise zugrunde legen, da sie keinen Vorsteuerabzug einkalkulieren können. In diesem Fall führt der Kleinunternehmerstatus zu höheren Preisen als die Regelbesteuerung und ist nicht sinnvoll.