Erfolgreich als Freiberufler: Warum Finanzplanung und Zeitmanagement elementar sind

Das Leben als Freiberufler hat viele Vorteile. Du kannst selbstbestimmt arbeiten und profitierst von vielen Freiheiten. Ganz so einfach, wie es zunächst scheint, ist es allerdings nicht. Wer die Finanzen vernachlässigt und leichtsinnig mit seiner wertvollen Zeit umgeht, riskiert seine Existenz. Lies hier, wie du deine Finanzplanung in Ordnung bringst und das Zeitmanagement effizient gestaltest, um langfristig erfolgreich als Freiberufler zu sein.

Erfolgreich als Freiberufler: Tipps zur Finanzplanung

Der Bereich Finanzplanung ist sehr umfangreich und teilweise undurchsichtig. Um erfolgreich als Freelancer tätig zu werden, musst du zum einen deine Preise gewinnbringend kalkulieren, zum anderen sind es deine Ausgaben, die eine große Rolle spielen. Hast du keinen Überblick über deine Kosten und weißt nicht, wie viel Geld du für eine erfolgreiche Existenz monatlich einnehmen musst, kann das schon bald in finanziellen Engpässen und Schulden enden. Eine Gewinnermittlung als Freiberufler durch exakte Aufschlüsselung deiner monatlichen Ausgaben, von Material über Büromiete bis hin zu den Steuern, ist somit unverzichtbar. Genauso wie die richtige Preisgestaltung, um die nötigen Einnahmen zu generieren. Im folgenden Video des YouTube-Channels „NeuKurs“ wurden wertvolle Tipps zum Thema Preisfindung erörtert und Hinweise arrangiert, die es dir erleichtern deinen Stundenlohn beziehungsweise deine Pauschalen korrekt zu kalkulieren:

Da Freiberufler kein geregeltes Einkommen haben, wie es bei Arbeitnehmern der Fall ist, nimmt die Bildung von Rücklagen einen hohen Stellwert ein. Zwar kann es gerade zu Beginn der Tätigkeit eine Herausforderung sein, Geld beiseite zu schaffen, mittel- bis langfristig solltest du jedoch einen finanziellen Puffer schaffen. Dieser gibt dir Sicherheit. Und solltest du kurzfristig außergewöhnliche Ausgaben haben, Urlaub brauchen oder aus anderen Gründen Geld benötigen, kannst du beruhigt darauf zurückgreifen.

Gleichzeitig erfordern die finanziellen Unsicherheiten, mit denen Freiberufler häufig konfrontiert sind, ein sorgfältiges Management der monatlichen Ausgaben. Solange sich dein Business noch nicht eingependelt hat, bist du gut beraten, nur das Nötigste zu kaufen und einige Monate besonders sparsam zu leben. Währenddessen bekommst du ein Gefühl für deine finanzielle Lage und kannst besser einschätzen, wie viel du zum Leben tatsächlich brauchst. Hierbei ist es ratsam, einmal alle Fixkosten schriftlich festzuhalten und zu addieren. Bedenke bei der Berechnung, dass deine Ausgaben in der Regel weit über Miete, Strom und Co. hinausgehen.

Tipps zum Zeitmanagement

Oberflächlich betrachtet, können Freiberufler ihre Zeit frei und unabhängig einteilen. Du kannst arbeiten, wann und wo du willst. Klingt einwandfrei. Blenden lassen, sollte man sich von dieser Tatsache jedoch nicht. Freelancer können schnell unter Druck geraten, weil sie durch schlechte Organisation Projekte nicht rechtzeitig abschließen oder Abgabetermine vergessen. Die Folge sind unzufriedene Kunden und ein negatives Image. Die Existenz ist gefährdet. Willst du für dein Business langfristig eine solide Basis schaffen, musst du dich mit deinem Zeitmanagement konkret auseinandersetzen und dich selbst optimal organisieren. Doch wie schafft man es seine Zeit sinnvoll einzuteilen, um die Kundenzufriedenheit auf ein Maximum anzuheben, ohne sich selbst zu überfordern? Dazu hier einige konkrete Tipps:

• Arbeitstage planen:
  Du weißt bereits morgens nicht, wo du anfangen sollst und hast keinen Überblick über deine Projekte? Dann wird es höchste Zeit, dass du dir ein praktisches Tool zum Organisieren von Aufgaben zulegst und Prioritäten setzt. Neben kostenlosen Lösungen wie Wunderlist ist das Tool Todoist empfehlenswert. Damit hast du von überall aus Zugriff auf deine Aufgaben, kannst Projekte übersichtlich verwalten und dir den täglichen Planungsaufwand deutlich erleichtern. Erledige die wichtigste Aufgabe des Tages immer zuerst und widme dich erst dann anderen Dingen.
• Zeitaufwand realistisch einschätzen:
  Um Deadlines einzuhalten, ist es entscheidend den jeweiligen Arbeitsaufwand für ein Projekt realistisch einzuschätzen. Viele machen den Fehler und unterschätzen die nötige Arbeitszeit für einen Auftrag. Das Ergebnis ist Stress und im schlimmsten Fall leidet die Qualität. Plane dir mehr Zeit ein, als du glaubst zu benötigen. Am Ende ist es besser etwas Freiraum zu haben und mit dem nächsten Auftrag früher starten zu können, als unter Zeitnot zu geraten und unnötig Überstunden machen zu müssen. Damit geht einher, dass der Kundschaft keine zu kurzen Bearbeitungszeiten versprochen werden dürfen. Reicht dir die Zeit nicht, ist der Kunde enttäuscht und wendet sich beim nächsten Mal womöglich an deine Mitbewerber. Im Idealfall lieferst du stets früher als angegeben. Das kommt beim Auftraggeber gut an, geht aber nur, wenn du für hochwertige Arbeit ausreichend Zeit einteilst.
• Aufgaben begrenzen:
  Viele Freelancer neigen dazu, ständig neue Aufträge anzunehmen, obwohl ihre To-Do-Liste längst überquillt. Über 14-Stunden-Tage und Überarbeitung darf man sich anschließend nicht wundern. Willst du dauerhaft hochmotiviert und somit erfolgreich als Freiberufler bleiben, solltest du deine Arbeitsweise ändern. Gesund und effektiv ist das nämlich nicht. Im Gegenteil: Wer ständig zu viel von sich erwartet und die Arbeitswoche zu vollpackt, wird früher oder später gesundheitliche Schäden davontragen. Stichwort Burn-Out. Es ist daher unerlässlich Arbeitszeiten zu beschränken und sich ein Limit zu setzen. Davon profitieren Gesundheit und Qualität der Ergebnisse gleichermaßen.
• Volle Konzentration:
  Konzentriertes Arbeiten scheint heute für viele nahezu unmöglich. Soziale Netzwerke, Telefonate, SMS und viele andere Dinge rauben wertvolle Zeit und stören den Workflow ungemein. Um sich einem Projekt motiviert und fokussiert widmen zu können, musst du sämtliche Ablenkungen meiden. Falls du deinen Zeitfressern noch nicht auf die Spur gekommen bist, hat Zeitmanagement-Trainer Ing. Burkhard Heidenberger einen hilfreichen Trick parat. Er rät zum Führen eines Zeitprotokolls. „Für mein Zeitprotokoll hatte ich einen Notizblock auf meinem Schreibtisch platziert. Jedes Mal, wenn ich bei einer Tätigkeit unterbrochen wurde, habe ich den Zeitdieb (die Unterbrechung) in Stichworten notiert“, so Heidenberger. Nach der Identifizierung der Zeitfresser rät der Coach dazu wöchentlich einen davon abzuschaffen, um diese „soweit wie möglich zu reduzieren“.

Erreichbarkeit und Reaktionszeiten bedenken

Als Freiberufler kannst du dir deine Arbeitszeit zwar theoretisch flexibel einteilen, für eine gute Erreichbarkeit für deine Kunden sowie möglichst kurze Reaktionszeiten auf An- und Rückfragen ist es aber empfehlenswert sich an den Arbeitszeiten der Kunden zu orientieren. Das steigert dessen Zufriedenheit und trägt zu deinem Erfolg bei.