Fahrtkosten steuerlich abrechnen – so kannst Du Steuern sparen

Die Wege, die Du für Deinen Arbeitgeber oder als Unternehmer zurück legst, kannst Du als Fahrtkosten steuerlich abrechnen. Denn die Kosten für Deine beruflich zurück gelegten Wege kannst Du in Deiner Steuererklärung als Sonderausgaben oder Betriebsausgaben, als Werbungskosten oder als außergewöhnliche Belastungen deklarieren.

1. Was sind Fahrtkosten?
2. Welche Fahrtkosten gilt es zu unterscheiden?
3. Fahrtkosten steuerlich abrechnen: Drei Wege für die Berechnung
4. Welche Grenzen gelten für die Anrechnung von Fahrtkosten?
5. Wie kannst Du die Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen? – Anlage N

Was sind Fahrtkosten?

Fahrtkosten sind grundsätzlich Aufwendungen, die für Fahrten mit privaten Fahrzeugen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln anfallen. In der steuerlichen Behandlung sind Fahrtkosten von Bedeutung für anfallende Fahrten zwischen der Wohnung von Arbeitnehmern und ihrer Arbeitsstätte. Aber auch für Unternehmer, die täglich von ihrer Wohnung zu ihrem Betrieb fahren, fallen Fahrtkosten an, die sie steuerlich geltend machen können.

Welche Fahrtkosten gilt es zu unterscheiden?

Fahrtkosten, die für Arbeitnehmer anfallen

Fahrtkosten von Arbeitnehmern, die durch die Nutzung des eigenen Fahrzeugs anfallen, werden als Werbungskosten durch das Einkommensteuerrecht anerkannt. Für sie wird eine Entfernungspauschale angesetzt. 

Benutzt der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel für seinen täglichen Arbeitsweg, dann können höhere Kosten zum steuerlichen Abzug geltend gemacht werden. 

Fahrtkosten, die der Arbeitgeber erstattet

Übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten für seine Arbeitnehmer, dann fallen für die erstatteten Beträge Lohnsteuer an. Für die Erstattungen ist ein Steuersatz in Höhe von 15 Prozent anzusetzen. Das gilt nur solange, wie die Erstattungen nicht über die Beträge der abziehbaren Werbungskosten hinausgehen. Die Entfernungspauschale kann für Erstattungen nicht angewendet werden. Bei Erstattung durch den Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer Belege für die tatsächlich entstandenen Kosten vorlegen. Die Belege müssen dem Lohnkonto beigefügt werden, damit das Finanzamt diese kontrollieren kann. 

Fahrtkosten von Unternehmern

Kosten für den Arbeitsweg von Unternehmern, die für die tägliche Fahrt zwischen Wohnung und Betriebsstätte anfallen, müssen steuerlich in derselben Vorgehensweise behandelt werden, wie die Fahrtkosten für Arbeitnehmer. Für Geschäfts- und Dienstreisen sind Reisekostenabrechnungen zu erstellen, für die eigene Regelungen gelten. 

Fahrtkosten steuerlich abrechnen: Drei Wege für die Berechnung

Als Arbeitnehmer hast Du grundsätzlich drei Möglichkeiten, um die Kosten für Deine beruflichen Fahrten zu ermitteln.

• Entfernungspauschale
• Kosten pro Kilometer
• tatsächliche Kosten öffentlicher Verkehrsmittel

Die Entfernungspauschale

Wenn Du regelmäßig mit dem Auto, mit dem Motorrad, mit dem Roller oder mit dem Fahrrad fährst, dann kannst Du über die Entfernungspauschale Deine Fahrtkosten steuerlich abrechnen. Zur Berechnung der Pauschale für die Fahrt mit dem KFZ multiplizierst Du die Kilometerzahl des einfachen Arbeitsweges mit 30 Cent pro Arbeitstag. Für jede Person, die Du in Deinem Auto mitnimmst, erhältst Du zwei Cent oben drauf. Das Ergebnis für ein Jahr kannst Du in Deiner Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Der Gesetzgeber hat jedes Verkehrsmittel mit einer anderen Pauschale zur Ermittlung der Fahrtkosten ausgestattet:

• KFZ: 30 Cent plus 2 Cent pro weitere Person
• Motorrad / Motorroller: 13 Cent plus 1 Cent pro weitere Person
• Moped / Mofa: 8 Cent
• Fahrrad: 5 Cent

Die Ermittlung der Entfernungspauschale ist für Arbeitnehmer die einfachste und am häufigsten eingesetzte Methode, mit der sie ihre Fahrtkosten steuerlich abrechnen.

Kilometerkosten auf Basis der Fahrzeugkosten

Alternativ zur Pauschale kannst Du über die jährlich anfallenden Kosten für Dein Fahrzeug die Fahrtkosten steuerlich abrechnen.

• Kostensumme generell
• Kostensumme speziell
• Kilometerkosten

Generelle Ausgaben – der erste Summand

Um über die Kilometerkosten Deine Fahrtkosten steuerlich abrechnen zu können, musst Du sämtliche Ausgaben für Dein Fahrzeug addieren. Dazu gehören die Kosten für

• Reparaturen
• Kraftstoff
• Servicekosten
• Garage
• KFZ-Versicherung
• KFZ-Steuer
• Zinsen

Die Summe umfasst die Ausgaben für das Jahr, in dem Du die Fahrtkosten steuerlich abrechnen möchtest.

Kosten für Abschreibung oder Leasing – der zweite Summand

Wenn Du mit einem Neuwagen unterwegs bist, kannst Du den Kaufpreis zum festgelegten Anteil abschreiben und die Abschreibung zu den jährlichen Fahrzeugkosten dazu rechnen. Die Abschreibung eines Neuwagens verteilt den Kaufpreis auf sechs Jahre. Wenn Du ein Auto geleast hast, dann brauchst Du nur die monatlichen Leasingraten und gegebenenfalls Deine Anzahlung dazu zu zählen.

Im Dreisatz zum Kilometersatz

Um Deine Kosten für berufliche Fahrten über den Kilometersatz zu ermitteln, addierst Du sämtliche Kosten, die im Steuerjahr für das KFZ angefallen sind. Diese teilst Du durch die tatsächlich gefahrenen Kilometer. Den ermittelten Kilometersatz multiplizierst Du am Ende mit der Summe der Kilometer, die Du für Deine Wege für die Arbeit zurück gelegt hast. Das Endergebnis kannst Du als Fahrtkosten steuerlich abrechnen.

Pauschale oder Kilometersatz – eine kleine Entscheidungshilfe

Die Ermittlung Deiner Aufwendungen für den Arbeitsweg über die Pauschale empfiehlt sich vor allem, wenn Du täglich dieselbe Strecke zurücklegst und dabei nicht allzu hohe Kosten anfallen. Die Anwendung der Pauschale ist der unkomplizierte Weg, über den Du die Fahrtkosten steuerlich abrechnen kannst.

Die Ermittlung der Fahrtkosten über den Kilometersatz ist mit etwas  Aufwand an Zeit verbunden. Die Mühe lohnt sich vor allem dann, wenn Du ein neues Auto fährst oder wenn Du beruflich viele Kilometer zurück legst. Wenn Du innerhalb der letzten Jahre einen Neuwagen gekauft hast, dann profitierst Du von der Möglichkeit der Abschreibung. Die Abschreibung erhöht den Preis pro Kilometer und damit den steuerlichen Vorteil.

Tatsächliche Kosten absetzen

Die realen Ausgaben für Deine beruflichen Fahrten kannst Du nur dann absetzen, wenn sie durch die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ausgegeben wurden. Damit Du die tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel als Fahrtkosten steuerlich abrechnen kannst, musst Du sämtliche Fahrscheine aufbewahren. Darüber hinaus können nur behinderte Arbeitnehmer ihre tatsächlichen Fahrtkosten steuerlich abrechnen.

Die tatsächlichen Ausgaben des Unternehmers

Als Unternehmer kannst Du über die Betriebsausgaben Deine Fahrtkosten steuerlich absetzen. Dabei werden die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrtkosten summiert und vollständig als Ausgaben für den Betrieb vom Gewinn abgezogen.

Welche Grenzen gelten für die Anrechnung von Fahrtkosten?

Bei der Ermittlung der Fahrtkosten müssen Arbeitnehmer ebenso wie Unternehmer darauf achten, dass sie für ihre Arbeitswege nicht mehr Tage pro Jahr ansetzen, als das Finanzamt akzeptiert.

• Es erkennt höchstens zwischen 220 bis 230 Fahrten an, wenn der Arbeitsvertrag eine Arbeitszeit von fünf Tagen pro Woche vorgibt.
• Bei sechs Arbeitstagen erkennt der Fiskus zwischen 260 bis 280 Fahrten an. 

Wie kannst Du die Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen? – Anlage N

In Deiner Einkommensteuererklärung kannst Du Deine Fahrtkosten als Werbungskosten in der Anlage N angeben. Das Formular nimmt die Angaben von Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit auf. Darin erteilst Du dem Finanzamt genaue Auskünfte zu Deinem Arbeitslohn und über Ausgaben, die Du im Rahmen Deiner Arbeit aufgewendet hast. 

Auf der zweiten Seite der Anlage N sind Angaben zu Deinen Werbungskosten zu machen. An erster Stelle der Werbungskosten behandelt das Formular Auskünfte über die Fahrtkosten, die Du durch Deine Einträge beantwortest.

Welche Einträge machst Du in Anlage N?

Hier trägst Du die Wege zwischen Deiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ein. Die erste Tätigkeitsstätte bezeichnet in der Regel Deine reguläre Arbeitsstätte. Daneben gibst Du den Zeitraum an, in dem Du Deinen täglichen Arbeitsweg zurück gelegt hast. Zudem machst Du auch die Angabe darüber, wie viele Arbeitstage Du regulär pro Woche gearbeitet hast. Darüber hinaus musst Du Urlaubs- und Krankheitstage eintragen, damit diese von den regulären Arbeitstagen abgezogen werden. 

Unter dem Abschnitt Werbungskosten machst Du in der Anlage N auch Angaben darüber, wenn Dein Arbeitgeber Dir Zuschüsse zu Deinen Fahrtkosten bezahlt hat und ob hierfür bereits Lohnsteuern bezahlt wurden. 

Hast Du auch Aufwendungen für Fahrten im Rahmen beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten gehabt, die Du selbst getragen hast, dann kannst Du diese in einer gesonderten Zeile der Anlage N geltend machen. 

Du kannst insgesamt Fahrtkosten in Höhe von bis zu 4.500 Euro in Form von Werbungskosten absetzen.