Falsch ausgestellte Rechnungen richtig korrigieren

Bei der Rechnungsstellung kommt es immer wieder zu Schreibfehlern, Ungenauigkeiten, falsch berechneten Rechnungsbeträgen oder nachträglichen Änderungen. Der Kunde hat im Falle einer unkorrekten Rechnungslegung das Recht, die Rechnung zu reklamieren und eine Berichtigung zu verlangen. Doch wie solltest Du Rechnungen richtig korrigieren? Und wann ist der Rechnungsaussteller überhaupt verpflichtet, eine neue Rechnung auszustellen?

• Warum sind Rechnungen Pflicht?
• Fall 1: Pflichtangaben falsch oder fehlerhaft
• Fall 2: Änderungen des Rechnungsbetrages
• Warum sollte ich IST-Besteuerung beantragen?
• Weniger Fehler machen mit einem Buchhaltungsprogramm

Rechnungen richtig korrigieren: Warum sind Rechnungen Pflicht?

Seit dem 01.01.2004 sind Unternehmer dazu verpflichtet, erbrachte Leistungen gegenüber dem Kunden sechs Monate nach Ausführung der Leistung mit einer Rechnung abzurechnen. Als Unternehmer gilt in diesem Fall jeder, der einen Umsatz an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person ausführt. Ferner gilt die Pflicht zur Rechnungslegung auch bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, ganz gleich ob es sich beim Kunden um eine Privatperson oder einen Unternehmer handelt.

Ist der Kunde selbst Unternehmer, benötigt er die Rechnung als Nachweis, um sich die ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. Für den Vorsteuerabzug ist es jedoch entscheidend, dass eine korrekte Rechnung vorliegt, die die formalen Anforderungen erfüllt und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Andernfalls könnte die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt werden.

Bei der Korrektur von Rechnungen werden allgemein 2 Fälle unterschieden:

Fall 1: Pflichtangaben falsch oder fehlerhaft

Handelt es sich bei den Fehlern in der Rechnung lediglich um Tippfehler oder Ungenauigkeiten, bspw. im Namen oder der Anschrift des Leistungsempfängers, ist es nicht notwendig die Rechnung zu berichtigen. Solange die Pflichtangaben eindeutig identifiziert werden können und die Ungenauigkeiten nicht sinnentstellend sind, führen diese auch nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs. Wurde jedoch eine falsche Pflichtangabe gemacht, ist die Rechnung unkorrekt und der Leistungsempfänger verliert laut § 15 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m.  § 14 Abs. 4 UStG die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Das ist bspw. der Fall bei falscher Angabe des Entgeltes, des Steuersatzes- oder -betrages bzw. bei Rechenfehlern. Da der Kunde nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG für den Vorsteuerabzug im Besitz einer korrekt ausgestellten Rechnung sein muss, kann und muss dieser die fehlerhafte Rechnung gegenüber dem Aussteller reklamieren.

Rechnungen richtig korrigieren – wie funktioniert das?

Der Rechnungsaussteller ist im Falle einer Reklamation zur Rechnungskorrektur verpflichtet.

Rechnungssteller und Leistungsempfänger müssen eine Rechnungskorrektur in ähnlicher Weise behandeln. Denn die Dokumente und Buchungen müssen in beiden Buchhaltungen vorliegen und identisch sein. Auch die Buchungen müssen in allen Konten auf beiden Seiten übereinstimmen. Daher solltest Du eine Rechnungskorrektur immer mit dem Geschäftspartner abstimmen und als Rechnungssteller das Procedere vorgeben. Im ersten Schritt stornierst Du die fehlerhafte Rechnung. Diese kennzeichnest Du als Rechnungsstorno. Danach erstellst Du eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer. Diese muss unbedingt einen Hinweis auf die stornierte Rechnung beinhalten, wie z.B. „Diese Rechnung ersetzt Rechnung Nr. 100 vom 04.08.2018“. Damit ist auch im Falle einer Steuerprüfung klar gestellt, dass es sich bei der stornierten Rechnung nicht um eine offene Forderung handelt. In der Buchhaltung ordnest Du die neue Rechnung der stornierten Rechnung zu. 

Lang ists her – Ist eine Korrektur auch rückwirkend möglich?

Auch wenn sich eine fehlerhafte Rechnung in Deiner Buchhaltung befindet, die bislang nicht entdeckt und von keiner Seite reklamiert wurde, hast Du die Möglichkeit zur nachträglichen Korrektur. Diese Möglichkeit wurde bis 2016 nicht gewährt. Fand ein Betriebsprüfer im Rahmen einer Untersuchung eine fehlerhafte Rechnung, dann wurde der Vorsteuerabzug wirkungslos. In der Praxis mussten Unternehmen die steuerlich geltend gemachte Vorsteuer aus fehlerhaften Rechnungen an das Finanzamt ausbezahlen. Im September 2016 entschied der Europäische Gerichtshof jedoch, dass diese Praxis mit Europarecht nicht übereinstimmt. Er entschied, dass eine nachträgliche Korrektur von Rechnungen auch rückwirkend möglich ist.

Wie funktioniert die Korrektur durch ein Zusatzdokument?

Die Ausstellung einer komplett neuen Rechnung ist jedoch unnötig. Die Korrektur unzutreffender oder fehlender Pflichtangaben in der Rechnung durch ein zusätzliches Dokument (Berichtigungsdokument) ist vollkommen ausreichend. Wichtig ist, dass das Berichtigungsdokument durch den Verweis auf Datum und Rechnungsnummer eindeutig der Ursprungsrechnung zugeordnet werden kann. Das Berichtigungsdokument muss die formalen Anforderungen der § 14 und 14a UStG erfüllen und kann nur durch den Rechnungssteller selbst vorgenommen werden.

Fall 2: Änderungen des Rechnungsbetrages

Gelegentlich kann es dazu kommen, dass der Leistungsempfänger nicht den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag zahlt, bspw. weil er Leistungen reklamiert oder der Leistungsbereitsteller ihm Rabatte gewährt. Wurde der ausgewiesene Rechnungsbetrag noch nicht in der Buchhaltung erfasst, ist eine Korrektur unter der gleichen Rechnungsnummer möglich.

Ist der falsch ausgewiesene Rechnungsbetrag jedoch bereits verbucht und kann demzufolge nicht rückgängig gemacht werden, so muss die Rechnung storniert und neu ausgestellt werden. Andernfalls wäre der Rechnungsaussteller gegenüber dem Finanzamt verpflichtet die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer zu zahlen, da diese nach dem Rechnungsbetrag und nicht nach dem Zahlungsbetrag des Kunden berechnet wird. Die neue Rechnung unter neuer Rechnungsnummer sollte in der Betreffzeile auf die Aufhebung der alten Rechnung verweisen.

Tipp zum Rechnungen richtig korrigieren: Warum sollte ich IST-Besteuerung beantragen?

Um Korrekturen von Rechnungen zu vermeiden, können Unternehmer unter Erfüllung bestimmter Voraussetzungen die so genannte Ist-Besteuerung beim Finanzamt beantragen. Nach § 16 Abs. 1 UStG müssen Unternehmer die Umsatzsteuer nach den mit dem Kunden vereinbarten Entgelten berechnen. Die abzuführende Steuer entsteht nach § 13 Abs. 1 UStG, sobald sie im Rahmen einer Vereinbarung mit dem Kunden berechnet wird. Dabei ist es unerheblich, ob der Kunde schon bezahlt hat, oder ob der Rechnungsbetrag und damit auch die Umsatzsteuer noch offen ist. Liegen bei Ablauf des Voranmeldezeitraums unbezahlte Rechnungen vor, dann muss die Umsatzsteuer aus diesen an das Finanzamt abgeführt werden. Die Steuerschuld entsteht mit der Rechnungsstellung und nicht mit dem Zahlungserhalt.

Gerade für kleine Unternehmen kann diese Vorleistung an Umsatzsteuer gegenüber dem Staat zum Liquiditätsproblem werden. Daher hat der Gesetzgeber mit dem § 20 UStG eine Sonderregelung eingeführt. Demnach kann das Finanzamt dem Unternehmer auf seinen Antrag hin erlauben, die Steuer nicht nach Vereinbarung sondern nach tatsächlichem Erhalt zu entrichten.  Im Rahmen genannten Ist-Besteuerung muss die Umsatzsteuer vom Rechnungssteller nur für tatsächlich erhaltene Beträge gezahlt werden. Die Voraussetzungen für die Ist-Besteuerung erfüllen nur jene Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind, deren jährlicher Umsatz eine Grenze von 600.000 € (Sonderregelung nach § 20 Abs. 2 UStG, seit 1. Januar 2012 dauerhaft gültig) nicht überschreitet bzw. Freiberufler ohne Umsatzgrenze.

Weniger Fehler machen mit einem Buchhaltungsprogramm

Wenn Unternehmer Rechnungen schreiben, tauchen immer mal wieder Fehler auf. Mit einer Buchhaltungssoftware wie Billomat kann man bei der Rechnungsstellung jedoch unnötige Fehler vermeiden: Dazu gehören zum Beispiel doppelt vergebene Rechnungsnummern oder rechtlich unzulässige nachträgliche Änderungen.

Übrigens: Falls trotzdem einmal nachträglich ein Zahlendreher o.Ä. auf der Rechnung auftaucht, gibt es jederzeit die Möglichkeit, in Billomat innerhalb kürzester Zeit eine Korrekturrechnung zu erstellen.