Falsche Rechnung erhalten? Widerspruch einlegen!

Wer eine fehlerhafte oder komplett falsche Rechnung erhalten hat, kann dagegen Widerspruch einlegen. Denn damit stellst Du sicher, dass auf die falsche Rechnung hin nicht auch noch Mahnungen und weitere Zahlungsaufforderungen bei Dir eingehen. Um einer falschen Rechnung widersprechen zu können, musst Du die Vorgehensweise dazu kennen. Diese erklären wir Dir anhand eines Widerspruch-Musters in diesem Beitrag! 

1. Welche Fehler auf Rechnungen sind denkbar?
2. Wie solltest Du auf eine falsche Rechnung hin reagieren?
3. Warum ist der schriftliche Widerspruch wichtig?
4. Wie kann der Rechnungssteller reagieren?
5. Was sind Deine Widerspruchsfristen bei der Rechnung?
6. Widerspruch bei der Rechnung: Muster
7. Wie versendest Du Deine Reklamation?

Falsche Rechnung erhalten: welche Fehler sind denkbar?

Es gibt mindestens drei Gründe, warum eine eingehende Rechnung fehlerhaft sein kann:

• Die Rechnung ist formal nicht korrekt. Wenn Pflichtangaben fehlen, wie zum Beispiel die Rechnungsnummer oder ein Teil von Name und Adresse des Rechnungsempfängers, dann ist die Rechnung aus Sicht des Finanzamtes nicht in Ordnung. Das hat Folgen: Eine Rechnung, die zum Beispiel Formfehler hat, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Der Empfänger hat also einen Nachteil, wenn er die Rechnung unbeanstandet bezahlt.
• Die Rechnung hat inhaltliche Fehler. Inhaltliche Rechnungsfehler liegen dann vor, wenn die Forderung zum Beispiel Waren oder Leistungen in Rechnung stellt, die Du nicht erhalten hast. Auf der Rechnung steht beispielsweise eine Warenlieferung von fünf Kartons Druckerpapier, während Du nur drei Kartons bestellt und erhalten hast.
• Du bist nicht der Waren- oder Leistungsempfänger. Der Lieferant berechnet Dir die Lieferung an einen anderen Kunden, weil ihm ein Fehler unterlaufen ist. Somit erreicht Dich eine Rechnung, die für einen anderen Kunden bestimmt ist.

Falsche Rechnung in der Buchhaltung – wie kannst Du das vorbeugen? 

Eingangsrechnungen und Ablage organisieren

Damit eine fehlerhafte Rechnung nicht erst dem Steuerberater oder Buchprüfer auffällt und dann womöglich bei der Vorsteuer und als Betriebsausgabe nicht geltend gemacht werden kann, solltest Du jede Eingangsrechnung zügig bearbeiten und auf ihre Richtigkeit hin überprüfen.

Wie solltest Du auf eine falsche Rechnung hin reagieren?

Falsche Rechnung – oder doch nicht?

Wenn Du eine Rechnung erhalten hast, die Du für strittig hältst, dann solltest Du zunächst gewissenhaft prüfen, ob die Rechnung vielleicht doch begründet sein könnte. Vielleicht liegt der Fehler bei Dir und Du hast zum Beispiel eine Bestellung übersehen oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen und noch nicht bezahlt. Stellst Du fest, dass die Rechnung tatsächlich nicht korrekt ist, dann solltest Du unbedingt den Rechnungssteller kontaktieren, um den Irrtum auf beiden Seiten aufzuklären. Für die Reklamation Deiner Rechnung hast Du zwei Möglichkeiten:

1. Wenn die Rechnung falsch ist – Widerspruch telefonisch oder persönlich einlegen

Fehler können jedem einmal passieren. Wenn Du eine falsche Rechnung erhalten hast, oder wenn eine formal korrekte Rechnung strittig ist, dann solltest Du in jedem Fall der eingegangenen Rechnung widersprechen. Handelt es sich bei dem Rechnungssteller um eine bekannte Geschäftsbeziehung oder um einen vertrauenswürdigen Geschäftspartner, dann kannst Du auch telefonisch gegen die falsche Rechnung Widerspruch erheben. Ist der Fehler unbestreitbar, dann wird der Rechnungssteller auf Deinen Korrekturwunsch problemlos eingehen, um Dich als Kunden nicht zu verlieren.

Widerspruch wiederholen – diesmal schriftlich
Sollte der Rechnungssteller trotz seiner mündlichen Zusage am Telefon innerhalb von höchstens 10 Tagen keine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung schicken, dann solltest Du unbedingt Deinen Widerspruch schriftlich wiederholen.

2. Wenn die Rechnung falsch ist – Widerspruch schriftlich einlegen

Der offizielle Weg, um Klärung in den Sachverhalt zu bringen, wenn eine Rechnung strittig ist, ist der schriftliche Widerspruch. Diesen kannst Du formlos verfassen, aber dennoch nachvollziehbar begründen. In einem einfachen Brief an den Rechnungssteller bestreitest Du die Forderung mit der Bitte an den Absender, die Rechnung zu prüfen und zu korrigieren. Dabei ist es erforderlich, dass Du durch die Angabe von Rechnungsnummer und -datum die falsche Rechnung genau bezeichnest. 

Einer Rechnung widersprechen – Warum ist der schriftliche Widerspruch wichtig?

Information des Rechnungsstellers

Mit Deinem schriftlichen Widerspruch gibst Du dem Rechnungssteller bekannt, dass er Dir eine falsche Rechnung geschickt hat und dass Du diese nicht begleichen wirst. Wenn Du die Zahlung unterlässt, ohne gegen die Rechnung Widerspruch einzulegen, dann weiß der Rechnungssteller nicht, warum keine Zahlung von Dir eingeht und wird  Dir verständlicherweise eine Mahnung schreiben. 

Bestrittene Rechnung

Mit dem Widerspruch sorgst Du dafür, dass aus der Forderung des Rechnungsstellers eine so genannte „bestrittene Rechnung“ wird. Das hat zwei weitreichende Folgen:

• Inkasso
  In der Regel werden bestrittene Rechnungen nicht an Inkassodienstleister abgegeben. Diese nehmen in der Regel laut ihren eigenen Geschäftsbedingungen keine bestrittenen Forderungen an. 
• Schuldnerauskunft
  Eine bestrittene Forderung darf nicht an die Schufa oder an andere Schuldnerauskunfteien gemeldet werden. Wenn der Rechnungssteller entgegen der Vorschriften handelt und die falsche Rechnung dennoch als offene Forderung an eine Schuldnerauskunftei meldet, dann kannst Du einem Eintrag widersprechen. Denn wenn Du einen schriftlichen Beleg für Deinen Widerspruch hast, dann muss zum Beispiel die Schufa einen bereits erfolgten Eintrag wieder löschen. 

Es kann immer wieder vorkommen, dass Unternehmen falsche oder zu hohe Rechnungen ausstellen. Da eine falsche Rechnung ein sachliches Problem stellt, lohnen sich weder Aufregung noch Unfreundlichkeit. Solange eine Rechnung strittig ist, solltest Du sie jedoch nicht bezahlen, sondern im ersten Schritt der Rechnung widersprechen. Denn wenn Du unberechtigte Forderungen begleichst, beeinträchtigst Du zum Beispiel bei hohen Forderungen Deine Liquidität. Hast Du eine falsche Rechnung einmal bezahlt, kann es unter Umständen recht lange dauern, bis Du Dein Geld zurück erhältst.

Wie kann der Rechnungssteller reagieren?

Stornorechnung

Im einfachsten Fall erkennt der Rechnungssteller seinen Fehler und schickt eine Stornorechnung. Erkennt er jedoch keinen Fehler in seiner Rechnung, dann muss er genau begründen, warum er seine Rechnung trotz Reklamation für berechtigt hält. 

Ablehnung der Reklamation

Bleibt der Rechnungssteller darauf bestehen, dass seine Forderung richtig ist, dann musst Du Deine Reklamation unbedingt schriftlich in Form eines Widerspruchs schicken. In diesem Fall reicht ein telefonischer Widerspruch nicht aus. Denn um der Rechnung widersprechen zu können, musst Du gut begründen und belegen können, worin der Fehler liegt. Sollte es zu einem Streitfall mit Mahnverfahren oder zu einem gerichtlichen Verfahren kommen, stellt Deine schriftliche Begründung einen entscheidenden Beleg für die Beurteilung der Sachlage durch einen unabhängigen Dritten.

Wie schnell musst Du reagieren? – Widerspruchsfristen bei der Rechnung

Grundsätzlich solltest Du für Deinen Widerspruch beachten, dass Du möglichst schnell reagierst, damit Du mit dem Rechnungssteller zeitnah zu einer Einigung gelangst. Daher solltest Du eine falsche Rechnung innerhalb weniger Tage nach Rechnungserhalt monieren.

Keine gesetzlichen Fristen

Der Gesetzgeber hat für die Ablehnung einer Forderung keine Widerspruchsfrist für die Rechnung formuliert. Das Gesetz regelt in Deutschland daher weder ein Widerspruchsrecht für die Rechnung und kennt in der Folge auch keine etwaigen Widerspruchsfristen für die Rechnung. 

Vertragliche Fristen

Die Rechnung stellt im Sinne des Gesetzgebers lediglich ein Dokument dar, mit dem der Lieferant eine vereinbarte Vergütung nach erbrachter oder für eine noch zu erbringende Leistung verlangt. Dabei handelt es sich daher um eine Folge aus einem Vertrag. Aus diesem Grund gelten für einen Widerspruch grundsätzlich die im Vertrag vereinbarten Fristen, falls diese dort im Vorfeld erfasst wurden. Meist gelten für Lieferungen und Leistungen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des liefernden Unternehmens oder des Dienstleisters. Da Du mit einer Bestellung oder Auftragsvergabe diesen zustimmst, bist Du gehalten, die dort genannten Fristen einzuhalten. Enthalten die AGB des Rechnungsstellers keine Angaben über die Widerspruchsfrist für die Rechnung, dann gibt es keinen Zeitraum, der einzuhalten ist. 

Warum solltest Du zeitnah einer falschen Rechnung widersprechen?

Da die Rechnung in der Regel Zahlungsfristen enthält gilt es, Deinen Widerspruch noch vor Ablauf der Fristen für die Rechnungsbegleichung einzulegen. Denn damit stellst Du sicher, dass Dein Widerspruch beim Rechnungssteller eingeht, noch bevor es zu einer Mahnung oder zu einer Weitergabe der Forderung an ein Inkassobüro kommt. 

Muss die Rechnung nur korrigiert werden, dann sorgt ein zeitnaher Widerspruch zudem dafür, dass es nicht zu Missverständnissen kommt. Wenn Du für Deine Reklamation zu lange Zeit vergehen lässt, dann ist zu erwarten, dass der Rechnungssteller bereits eine Mahnung an Dich geschickt hat, während zugleich eine zweite Rechnung an Dich ausgestellt werden muss. 

Wie formulierst Du Deinen Widerspruch gegen eine falsche Rechnung?

Damit Dein Widerspruch gegen eine falsche Rechnung seine Aufgabe erfüllt, solltest Du diesen ausführlich begründen. Es genügt nicht, dass Du lediglich die Information über eine falsche Rechnung an den Aussteller weiter gibst. Der Grund für Deinen Widerspruch muss auch gut verständlich dargelegt und der Fehler ausreichend begründet sein. Um sicher zu stellen, dass Dein Widerspruch als solcher gut erkenntlich gemacht ist, sollte Dein Schreiben mit einem Betreff, wie „Widerspruch gegen falsche Rechnung“ oder „Rechnung Widerspruch“ tituliert sein.

Widerspruch bei der Rechnung: Muster

Einer Rechnung widersprechen – Wie versendest Du Deine Reklamation?

Dein Anschreiben ist neben der Information an den Rechnungssteller und die Bitte um Korrektur auch ein Beleg für Dich. Mit diesem kannst Du nachweisen, dass Du einen Widerspruch gegen die Rechnung verschickt hast. Eine zusätzliche Maßnahme für die Belegbarkeit Deines Widerspruchs ist der Versand per Einschreiben mit Rückschein, per Fax mit Sendeberichtsbestätigung oder per PDF im E-Mail-Anhang.
Ähnliche Fragen:

• Fehler auf der Rechnung! Was jetzt? Stornierung und Gutschrift
• Fehler auf erhaltener Rechnung – dein Anspruch auf eine korrigierte Fassung
• Wer muss eigentlich Rechnungen schreiben?