Finanzen   25.4.2019

Fehler auf der Rechnung: Stornierung und Stornorechnung

Bei der Rechnungsstellung können auch Fehler passieren. Denn nicht nur sämtliche Pflichtangaben müssen auf einer Rechnung korrekt ausgeführt sein. Eine Forderung kann auch bei der abgerechneten Art der Leistung, im Umfang oder im Einzelpreis Fehler enthalten. Doch auch bei der Behebung einer fehlerhaften Rechnung gilt es, vorgegebene Regelungen einzuhalten, damit die Zahlung korrekt verbucht werden kann und damit das Finanzamt den Beleg anerkennt. Die Bedeutung von Storno und Gutschrift bei der Rechnungskorrektur durch die Stornorechnung sollten Unternehmen daher genau kennen.

  1. Was bedeutet Storno?
  2. Was ist eine Stornorechnung?
  3. Was ist eine Gutschrift?
  4. Wie darf die Gutschrift nicht mehr verwendet werden?
  5. Was besagt die Gesetzesänderung zur Gutschrift?
  6. Welche Folgen hat die Gesetzesänderung?
  7. Was ist der Unterschied zwischen Storno und Gutschrift?
  8. Wie sieht eine Stornorechnung aus?
  9. Wie kannst Du die Stornorechnung mit Billomat vereinfachen?
  10. Wie kannst Du fehlerhafte Rechnungen im Vorfeld vermeiden?
Stornorechnung

Du darfst im Zusammenhang mit Rechnungskorrekturen nicht mehr die Gutschrift verwenden, sondern nur noch die Stornorechnung. (Bild © unsplash.com)

Was bedeutet Storno?

Im allgemeinen Sprachgebrauch bedeutet Storno die Rückabwicklung oder Aufhebung eines Vertrags. Das Rechnungswesen im Speziellen bezeichnet mit dem Begriff „Storno“, beziehungsweise „Stornierung“ die Rückabwicklung einer Buchung. Dabei muss es immer dann zu einer Stornierung kommen, wenn auf einem Buchhaltungskonto eine falsche Buchung vorgenommen wurde. Bei der Stornierung löscht die Buchhaltung jedoch einen betroffenen Geschäftsvorfall nicht. Vielmehr macht die Stornierung die Buchung rückgängig, indem sie eine Gegenbuchung vornimmt. Für die Gegenbuchung ist jedoch stets ein Beleg erforderlich.

Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung hebt eine ursprüngliche Rechnung auf, die entweder fälschlicher Weise gestellt wurde oder die einen oder mehrere Fehler enthält. Auch für die Rücksendung von Waren oder bei der Feststellung von Mängeln in der Lieferung oder Leistung können Stornorechnungen ausgestellt werden. Mit einer Stornorechnung wird eine ursprünglich ausgestellte Rechnung storniert. Das bedeutet, dass die ursprünglich ausgestellte Rechnung durch die Stornorechnung ungültig wird. Für die Stornorechnung darf seit einigen Jahren nicht mehr der Begriff Gutschrift verwendet werden. 

Was ist eine Gutschrift?

Nicht nur der Zahlungseingang auf dem Konto wird als Gutschrift bezeichnet. Auch als Beleg für die Verrechnung eines Betrags hat die Gutschrift eine Bedeutung. 

Die Gutschrift geht nicht vom liefernden oder leistenden Unternehmen, sondern vom Kunden aus. Mit der Gutschrift rechnet der Kunde über eine Lieferung oder Leistung ab, die er von einem Unternehmen erhalten hat. Voraussetzung für die Gültigkeit einer Gutschrift ist das gegenseitige Einverständnis beider betroffener Parteien darüber, dass auf diese Weise abzurechnen ist. Aber auch wenn der Empfänger der Gutschrift dieser schriftlich und zeitnah widerspricht, dann verliert sie ihre Gültigkeit. 

Die Gutschrift kommt zum Beispiel bei der Abrechnung von Provisionen durch Verlage, Verwertungsgesellschaften oder Handelsvertreter, bei der Rohstoffbeschaffung oder in der Speditionsbranche zum Einsatz. Aber auch Unternehmen, die mit ihren Geschäftspartnern über lange Zeiträume hinweg zusammenarbeiten, können die Rechnungsstellung durch die Gutschrift umdrehen. Indem der Kunde dem Lieferanten für die erhaltene Lieferung oder Leistung eine Gutschrift ausstellt, können beide Parteien in bestimmten Fällen betroffene Arbeitsabläufe vereinfachen.

Wie darf die Gutschrift nicht mehr verwendet werden?

Bis zur Gesetzesänderung im Jahr 2013 konnten Gutschriften neben ihrer Funktion als Rechnung durch den Leistungsempfänger auch die Aufgabe erfüllen, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren. Mit Hilfe der Gutschrift konnten Teile oder ganze Rechnungen aufgehoben werden. Seit Mitte 2013 sollten Rechnungskorrekturen jedoch auf keinen Fall mehr als Gutschrift bezeichnet werden.

Was besagt die Gesetzesänderung zur Gutschrift?

Das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz bringt seit dem 30.6.2013 die Erfordernis mit sich, dass der Begriff „Gutschrift“ auf dem Dokument angegeben sein muss, wenn ein Leistungsempfänger eine erhaltene Leistung mit seinem Lieferanten abrechnet. Die Möglichkeit, dass der Leistungsempfänger eine Rechnung ausstellen kann, ist im Umsatzsteuergesetz ausgeführt. Dort heißt es, dass die umgekehrte Rechnung, die durch den Kunden ausgestellt wird, die Angabe „Gutschrift“ tragen muss. Die neuerliche Bestimmung des Gutschriftbegriffes durch den Gesetzgeber hat zur Folge, dass die bisherige Verwendung der Gutschrift als Rechnungskorrektur nicht mehr anzuwenden ist. Die Gültigkeit eines Dokuments, das den Titel Gutschrift trägt und die Funktion einer  Rechnungskorrektur übernimmt, ist seither nicht mehr gegeben. 

Rechnungskorrektur als Gutschrift – Welche Folgen hat die Gesetzesänderung?

Wird eine Stornorechnung als Gutschrift ausgewiesen, dann kann das Dokument durch das Finanzamt nicht anerkannt werden und hat somit steuerlich eine ungünstige Auswirkung. Denn wenn das Finanzamt eine Rechnungskorrektur nicht anerkennt, dann hat das zur Folge, dass der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag als Umsatzsteuerschuld gilt, die an das Finanzamt zu bezahlen ist.

Der Empfänger einer Rechnungskorrektur, die als Gutschrift gekennzeichnet ist, muss umgehend und schriftlich widersprechen und eine erneute Berichtigung der Rechnung in korrekter Form anfordern, damit der buchhalterische Ausgleich auch auf seiner Seite formell sicher umgesetzt werden kann.

Seit der gesetzlichen Neuregelung im Jahr 2013 darf eine Rechnungskorrektur nicht mehr den Begriff „Gutschrift“ verwenden. Vielmehr sind die Bezeichnungen „Rechnungskorrektur“, „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ zu verwenden.

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Was ist der Unterschied zwischen Storno und Gutschrift?

Um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, wurde in der Vergangenheit die Gutschrift eingesetzt. Die Gutschrift hatte die Wirkung, einen buchhalterischen Ausgleich zu schaffen, indem sie den Betrag der fehlerhaften Rechnung auf Null setzte. Die Gutschrift sorgte dabei dafür, dass die fehlerhafte Rechnung auf diese Weise ungültig gemacht wurde. Auch die Stornorechnung schreibt dem Kunden einen Betrag gut. Daher haben Storno und Gutschrift dieselbe buchhalterische Wirkung. Dennoch ist seit 2013 eine klare Trennung der beiden Begriffe Storno und Gutschrift durchzuführen, um eine Rechnung wirksam zu korrigieren. 

Was ist eine Gutschrift – im Gegensatz zur Stornorechnung?

Mit der Gutschrift schreibt der Leistungsempränger dem Lieferanten einen Betrag gut. Der Gutschrift geht keine Rechnung voraus. Der Kunde löst mit seiner Gutschrift einen Zahlungsvorgang aus. Die Gutschrift kann als umgekehrte Rechnung betrachtet werden. Sie kann jedoch nicht zur Stornierung einer Rechnung eingesetzt werden.

Was bedeutet Storno – im Gegensatz zur Gutschrift?

Die Stornorechnung schreibt dem Kunden einen Betrag gut. Der Betrag dient dazu, eine Rechnung zu stornieren, die der Lieferant dem Kunden gestellt hatte. Der Stornorechnung geht daher eine Rechnung voraus. Damit die Buchhaltungsabteilung die fehlerhafte Rechnung korrekt erfassen kann, ist der zusätzliche Beleg in Form der Stornorechnung erforderlich. 

Wie sieht eine Stornorechnung aus?

Die Stornorechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung. Die Pflichtangaben für eine Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz genau vorgegeben. Über die üblichen Pflichtangaben hinaus muss die Stornorechnung auch die folgenden Bestandteile aufweisen:

  • Titel Stornorechnung oder Korrekturrechnung
  • Rechnungsnummer der fehlerhaften Originalrechnung
  • Datum der fehlerhaften Originalrechnung
  • Betrag der fehlerhaften Originalrechnung mit einem Minuszeichen davor
  • Rechnungsnummer der Stornorechnung

Wie kannst Du die Stornorechnung vereinfachen? – Storno und Gutschrift mit Billomat

Die Buchhaltungssoftware Billomat vereinfacht nicht nur die Rechnungsstellung selbst. Auch eine Korrekturrechnung erstellst Du mit wenigen Klicks, wenn Du mit Billomat arbeitest. Wenn Dir beim Erstellen einer Rechnung ein Fehler unterläuft, dann rufst Du einfach die fehlerhafte Rechnung in der Rechnungsübersicht des Buchhaltungsprogramms auf. Dort findest Du einen Stornieren-Button, den Du anklickst. Danach erstellt Billomat automatisch eine Stornorechnung, die dem Betrag der falsch ausgestellten Rechnung ein Minuszeichen voranstellt.

Die Stornorechnung gleicht Deine Buchhaltung aus, sodass der Betrag aus der falsch ausgestellten Rechnung auf Null gestellt ist. Nachdem Du die Stornorechnung an den Kunden weitergeleitet hast, kannst Du diesem jetzt eine neue Rechnung stellen, die als Korrekturrechnung auf den Daten der Stornorechnung basiert. Dort gibst Du die erforderlichen Korrekturen ein, bis die Rechnung stimmt. Die Korrekturrechnung erhält durch Billomat automatisch eine neue Rechnungsnummer und hat einen Hinweis auf die fehlerhafte Originalrechnung. 

Wie kannst Du fehlerhafte Rechnungen im Vorfeld vermeiden? – Rechnungsstellung mit Billomat

Eine fehlerhafte Rechnung kann zahlreiche Ursachen haben. Entweder hast Du Pflichtangaben vergessen oder falsche Angaben über die Art oder den Umfang der Leistung oder die Lieferzeiten gemacht. Oder aber Du hast den Steuersatz falsch angegeben, die Einzelbeträge enthalten Rechenfehler oder die Summe stimmt nicht. 

Mit Billomat reduzierst Du die Fehleranfälligkeit in Rechnungen fast vollständig. Denn das Programm stellt Dir Vorlagen wie diese bereit, die alle gesetzlichen Pflichtangaben berücksichtigen und auch die Rechenschritte für Dich ausführen. Hast Du beim Ausfüllen eine Angabe vergessen, dann weist Dich das Programm vor dem Abspeichern des Dokuments noch einmal ausdrücklich darauf hin. Darüber hinaus kannst Du mit Billomat die Erstellung von Rechnungen mit ähnlichen Inhalten zusätzlich automatisieren, sodass die Fehlerquote noch einmal absinkt. 

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