Recht   27.11.2019

Fehler auf erhaltener Rechnung – Hast du Anspruch auf eine korrigierte Fassung?

Was zu tun ist, wenn du einen Fehler auf eine deiner eigenen Rechnungen zu verantworten hast, haben wir in der Vergangenheit bereits geklärt. Aber was ist zu tun, wenn du selbst einen Fehler auf erhaltener Rechnung entdeckst?


  1. Welche Fehler auf erhaltener Rechnung müssen korrigiert werden?
  2. Was sollte eine korrigierte Rechnung enthalten?
  3. Was geschieht mit der alten Rechnung?
  4. Wie sollte die Rechnungskorrektur kontrolliert werden?
  5. Reicht dem Finanzamt eine rückwirkende Rechnungskorrektur aus?
  6. Was passiert, wenn die Rechnung auf falschen Namen ausgestellt wurde?
  7. Was muss man mit einer nicht berichtigungsfähigen Rechnung erhalten?
  8. Was, wenn eine nicht berichtigungsfähige Rechnung schon bezahlt wurde?

Wenn du feststellst, dass eine Rechnung, die an dich gerichtet ist, einen Fehler enthält, hast du einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Das ist für dich wichtig, denn nur korrekte Rechnungen berechtigen dich zum Vorsteuerabzug. Dabei ist aber Folgendes entscheidend:

Welche Fehler auf erhaltener Rechnung müssen korrigiert werden, welche nicht?

Tippfehler im Namen oder der Anschrift müssen nicht korrigiert werden – wenn immer noch eindeutig festzustellen ist, dass zweifelsfrei du der Rechnungsempfänger bist, ist das nicht wichtig.

Fehler auf erhaltener Rechnung

Wenn sich der Fehler auf erhaltener Rechnung nicht nur um Tippfehler handelt, sondern die Rechnung nicht mehr zweifelsfrei zugeordnet werden kann, solltest du unbedingt um Rechnungskorrektur bitten. (Bild © unsplash.com)

Wenn sich der Fehler auf erhaltener Rechnung aber nicht nur um Tippfehler handelt, sondern die Rechnung nicht mehr zweifelsfrei zugeordnet werden kann, solltest du unbedingt um Rechnungskorrektur bitten.

Beispiel:

Heißt du „Julian Müller“ und dein Büro ist in der Mayerstraße ansässig, aber die Rechnung ist an „Julian Möller“ unter dieser Adresse adressiert, besteht wahrscheinlich kein Handlungsbedarf (solange kein Julian Möller im selben Haus tätig ist wie du). Ist die Rechnung aber an „Frau Julia Müller“ adressiert, könnte es gut sein, vorsichtshalber um Korrektur zu bitten. Wenn neben Geschlecht und Namen auch noch die Mayerstraße zur Bayerstraße wird, fordere eine neue Rechnung an!

Echter Handlungsbedarf besteht in jedem Fall, wenn die empfangene Rechnung eindeutige Fehler bei den Pflichtangaben auf Rechnungen enthält oder sogar eine oder mehrere Pflichtangaben komplett fehlen. Zur Erinnerung:

Die Pflichtangaben einer Rechnung sind:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer, die sich in ein fortlaufendes System einfügt
  • Menge/Umfang der Lieferung oder Dienstleistung
  • Lieferdatum oder -zeitraum
  • Nettorechnungsbetrag
  • anfallende Umsatzsteuer oder alternativ der Hinweis, warum die Rechnung keine Umsatzsteuer enthält
  •  in Fällen des  ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers
  • Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Ggf. Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelt
  • Angabe „Gutschrift“ bei Ausstellung der Rechnung durch Leistungsempfänger

Falls Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind, kannst du diese Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug verwenden. Sie nicht korrigieren zu lassen, würde dir wirtschaftlichen Schaden zufügen.

Bitte den Rechnungssteller also um eine Korrektur, indem du ihm oder ihr mitteilst, inwiefern die Rechnung fehlerhaft ist. Normalerweise dürfte die korrigierte Rechnung dann zügig eintrudeln. Sollte sich jemand wider Erwarten einmal querstellen: Derjenige, der die Rechnung ausstellt, ist durch . Das Recht ist also auf deiner Seite! (Aber mit einem solchen Holzhammerargument wirst du hoffentlich überhaupt nicht kontern müssen – und so sollte sich auch die Frage, ob du eine unkorrekt ausgestellte Rechnung überhaupt zahlen musst, auch gar nicht stellen!).

Doch der Rechnungssteller ist nicht nur zur Korrektur verpflichtet. Er ist auch der einzige, der eine Korrektur ausführen darf. Eine Korrektur darfst Du also auf keinen Fall selbst ausführen.

Was sollte eine korrigierte Rechnung enthalten?

Wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, dann muss der Rechnungssteller die neue Rechnung ausdrücklich als Rechnungskorrektur ausweisen. Die neue Rechnung muss daher einen Vermerk enthalten, dass sie eine Rechnungskorrektur stellt und welche Rechnung sie ersetzt. Das kann zum Beispiel durch den Hinweis „ersetzt Rechnung Nr. vom Datum“ geschehen. 

Was geschieht mit der alten Rechnung?

Die alte Rechnung solltest Du nicht entsorgen. Denn auch wenn sie Fehler oder Mängel enthält, stellt sie ein Geschäftsdokument, das Du aufbewahren solltest. Kennzeichne die alte Rechnung daher durch einen handschriftlichen Vermerk als storniert und hefte sie an die Rechnungskorrektur. So kannst Du Missverständnissen in der Buchhaltung des Rechnungsstellers vorbeugen. Denn die Rechnungskorrektur könnte durch den Ersteller missverständlich als neue Rechnung aufgefasst werden. Dadurch kann es zu Fehlbuchungen kommen. Sollte die alte Rechnung im Nachhinein fälschlicherweise angemahnt werden, dann hast Du die Unterlagen parat, um das Missverständnis schnell aufzuklären. 

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Wie sollte die Rechnungskorrektur kontrolliert werden?

Nach Erhalt der korrigierten Rechnung solltest Du die neue Rechnung umgehend kontrollieren. Achte dabei nicht nur auf Deine Reklamationen, sondern kontrolliere auch die Stimmigkeit aller anderen Angaben. Denn oftmals schleicht sich bei einer Korrektur ein neuer Fehler ein. 

Reicht dem Finanzamt eine rückwirkende Rechnungskorrektur aus?

Im Jahr 2016 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die rückwirkende Rechnungskorrektur möglich ist. Bis dahin konnten Unternehmen ihre Vorsteuer aus mangelhaften Rechnungen entsprechend verspätet geltend machen. Zwar konnten sie eine Korrektur im Nachhinein anfordern. Doch die Vorsteuer galt erst mit dem Datum der Rechnungskorrektur als steuerlich absetzbar. Das führte dazu, dass für einbehaltene Vorsteuer aus dem Wirtschaftsjahr der Leistungserbringung Zinsen anfielen. Bei hohen Rechnungssummen fielen die Nachzahlungen ans Finanzamt spürbar aus. Seit 2016 reicht die im Nachhinein erstellte Rechnungskorrektur als Beleg für die Absetzbarkeit der Vorsteuer im zugehörigen Wirtschaftsjahr der Leistungserbringung aus. 

Was passiert, wenn die Rechnung auf falschen Namen ausgestellt wurde?

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofes, das eine rückwirkende Rechnungskorrektur als Standard festlegte, kann nicht immer als Garantie dafür dienen, dass der Vorsteuerabzug trotz nachträglicher Korrektur einer fehlerhaften Rechnung reibungslos funktioniert. Denn die Grundlage für eine Rechnungskorrektur ist, dass überhaupt eine sogenannte berichtigungsfähige Rechnung vorliegt. Wenn das Finanzamt feststellt, dass eine Rechnung nicht einmal die Anforderungen dafür erfüllt, dass sie überhaupt berichtigt werden kann, entfällt die Berechtigung zum Vorsteuerabzug für den bezahlten Rechnungsbetrag. 

Wann ist eine Rechnung berichtigungsfähig?

Eine der Mindestanforderungen an die Rechnung ist die Angabe des richtigen Leistungsempfängers. Darüber hinaus muss eine berichtigungsfähige Rechnung Angaben zum Aussteller der Rechnung enthalten, die Leistung hinreichend beschreiben und den Rechnungsbetrag korrekt mit Nettosumme, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuerbetrag und Bruttosumme enthalten. 

Im Überblick weist eine berichtigungsfähige Rechnung mindestens die folgenden Bestandteile auf:

  • Angaben zum Rechnungssteller und Leistungsempfänger
  • Leistungsbeschreibung
  • Angaben zum Entgelt
  • Angaben zur Mehrwertsteuer

Trotz falscher Angaben in den bezeichneten Bestandteilen ist eine Rechnung immer dann berichtigungsfähig, wenn die Angaben nachvollziehbar bleiben.

Welche Merkmale hat eine nicht berichtigungsfähige Rechnung?

Eine nicht berichtigungsfähige Rechnung enthält Angaben, die in einem derart hohen Maße unvollständig, offensichtlich nicht richtig oder unbestimmt sind, dass sie aufgrund ihrer Mangelhaftigkeit auch vollständig entbehrlich wären.  Das bedeutet, dass Pflichtangaben, die in einem so hohen Maße falsch sind, dass sie nicht mehr erschlossen werden können, mit vollständig fehlenden Angaben gleichgesetzt werden. Eine solche Rechnung ist nicht berichtigungsfähig.

Welche Folgen hat eine nicht berichtigungsfähige Rechnung?

Ein Dokument, das nicht berichtigungsfähig ist, weil zum Beispiel die Rechnung auf falschen Namen ausgestellt wurde, erkennt das Finanzamt grundsätzlich nicht als Beleg für den Vorsteuerabzug an. Auch wenn der Empfänger die Rechnung als Beleg vorlegen kann, den Betrag bezahlt hat und davon ausgegangen ist, dass sie vollständig korrekt ist, wird das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug ablehnen, wenn beispielsweise die Rechnung auf falschen Namen ausgestellt wurde.  

Welche Ausnahmen gibt es?

Allerdings hat der Europäische Gerichtshof 2016 entschieden, dass trotz dem Vorliegen einer nicht berichtigungsfähigen Rechnung auch dann ein Vorsteuerabzug möglich sein kann, wenn die fehlenden Informationen auf der Rechnung durch andere Unterlagen belegt werden können. Können als ergänzende Nachweise dem Finanzamt zum Beispiel andere Dokumente vorgelegt werden, die einen Bezug zur fehlerhaften Rechnung aufweisen und die fehlenden Informationen korrekt darstellen, kann auch eine nicht berichtigungsfähige Rechnung den Vorsteuerabzug ermöglichen. Der Nachweis ist allerdings sehr schwierig und dürfte stets mit erheblichen Bemühungen einhergehen.

Was können Rechnungsempfänger tun, wenn sie eine nicht berichtigungsfähige Rechnung erhalten?

Eine nicht berichtigungsfähige Rechnung ist ein ungültiges Dokument, das den Empfänger rechtlich nicht dazu verpflichtet, die Rechnungssumme zu bezahlen. In einem solchen Fall sollten Rechnungsempfänger den Aussteller unbedingt zu einer neuerlichen Rechnungsstellung auffordern und die Zahlung bis zum Erhalt einer ordnungsmäßigen Rechnung aussetzen. Der Leistungsempfänger sollte die Zahlung der Forderung an die Bedingung knüpfen, dass er eine ordnungsmäßige neue Rechnung von seinem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Der Rechnungssteller muss in einem solchen Fall keine Rechnungskorrektur, sondern eine komplett neue Rechnung stellen.

Was, wenn eine nicht berichtigungsfähige Rechnung schon bezahlt wurde?

In seinem Grundsatzurteil hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz im Jahr 2017 entschieden, dass das deutsche Umsatzsteuerrecht einen Vorsteuerabzug nicht erlaubt, wenn eine Rechnung nicht berichtigungsfähig ist. Wenn beispielsweise eine Rechnung auf falschen Namen ausgestellt wurde oder andere Mindestanforderungen an die ordnungsmäßige Rechnungsstellung in entsprechendem Maße nicht erfüllt, wird der Vorsteuerabzug im Nachhinein aberkannt, sodass dieser in eine Steuerschuld umgewandelt wird.

Tipp: Antrag auf Ruhen des Verfahrens stellen

Das Finanzgericht hat in seinem Urteil von 2017 einer Revision vor dem Europäischen Gerichtshof ausdrücklich zugestimmt, da es sich um eine Angelegenheit von grundsätzlicher Bedeutung handle. Nun muss sich der EuGH mit der Frage beschäftigen, ob in Zukunft auch Rechnungen, die bislang als nicht berichtigungsfähig galten, im Nachhinein trotz sehr mangelhafter Angaben geändert werden können. Das hätte zur Folge, dass der Vorsteuerabzug auch bei sehr fehlerhaften Rechnungen nicht gefährdet würde. Daher lohnt es sich für betroffene Unternehmen, das Urteil des EuGH abzuwarten. Liegen bereits Beanstandungen durch das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung vor, sollten betroffene Unternehmen ein Ruhen des Verfahrens beantragen, bis der EuGH Klarheit über die Rechtslage verschafft haben wird. 

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