Recht   29.8.2013

Fehler auf erhaltener Rechnung – Hast du Anspruch auf eine korrigierte Fassung?

Was zu tun ist, wenn du einen Fehler auf eine deiner eigenen Rechnungen zu verantworten hast, haben wir in der Vergangenheit bereits geklärt. Aber was ist zu tun, wenn du selbst Fehler auf erhaltener Rechnung entdeckst?
Wenn du feststellst, dass eine Rechnung, die an dich gerichtet ist, einen Fehler enthält, hast du einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Das ist für dich wichtig, denn nur korrekte Rechnungen berechtigen dich zum Vorsteuerabzug. Dabei ist aber Folgendes entscheidend:

Welche Fehler auf erhaltener Rechnung müssen korrigiert werden, welche nicht?

Tippfehler im Namen oder der Anschrift müssen nicht korrigiert werden – wenn immer noch eindeutig festzustellen ist, dass zweifelsfrei du der Rechnungsempfänger (oder die Rechnungsempfängerin) bist, ist das nicht wichtig.

Fehler auf erhaltener Rechnung

Fehler auf erhaltener Rechnung? Sag einfach schnell Bescheid und bitte um eine korrigierte Version!

Wenn sich der Fehler auf erhaltener Rechnung aber nicht nur um Tippfehler handelt, sondern die Rechnung nicht mehr zweifelsfrei zugeordnet werden kann, solltest du unbedingt um Rechnungskorrektur bitten. Beispiel:

Heißt du „Julian Müller“ und dein Büro ist in der Mayerstraße ansässig, aber die Rechnung ist an „Julian Möller“ unter dieser Adresse adressiert, besteht wahrscheinlich kein Handlungsbedarf (solange kein Julian Möller im selben Haus tätig ist wie du). Ist die Rechnung aber an „Frau Julia Müller“ adressiert, könnte es gut sein, vorsichtshalber um Korrektur zu bitten. Wenn neben Geschlecht und Namen auch noch die Mayerstraße zur Bayerstraße wird, fordere eine neue Rechnung an!

Echter Handlungsbedarf besteht in jedem Fall, wenn die empfangene Rechnung eindeutige Fehler bei den Pflichtangaben auf Rechnungen enthält oder sogar eine oder mehrere Pflichtangaben komplett fehlen. Zur Erinnerung:

Die Pflichtangaben einer Rechnung sind:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer, die sich in ein fortlaufendes System einfügt
  • Menge/Umfang der Lieferung oder Dienstleistung
  • Lieferdatum oder -zeitraum
  • Nettorechnungsbetrag
  • anfallende Umsatzsteuer oder alternativ der Hinweis, warum die Rechnung keine Umsatzsteuer enthält
  •  in Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers
  • Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Ggf. Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelt
  • Angabe „Gutschrift“ bei Ausstellung der Rechnung durch Leistungsempfänger

Falls Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind, kannst du diese Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug verwenden. Sie nicht korrigieren zu lassen, würde dir wirtschaftlichen Schaden zufügen.

Bitte den Rechnungssteller also um eine Korrektur, indem du ihm oder ihr mitteilst, inwiefern die Rechnung fehlerhaft ist. Normalerweise dürfte die korrigierte Rechnung dann zügig eintrudeln. Sollte sich jemand wider Erwarten einmal querstellen: Derjenige, der die Rechnung ausstellt, ist durch § 14 des Umsatzsteuergesetzes zu korrekten Angaben verpflichtet. Das Recht ist also auf deiner Seite! (Aber mit einem solchen Holzhammerargument wirst du hoffentlich überhaupt nicht kontern müssen – und so sollte sich auch die Frage, ob du eine unkorrekt ausgestellte Rechnung überhaupt zahlen musst, auch gar nicht stellen!).

Doch der Rechnungssteller ist nicht nur zur Korrektur verpflichtet. Er ist auch der einzige, der eine Korrektur ausführen darf. Eine Korrektur darfst Du also auf keinen Fall selbst ausführen.

Was sollte eine korrigierte Rechnung enthalten?

Wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, dann muss der Rechnungssteller die neue Rechnung ausdrücklich als Rechnungskorrektur ausweisen. Die neue Rechnung muss daher einen Vermerk enthalten, dass sie eine Rechnungskorrektur stellt und welche Rechnung sie ersetzt. Das kann zum Beispiel durch den Hinweis „ersetzt Rechnung Nr. vom Datum“ geschehen. 

Was geschieht mit der alten Rechnung?

Die alte Rechnung solltest Du nicht entsorgen. Denn auch wenn sie Fehler oder Mängel enthält, stellt sie ein Geschäftsdokument, das Du aufbewahren solltest. Kennzeichne die alte Rechnung daher durch einen handschriftlichen Vermerk als storniert und hefte sie an die Rechnungskorrektur. So kannst Du Missverständnissen in der Buchhaltung des Rechnungsstellers vorbeugen. Denn die Rechnungskorrektur könnte durch den Ersteller missverständlich als neue Rechnung aufgefasst werden. Dadurch kann es zu Fehlbuchungen kommen. Sollte die alte Rechnung im Nachhinein fälschlicherweise angemahnt werden, dann hast Du die Unterlagen parat, um das Missverständnis schnell aufzuklären. 

Wie sollte die Rechnungskorrektur kontrolliert werden?

Nach Erhalt der korrigierten Rechnung solltest Du die neue Rechnung umgehend kontrollieren. Achte dabei nicht nur auf Deine Reklamationen, sondern kontrolliere auch die Stimmigkeit aller anderen Angaben. Denn oftmals schleicht sich bei einer Korrektur ein neuer Fehler ein. 

Reicht dem Finanzamt eine rückwirkende Rechnungskorrektur aus?

Im Jahr 2016 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die rückwirkende Rechnungskorrektur möglich ist. Bis dahin konnten Unternehmen ihre Vorsteuer aus mangelhaften Rechnungen entsprechend verspätet geltend machen. Zwar konnten sie eine Korrektur im Nachhinein anfordern. Doch die Vorsteuer galt erst mit dem Datum der Rechnungskorrektur als steuerlich absetzbar. Das führte dazu, dass für einbehaltene Vorsteuer aus dem Wirtschaftsjahr der Leistungserbringung Zinsen anfielen. Bei hohen Rechnungssummen fielen die Nachzahlungen ans Finanzamt spürbar aus. Seit 2016 reicht die im Nachhinein erstellte Rechnungskorrektur als Beleg für die Absetzbarkeit der Vorsteuer im zugehörigen Wirtschaftsjahr der Leistungserbringung aus. 

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