Fehler bei der Kassenbuchführung – Richtige Kassenbuchführung schützt vor hohen Kosten

Das Führen eines Kassenbuchs ist gerade bei kleinen Unternehmen eine sehr unliebsame Aufgabe. Betriebe, die jedoch täglich viele Bargeschäfte abwickeln, bleibt die Führung eines eigenen Kassenbuches nicht erspart. Eine chaotische Kassenbuchführung kann dazu führen, dass bei einer Prüfung Unklarheiten zum eigenen Nachteil ausgelegt werden. Die Folge können Pauschalierungen und damit verbundene höhere Abgaben sein. Damit es aber erst gar nicht so weit kommt, solltest Du darauf achten, zumindest die häufigsten Fehler zu vermeiden.

Regelung der Führung eines Kassenbuchs

Ob bzw. wer ein Kassenbuch führen muss, ist in der Abgabenordnung geregelt. Wie eine richtige Kassenbuchführung funktioniert und weitere Informationen zum Thema Kassenbuch vor allem im Hinblick auf Betriebsprüfungen findest Du auch bei www.wirtschaftswissen.de. Damit passiert erst gar nicht einer der schwerwiegendsten Fehler, nämlich, dass im Rahmen der Betriebsführung ein eigenes Kassenbuch gänzlich verworfen wird. Im § 158 der Abgabenordnung ist jedoch genau geregelt, wer ein Kassenbuch zu führen hat. Das Kassenbuch selbst ist wiederum Teil der Grundlage für die Besteuerung. Wird kein Kassenbuch geführt, dann fehlen dem Finanzamt wesentliche Daten zur Besteuerung. Wenn diese Nachweise fehlen, dann bleibt dem Finanzamt nichts anderes übrig, als die Kassengeschäfte zu schätzen. Werden bei einer Prüfung formelle Mängel festgestellt, kann die Führung als unrichtig eingestuft werden und es erfolgt wiederum eine Schätzung. Daher ist auf die formale Struktur zu achten, die jedoch manchmal variieren kann.

Fehler 1: Chaos in den Belegen

Kein Eintrag ohne Beleg und keine Kassenbewegungen ohne Beleg. Das sollte das oberste Gebot sein. Dies bedeutet, dass für jede Kassenbewegung ein Beleg existieren muss. Die Bewegungen müssen anhand der Belege auch chronologisch nachvollziehbar sein. Wie der Beleg selbst aussieht, kann variieren. Dabei kann es sich um einen Beleg aus einer Registrierkasse handeln oder um ein bereits chronologisch durchnummeriertes Belegbuch, das händisch ausgefüllt wird. Das Belegprinzip bzw., dass die Chronologie nicht nachvollziehbar ist, ist eine der häufigsten Mängel. Belege sind unter anderem auch dann anzufertigen, wenn Privatentnahmen getätigt wurden.

Fehler 2: Beiträge wurden nicht korrekt eingetragen

Dieser Fehler passiert häufig, wenn das Kassenbuch nicht zeitnah geführt wurde. Oft werden die Kassenbewegungen dann nur grob abgeschätzt. Dies steht auch im Gegensatz zum Belegprinzip, bei dem für jede Bewegung ein eigener Beleg existieren muss. Nicht korrekte Beiträge im Kassenbuch sind ein schwerwiegender Mangel, der nicht nur dazu führt, dass die Bewegungen vom Finanzamt geschätzt werden müssen, sondern dieser Verstoß kann möglicherweise weitreichende, rechtliche Folgen haben.

Fehler 3: Lesbarkeit der Eintragungen ist nicht mehr möglich

Werden Eintragungen mit Bleistift gemacht, ist das Kassenbuch nicht mehr gültig. Das Gleiche gilt auch, wenn das Kassenbuch aus diversen Gründen nicht mehr lesbar ist. Grundsätzlich müssen Einträge im Kassenbuch immer mit einem Stift gemacht werden, der nachträglich nicht mehr zu korrigieren ist, wie einem Kugelschreiber. Aus Sicherheitsgründen sollten von einem Kassenbuch auch immer Kopien angefertigt werden. Ein Sonderfall ist das elektronische Kassenbuch. Diese müssen mit speziellen Programmen geführt werden, die es wiederum unmöglich machen, nachträglich Änderungen vorzunehmen. Eine Excel-Tabelle ist in diesem Fall unzulässig.

Fehler 4: Falsches Datum der Geschäftsfälle

Auch wenn es durch das Belegprinzip ausgeschlossen wäre, kommt es dennoch gelegentlich vor, dass ein Geschäftsfall vor- oder nachdatiert wird. Dies ist ebenfalls unzulässig, wird aber immer individuell vom prüfenden Finanzamt bewertet.

Ein Punkt, womit Du Fehler in der Kassenführung vermeiden kannst, ist die zeitnahe Eintragung. Je länger Du damit wartest, Geschäftsfälle einzutragen, umso höher ist das Risiko Fehler zu machen. Im Idealfall wird das Kassenbuch täglich aktualisiert, spätestens aber zum Ende einer Geschäftswoche sollten alle Eintragungen gemacht werden.

Wenn Du diese Fehler vermeidest, bist Du schon gut aufgestellt. Falls Du noch mehr über das Thema Kassenbuch erfahren möchtest, findest Du hier das Merkblatt zur Führung von Kassenbüchern der IHK München.