Bitte so nicht: Diese Fehler lauern beim geschäftlichen Telefonieren

Heute schreibt man zwar in vielen Fällen eher eine E-Mail, als dass man zum Telefonhörer greift – aber das geschäftliche Telefonat wird nie aussterben. Denn vieles lässt sich leichter besprechen, als es in E-Mails zu verhandeln. Es lohnt sich also, zu überlegen, ob man das eigene Verhalten am Telefon noch optimieren kann, um die Kommunikation im Arbeitsalltag zu verbessern. Wir haben einige Tipps für dich, welche Fehler beim geschäftlichen Telefonieren du vermeiden kannst.

Welche Fehler beim geschäftlichen Telefonieren solltest Du vermeiden?

• Irgendwann hat sich wohl mal herumgesprochen, dass der Gesprächspartner sich wertgeschätzt fühle, wenn er während des Gesprächs mit Namen angesprochen würde. Aber bitte, bitte nicht damit übertreiben! Es gibt mittlerweile Mitarbeiter von Callcentern, die darauf geschult werden, wirklich jeden Satz mit dem Namen des Gegenübers zu beenden. „Ja, Frau Müller, danke, Frau Müller, wir haben da ein Angebot, Frau Müller …“ Davon wird Frau Müller doch früher oder später verrückt. Bitte sparsam dosieren!
• Ehrenwort: Man kann Körperhaltung am Telefon hören. Jemand, der sich tief versunken im Stuhl fläzt oder auf dem Sofa liegt, klingt wirklich anders als jemand, der in aufrechter Haltung spricht. Und zwar aufgeschlossener. Teste doch mal im privaten Gespräch mit Freunden, ob sie einen Unterschied zwischen liegender und aufrechter Körperhaltung am Telefon bemerken!
• Ablenkung beim Telefonieren ist ein No-go. Du hältst dich vielleicht für multitaskingfähig und  bist stolz darauf, während des Telefonierens gleichzeitig E-Mails checken und sogar beantworten zu können und danach noch nebenbei Rechnungen zu schreiben, mit allen Pflichtangaben. Aber abgesehen davon, dass dir ganz sicher Inhalte des Gesprächs entgehen werden, bemerkt auch dein Gegenüber zuverlässig deine mangelnde Aufmerksamkeit. Spätestens, wenn das Klappern deiner Computertastatur durchs Telefon zu hören ist …
• Du hast kein Schreibzeug parat. Das ist verzeihlich, wenn du angerufen wurdest, aber wenn du der Anrufer bist, solltest du dich zumindest mit Notizbuch und Stift vorbereitet haben!
• Du machst dir keine Notizen während des Gesprächs – und hinterher ist das Besprochene vergessen. Abgesehen vom doppelten Aufwand, den das bedeuten kann, ist das auch eine Geringschätzung der Zeit deines Gesprächspartners.
• Vergessen, mit wem man gesprochen hat: Das ist auch so eine klassische Falle. Deshalb notiere dir grundsätzlich den Namen deines Gegenübers am Telefon. Egal, ob du angerufen wurdest oder selbst in einem Unternehmen mit mehreren Ansprechpartnern angerufen hast.
• Man traut sich nicht, noch einmal nach dem Namen zu fragen: Dass man den Namen nicht auf Anhieb versteht oder ihn vergessen hat, ehe man ihn notieren konnte, passiert nun einmal. Du erleichterst dir ganz sicher das Leben, wenn du schon zu Beginn des Gesprächs freundlich darum bittest, den Namen zu wiederholen: „Darf ich Sie bitten, mir noch einmal Ihren Namen zu nennen“ – das verübelt dir garantiert niemand. Wenn du ihn auch auf Nachfrage nicht verstehst, bitte darum, dass er buchstabiert wird. Das ist allemal besser, als nach einem Telefonat hektisch über Google und Co. zu versuchen, noch im Nachhinein den richtigen Namen zu recherchieren.
• Iss nicht beim Telefonieren. Tu’s einfach nicht – Kaugeräusche direkt am Ohr haben nur die allerwenigsten Menschen gern.
• Der Frosch im Hals lässt sich nicht bekämpfen: Du solltest zwar – wirklich (!) – nicht beim Telefonieren essen, aber immer ein Getränk griffbereit halten, um die Stimme während des Gesprächs ölen zu können.
• Gespräche ausufern lassen: Sei ein bisschen sensibel dafür, ob deine Gesprächspartner genauso gern wie du von Hökschen auf Stöckchen kommen – vielleicht wissen sie nicht, wie sie das Gespräch höflich beenden können, ohne dir dabei zu nahe zu treten.

Im E-Mail-, Facebook-, Twitter-Zeitalter ist es eigentlich richtig schön, hin und wieder mal eine echte menschliche Stimme zu hören. Und wenn ein paar Höflichkeits- und Grundregeln beachtet werden (und bitte wirklich nie am Telefon gegessen wird …), dann macht das Telefon den Berufsalltag nur schöner!