27. März 2019 | Buchhaltung
Fehler in der Vorsteuererklärung – was nun?
Das Steuerrecht in Deutschland nimmt an Komplexität stetig zu. Auch das Umsatzsteuerrecht gibt in zahlreichen Regelungen vor, wie die Steuer zu erheben, zu verbuchen, abzuführen und zu verrechnen ist. Aus diesem Grund ist auch die Fehleranfälligkeit gerade in der Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung sehr hoch. Da zudem entweder monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben sind, kommen zusätzliche Faktoren für Fehlerquellen hinzu. Denn die regelmäßigen Voranmeldungen kosten Zeit, während zugleich strenge Fristvorgaben einzuhalten sind. Welche Fehler in der Vorsteuererklärung besonders häufig auftreten, wie sie zu vermeiden oder zu beheben sind, erfährst Du hier.
- Welche Fehler kommen besonders häufig vor?
- Wie kannst Du Fehler in der Vorsteuererklärung korrigieren?
- Wie nimmst Du die Korrektur vor? – Elster Online Korrektur: Umsatzsteuervoranmeldung
Fehler in der Vorsteuererklärung – Welche Fehler kommen besonders häufig vor?
Bei der Umsatzsteuer achtet der Fiskus sehr genau auf mögliche Unstimmigkeiten. Denn die Umsatzsteuer ist eine zentrale Einnahmequelle für den Staat. Die fehlerfreie Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Umsatzsteuerjahreserklärung ist daher von besonderer Wichtigkeit. Da das Steuersystem insbesondere zur Erhebung und Besteuerung der Umsatzsteuer mit seinen umfangreichen Vorschriften jedoch sehr viele Teilaufgaben mit sich bringt, ist auch die Fehleranfälligkeit besonders hoch. Zu den häufigsten Fehlerquellen im Umgang mit der Umsatzsteuer gehören neben vielen weiteren zum Beispiel:
- Fehler in der Buchhaltung
- Fehlerhafte Rechnungsstellung
- Falsche Anwendung der Kleinunternehmerregelung
- Fehlerhafte Beträge
Fehler in der Vorsteuererklärung durch Fehler in der Buchhaltung
Bereits im alltäglichen Betriebsablauf können sich Fehler einschleichen, die später zu einer mangelhaften Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung führen.
Umsatzsteuervoranmeldung: Buchung vergessen
So kann zum Beispiel die Buchhaltung vergessen, die Vorsteuer zu buchen, sodass der Vorsteuerbetrag für den Abzug von der Umsatzsteuerschuld fehlt und somit ein Nachteil für das Unternehmen entsteht. Die fehlende Buchung einer Einnahme führt im Gegensatz dazu zu einem fehlerhaften Betrag in der Umsatzsteuerschuld zum Nachteil des Finanzamts. Aber auch alltägliche Mängel, wie eine falsche Kontierung sowie die Verbuchung von fehlerhaften Belegen können dazu führen, dass sich als Folge Fehler in der Vorsteuererklärung niederschlagen.
Warum führen Fehler in der Rechnungsstellung zu einer fehlerhaften Vorsteuererklärung?
Der Gesetzgeber hat die Form, den Inhalt und die Art der Rechnungsstellung genau geregelt. So gibt es zahlreiche Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss. Nur eine korrekt ausgestellte Rechnung wird durch das Finanzamt als Beleg für eine Buchung auch anerkannt. Wenn Pflichtangaben in einer Rechnung fehlen, dann kann das dazu führen, dass der Empfänger der Rechnung den enthaltenen Vorsteuerbetrag nicht absetzen darf. Denn der bezahlte Vorsteuerbetrag aus einer Lieferantenrechnung darf durch den Empfänger grundsätzlich von der Umsatzsteuerschuld abgezogen werden. Der Abzug der bezahlten Vorsteuer senkt die Umsatzsteuerschuld ab. Aus diesem Grund ist die bezahlte Vorsteuer von zentraler Bedeutung für jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Stammt die abgezogene Vorsteuer jedoch aus einer fehlerhaften Rechnung, dann erkennt das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht an. Die abgezogene Vorsteuer muss in diesem Fall an das Finanzamt nachgezahlt werden.
Tipp zum Weiterlesen: Vorsicht – bestimmte Betriebsausgaben gehören nicht in die UStVA. Welche das sind, erfährst Du in unserem Beitrag „Diese Ausgaben gehören nicht in die Umsatzsteuervoranmeldung„.
Welche Fehler in der Rechnung führen zu einer Aberkennung durch das Finanzamt?
Grundsätzlich müssen alle Rechnungen die erforderlichen Pflichtangaben in korrekter Form aufweisen, damit das Finanzamt diese als Beleg für einen Vorsteuerabzug anerkennt. Insbesondere müssen Unternehmen ihre Eingangsrechnungen jedoch auf die folgenden Merkmale hin überprüfen, um die Anerkennung sicher zu stellen:
Adressen
Namen und Adressen von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen korrekt angegeben sein.
Steuernummer
Auch die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteueridentifikationsnummer UID des Rechnungsstellers muss auf der Rechnung ausgewiesen sein. Denn das Finanzamt muss erkennen können, dass der Rechnungsabsender berechtigt ist, eine Rechnung zu stellen. Liegt keine Berechtigung vor, dann kann der Rechnungssteller keine Mehrwertsteuer verlangen. In der Folge kann der Rechnungsempfänger die Vorsteuer nicht geltend machen. Das gilt auch in dem Fall, dass er die enthaltene Mehrwertsteuer korrekt an den Rechnungssteller ausbezahlt hat.
Daten
Neben dem korrekten Rechnungsdatum muss die Rechnung auch eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Damit stellt das Finanzamt sicher, dass eine Rechnung nicht doppelt in die Buchhaltung aufgenommen und die enthaltene Vorsteuer ebenso doppelt geltend gemacht wird.
Auch korrekte Angaben über die Menge und Art der Lieferung oder Leistung sowie über den Zeitpunkt oder den Zeitraum der Leistung sind auf der Rechnung anzugeben, damit sie durch das Finanzamt als Beleg anerkannt wird.
Beträge
Eine korrekte Rechnung muss insbesondere korrekte Beträge aufweisen. Dazu gehört das Nettoentgelt, das sich aus den einzelnen Beträgen der unterschiedlichen Einzelpositionen ergibt. Insbesondere aber der in der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuerbetrag muss korrekt ermittelt und ausgewiesen sein. Dazu gehört ebenso der richtig anzusetzende Steuersatz in Höhe von 19 Prozent, 7 Prozent oder aber auch 5 Prozent. Nur wenn alle Beträge stimmig sind und einer überprüfenden Nachberechnung Stand halten, kann der Vorsteuerabzug als gültig anerkannt werden.
Falsche Anwendung der Kleinunternehmerregelung – welche Fehler haben Auswirkung auf die Umsatzsteuererklärung?
Die Kleinunternehmerregelung ist im Umsatzsteuergesetz § 19 UStG genau beschrieben. Den dort vorliegenden Vorgaben müssen Kleinunternehmer sehr genau folgen.
Überschreiten der Höchstgrenzen – Verlust des Kleinunternehmerstatus
Übersteigt zum Beispiel der Gewinn oder der Umsatz eines Kleinunternehmers die vorgegebenen Höchstgrenzen, ohne dass er seinen Kleinunternehmerstatus aufgibt, dann muss er die nicht einkassierte Umsatzsteuer von seinen Kunden nachfordern.
Das führt nicht nur dazu, dass sämtliche Rechnungen erneut mit Mehrwertsteuer auszustellen und als Rechnungskorrektur nachzureichen sind. Solange es sich bei den Kunden des Kleinunternehmers um Geschäftspartner handelt, hat er lediglich den Verwaltungsaufwand zu bewältigen. Denn Unternehmer haben in der Regel kein Problem damit, einen Mehrwertsteuerbetrag nachzureichen, den sie später wieder als bezahlte Vorsteuer absetzen können. Anders sieht es mit Privatkunden aus. Von ihnen kann der Kleinunternehmer im Nachhinein keine Mehrwertsteuer einkassieren. Diese muss er aus eigener Tasche an das Finanzamt nachzahlen. So müssen Kleinunternehmer die Umsatzsteuer, die sie unberechtigt nicht einkassiert haben, aus ihrem Privatvermögen an das Finanzamt ausbezahlen.
Fehlerhafte Kleinunternehmerrechnung
Für die Kleinunternehmerrechnung gelten ebenso strenge Vorschriften, wie für die Rechnung normaler Unternehmen. Zwar muss die Kleinunternehmerrechnung keine Umsatzsteuer ausweisen und braucht nur den Nettobetrag einfordern. Dennoch muss die Kleinunternehmerrechnung unbedingt den Hinweis enthalten, dass der Rechnungssteller von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist. Fehlt der Hinweis, dann gilt die Rechnung nicht als gültiger Beleg für eine abgerechnete Leistung und die dazu gehörende eingehende Buchung. In der Folge muss der Rechnungssteller die fehlende Mehrwertsteuer selbst an das Finanzamt abführen.
Umsatzsteuererklärung auch für Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer haben die Pflicht, eine jährliche Umsatzsteuererklärung abzugeben. Mit der so genannten „Nullmeldung“ erklären sie gegenüber dem Finanzamt, dass sie keine Umsatzsteuer eingenommen haben. Wer als Kleinunternehmer die Abgabe der Umsatzsteuererklärung nicht vornimmt, der gerät daher in Verzug.
Fehlerhafte Beträge – Voranmeldung und Jahreserklärung
Zwar ist die Voranmeldung keine Steuererklärung in engeren Sinne. Denn die fällige Steuer wird nicht durch das Finanzamt ermittelt und festgesetzt. Vielmehr stellt die Umsatzsteuervoranmeldung ihrem Wesen nach eine Vorleistung auf die Jahresumsatzsteuer. Dennoch ist auch die Voranmeldung korrekt auszuführen, sodass die Beträge am Ende des Jahres mit der Jahressteuererklärung übereinstimmen. Nur so ist die stimmige Ausführung sowohl der Voranmeldungen als auch der Jahressteuererklärung überzeugend dargestellt.
Keine Übereinstimmung – Welche Folgen ergeben sich daraus?
Stimmen die Beträge zwischen den Umsatzsteuervoranmeldungen und der abschließenden Umsatzsteuerjahreserklärung nicht überein, dann ist daraus zu schließen, dass entweder eine oder mehrere der Voranmeldungen oder aber die Jahreserklärung fehlerhaft sein muss. Die fehlende Übereinstimmung führt daher automatisch zur Notwendigkeit einer Richtigstellung. Aus diesem Grund sollten Unternehmer auch auf die korrekte Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen besonderes Augenmerk legen. Weichen die Beträge der Umsatzsteuerjahreserklärung von denen der Voranmeldungen dennoch ab, dann müssen die Unstimmigkeiten nachvollziehbar erklärt werden. Hierzu kann eine Aufstellung mit den berichtigten Angaben dienen, die nach Monaten geordnet ist und die zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden sollte.
Wie kannst Du Fehler in der Vorsteuererklärung korrigieren?
In jedem Unternehmen wird es im Laufe seiner wirtschaftlichen Tätigkeit immer wieder vorkommen, dass eine Umsatzsteuererklärung nicht stimmig ist. Fehlerhafte Voranmeldungen oder Steuererklärungen sind aus vielfachen praktischen Gründen oftmals nicht vermeidbar. Wird ein Fehler in der Steuererklärung oder Voranmeldung entdeckt, dann gilt es, richtig zu reagieren.
Welche Folgen hat eine nachträgliche Korrektur?
Das Steuergesetz wurde im Jahr 2011 mit dem so genannten Schwarzgeldbekämpfungsgesetz verschärft. Eine nachgeholte oder berichtigte Umsatzsteuererklärung oder Umsatzsteuervoranmeldung kann seither als Selbstanzeige bewertet werden. Daher müssen Unternehmen bei einer Nachreichung sehr genau darauf achten, dass die Angaben ihrer Korrektur oder nachgeholten Umsatzsteuervoranmeldung vollständig und vor allem nun auch inhaltlich stimmig sind. Seit Ende 2012 werden kurzfristige Verspätungen der Abgabe von Steuererklärungen oder Voranmeldungen sowie geringfügige Abweichungen in den Beträgen zwar nicht als strafbar bewertet. Das gilt jedoch nicht, wenn sich ein Verdacht auf Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung ergibt.
Korrektur im Abrechnungszeitraum
Oftmals führen Korrekturen in der Vorsteuererklärung zu einer Nachzahlung. Wenn Du als Steuerpflichtiger einen Fehler entdeckst, dann kannst Du diesen nicht durch die darauf folgende Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren, indem Du eine vereinnahmte Umsatzsteuer in einen nachfolgenden Abrechnungszeitraum verschiebst. Vielmehr musst Du einen Fehler immer im dazu gehörigen Abrechnungszeitraum berichtigen, in dem die Steuer entstanden ist.
Wie nimmst Du die Korrektur vor? – Elster Online Korrektur: Umsatzsteuervoranmeldung
Für eine Korrektur gibt es keine festgelegte Frist. Vielmehr ist jeder Steuerpflichtige gehalten, eine Korrektur dann umgehend vorzunehmen, wenn er den Fehler entdeckt. Somit haben Unternehmer die Möglichkeit, jederzeit eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung vorzunehmen.
Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren mit Elster
