Die Firmenumzug Checkliste bietet Hilfestellung beim Ortswechsel deines Unternehmens. Der Umzug einer Firma ist ein Kraftakt mit hoher logistischer Herausforderung. Denn das Geschäft muss reibungslos während und nach dem Umzug weiterlaufen.
Die Erstellung einer Firmenumzug Checkliste – das Grundgerüst
Bevor Du den Umzug Deines Unternehmens im Detail organisierst, wird ein grobes Raster für Erledigungen festgelegt.
- Zeitplanung
- Dienstleister für den Umzug
- Behörden
- Basisversorgung
- Inventar
- Abwicklung der Mietverhältnisse
- Kommunikation
- Werbung
Damit die Zeit nicht davonläuft – Zeitplanung
Die Planung des Umzugs kann in mindestens vier zeitliche Abschnitte eingeteilt werden
- Mehrere Monate davor
- mindestens vier Wochen davor
- Umzugstage
- Danach
Die Monate davor
Bereits mehrere Monate vor dem Umzug werden die langfristig angelegten Aufgaben organisiert. Die Hauptorganisation des Umzugs solltest du einer einzigen belastbaren Person übertragen, die die Firmenumzug Checkliste erstellt. Diese hat von Anfang an den Überblick und ist für alle Beteiligten der zentrale Ansprechpartner. Die Fristen des alten Mietvertrages müssen berücksichtigt und die Kündigung entsprechend datiert werden. Auch für die Renovierung wird ein Zeitpuffer eingeplant. Der Umzugstermin wird sehr früh festgelegt, damit eine Umzugsfirma rechtzeitig beauftragt und eingewiesen wird. Umzugsfirmen haben meist sehr lange Vorlaufzeiten. Jetzt wird auch das Inventar schriftlich fixiert und die Einrichtung in den neuen Räumen geplant.
Nur noch wenige Wochen
Vier Wochen vor dem Umzug steigt die Spannung. Jetzt ist auch der letzte Mitarbeiter informiert und an der Abarbeitung der Firmenumzug Checkliste beteiligt. In den Büros sind die Umzugskisten bereit gestellt, um von den Mitarbeitern nach und nach gepackt und etikettiert zu werden. Sämtlichen Behörden, Versorgungsfirmen, Geschäftspartnern und Kunden wird in dieser Zeit die neue Adresse mitgeteilt. Auch die Planung der Einrichtung in den neuen Räumen nimmt Fahrt auf: fehlende Möbel und Geräte werden be- und Unbrauchbares entsorgt. In den Wochen vor dem Umzug werden schließlich auch die Anfahrtswege und Haltemöglichkeiten zusammen mit der Route der Umzugswagen geplant und bei den entsprechenden Behörden organisiert.
Die Umzugstage – Bewährungsprobe für die Firmenumzug Checkliste
Wenn das Inventar an den neuen Ort transportiert wird, dann muss die Infrastruktur der Firma optimal vorbereitet sein. Vom Wasser über Strom und Telefon bis hin zu den Schlüsseln der Bürotüren steht jetzt alles bereit, um reibungslos zu funktionieren.
Firmenumzug – keine Entspannung danach
Nach dem Umzug werden nicht nur die Kartons ausgepackt, Plätze verteilt und Telefonnummern neu vergeben. Die ehemaligen Räume müssen eventuell renoviert werden. Die interne Telekommunikation wird auf ihre Tauglichkeit überprüft und nachgebessert. Darüber hinaus wird das Geschäftspapier erneuert und die Website überarbeitet.
Behörden und Basisversorger – Höchste Priorität auf der Firmenumzug Checkliste
Damit der Betrieb nach dem Umzug reibungslos weiter geführt werden kann, solltest Du rechtzeitig sämtliche Behörden sowie die Versorgungsunternehmen informieren und die Verträge anpassen.
Checkliste für die Kommunikation der Adressänderung
- Behörden
- Finanzamt
- Krankenkassen
- Gewerbeamt
- Amtsgericht Handelsregister
- IHK
- Berufsgenossenschaft
- Steuerberater und Rechtsanwälte
- Jobcenter
- Versicherungen
- Patentamt
- KFZ
- Banken und Sparkassen
- Kunden
- Geschäftspartner
- Dienstleister
- Lieferanten
Checkliste für den Umzug der Infrastruktur
- Telefon
- Internet
- Strom
- Gas
- Fernwärme
- Energieversorger
- Wasserversorger
- GEZ
- Kabelanbieter
- Zeitungen
Checkliste für Anpassungen des Werbematerials
- Geschäftspapiere
- Visitenkarten
- Briefpapier
- Homepage Impressum
- Broschüren
Checkliste für Erledigungen vor Ort
- Überprüfung und Ablesung
- Sicherungen
- Wasseranschlüsse
- Zählerstände Strom, Wasser, Gas, Heizung
- Alle alten Räume müssen leer geräumt sein
- Packgut Kennzeichnung
- Schlüssel einsammeln und verteilen
- Reihenfolge des Transports festlegen
- Erreichbarkeit während des Umzugs organisieren
- Bekanntgabe Umzugstermin gegenüber Kunden und Dienstleistern
- Abstellraum für Zwischenlagerung
- Verpflegung von Helfern
- Ausgaben-Belege sammeln
Wenn die Firmenumzug Checkliste erfüllt ist
Sobald die Firma sich am neuen Ort eingerichtet hat, bietet eine Einstandsfeier die beste Gelegenheit, um sich für den Einsatz von Mitarbeitern erkenntlich zu zeigen.
