Firmenwagen privat nutzen – ist das Fahrtenbuch ein Muss?

Wenn dich statt U-Bahn oder Drahtesel der Firmenwagen zum Kunden bringt, liegt es nahe, das Dienstauto auch für die Fahrt zum Supermarkt oder zur privaten Geburtstagsfeier zu nutzen. Das ist auch absolut legitim – allerdings muss die private Nutzung vor dem Finanzamt transparent gemacht werden. Das Finanzamt geht in der Regel sowieso davon aus, dass viele Freiberufler ihren Firmenwagen privat nutzen, sofern dem Haushalt kein eigenes (Zweit-)Auto zur Verfügung steht.

1. Fahrtenbuch bei privater und dienstlicher Nutzung
2. Die 1-Prozent-Regel als Steuerpauschale
3. Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel – was ist vorteilhafter?
4. Wie ist die Führung des Fahrtenbuchs gesetzlich geregelt?
5. Was muss im Fahrtenbuch stehen?
6. Was ist bei der Führung eines Kassenbuchs zu beachten?

Zwei Fliegen mit einer Klappe: den Firmenwagen privat nutzen

Eine Möglichkeit, die private von der dienstlichen Nutzung steuerlich zu trennen, ist das Fahrtenbuch, in dem jegliche Nutzung mit Datum und Kilometerzahl der jeweiligen Fahrt vermerkt wird. Aber das Fahrtenbuch ist kein Muss: Eine zweite Möglichkeit ist die sogenannte 1-Prozent-Regel, mit der deine private Nutzung pauschal veranschlagt wird.

Fahrtenbuch bei privater und dienstlicher Nutzung

Das Fahrtenbuch bedeutet einigen Aufwand, dafür belegt es dem Finanzamt aber auch genau, in welchem Umfang der Wagen jeweils privat und dienstlich genutzt wird. Im Fahrtenbuch muss bei jeder Fahrt notiert werden:

• Ist die Fahrt privat oder dienstlich?
• Bei dienstlichen Fahrten: Tag der Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Ziel und Zweck der Fahrt, im Fall eines Umwegs die genaue Fahrtroute, ggf. Name des besuchten Kunden/Geschäftspartners
• Bei privaten Fahrten: Nur Datum und jeweilige Kilometerstände; Ausnahme: die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist gesondert zu markieren

Fallstricke des Fahrtenbuchs

Auf den ersten Blick scheint die Fahrtenbuch-Methode zwar aufwendig, aber ziemlich simpel zu sein. Leider gibt es Fallstricke, die dennoch regelmäßig zu Ärger führen:

• Das Finanzamt vertraut den Angaben weitgehend, aber nicht restlos. Deshalb können Belege nötig sein, die deine Angaben untermauern: z.B. eine Werkstattrechnung aus dem aufgezeichneten Zeitraum, die als Nachweis für die angegebenen Kilometerstände dienen kann.
• Elektronische Fahrtenbücher erkennt das Finanzamt nur dann an, wenn Einträge im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Schon eine Excel-Tabelle erfüllt diese Bedingung nicht.
• Falls das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt, berechnet es die private Nutzung pauschal nach der sogenannten 1-Prozent-Regel, für die du dich auch freiwillig entscheiden kannst – bei einem nicht anerkannten Fahrtenbuch steht dir allerdings diese Wahl nicht mehr offen.

Die 1-Prozent-Regel als Steuerpauschale

Nicht täuschen lassen: Die 1-Prozent-Regel klingt beim ersten Hinhören übermäßig attraktiv, weil „1%“ im Zusammenhang mit Steuern an besonders kleine Abgaben denken lässt. Aber die kleine Eins meint hier etwas anderes, als man auf Anhieb denken mag: Die gemeinte Steuerpauschale entlastet von der Pflicht, jede Fahrt mit dem Firmenwagen akribisch aufzeichnen zu müssen. Dafür musst du jeden Monat ein Prozent des inländischen Listenpreises deines Autos als sogenannten „geldwerten Vorteil“ versteuern (inklusive Umsatzsteuer). Dazu kommt ein weiterer Betrag, der zu versteuern ist und sich durch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz berechnet: Es werden dafür zusätzlich 0,03% des Listenpreises pro gefahrenem Kilometer im Monat als zu versteuernder Betrag fällig.

Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel – was ist vorteilhafter?

Pauschal lässt sich schwer sagen, mit welcher Alternative du finanziell besser dastehst. Als Faustregel gilt: Wer häufig den Firmenwagen privat nutzen muss, für den ist die 1-Prozent-Regel eventuell die bessere Wahl. Diese Faustregel wird aber von diversen Faktoren geschwächt: Benzinpreis, Diebstahl, Unfall, Beschädigung, Reparaturen …

Ein Steuerberater kann im individuellen Fall am besten bewerten, welche Option für dich die günstigere ist. Ein Tipp dazu: Wenn du ein Fahrtenbuch führst, hältst du dir bis zum Schluss beide Möglichkeiten offen. Denn wenn sich herausstellt, dass die 1-Prozent-Regel besser für dich wäre, kannst du sie am Ende des Steuerjahres immer noch wählen!

Wie ist die Führung des Fahrtenbuchs gesetzlich geregelt?

Die private Nutzung eines Firmenwagens ist laut Einkommensteuergesetz mit einem Entnahmewert, der in § 6 Abs 1 Nr. 4 Satz 3 EStG behandelt wird, beziehungsweise mit dem geldwerten Vorteil laut § 8 Abs 2 Satz 4 EStG anzusetzen. Steuerpflichtige können Fahrtkosten, die ihnen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstanden sind, von der Steuer absetzen. Hierfür müssen sie darauf achten, dass sie genau nachweisen können, welche Fahrten mit dem Firmenauto betrieblich veranlasst sind und wie viele Kilometer sie privat gefahren sind. Aufgrund ihrer Nachweispflicht liegt die Beweislast für die Abgrenzung zwischen betrieblich veranlassten und privaten Fahrten alleine beim Steuerpflichtigen. Er ist dazu verpflichtet, seine Aufzeichnungen im Sinne der Mitwirkungspflicht der Beweisführung laut Abgabenordnung § 90 AO zu erfüllen, indem er ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch führt. Daher sind die Anforderungen an die Form eines Fahrtenbuchs sehr streng.

Welche grundsätzlichen Anforderungen gelten für das Fahrtenbuch?

Die Form des Fahrtenbuchs ergibt sich aus Verwaltungsvorschriften des Bundesfinanzministeriums. Demnach müssen Steuerpflichtige ihr Fahrtenbuch so gestalten, dass dieses eine leichte und einwandfreie Überprüfung der Angaben ermöglicht. Die betrieblich bedingten Fahrten müssen getrennt von den privaten Fahrten aufgezeichnet werden. Darüber hinaus muss jede Fahrt fortlaufend ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Für Privatfahrten ist die Angabe der gefahrenen Kilometer ausreichend. Für betrieblich veranlasste Fahrten hingegen müssen Steuerpflichtige genaue Angaben machen.

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Der Gesetzgeber fordert von Steuerpflichtigen, die ihre betrieblichen Fahrtkosten von der Steuer absetzen, die folgenden Angaben im Fahrtenbuch:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
• Angabe des Fahrtziels
• Bei Umwegen Angabe der Fahrtroute
• Angabe des Zwecks der Fahrt
• Nennung der Geschäftspartner
• Kilometerstand am Ende der Fahrt

Diese Angaben sind für jede einzelne Fahrt, die mit dem Firmenwagen unternommen wird, ins Fahrtenbuch einzutragen, unabhängig davon, ob sie betrieblich veranlasst ist oder ob es sich um eine Privatfahrt handelt.

Was gilt für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte?

Die regelmäßigen Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sind jeweils durch einen kurzen Vermerk ins Fahrtenbuch einzutragen. Darüber hinaus müssen die Angaben darüber, wie viele Kilometer der Arbeitsweg umfasst, zumindest einmal im Fahrtenbuch aufgezeichnet sein. 

Was ist bei der Führung des Fahrtenbuch zu beachten?

Das Finanzministerium gibt für das Fahrtenbuch genau an, wie das Fahrtenbuch beschaffen sein muss, welche Eintragungen detaillierter auszuführen sind und wie die Eintragungen erfolgen müssen.

Beschaffenheit des Fahrtenbuchs

Das Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch vorliegen. Lose Zettel, auf denen Fahrten notiert sind, werden nicht als Beleg anerkannt. Das in gebundener Form vorliegende Buch gilt als ein für sich stehender Beleg für sämtliche Fahrten mit dem Firmenwagen innerhalb eines Kalenderjahres. Daher muss das Fahrtenbuch eine geschlossene Form als gebundenes Buch haben, die eine Eintragung in chronologisch geordneter Form gewährleistet. Die Buchform ist auch deswegen vorgeschrieben, damit die Fahrten in fortlaufender Reihenfolge erfasst werden und nachträgliche Veränderungen oder Hinzufügungen ausgeschlossen sind. Erfolgen dennoch nachträgliche Veränderungen, Ergänzungen oder Streichungen, so sind diese deutlich erkennbar.

Eintragungen, die genau ausgeführt werden müssen

Grundsätzlich müssen Steuerpflichtige genau angeben, worin die berufliche Veranlassung für ihre Fahrt besteht. Denn das Finanzamt soll plausibel nachvollziehen und im gegebenen Fall auch nachprüfen können, worin der betriebliche Anlass für die Fahrt liegt. So müssen neben dem Datum und dem Fahrtziel grundsätzlich auch die aufgesuchten Geschäftspartner, Auftraggeber oder Kunden des Steuerpflichtigen im Fahrtenbuch genannt sein. Dabei kann es vorkommen, dass eine beruflich veranlasste Fahrt nicht zu einer bestimmten Person führt. In einem solchen Fall muss im Fahrtenbuch ausgeführt sein, worin der konkrete Anlass für die Fahrt lag und warum dieser betrieblich bedingt ist. Zum Beispiel können die Fahrten zu einer Baustelle, zu einer Filiale oder in eine Behörde betrieblich veranlasst sein, ohne dass eine Person aufgesucht wird. Diese müssen daher genauer bezeichnet und erklärt werden. 

Wie sind die Fahrten einzutragen?

Die Fahrten sind mit vollständigen Angaben zeitnah und in chronologischer Reihenfolge mit der Hand ins Fahrtenbuch einzutragen. Zeitversetzte Eintragungen werden nicht anerkannt. 

Was gilt für elektronische Daten?

Grundsätzlich werden elektronische Dateien laut Abgabenordnung nicht als Beleg für das Finanzamt anerkannt, wenn sie die Möglichkeit haben, nachträglich verändert werden zu können. Denn in diesem Fall können die Dokumente nicht gewährleisten, dass die Eintragungen zeitnah, fortlaufend und lückenlos erfolgt und nicht im Nachhinein geändert worden sind. Fahrtenbücher, die zum Beispiel mit Excel in Tabellenform angelegt sind, genügen daher nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Grundsätzlich werden elektronisch erstellte Fahrtenbücher, die eine nachträgliche Veränderung ermöglichen nicht als Beleg für die steuerliche Geltendmachung anerkannt.