Flexible Rechnungsnummern

Viele kleine Erweiterungen haben in den letzten Tagen Einzug in Billomat gehalten. Eine praktische Erweiterung betrifft die Vergabe von Rechnungsnummern. Diese ist nun noch flexibler. Platzhalter und führende Nullen machen es möglich. Dieser Artikel zeigt, was nun möglich ist.

Billomat vergibt fortlaufende Nummern. Dies gilt bei Rechnungen und Angeboten genauso wie bei Artikel und Kunden. Unter Einstellungen > Präfixe kann ein Präfix definiert werden, dass der Rechnungsnummer vorangestellt wird. Die Voreinstellung ist hier „RE“, so dass Billomat hier fleißig die Rechnungen RE1, RE2, RE3, … erzeugt.

Start bei beliebiger Rechnungsnummer

Was aber, wenn bereits die Rechnung 225 auf andere Art und Weiße erzeugt wurden, bevor man zur Billomat-Fakturierung wechselte? Hier kann ganz einfach die Rechnungsnummer bei der Erstellung der ersten Rechnung gewechselt werden. Dazu eine neue Rechnung erstellen und auf den Ändern-Link neben der Rechnungsnummer klicken. Gibt man hier eine andere fortlaufende Zahl (im Beispiel also 226) ein. Billomat verrichtet fortan seinen Dienst ab dieser Rechnungsnummer und zählt pflichtbewusst 226, 227, 228…

Führende Nullen

Ganz frisch eingetroffen sind die führenden Nullen. Wer anstatt RE1 lieber RE0001 auf seiner Rechnung stehen haben möchte, kann dies nun ebenfalls unter Einstellungen > Präfixe festlegen. Dort kann die Mindestlänge der Rechnungsnummer (ohne Präfix) konfiguriert werden. Im Beispiel wäre 4 als Mindestlänge zu wählen. Aus 1 wird 0001, aus 11 wird 0011 und aus 1111 wird 1111. Da es sich um eine Mindestlänge handelt, bleiben auch längere Zahlen unverändert: 111111 bleibt 111111.

Platzhalter

Richtig schick wird’s, wenn Platzhalter für ein Präfix verwendet werden. Platzhalter werden von Billomat dynamisch durch die entsprechenden Werte ersetzt. Ein Blick in die Hilfe (Hilfe > Platzhalter) zeigt, welche Platzhalter es alles gibt. Für Rechnungsnummern sind vor allen Dingen die Kunden- und Datumsplatzhalter interessant.

Wer beispielsweise das aktuelle Jahr und den aktuellen Monat in seiner Rechnunsgnummer unterbringen möchte, kann mit dem Präfix „RE-[Date.year]-[Date.month]-“ Rechnungsnummern wie RE-2011-01-00004 zaubern. Wer lieber die Kundennummer zum Teil der Rechnunsgnummer machen möchte, greift hingegen zu einem Präfix, das diesem Format ähnelt: „RE-[Client.number]/„ und generiert so Rechnungsnummern wie „RE-3993/1“.

Achtung! Die Fortlaufende Nummerierung sorgt dafür, dass die Rechnungsnummer immer für einen Präfix eindeutig ist. Das bedeutet, dass die nächste Rechnung des Kunden die RE-3993/2 bekommt. Für einen anderen Kunden beginnt die Zählung jedoch wieder bei der kleinsten mögliche Zahl; also beispielsweise bei 1. So könnte nach der RE-3993/2, die RE-2389/1 und dann wieder die RE-3993/3 folgen.

Und was ist mit Nummern für Angebote, Kunden und Artikel?

Alle Funktionen zu den Rechnungsnummern gelten ebenfalls für Angebots-, Kunden- und Artikelnummern.

Wir hoffen, dass die Arbeit mit Billomat dadurch noch einfacher und gleichzeitig flexibler wird.