Mahnung formulieren – so machst Du’s richtig!

Dem Geld hinterherlaufen, Mahnungen schreiben: Nicht zahlende Kunden sind mit das Unangenehmste, was Dir in der Selbstständigkeit passieren kann. Hier solltest Du rasch die richtigen und deutlichen Worte finden. Wir helfen natürlich gerne weiter beim Zahlungserinnerung und Mahnung formulieren.

Step-by-Step: Wie formuliere ich eine Mahnung?

Ist es Dir unangenehm, nachzufragen, wo Dein Geld bleibt? Dann mach Dir einfach klar, was Zahlungsverzug für Dich bedeutet: Deine Liquidität wird eingeschränkt. Du hast die vereinbarte Leistung erbracht und Dein ehrlich verdientes Geld ist noch nicht da! Außerdem hast Du nun auch noch Mehraufwand mit dem Vorgang, weil Du Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen schreiben musst. Na? Das putzt doch die Hemmungen weg, oder?

Mach Dir einfach klar: Du stellst nur Deine Postition klar, Du bist nicht unfreundlich, wenn Du eine Mahnung schickst. Deine Mahnungen und Zahlungserinnerungen sind im Grunde sogar ein freundlicher Service von Dir. Du unterstützt damit Deinen Kunden, seine Finanzen zu ordnen. Außerdem zeigst Du ihm, dass Mehrkosten entstehen, je weiter er in Verzug gerät. Mahngebühren und Verzugszinsen sind nämlich ärgerlich für den säumigen Schuldner – aber Dein gutes Recht. Also keine Scheu vor dem Mahnen!

Mahnung formulieren: Wie sage ich es freundlich aber bestimmt?

Mit unseren Formulierungen gehen wir von dem Fall aus, dass Du in drei Stufen mahnen möchtest: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung. Du bist nicht verpflichtet, so viele Mahnstufen einzusetzen. Doch weil man seine Kunden ja normalerweise halten möchte, sind mehrere Erinnerungen oft die bessere Idee, ehe man allzu schnell Anwalt oder Inkassobüro einschaltet.

Die Zahlungserinnerung ist eigentlich nicht nötig, sie ist aber weit verbreitet. Daher entspricht es der Gewohnheit des Kunden, zunächst nur erinnert zu werden, ohne das Mehrkosten entstehen. Deshalb ist es empfehlenswert, bei der ersten Benachrichtigung – der Zahlungserinnerung – noch keine Zusatzkosten aufzuschlagen, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden. Die Zahlungserinnerung ist so etwas wie ein freundlicher Stups, die den Tonfall „Denkste aber bitte noch dran, ja?“ haben sollte – bloß etwas förmlicher formuliert.

Die folgenden Formulierungen sind lediglich Vorschläge. Du kannst die Muster Deinen eigenen Bedürfnissen und Deinem bevorzugtem Vorgehen anpassen. Wann Du Verzugszinsen und Mahngebühren tatsächlich einforderst, hängt von Dir ab. Du findest bei uns außerdem eine Mustervorlage für Mahnungen.

Muster für die Zahlungserinnerung

Sehr geehrte/r Frau/Herr xxx,

auf die Rechnung mit der Nummer xxxxx konnte ich bislang keinen passenden Zahlungseingang feststellen. Ich möchte Sie bitten, die Zahlung schnellstmöglich, spätestens jedoch bis zum [Datum] nachzuholen.

Sollten Sie die Zahlung mittlerweile angewiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bitte beachten Sie, dass Ihnen bei weiterem Verzug durch Mahngebühren und Verzugszinsen zusätzliche Kosten entstehen können.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Vorlage für die erste Mahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr xxx,

leider konnte ich auch nach meiner Zahlungserinnerung vom [Datum des ersten Mahnschreibens] für die Rechnung mit der Nummer xxxxx noch keinen Zahlungseingang feststellen. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis, dass mit dieser Mahnung eine Mahngebühr von [zum Beispiel: 2,50 Euro oder die 40-Euro-Mahnpauschale] fällig wird.

Ich bitte Sie, die ausstehende Rechnungssumme schnellstmöglich, spätestens jedoch bis zum [Datum] zu überweisen.

Bitte beachten Sie, dass bei weiterem Verzug weitere Mahngebühren und Verzugszinsen fällig werden.

Vielen Dank

Mit freundlichen Grüßen

Ein Beispiel für die letzte Mahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr xxx,

leider konnte ich auch nach meinen Zahlungserinnerungen vom [Datum Zahlungserinnerung] und vom [Datum erste Mahnung] für die Rechnung mit der Nummer xxxxx noch keinen Zahlungseingang feststellen. 

Folgende Beträge stehen zur Zahlung offen:

Rechnungsbetrag: 

Verzugszinsen:

Mahngebühren:

Summe:

Ich bitte Sie, die ausstehende Rechnungssumme spätestens bis zum [Datum] zu überweisen.

Bitte beachten Sie: Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht erfolgt sein, sehe ich mich gezwungen, ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einzuleiten.

Vielen Dank

Mit freundlichen Grüßen

Wie könnte eine Mahnung aussehen, wenn man die Faxen richtig dicke hat?

Eine Mahnung formulieren – dass ist also in der Regel ein eher formeller Text. Das muss nicht zwingend so sein. Aber ausgesprochen flapsige oder wütenden Erinnerungen sind nur dann angebracht, wenn das entweder dem Umgangston zwischen Dir und dem Kunden entspricht. So etwas wie das hier solltest Du andernfalls nur dann schreiben, wenn man sowieso nichts mehr mit diesem notorischen Zahlungsverzögerer zu tun haben möchtest, Dir aber mal so richtig Luft machen willst:

Hunde sind ihrem Herrchen einfach so ergeben. Meine Dienste gibt es aber nur gegen Geld. Deswegen werden Sie wohl oder übel bezahlen müssen, damit ich nicht bissig werde und zum Anwalt gehe.

Wie gesagt: So darfst Du nur Deine Mahnung formulieren, wenn Du mit den Folgen wirklich leben kannst. Am besten, Du benutzt sie nur, um Wut abzulassen, schreibst sie einmal auf und zerreißt sie direkt danach. Dann einmal tief durchatmen und dann verfasst Du lieber eine Mahnung, die der Kunde auch sehen darf.

Warum ist eine Mahnung mit Buchhaltungssoftware leichter?

Wenn Du eine Buchhaltungssoftware wie Billomat nutzt, kannst Du aus unbezahlten Rechnungsdokumenten eine Zahlungsaufforderung oder direkt Mahnungen erstellen. Für alle Mahnstufen kannst du Vorlagen nutzen oder Textbausteine (zum Beispiel unsere vorgeschlagenen Formulierungen) hinterlegen, um Dir die Arbeit zu erleichtern. Und weil Billomat Dich auch automatisch per E-Mail an unbezahlte Rechnungen erinnern kann, kannst Du künftig in Windeseile und mit denkbar geringem Aufwand Deine Außenstände liquidieren! Wenn Du Dir die manuelle Arbeit abnehmen lassen möchtest, bietet Billomat Dir zudem ein automatisiertes Mahnwesen.

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