Mahnung formulieren – so machst Du’s richtig!

Den richtigen Ton in einer Mahnung zu finden, ist gar nicht so einfach. Als Unternehmer solltest Du dennoch einen klaren und sachlichen Standpunkt vertreten. Unser Beitrag hilft Dir dabei:

Mahnungen gekonnt formulieren

Wie drücke ich mich freundlich, aber bestimmt aus?

Als Unternehmer bist Du auf pünktliche Zahlungen angewiesen. Länger als vereinbart auf Dein Geld zu warten, verursacht für Dich nicht nur Vorkosten und zusätzlichen Stress, sondern schränkt auch Deine Liquidität erheblich ein. Hinzu kommt der bürokratische Mehraufwand, den Du für das Schreiben von Zahlungsaufforderungen und Mahnungen aufbringen musst. Mehr als genug Gründe also, sich nicht erst bei Zahlungsverzug mit Mahnwesen und Forderungsmanagement zu beschäftigen.

Beim Formulieren von Mahnungen ist Fingerspitzengefühl gefragt.  Zum einen ist es Dein gutes Recht und gängige Praxis, den Kunden bei Überschreitung der Zahlungsfrist zu erinnern und offene Forderungen samt möglicher Mahngebühren einzufordern. Zum anderen ist es wichtig, sich ins Gedächtnis zu rufen, dass es sich beim Empfänger der Mahnung um einen Deiner Kunden handelt. Zu scharfe Formulierungen könnten sich negativ auf die Kundenbindung auswirken und einen langjährigen Kunden, der die Rechnung möglicherweise nur versehentlich vergessen hat, vor den Kopf stoßen. Grundsätzlich gilt daher – trotz allem Ärger – Mahnschreiben professionell und freundlich, aber bestimmt zu formulieren.

Step-by-Step: Wie formuliere ich eine Mahnung?

Üblicherweise ist ein Mahnverfahren dreistufig aufgebaut: Von der ersten Zahlungserinnerung bis zur dritten und letzten Mahnstufe unterscheiden sich die Anzahl und Art der Mahnschreiben je nach individuellem Verlauf.

Generell gilt: Jede Mahnung sollte die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den offenen Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum sowie eine Frist zur Zahlung beinhalten.

Zahlungserinnerung oder Mahnung – Gibt es einen Unterschied?

Für viele stellt sich zu Beginn die Frage, ob es einen Unterschied zwischen einer Mahnung oder einer Zahlungserinnerung gibt. Die einfache Antwort: Nein, es gibt keinen Unterschied. Wenn Du in einer Zahlungserinnerung deutlich machst, dass der Empfänger mit einer Zahlung überfällig ist, dann handelt es ich bei diesem Schreiben rein rechtlich betrachtet um eine Mahnung. Das Wort Zahlungserinnerung klingt in den Ohren vieler Kunden deutlich freundlicher als das Wort Mahnung. Das solltest Du bei Deinen Überlegungen, wie Du die Mahnungen formulierst, definitiv berücksichtigen.

Muster für die Zahlungserinnerung

Sehr geehrte/r Frau/Herr xxx,

für die Rechnung mit der Nummer xxxxx konnte ich bislang keinen Zahlungseingang feststellen. Ich möchte Sie bitten, die Zahlung schnellstmöglich, spätestens jedoch bis zum [Datum] nachzuholen.

Sollten Sie die Zahlung mittlerweile angewiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bitte beachten Sie, dass Ihnen bei weiterem Verzug durch Mahngebühren und Verzugszinsen zusätzliche Kosten entstehen können.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Die außergerichtliche Mahnung – Mustervorlagen

Hat die Zahlungserinnerung keine Wirkung erbracht und Du wartest immer noch auf Deine Außenstände, ist es an der Zeit, mit einem Mahnschreiben den Zahlungsverzug offiziell einzuleiten. Je nach Mahnstufe nimmt die Ernsthaftigkeit und Schärfe bis zur letzten Mahnung zu: Zweite und dritte Mahnung sind in der Regel deutlich fordernder formuliert und gewähren dem Kunden immer kürzere Zahlungsfristen. In der letzten Mahnung wird schließlich darauf hingewiesen, dass ein weiterer Verzug rechtliche Konsequenzen mit sich zieht.

Die folgenden Formulierungen sind lediglich Vorschläge. Du kannst die Muster Deinen eigenen Bedürfnissen und Deinem bevorzugtem Vorgehen anpassen. Wann Du Verzugszinsen und Mahngebühren tatsächlich einforderst, hängt von Dir ab. Du findest bei uns außerdem eine Mustervorlage für Mahnungen.

Vorlage für die erste Mahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr xxx,

leider konnte ich auch nach meiner Zahlungserinnerung vom [Datum des ersten Mahnschreibens] für die Rechnung mit der Nummer xxxxx noch keinen Zahlungseingang feststellen. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis, dass mit dieser Mahnung eine Mahngebühr von [zum Beispiel: 2,50 Euro oder die 40-Euro-Mahnpauschale] fällig wird.

Ich bitte Sie, die ausstehende Rechnungssumme schnellstmöglich, spätestens jedoch bis zum [Datum] zu überweisen.

Bitte beachten Sie, dass bei weiterem Verzug weitere Mahngebühren und Verzugszinsen fällig werden.

Vielen Dank

Mit freundlichen Grüßen

Ein Beispiel für die letzte Mahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr xxx,

leider konnte ich auch nach meinen Zahlungserinnerungen vom [Datum Zahlungserinnerung] und vom [Datum erste Mahnung] für die Rechnung mit der Nummer xxxxx noch keinen Zahlungseingang feststellen. 

Folgende Beträge stehen zur Zahlung offen:

Rechnungsbetrag: 

Verzugszinsen:

Mahngebühren:

Summe:

Ich bitte Sie, die ausstehende Rechnungssumme spätestens bis zum [Datum] zu überweisen.

Bitte beachten Sie: Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht erfolgt sein, sehe ich mich gezwungen, ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einzuleiten.

Vielen Dank

Mit freundlichen Grüßen

Mahnwesen automatisieren und Zeit sparen

Wenn Du eine Buchhaltungssoftware wie Billomat nutzt, kannst Du aus unbezahlten Rechnungsdokumenten eine Zahlungsaufforderung oder direkt Mahnungen erstellen. Für alle Mahnstufen kannst du Vorlagen nutzen oder Textbausteine (zum Beispiel unsere vorgeschlagenen Formulierungen) hinterlegen, um Dir die Arbeit zu erleichtern. Und weil Billomat Dich auch automatisch per E-Mail an unbezahlte Rechnungen erinnern kann, kannst Du künftig in Rekordzeit und mit denkbar geringem Aufwand Deine Außenstände liquidieren. Wenn Du Dir die manuelle Arbeit abnehmen lassen möchtest, bietet Billomat Dir zudem ein automatisiertes Mahnwesen.

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