Fristen einhalten: Umsatzsteuervoranmeldung

Selbst wenn gerade wenig Umsatz da ist oder du dich eben erst selbstständig gemacht hast: Das Thema Steuern solltest du immer im Auge behalten. Und die Umsatzsteuervoranmeldung ist regelmäßig fällig. Dabei ist es völlig egal, wie hoch die abzuführenden Beträge gerade sind oder ob Ebbe auf deinem Unternehmenskonto ist: Fristen einhalten ist sehr wichtig, wenn es um Umsatzsteuer geht.

Genau genommen hat es das Finanzamt immer gerne pünktlich, egal ob es um deine Einkommenssteuererklärung oder die für deine Mitarbeiter abgeführte Lohnsteuer geht. Alles muss immer bis zum korrekten Termin da sein. Es ist also bei allen anderen Steuerarten auch wichtig, alle Unterlagen und Erklärungen pünktlich beim Finanzamt einzureichen und rechtzeitig die Zahlung anzuweisen. Das erleichtert die Abläufe und die Zusammenarbeit sehr.

Während Einkommenssteuer und Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nur einmal im Jahr abgegeben werden müssen, verlangt das Umsatzsteuer absetzen öfter die Aufmerksamkeit des Steuerpflichtigen.

Was brauchst du für eine Umsatzsteuervoranmeldung?

In der Umsatzsteuervoranmeldung rechnest du gezahlte Umsatzsteuer gegen vereinnahmte auf. Du brauchst also die Summe aller Beträge, auf die du Umsatzsteuer berechnet hast. Das ist Deine Ausgangsrechnung für den in der Voranmeldung zu betrachtenden Zeitraum.

Bei der Ist-Versteuerung, die du beantragen kannst, wenn du zum Beispiel Freiberufler bist, bezieht sich das auf die bereits eingenommenen Beträge. In der Soll-Versteuerung, die für die meisten Unternehmen gilt, musst du auch die Beträge angeben, die du zwar in Rechnung gestellt, aber noch nicht eingenommen hast.

Wer mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen hantiert, muss in mehreren Zeilen etwas eintragen. Dann benötigst du die Summe der gezahlten Umsatzsteuer: Wieviel Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer hast du auf Rechnungen anderer Unternehmen gezahlt?

Eine Umsatzsteuervoranmeldung dauert nicht lange, sie muss aber regelmäßig und pünktlich an das Finanzamt übermittelt werden. Fällig ist die Umsatzsteuer immer zum 10. des Folgemonats. Wer quartalsweise abgeben muss, macht seine Umsatzsteuer für das erste Quartal eines Jahres also immer bis zum 10.4., für das zweite Quartal zum 10.7. etc.. Nur für Selbstständige mit sehr geringem Umsatz ist dem Finanzamt der Aufwand regelmäßiger Voranmeldungen zu hoch: Hier reicht die jährliche Umsatzsteuererklärung. Kleinunternehmer sind generell außen vor, weil sie auf ihre Rechnungen gar keine Umsatzsteuer berechnen und infolgedessen auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Umsatzsteuervoranmeldung: wer macht sie wie häufig?

Fristen einhalten: Wie oft du eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen musst, hängt überwiegend davon ab, wie viel Umsatz dein Unternehmen macht.

• Startup in den ersten zwei Jahren nach Gründung: Monatlich – das Finanzamt betrachtet dich als Risikopatienten.
• Kleinunternehmerregelung: gar nicht. Auf  der Rechnung von Kleinunternehmern ist keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Wer nach Kleinunternehmerregelung arbeitet, nimmt keine Umsatzsteuer ein, führt also auch keine ab. Dabei ist es egal, ob der Kleinunternehmer ein Gründer ist oder schon lange als Selbstständiger arbeitet.
  Bei allen übrigen Unternehmen geht es danach, wie hoch die im Vorjahr an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer ausgefallen ist:
• Weniger als 1.000€ Umsatzsteuer im Vorjahr: gar nicht. Um den Verwaltungsaufwand gering zu halten, verzichtet das Finanzamt hier auf die Umsatzsteuervoranmeldungen, erwartet aber eine Umsatzsteuererklärung im Folgejahr. Dann solltest du die Steuerschuld aber sofort zahlen können. Und sollte sich im Laufe des Jahres dein Umsatz steil nach oben bewegen, dann gib dem Finanzamt bescheid, dass du wieder Voranmeldungen machen musst.
• Zwischen 1.000 und 7.500€ Umsatzsteuer im Vorjahr: quartalsweise.
• Mehr als 7.500€ im Vorjahr: monatlich.

Dauerfristverlängerung beantragen

Wenn dir das Fristen einhalten schwer fällt: Beantrage eine sogenannte Dauerfristverlängerung. Wird sie genehmigt, dann hast du bei den Umsatzsteuervoranmeldungen jeweils einen Monat mehr Zeit. Das ist vor allem für die Firmen von Vorteil, die monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung machen müssen. Ein Monat mehr Zeit bedeutet, dass du dich nur einmal dran setzen musst und für zwei Monate auf einmal die Umsatzsteuervoranmeldung erledigen kannst.

Tipp: Eine Dauerfristverlängerung solltest du nicht erst beantragen, wenn du sie dringend und sofort brauchst. Zum einen benötigen die Mitarbeiter im Finanzamt eine gewisse Bearbeitungszeit, zum anderen kann der Antrag auch abgelehnt werden. Dann müsstest du sehr schnell handeln oder hast womöglich schon eine Frist verpasst. Deshalb informiere Dich lieber gleich, wie Du die Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung beantragen kannst.

Fristen einhalten: aber welche?

Mit Gründung eines Startups, bei Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung oder wenn du ein wirklich mieses Geschäftsjahr mit unter 1.000 € Umsatzsteuer hattest: Du bekommst Post vom Finanzamt, wenn sich an den Intervallen für deine Umsatzsteuervoranmeldung etwas ändert. Falls du dir nicht sicher bist, wann du eine Voranmeldung einreichen musst: Anrufen und fragen – entweder beim Finanzamt oder bei deinem Steuerberater.

Komplizierter wird es dann wenn Du nicht nur in Deutschland, sondern auch in EU-Ländern Umsätze erzielst. Dann musst Du nicht nur die Umsatzsteuervoranmeldung, sondern auch die Zusammenfassende Meldung (ZM) einreichen.

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