9 Praxistipps für das Führen aus dem Homeoffice

Du und deine Mitarbeiter sind gerade ins Homeoffice ausgewandert, um die Gesundheit aller zu schützen? Es gibt Führungskräfte, die schon lange gute Erfahrungen mit der Führung von dezentralen Teams gesammelt haben, zum Beispiel weil sie Außendienstmitarbeiter, Freiberufler oder Spezialisten-Teams führen. Sie wissen, dass es geht, wenn alle die gemeinsamen Spielregeln einhalten.

1. Welche Besonderheiten gibt es beim Führen aus dem Homeoffice?
2. Definiere die Spielregeln für die Zusammenarbeit
3. Kommunikation ist Trumpf
4. Starte mit einem Kurzmeeting gut in den Tag
5. Führe regelmäßig 1:1-Telefonate
6. Organisiere dich und deinen Tag in Zeitblöcken
7. Führe durch Ergebnisse und gib‘ Hilfe zur Selbsthilfe
8. Organisiere Hilfe bei technischen Problemen
9. Siehe die Krise als Chance
10. Schenke deinen Mitarbeitern Vertrauen und Wohlwollen
11. Was gibt es bei einer Homeoffice-Regelung sonst zu beachten?

Welche Besonderheiten gibt es beim Führen aus dem Homeoffice?

Viele Führungskräfte betreten jedoch gerade Neuland und sehen sich zudem mit einer weiteren Herausforderung konfrontiert. Nicht nur sie selbst, sondern auch ihre Mitarbeiter sind völlig unerfahren mit dem Arbeiten von Zuhause aus.

Mach‘ dir also zunächst bewusst, dass das Führen aus dem Homeoffice einige Besonderheiten mit sich bringt:

• Die im Büro gewohnte Möglichkeit für spontane Rückfragen und Absprachen ist eingeschränkt. Die Abstimmung ist damit erschwert.
• Die Kommunikation läuft überwiegend über elektronische Medien. Dadurch können Missverständnisse entstehen.
• Der direkte, persönliche Kontakt ist reduziert. Es besteht die Gefahr der Isolation, des Verlusts von Fokus und der Frustration.
• Für die Führungskraft sind Leistungsbeurteilung und Kontrolle nicht wie gewohnt möglich. Was wir brauchen, ist eine Führungskultur auf Vertrauensbasis.

Damit du dein Team auch im Homeoffice erfolgreich führen kannst, haben wir 9 Praxistipps für dich zusammengestellt.

1) Definiere die Spielregeln für die Zusammenarbeit

Die Situation ist für alle neu. Du brauchst jetzt klare Spielregeln, damit die Zusammenarbeit im Homeoffice funktioniert. Die Vorstellungen deiner Mitarbeiter zu Arbeitszeiten und -regeln im Homeoffice können sehr unterschiedlich ausfallen. Lege daher schriftlich und eindeutig fest:

• Welches sind Kernarbeitszeiten, zu denen alle Teammitglieder erreichbar sein sollen?
• Welche Reaktionszeiten gibt es für E-Mails und Anfragen?
• Welche Prozesse gelten für die Kommunikation? Wer berichtet über welche Wege an wen? Wer informiert wen?
• Wie sind die Zuständigkeiten geregelt?
• Wer hat auf welche Dateien Zugriff?

Mein Tipp: Mach‘ dir Gedanken darüber, welche Regeln und Prozesse für dein Team sinnvoll sind. Homeoffice bedeutet ja auch die Chance, störungsfrei und konzentriert an Aufgaben arbeiten zu können. Dieser Vorteil steht mit einer permanenten Erreichbarkeit per Telefon oder Chat im Widerspruch.

Es ist also durchaus sinnvoll, Zeitfenster festzulegen, in denen du und dein Team jederzeit erreichbar sind, aber auch solche, wo es Chat- und Telefonpausen gibt.

2) Kommunikation ist Trumpf

Lass‘ deine Mitarbeiter im Homeoffice nicht im Ungewissen hängen. Gerade wenn du dein Team aus der Ferne führst, ist es wichtig, dass du Mitarbeiterführung als deine wichtigste Aufgabe siehst. Gute Kommunikation ist dabei Dreh- und Angelpunkt. Diese 3 Elemente gehören unbedingt dazu:

1. Kurzmeetings per Telefon- oder Videokonferenz zur Lagebesprechung und zum Teamzusammenhalt
2. Einzeltelefonate mit jedem Mitarbeiter
3. Teammeetings per Telefon oder Video zu bestimmten Projekten

Bei allen Teammeetings gelten die Regeln, die auch für Präsenzmeetings gelten:

• Beginne und ende pünktlich!
• Nur einer spricht!
• Ergebnisse dokumentieren und per E-Mail versenden lassen!
• Positiv bleiben!

3) Starte mit einem Kurzmeeting gut in den Tag

Halte jeden Morgen oder zumindest zweimal pro Woche eine kurze Telefon- oder Videokonferenz mit deinem Team. Ca. 15 Minuten reichen in der Regel dafür aus. Gib diesen Meetings einen Namen, z.B. „Morgen-Meeting“, „Morgen-Kaffee“ oder „Morgen-Treffpunkt“.

Ein Morgen-Meeting hat zugleich den Vorteil, dass jedem klar ist, dass der Arbeitstag nun beginnt. Im Meeting besprecht ihr, wo jeder gerade mit seinen Aufgaben steht. Dann legt ihr fest, welche Aufgaben als nächstes zu bearbeiten sind. Nehme dir zu Beginn des Meetings aber auch die Zeit, in die Runde zu fragen, wie es deinen Leuten geht. Wenn du raushörst, dass bei jemandem der Schuh drückt, dann verweise auf ein 1:1-Gespräch im Laufe des Tages. Nach dem Motto „Du, ich rufe dich später nochmal an.“

4) Führe regelmäßig 1:1-Telefonate

Mindestens einmal pro Woche brauchst du jetzt ein 1:1-Telefonat mit jedem deiner Mitarbeiter. Dabei geht es nicht nur um fachliche Fragen, sondern auch um den persönlichen Austausch. Lass‘ deine Leute in einer solchen Ausnahmesituation nicht allein. Homeoffice, Kurzarbeit – dies alles bedeutet für viele Menschen eine große Verunsicherung. Es liegt an dir, deinen Mitarbeitern jetzt Sinn und Orientierung zu geben. Du bist der „Fels in der Brandung“, der das Team gut durch den Sturm navigiert.

5) Organisiere dich und deinen Tag in Zeitblöcken

Mitarbeiterführung ist deine wichtigste Aufgabe, aber natürlich hast du auch andere Aufgaben. Deshalb ist es sinnvoll, wenn du deinen Tag in Blöcke unterteilst. Also beispielsweise am Vormittag ein Block für Teamkonferenzen und 1:1-Telefonate. Dann ein Block für störungsfreie Arbeiten an deinen Projekten.

Nach der Mittagspause planst du vielleicht einen weiteren Block für Telefonate und Mitarbeitergespräche. Du kannst alternativ auch eine „Sprechstunde“ pro Tag einrichten, zu der dich jedes Teammitglied gut erreichen kann.

Der spätere Nachmittag eignet sich für einen weiteren störungsfreier Block. So bekommt dein Tag eine feste Struktur, die du auch nach außen kommunizieren kannst. Auch dein Team kann sich darauf einstellen.

6) Führe durch Ergebnisse und gib‘ Hilfe zur Selbsthilfe

Eine inhaltliche Kontrolle erreichst du, indem du mit jedem Mitarbeiter Ergebnisse und Aufgaben vereinbarst. Was soll der Mitarbeiter dir heute bzw. diese Woche liefern? Was soll er/sie erreichen?

Definiere kleine Arbeitspakete, die gut zu schaffen sind, um die Motivation deiner Leute hoch zu halten.

Nicht jeder Mitarbeiter ist es gewohnt, so selbstbestimmt zu arbeiten. Die Zahl der Ablenkungen, die Zuhause lauern, ist schließlich groß. Hilf‘ Mitarbeitern, die sich schwer damit tun, diese Umstellung zu meistern. Gehe mit ihnen ihre To-do-Listen und die Prioritäten der einzelnen Aufgaben durch. Das ist gleichzeitig eine Investition in die Zukunft, denn deine Mitarbeiter lernen so gute Arbeitsgewohnheiten, die ihnen auch später von Nutzen sein werden.

So behältst du den Überblick über die Ergebnisse und Kapazitäten deines Teams.

7) Organisiere Hilfe bei technischen Problemen

Slack, Zoom, Skype, Jitsi – nicht jeder Mitarbeiter kann damit schon sicher umgehen. Ein gut ausgestattetes Homeoffice haben nur die wenigsten. Organisiere also Hilfe, wenn es mit der Technik noch nicht so gut klappt. Biete Unterstützung, wenn es Mitarbeitern an sinnvollen Hilfsmitteln wie Headset, Bildschirm, etc. mangelt.

8) Siehe die Krise als Chance

Bist du in der Situation, dass du gerade etwas weniger Alltagsgeschäft auf dem Schreibtisch hast? Dann nutze die Zeit, um dich um strategische und unternehmerische Aufgaben zu kümmern, die ansonsten leicht zu kurz kommen.

Dazu gehört zum Beispiel die Arbeit an den Zielen und Werten des Unternehmens, an der Konzeption von Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung und an Prozessen zur Einarbeitung, Motivation und Bindung der Mitarbeiter.

War es bislang eine deiner größten Herausforderungen, gute, neue Mitarbeiter zu finden? Dann denke daran, dass sich gerade jetzt neue Möglichkeiten auftun. Es gibt Mitarbeiter, die in der Krise ihren Job verlieren oder die von ihrem Arbeitgeber enttäuscht und daher wechselwillig sind.

Erkenne also deine Chancen und greife zu!

9) Schenke deinen Mitarbeitern Vertrauen und Wohlwollen

Deine Mitarbeiter haben gerade mit ganz unterschiedlichen Dingen zu kämpfen. Die einen haben den Spagat zwischen Arbeit und Kinderbetreuung zu meistern, die anderen finden sich allein in ihren vier Wänden wieder, wo ihnen die Decke auf den Kopf fällt. Viele machen sich Sorgen um die eigene Gesundheit oder die ihrer Eltern oder Großeltern.

Behalte diese Ausnahmesituation also im Hinterkopf. Dies betrifft auch deine Fehlertoleranz. Du kannst davon ausgehen, dass niemand mit Absicht Fehler macht. Unterstelle also deinen Mitarbeitern nur Positives und kritisiere mit Augenmaß.

Sei realistisch! Wer jetzt das Homeoffice mit seiner besseren Hälfte und den Kindern teilt, kann vielleicht keine 100 Prozent bringen.

Punkte als Führungskraft jetzt für die Zukunft, indem du Menschlichkeit und Verständnis zeigst. Ich bin mir sicher, du bekommst das Vertrauen, das du jetzt in dein Team setzt, zurück.

Was gibt es bei einer Homeoffice-Regelung sonst zu beachten?

Arbeitszeitgesetz: Auch im Homeoffice müssen Arbeitnehmer*innen die Regeln zu Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten beachten. Führungskräfte sollten auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen.

Datenschutz: Arbeitgeber sind sind für geeignete Datenschutzvorkehrungen am Homeoffice-Arbeitsplatz verantwortlich. Die Einhalltung des Datenschutzes kann beispielsweise durch VPN-Verbindungen unterstützt werden.

Arbeitsschutz: Bei einer Homeoffice Regelung müssen Arbeitgeber ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen notwendig sindund eine Gefährungsbeurteilung vornehmen. Mitarbeiter*innen müssen dazu zu den Umstänen in ihrem Homeoffice befragt und hinsichtlich der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel unterwiesen werden.

Über den Autor:

Andreas C. Fürsattel ist geschäftsführender Gesellschafter von BEITRAINING Nürnberg. Er unterstützt und begleitet seit über 20 Jahren eine Vielzahl KMU und Franchisesysteme bei deren Unternehmens-, Führungskräfte und Mitarbeiterentwicklung. Er ist seit 2011 in den SENAT der WIRTSCHAFT berufen, Gastdozent bei unterschiedlichen Fach- und Hochschulen, Gründungsmitglied und Vorstand des Jenaplan-Gymnasiums Nürnberg und Autor zahlreicher Trainings- und Weiterbildungskonzepte. In seinem Buch Mitarbeiter im Fokus zeigt er einen Überblick über das gesamte Thema „Mitarbeiter-Marketing“ und beschreibt klare umsetzbare Wege, um Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen.