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Fünf Vorteile digitaler Rechnungen für Unternehmen

Der Gesetzgeber hat 2011 die elektronische Rechnung der klassischen Papierrechnung gleich gestellt und so die Vorteile digitaler Rechnungen nutzbar gemacht. Bis dahin stellte das Finanzamt eine elektronische Signatur auf der digitalen Rechnung zur Bedingung für eine steuerliche Anerkennung.

Was sind die fünf wichtigsten Vorteile digitaler Rechnungen?

Vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen, Einzelunternehmer und Freiberufler stellten bis zur Gesetzesänderung ihre Leistungen auf Papier in Rechnung. Sie konnten die Vorteile digitaler Rechnungen nicht nutzen, solange das Finanzamt für die Anerkennung einer digitalen Rechnung die elektronische Signatur mit ihrem erheblichen technischen Aufwand einforderte. Seit der Gesetzesänderung kommen auch sie in den Genuss, die Vorteile digitaler Rechnungen zu nutzen. Für die Rechnung per Email sprechen fünf schlagende Argumente:

  • Zeitersparnis
  • Kostenersparnis
  • Verfügbarkeit
  • Archivierung
  • Optimierung der Buchhaltung

Zeitersparnis mit digitalen Rechnungen

Die Ersparnis von Zeit ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung und damit einer der wichtigsten Vorteile digitaler Rechnungen. Eine Rechnung, die per Email versendet wird, geht dem Empfänger innerhalb von Sekunden zu. Der Postweg hingegen dauert nicht nur zwischen zwei bis drei Arbeitstagen. Grundsätzlich musst Du darüber hinaus noch einen weiteren Tag für die Zustellung dazu rechnen, bis Deine Rechnung als zugestellt gilt. Das hat eine unmittelbare Auswirkung auf die Zahlungsfrist. Diese beginnt bei der Email-Rechnung bereits nach wenigen Sekunden, während sie bei der Papierrechnung erst nach ungefähr drei Tagen beginnt.

Fünf Vorteile digitaler Rechnungen für Unternehmen
Nicht nur Zeit- und Kostenersparnis sind Vorteile digitaler Rechnungen. Wie Du außerdem davon profitierst, erfährst Du in diesem Beitrag. (Bild © unsplash.com)

Kostenersparnis durch digitale Rechnungen

Wer seine Rechnungen mit Toner oder Tinte auf Papier ausdruckt und für die Zustellung Porto bezahlt, der verzichtet auf überzeugende Vorteile digitaler Rechnungen. Die Rechnungsstellung via Email kostet weder Porto, noch Druckerverschleiß, darüber hinaus verbraucht sie weder Tinte noch Papier. Auch das Kopiergerät für das Rechnungsduplikat hat ausgedient. Zudem findet der Mitarbeiter, der für den Druck, die Konfektionierung und die Überstellung zur Post zuständig ist, mit der elektronischen Rechnung Zeit für andere Arbeiten.

Schnelle Verfügbarkeit

Einer der großen Vorteile digitaler Rechnungen liegt in der Flexibilität der Ablage der elektronischen Daten. Wer innerhalb der Firma eine Zugangserlaubnis zur Buchhaltung hat, kann von überall her auf elektronische Rechnungen zugreifen. So steht die digitale Rechnung für verschiedene Zuständigkeiten wie Rechnungsprüfung, Ablage, Überweisung oder Projektmanagement jederzeit zur Verfügung. Darüber hinaus ist die digitale Rechnung vor unbefugtem Zugriff besser geschützt, als Papierdokumente im Aktenschrank.

Archivierung: Vorteile digitaler Rechnungen

Wo für Papierrechnungen Schränke bereit stehen müssen, werden digitale Rechnungen in Clouds oder auf dem Firmenserver abgelegt. Das erleichtert vor allem die Archivierung, denn es spart nicht nur Möbel, sondern auch Büroraum. Die digitale Rechnung ist auf dem Server zudem leicht aufzufinden und kann nicht verloren gehen. Auch der Zahn der Zeit kann der digitalen Rechnung nichts anhaben. Denn die digitale Rechnung kommt ohne verblassende Tinte sowie knitter- und reißgefährdetes Papier aus und bewahrt auch bei Feuer, Rauch, Nässe oder UV-Einstrahlung ihre Lesbarkeit.

Zeitgemäße Buchhaltung

Immer mehr Unternehmen setzen in ihrer Buchhaltung auf digitale Buchhaltungssoftware wie Billomat. Die digitale Rechnung fügt sich in die Prozessabläufe von digitalen Systemen moderner Unternehmen optimal ein. Mit der digitalen Rechnung weist Du Dein Unternehmen gegenüber Deinen Geschäftspartnern und Kunden als fortschrittlich aus. Als einer der spürbarsten Vorteile digitaler Rechnungen in Deinem Unternehmen entpuppt sich die Möglichkeit des unkomplizierten Datenflusses. Wenn Dein Buchhalter krank ist, dann bleiben die Rechnungen und die Eingangspost nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen. Vielmehr laufen elektronische Rechnungen über die Email-Weiterleitung unkompliziert an Stellvertreter weiter und können so reibungslos bearbeitet werden.
ePaper Digitale Buchhaltung

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