Darf ein gemeinnütziger Verein Rechnungen ausstellen?

Gemeinnützige Vereine dienen gute Zwecken, sie fördern das Gemeinwohl. Das kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen. Aber es bedeutet nicht, dass ein gemeinnütziger Verein nur von Luft und Liebe lebt: Er nimmt am Wirtschaftsleben teil. Ein Verein nimmt Mitgliedsbeiträge ein und Spenden entgegen. Vielleicht verleiht oder vermietet er Dinge oder Räumlichkeiten. Im Verein gibt es Unterricht, Vereinsfeste und gemeinsame Aktionen. Vereine machen einen Kassenabschluss und geben dem Finanzamt Rechenschaft über ihre Umsätze. Damit alle finanziellen Transaktionen belegbar sind, braucht es Quittungen, Spendenbescheinigungen und eben auch Rechnungen. Selbstverständlich kann auch ein gemeinnütziger Verein Rechnungen ausstellen.

1. Wie kann man als gemeinnütziger Verein Rechnungen ausstellen?
2. Welche Umsatzsteuer gilt auf Vereinsrechnungen?
3. Wann gilt welcher Steuersatz für Vereine?
4. Können Vereine den Status als Kleinunternehmer einnehmen?
5. Welche Angaben gehören auf Rechnungen gemeinnütziger Vereine?
6. Gemeinnütziger Verein: Rechnungsmuster
7. Wie können Vereine ihre Buchhaltung optimieren?

Wie kann man als gemeinnütziger Verein Rechnungen ausstellen?

Für Rechnungen gelten sogenannte gesetzliche Pflichtangaben. Sie sind für Vereine nicht anders als für große oder kleine Betriebe. Nur bei Kleinbetragsrechnungen sind diese Angaben etwas reduziert. Mehr erfährst Du im Folgenden.

Welche Umsatzsteuer gilt auf Vereinsrechnungen?

Viele Vereine haben es mit mehreren Umsatzsteuersätzen zu tun. Das liegt daran, dass nicht alle Geschäftsbereiche eines Vereins gleichermaßen zu besteuern sind. Wenn ein gemeinnütziger Verein Rechnungen ausstellen muss, ist also jeweils die Frage: Bezieht sich die Rechnung auf eine umsatzsteuerbefreite Leistung oder welcher Steuersatz wird fällig?

Auf Mitgliedsbeiträge, die von allen zu zahlen sind, oder Spenden fällt zum Beispiel keine Umsatzsteuer an. Auch Leistungen, die mit den Mitgliedsbeiträgen bezahlt sind, sind umsatzsteuerfrei. Im Zweckbetrieb und bei den ideellen Aufgaben eines Vereins greift in der Regel der verminderte Umsatzsteuersatz: 7%. Das betrifft zum Beispiel Leistungen, die Vereinsmitglieder günstiger beziehen, weil sie Mitglieder sind.

Vermietet der Verein zum Beispiel einen Partyraum auch an Nicht-Vereinsmitglieder, dann ist das Teil des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes. Hier wird der volle Umsatzsteuersatz berechnet. Auch wenn Produkte im Verkauf sind, kann Umsatzsteuer fällig sein, je nach Produkt 7 oder 19%.

Verschicken gemeinnützige Vereine Rechnungen mit dem falschen Umsatzsteuersatz, kann es dazu kommen, dass das Finanzamt beim Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug nicht anerkennt. Das wäre ärgerlich. Die Vereine sind teils auch selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen dabei aber darauf achten, auf welchen Geschäftsbereich sich die Eingangsrechnung bezieht.

Wann gilt welcher Steuersatz für Vereine? – Überblick

Gemeinnütziger Verein: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Alle Tätigkeiten des Vereins, die mit seinen ideellen Zielen zusammenhängen, wie sie in der Vereinssatzung beschrieben sind, fallen nicht unter die Umsatzsteuerpflicht.

Beispiele ohne Umsatzsteuer für Vereine: 

• Wenn zum Beispiel ein gemeinnütziger Verein Rechnungen an seine Mitglieder stellt, um Mitgliedsbeiträge zu fordern, schlägt er keine Umsatzsteuer auf.
• Verkauft der Verein Gegenstände aus seinem Vermögen, die für den Vereinszweck angeschafft und eingesetzt wurden, schlägt er auch keine Umsatzsteuer auf.
• Darüber hinaus sind Spenden oder Zuwendungen, die der Verein erhält, nicht mit Umsatzsteuer belastet. 

19% Umsatzsteuer auf Rechnungen gemeinnütziger Vereine

Einnahmen, die ein Verein durch seinen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erzielt, sind mit dem regulären Steuersatz abzurechnen.

Beispiele für 19% Umsatzsteuer für Vereine: 

• Zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb eines Sportvereins gehört zum Beispiel die Bereitstellung von Werbeflächen für Unternehmen. So zählt der Einsatz von Bandenwerbung rund um das Spielfeld während eines sportlichen Wettkampfs zum Beispiel zu den wirtschaftlichen Tätigkeiten. Unternehmen, deren Werbung auf der Bande gezeigt wird, erhalten vom gemeinnützigen Verein Rechnungen, die einen Steuersatz von 19% ausweisen.
• Zu den Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb von Vereinen gehören zudem insbesondere der Verkauf von Fan-Artikeln
• oder die Bewirtung mit Getränken und Speisen. 

Rechnungen gemeinnütziger Vereine mit 7% Umsatzsteuer

Erzielt ein Verein Einnahmen aus Tätigkeiten, die den Zweck des Vereins fördern, fallen diese unter den ermäßigten  Steuersatz von 7%. Der sogenannte Zweckbetrieb ist in der Abgabenordnung § 65 AO genau bezeichnet. Demnach ist ein Zweckbetrieb immer dann gegeben, wenn sich die wirtschaftliche Tätigkeit eines Vereins darauf ausrichtet, die Zwecke zu fördern oder zu verwirklichen, die die Vereinssatzung beschreibt. Können die Zwecke des Vereins ausschließlich durch die entsprechende wirtschaftliche Tätigkeit erreicht werden, spricht die Abgabenordnung ebenso von einem Zweckbetrieb. Dabei darf der Verein in seinem wirtschaftlichen Betrieb nicht zu anderen Vereinen mehr als unbedingt notwendig in Konkurrenz treten.

Beispiel für 7% Umsatzsteuer für Vereine: 

Beispielsweise fallen für Eintrittskarten zu Informationsveranstaltungen oder Vorträgen lediglich 7% Mehrwertsteuer an. 

Können Vereine den Status als Kleinunternehmer einnehmen?

Da Vereine in ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit denselben Regelungen des Steuerrechts unterworfen sind wie Unternehmer, unterliegen Einnahmen, die nicht unmittelbar den ideellen Zielen der Vereinssatzung dienen, der regulären Umsatzsteuerpflicht. Daher können Vereine genauso wie Unternehmer auch den Status als Kleinunternehmer annehmen. Liegen die Einnahmen innerhalb der Umsatzgrenzen, die für die Kleinunternehmerregelung allgemein gelten, können auch Vereine von der Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer befreit werden. Vereine können demnach den Status als Kleinunternehmer beantragen, wenn die Umsätze

• 22.000 Euro im Vorjahr unterschreiten
• 50.000 Euro im laufenden Jahr voraussichtlich unterschreiten

Beratung ist hier sehr wichtig, damit nichts falsch läuft und die Verantwortlichen sicher agieren können. Bei Rechnungen und Buchhaltung für Vereine helfen auch geeignete Programme, Billomat zum Beispiel.

Welche Angaben gehören auf Rechnungen gemeinnütziger Vereine?

Vereine müssen sich bei der Erstellung ihrer Rechnungen nach den üblichen gesetzlichen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes richten. Die Pflichtangaben, die das Umsatzsteuergesetz in § 14 UStG vorgibt, gelten für Rechnungen gemeinnütziger Vereine über steuerpflichtige Leistungen ebenso wie für Leistungen, die von der Steuerpflicht befreit sind. Zu den regulären Pflichtangaben von Rechnungen gehören:

• Name und Adresse des Vereins
• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vereins
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
• Bezeichnung der Leistung oder Lieferung mit Art, Menge und Umfang
• Nettoentgelt
• Steuersatz
• Steuerbetrag
• Bruttobetrag

Nutzen Vereine die Kleinunternehmerregelung, müssen sie lediglich das Nettoentgelt angeben. Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme entfallen in den Rechnungen von Kleinunternehmern. Zusätzlich müssen Vereine mit Kleinunternehmer-Status einen Hinweis auf ihrer Rechnung anführen, der den Empfänger darüber aufklärt, dass der Verein von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist.

Gemeinnütziger Verein: Rechnungsmuster

Wie können Vereine ihre Buchhaltung optimieren?

Vereine sollten mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm wie Billomat arbeiten. Die Software sorgt für eine sichere und korrekte Rechnungsstellung mit übersichtlicher Ordnungsstruktur und gewährleistet einen schnellen Überblick über die gesamte Buchhaltung. Die Billomat Buchhaltungssoftware kann auf die individuellen Anforderungen des Vereins genau eingestellt werden, sodass die Abläufe der Buchhaltung automatisch erfolgen können. Ebenso erfolgt für wiederkehrende Rechnungen die Erstellung der Dokumente automatisch. Das Programm bietet rechtssichere Vorlagen, die alle erforderlichen Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Sämtliche Dokumente können zudem mit dem Design des Vereins ausgestattet werden. So kann der Verein seine Buchhaltung zuverlässig organisieren und für die weitere Bearbeitung durch den Steuerberater optimal vorbereiten. 

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