Geringwertige Wirtschaftsgüter richtig abschreiben

Ob sich Betriebsausgaben für ein Wirtschaftsjahr oder über mehrere verteilt steuersenkend auswirken, hängt von der Art der Ausgaben und von der Abschreibung ab. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind dabei durchaus mehr als nur das Kleinvieh, das auch Mist macht.

1. Was sind Geringwertige Wirtschaftsgüter?
2. Welche Grenzen gelten für die Abschreibung von GWG?
3. Wie berechnet man den Nettowert genau?
4. Was ist der Unterschied zwischen Sofortabschreibung und Sammelabschreibung?
5. Beispiele: Wie funktioniert die Abschreibung in der Praxis?
6. Sammelposten oder sofortige Abschreibung?
7. Wie funktioniert die Buchung von GWG?
8. Was gilt für Computerprogramme?

Was sind Geringwertige Wirtschaftsgüter?

Definiert sind die Geringwertigen Wirtschaftsgüter in § 6 Abs. 2 EStG. Es handelt sich dabei um abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die zu einer selbständigen Nutzung fähig sind. Der Netto-Herstellungs- oder Anschaffungspreis darf nicht höher als 800 Euro sein. Der Gegenstand muss üblicher Weise über mehrere Jahre in Gebrauch sein. Bestimmte Geringwertige Wirtschaftsgüter dürfen in dem Kalenderjahr, in dem sie angeschafft oder hergestellt wurden, in vollem Umfang als Betriebsausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. 

Welche Grenzen gelten für die Abschreibung Geringwertiger Wirtschaftsgüter?

Der Gesetzgeber hat genau vorgeschrieben, wie die Abschreibung Geringwertiger Wirtschaftsgüter zu erfolgen hat. Dabei gelten insgesamt drei Staffelungen, die sich nach dem Nettoeinkaufs- oder Herstellungswert der Anschaffung richten.

Anschaffungs- oder Herstellungswert unter 250 Euro

Für GWG mit einem Wert von bis zu 250 Euro ist eine sofortige Abschreibung als Geringwertige Wirtschaftsgüter möglich. Diese GWG können demnach im Abrechnungszeitraum ihrer Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Alternativ können GWG mit einem Wert von bis zu 250 aber auch in Sammelposten aufgenommen werden. Die Anschaffung muss nicht in ein Verzeichnis über GWG eingetragen werden. 

Zwischen 250,01 und 800 Euro Anschaffungs- oder Herstellungswert

Für GWG mit einem Wert über 250 Euro bis 800 Euro besteht die Wahlmöglichkeit zwischen der Sofortabschreibung, der Sammelabschreibung oder der Abschreibung gemäß der AfA-Tabellen. Demnach können Wirtschaftsgüter mit diesem Wertintervall entweder sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht, in die Sammelabschreibung aufgenommen oder über den Zeitraum ihrer Nutzung hinweg zu gleichen Teilen gemäß der AfA-Tabelle abgeschrieben werden. Steuerpflichtige müssen für GWG mit einem Anschaffungswert über 250 und bis zu 800 Euro ein Verzeichnis der GWG anlegen. In das Verzeichnis müssen sie das Datum und den Preis aller betroffenen GWG eintragen, die sie im Laufe eines Kalenderjahres angeschafft haben. 

GWG im Wert zwischen 800,01 bis 1.000 Euro

Wirtschaftsgüter mit einem Wert zwischen 800,01 bis 1.000 Euro können nicht als Sofortabschreibung behandelt werden. Vielmehr müssen sie in einer Sammelabschreibung oder einer Abschreibung gemäß AfA Tabelle geltend gemacht werden. Zudem sind GWG im entsprechenden Wertintervall in das GWG Verzeichnis aufzunehmen.

Was gilt für Wirtschaftsgüter über 1.000 Euro Einkaufswert?

Liegt der Anschaffungs- oder Herstellungswert von Wirtschaftsgütern über 1.000 Euro, ist eine Abschreibung als Geringwertige Wirtschaftsgüter nicht möglich. Vielmehr muss die Abschreibung über den Zeitraum der Nutzung hinweg in gleichen Teilen erfolgen. Die Abschreibung muss sich dabei nach der AfA-Tabelle richten. Dabei spricht man von einer linearen Abschreibung. 

Wie berechnet man den Nettowert genau?

Grundsätzlich gilt für die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstgrenzen der GWG der Nettopreis der Anschaffung oder Herstellung. Dabei sind sämtliche Abzüge zu berücksichtigen. Zu den abzugsfähigen Posten zählen:

• Mehrwertsteuer
• Rabatte
• Skonto
• Investitionsabzugsbetrag
• sonstige Abzüge

Der Abzug aller entsprechender Posten vom Bruttoeinkaufspreis führt zum Nettopreis, der als Grundlage für die Bewertung als GWG dient. 

Was ist der Unterschied zwischen Sofortabschreibung und Sammelabschreibung?

Da der Gesetzgeber für die Abschreibung Geringwertiger Wirtschaftsgüter neben der Sofortabschreibung auch die Bildung von Sammelposten ermöglicht, müssen Unternehmer beide Absetzungsarten kennen und ihren entsprechenden Einsatz abwägen.

Was ist die Sofortabschreibung?

Die Sofortabschreibung nimmt die Nettokaufsumme in die Betriebsausgaben auf und zieht diese in voller Höhe und in einem Rechenschritt von den Betriebseinnahmen ab. Somit sinkt der Gewinn und die sich daraus ergebende steuerliche Belastung. Die Sofortabschreibung ist einfach und transparent und sie verursacht einen geringen Verwaltungaufwand.

Was ist die Sammelabschreibung?

In der Sammelabschreibung werden alle GWG zwischen 250 und 1.000 Euro in einem Sammelposten zusammengeführt. Der Gesamtbetrag, der sich aus dem Sammelposten ergibt, wird im Wirtschaftsjahr der Anschaffung angegeben und in fünf gleich große Teile aufgeteilt. Der Betrag des Sammelpostens wird über den Zeitraum von fünf Jahren in jeweils einem Betrag in Höhe von einem Fünftel des Gesamtbetrags aus dem Sammelposten abgeschrieben. Dabei ist es unerheblich, ob eine der Anschaffungen aus dem Sammelposten einen anderen Abnutzungszeitraum hat als eine andere. Ebensowenig hat eine Veräußerung oder eine frühzeitige Abnutzung eines der Wirtschaftsgüter Bedeutung. 

Wann lohnt sich eine Sammelabschreibung?

Liegt der Wert der Nettoanschaffungskosten zwischen 800 und 1.000 Euro, während zugleich die Nutzungsdauer der Anschaffungen mehr als fünf Jahre umfasst, lohnt es sich, Sammelposten zu bilden. In diesem Fall führt die Bildung des Sammelpostens zu steuerlichen Vorteilen. Andererseits führt die Sammelabschreibung für Wirtschaftsgüter mit einem Wert unterhalb von 800 Euro und einer kürzeren Nutzungsdauer in der Regel zu einem Nachteil für die Liquidität. Hierfür ist die Sofortabschreibung nach Möglichkeit vorzuziehen.

Wie funktioniert die Abschreibung Geringwertiger Wirtschaftsgüter in der Praxis? – Beispiele

Für einen Gartenbaubetrieb bedeutet das: Die Heckenschere für 200 Euro und ein Spaten für 40 Euro sind Geringwertige Wirtschaftsgüter, der Aufsitzrasenmäher für 4.000 Euro ist es nicht. Zwar können beide Geräte unabhängig von anderen Maschinen genutzt werden und sind mehrere Jahre im Einsatz, aber der Anschaffungspreis des Rasenmähers liegt zu hoch. Er wird auf jeden Fall über mehrere Jahre abgeschrieben.

Für den Spaten und die Heckenschere gibt es mehrere Möglichkeiten, sie korrekt abzuschreiben.

Anschaffungspreis bis 250 Euro

Für Geringwertige Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 250 Euro liegen ist die Sache einfach: Sie können für das Wirtschaftsjahr abgeschrieben werden, in dem sie angeschafft wurden. Der Spaten ist somit steuerlich erledigt.

Anschaffungskosten 250,01 Euro – 800 Euro

In diese Preisklasse fällt die Heckenschere. Und der Gartenbaubetrieb hat im selben Jahr noch mehr eingekauft: Eine Motorsense und einen Laubpuster, beides für jeweils 300 Euro.

Hier hat der Gärtnermeister die Wahl: Entweder er setzt die Geräte alle einzeln für das Steuerjahr komplett als Betriebskosten an oder er bildet einen Sammelposten. Der besteht dann aus allen drei in diesem Jahr in dieser Preisklasse angeschafften Geräten und wird über einen Zeitraum von 5 Jahren linear abgeschrieben.

Wer einen Sammelposten bildet, muss eine Liste mit den darin enthaltenen Geräten und Dingen führen. Es besteht Aufzeichnungspflicht, denn der Steuerpflichtige selbst, das Finanzamt und eventuell Betriebsprüfer müssen über den ganzen Zeitraum nachvollziehen können, was zum Sammelposten gehört.

Anschaffungskosten 800,01 Euro bis 1.000 Euro

Für das Büro der Gärtnerei waren noch zwei neue Notebooks nötig. Der Gärtnermeister hat dafür netto jeweils 900 Euro ausgegeben. Der reguläre Zeitraum für die Abschreibung für Computer beläuft sich auf 3 Jahre. Wird das Notebook Teil eines Sammelpostens, dann kann dieser über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Sammelposten oder sofortige Abschreibung?

Beides hat Vor- und Nachteile. In umsatzstarken Jahren ist es von Vorteil möglichst hohe sofort abschreibbare Betriebsausgaben zu haben, um damit die Steuerbelastung zu senken. In umsatzschwachen Jahren bringt es unter Umständen wenig, dennoch müssen auch in solchen Jahren Anschaffungen getätigt werden. Die reguläre Abschreibungsdauer kann – wie bei den Notebooks der Gärtnerei – kürzer sein als die für einen Sammelposten. Es ist aber auch das Gegenteil möglich: Aktenschränke beispielsweise haben eine viel längere Abschreibungszeit (13 Jahre). Was über wie viele Jahre abgeschrieben werden muss, steht in der AfA-Tabelle.

Leider gibt es für die Abschreibung Geringwertiger Wirtschaftsgüter auch einige Sonderregelungen. So ist zum Beispiel nicht immer möglich, einen Sammelposten zu bilden, weil z.B. schon einer in der anderen Preisgruppe gebildet wurde. Ein Gerät wird innerhalb des Abschreibungszeitraums verkauft oder gestohlen: Wird es dennoch weiter abgeschrieben? Über all diese Besonderheiten weiß dein Steuerberater bescheid. Er kann dich bei der Entscheidung beraten, ob die reguläre Abschreibung oder der Sammelposten für dein Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt die günstigste Lösung ist.

Wie funktioniert die Buchung von GWG?

Die verschiedenen Verfahren für die Abschreibung Geringwertiger Wirtschaftsgüter führen dazu, dass auch die Buchung von Geringwertigen Gütern unterschiedlich zu erfolgen hat. Während die Sofortabschreibung unmittelbar in die Buchhaltung einfließt und als einfache Ausgabe zu verbuchen ist, verursacht die Sammelabschreibung einen erhöhten Aufwand. Im Rahmen der Sammelabschreibung muss die Buchhaltung die betroffenen Wirtschaftsgüter nicht nur in einen Sammelposten einstellen. Daneben ist auch ein entsprechendes GWG Verzeichnis anzulegen und die Zugänge zeitnah einzupflegen. So ist jeder Einkauf, der in den Sammelposten aufgenommen wird, zusätzlich in das GWG Verzeichnis einzutragen. Erst am Ende des Jahres ist der Sammelposten vollständig und kann abgeschlossen werden. Aus diesem ist der Gesamtbetrag zu ermitteln und in fünf gleiche Teile zur Geltendmachung aufzuteilen, sodass lediglich 1/5 des Gesamtbetrags als absetzbarer Betrag verbucht werden kann. 

Was gilt für Computerprogramme? – Sonderfall Software als GWG

Obwohl Computerprogramme nicht die regulären Kriterien aufweisen, die für Geringwertige Wirtschaftsgüter gelten, dürfen sie als solche behandelt werden. Computerprogramme sind weder materielle Güter, noch sind sie beweglich oder selbstständig nutzbar und zählen dennoch zu den GWG. Bei ihrer Behandlung als GWG unterscheidet das Finanzamt zwei Arten von Software:

Trivialsoftware

Zu den Trivialprogrammen zählen gängige Office- oder Buchhaltungs-Softwarepakete, die allgemeine Verbreitung haben und gebräuchliche Daten verarbeiten oder abspeichern. Für Trivialsoftwarepakete mit einem Anschaffungswert von bis zu 800 Euro gilt die sofortige Abschreibung als Geringwertige Wirtschaftsgüter.

Berufsspezifische Software

Spezielle Programme dienen zur Bearbeitung und Speicherung fachspezifischer Anwendungen. Zu ihnen zählen zum Beispiel Architekturprogramme oder Grafiksoftware. Berufsspezifische Computerprogramme mit einem Nettoanschaffungspreis zwischen 250 und 1.000 Euro können mit sofortiger Abschreibung als Geringwertige Wirtschaftsgüter zu den Betriebsausgaben gezählt und im Jahr ihrer Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden.