13. Jul 2017 | Buchhaltung
Geschäftsreise mit Urlaub verbinden: Gemischte Reisekosten absetzen
Du möchtest eine Geschäftsreise mit dem Urlaub verbinden: Ist doch eine tolle Gelegenheit, wenn der Job Dich gerade nach London, Mailand oder Berlin treibt! Warum nicht ein paar Tage dranhängen und sich die Stadt privat ansehen? Aber was ist dann mit den Kosten zum Beispiel für An- und Abreise? Sind das dann noch geschäftliche Ausgaben oder wie kann man gemischte Reisekosten absetzen?
Gemischte Reisekosten absetzen: Geschäftlicher und privater Teil
Grundsätzlich kann man gemischte Reisekosten absetzen. Es spricht erst mal nichts dagegen, private Zeit an eine Geschäftsreise anzuhängen. Entscheidend ist, wie hoch jeweils der Anteil der privaten und der geschäftlichen Reisezeit ist. Je nach Anteil musst Du die Fahrtkosten, die Verpflegungskosten und die Übernachtungskosten aufteilen.
Das heißt also: Wenn 50% Deiner Reise beruflich bedingt sind und Du 50% der Zeit privat verbringst, teilst Du die Reisekosten hälftig auf. Wenn 90% der Reise beruflich veranlasst sind und nur 10% privat, kannst du noch 90% der Kosten absetzen.
Vorsicht: Es gibt eine Mindestgrenze für den beruflichen Teil Deiner Reise
Mindestens 10% Deiner Reise müssen einen klaren beruflichen Nutzen haben. Ansonsten darfst Du keine Reisekosten mehr aus beruflichen Gründen absetzen. Wenn Du also 2 Monate Urlaub in Australien machst und ein einziges geschäftliches Mittagessen mit einem Geschäftskontakt in Sydney erledigst, dann kannst Du deshalb nicht anteilig Flug und Hotel aus beruflichen Gründen steuerlich geltend machen.
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Anderes Beispiel: Du machst 14 Tage Urlaub am Timmendorfer Strand (Ostsee). Du erfährst, dass in Deiner Urlaubszeit im nahegelegenen Hamburg ein halbtägiges berufliches Seminar stattfindet, das Dich brennend interessiert. Die Zeit, die Du für das Seminar aufwendest, ist zu gering, um für die Gesamtkosten Deines Urlaubs eine Rolle zu spielen. Du kannst deshalb die Hotelkosten am Timmendorfer Strand nicht absetzen. Auch die Fahrt von Deiner Heimatstadt zum Hotel und zurück ist Privatvergnügen. Was aber möglich ist: Die Teilnahmegebühr für das Seminar und die Fahrtkosten zwischen Urlaubsort und Veranstaltungsort kannst Du steuerlich nach wie vor geltend machen. Dafür ist es nicht erheblich, ob Du im Urlaub bist oder nicht.
Wenn Angestellte die Geschäftsreise mit dem Urlaub verbinden
Arbeitgeber sollten prüfen, ob ihre Angestellten eine Geschäftsreise mit dem Urlaub verbinden. Denn die 10-%-Regel gilt auch hier. Mal angenommen, Firma X schickt Frau Lustig für ein Meeting nach Berlin. Frau Lustig hat danach 14 Tage Urlaub, die sie komplett in der Hauptstadt verbringen will. Das eintägige Meeting spielt in der Gesamtreisezeit dann eine untergeordnete Rolle. Firma X dürfte die Fahrt und das Hotel, die sie für Frau Lustig bezahlt, nicht mehr als Reisekosten geltend machen.
Im Auftrag des Arbeitgebers unterwegs
Wenn Arbeitnehmer gemischte Reisen unternehmen, dann gilt es im Vorfeld einer steuerlichen Geltendmachung folgende Kriterien zu berücksichtigen:
- Kostenübernahme durch den Arbeitgeber
- Kostenübernahme durch den Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber bezahlt
Wenn der Arbeitgeber eine Geschäftsreise anordnet, dann kann er seinem Angestellten die Fahrtkosten hierfür in vollem Umfang lohnsteuerfrei ausbezahlen. Auch wenn der Angestellte die Reise mit einem privaten Aufenthalt verbindet, bleiben die Fahrtkosten lohnsteuerfrei.
Der Arbeitnehmer reist auf eigene Kosten
Wenn ein Arbeitnehmer außerhalb seiner regulären Arbeitszeit eine Geschäftsreise unternimmt, deren Kosten er selbst trägt, dann kann er die Kosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Gemischte Reisekosten – Was sagt der Gesetzgeber?
Mit einem Beschluss aus dem Jahr 2009 hat das Bundesfinanzministerium die Aufteilung für sowohl beruflich als auch privat veranlasste Reisen in gemischte Reisekosten ermöglicht. Damit eröffnete der Gesetzgeber die steuerliche Geltendmachung für eine Kombination aus Geschäftsreise mit privatem Urlaub. Die Voraussetzung hierfür ist eine transparente und belegbare Aufteilung der belegbaren Ausgaben einerseits und nach Zeitanteilen andererseits. Bis 2009 galt die Annahme, dass ein Reisekostenmix durch das allgemeine Aufteilungs- und Abzugsverbot für Aufwendungen, die gemischt – also geschäftlich und privat – veranlasst waren, ausgeschlossen sei. Die entsprechende Vorschrift findet sich im § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG (Einkommensteuergesetz).
Nachdem zahlreiche Gerichtsurteile jedoch zu einer anderen Auffassung gelangt waren, entstand über gemischte Reisekosten Rechtsunsicherheit. Daher stellte der Bundesfinanzhof mit seinem Beschluss aus dem Jahr 2009 die unklare Rechtslage eindeutig fest. Der Beschluss besagt, dem § 12 EStG sei nicht zu entnehmen, dass ein eine Vermischung von Geschäfts- und Privatreisen ausgeschlossen wird. Seither kannst Du den geschäftlichen Anteil Deiner Aufwendungen für gemischte Reisekosten absetzen.
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