Finanzen   01.2.2018

Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Wir beschäftigen uns ja von Berufs wegen mit dem Thema der Rechnungserstellung und auch wir müssen Rechnungen erstellen. Dabei haben wir uns in der Vergangenheit dabei ertappt, dass wir die eine oder andere gesetzliche Rechnungsangabe vergessen oder einfach übersehen haben. Immerhin schreibt das Gesetz mittlerweile mehr als ein Dutzend gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen vor.

  1. Das muss drin sein
  2. Welche Folgen haben unvollständige Rechnungsangaben?
  3. Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer
  4. Unterschiede zwischen normaler Rechnung und Kleinbetragsrechnung
  5. Ausnahmen der Vereinfachung bei Kleinbetragsrechnungen
  6. Ganz einfach – Pflichtangaben auf Fahrausweisen
  7. Welche Anforderungen gelten für elektronische Rechnungen?

Das muss drin sein – Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Die Vorgaben für gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen werden in § 14 und § 14a UStG geregelt.

Im Folgenden eine Übersicht über die vorgeschriebenen Rechnungsangaben ab dem 01.01.2004:

  • (finanzamtsbezogene) Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IDNr.
  • Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen: USt-IdNr. des Kunden
  • Name und Anschrift leistender Unternehmer
  • Name und Anschrift Leistungsempfänger
  • Leistungsbeschreibung (Art, Menge bzw. Umfang)
  • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
  • Leistungszeitpunkt
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Bemessungsgrundlage (bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)
  • Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz (außer bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers)
  • Bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Ust-IDNr. Angaben nach § 1b Abs. 2 und 3 UstG
  • Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
  • Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflichten bei Privatpersonen (zwei Jahre)
Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Es ist nicht willkürlich, was auf Rechnungen stehen muss, sondern gesetzlich vorgegeben.

Welche Folgen haben unvollständige Rechnungsangaben?

Werden diese Bestimmungen nicht beachtet, könnte u.a. der Vorsteuerabzug oder die komplette Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Dann drohen evtl. hohe Steuernachzahlungen.
Am Besten also immer auch die Eingangsrechnungen nach diesen Kriterien kontrollieren und ggf. eine korrigierte Rechnung nachfordern.

Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer

Wenn der Rechnungsaussteller unter die Kleinunternehmerregelung (geregelt im § 19 UStG) fällt, können einzelne oder alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit sein. Demzufolge müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen. Um Missverständnisse auszuschließen, sollte die Rechnung einen entsprechenden Hinweis tragen. Dieser kann lauten, wie zum Beispiel: „Der Rechnungssteller wendet die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an und ist zu einem Steuerausweis nicht verpflichtet.“ Da Kleinunternehmer trotz ihrer Umsatzsteuerbefreiung dennoch normale Unternehmer sind, müssen ihre Rechnungen alle anderen Pflichtangaben enthalten.

Unterschiede zwischen normaler Rechnung und Kleinbetragsrechnung

Seit dem 01.01.2017 zählen Rechnungen bis zu 250 Euro brutto zu den Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten geringere Anforderungen als für andere Rechnungen (siehe § 33 UStDV).

Hier ein hoffentlich einfacher und verständlicher Überblick zwischen den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zu einer „normalen“ Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung:

Angabe auf Rechnung normale Rechnung Kleinbetragsrechnung
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens ja ja
Name und Anschrift des Empfängers ja nein

Liefermenge, handelsübliche Bezeichnung
der Lieferung bzw. Leistung

ja ja
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ja nein
Entgelt ja in einer Summe
Steuerbetrag ja
Steuersatz ja ja
Ausstellungsdatum ja ja
Steuernummer ja nein
Rechnungsnummer fortlaufend ja nein
Hinweis auf Steuerbefreiung ja ja

PDF: Muster normale Rechnung

PDF: Muster Kleinbetragsrechnung

Ausnahmen der Vereinfachung bei Kleinbetragsrechnungen

Der Gesetzgeber hat für gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen von Beträgen unter 250 Euro brutto jedoch bestimmte Rahmenbedingungen gesteckt. Demnach greifen die Erleichterungen für die Angaben in Kleinbetragsrechnungen nicht, wenn das Geschäft einen der folgenden Bereiche betrifft:

  • Versandhandel
  • innergemeinschaftliche Lieferung
  • Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Die Ausnahmeregelungen finden sich im § 33 UStDV, § 3c, 6a und 13b UStG.

Ganz einfach – Pflichtangaben auf Fahrausweisen

Auch Fahrausweise sind Rechnungen, für die es gesetzliche Regelungen gibt. Denn Fahrausweise müssen dem Finanzamt zur steuerlichen Geltendmachung vorgelegt werden. Und damit das Finanzamt die Fahrausweise auch anerkennt, müssen auch sie Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören

  • Name und Anschrift Aussteller
  • Rechnungsdatum
  • Endbetrag
  • Steuersatz
  • ggf. Hinweis auf Grenzübertritt

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Welche Anforderungen gelten für elektronische Rechnungen?

Seit Mitte des Jahres 2011 hat der Gesetzgeber elektronische Rechnungen den Rechnungen in Papierform gleich gestellt. Bis dahin mussten digital versendete Rechnungen eine elektronische Signatur tragen. Seither gilt als einzige Voraussetzung für den Versand elektronischer Rechnungen, dass der Empfänger damit einverstanden ist, seine Rechnung per E-Mail oder als Download zu empfangen. Die Rechnung, die auf elektronischem Wege zum Kunden gelangt, muss inhaltlich dieselben Anforderungen erfüllen, wie eine Rechnung in Papierform.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die gesetzliche Situation in Deutschland. Die Bestimmungen anderer Länder können abweichen.

Ähnliche Fragen:

Diskussion

21 Kommentare

  1. 18. März 2009 am 17:24

    Getrennte Ust-Sätze
    Auf dem linken Beispieldokument sieht man, dass dort verschiedene Posten auch verschiedene Umsatzsteuer-Sätze haben. Diese Funktionalität scheint aber derzeit in billomat noch nicht integriert zu sein. Oder habe ich da was übersehen?

  2. 18. März 2009 am 17:38

    Re: Getrennte USt-Sätze
    Ja, das ist korrekt. Noch muss mit dem Workaround gearbeitet werden, im Fall des Falls zwei separate Rechnungen zu schreiben.
    Die Unterstützung für mehrere Steuersätze pro Rechnung ist aber in Arbeit.

  3. 19. März 2009 am 13:19

    Steuerbefreiung
    Wie könnte denn ein ordungsgemäßer Satz zur Steurbefreiung aussehen? Danke!!

  4. 19. März 2009 am 13:25

    Re: Steuerbefreiung
    Zum Beispiel so:
    „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“

  5. 3. April 2009 am 14:16

    Abschlagszahlungen
    Ich sehe mit Billomat keine Lösung den o.g. Anspruch zu erfüllen:
    Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind.

    Aber vielleicht habe ich auch was übersehen?

  6. 6. April 2009 am 16:34

    Re: Abschlagszahlungen
    Hallo und danke für das Feedback.
    Hier eine Lösung bzw. auch ein Beispiel, wie eine Abschlagszahlung in Billomat behandelt werden kann.

    Beispiel: Gesamtnettorechnung eines Bauvorhabens über EUR 10.000,-. Nach einem gewissen Baufortschritt sind EUR 2.000,- netto als Abschlagszahlung zur Zahlung fällig bzw. vereibart. Über diesen Teilbetrag kann dann eine Rechnung über EUR 2.000,- zzgl. 19 % MwSt. erstellt werden.

    Sobald das Bauvorhaben vollständig fertiggestellt worden ist, wird dann eine neue Rechnung (Abschlußrechnung) erstellt. Hier muss folgendermaßen vorgegangen sein. In Position 1 kommt der Gesamtbetrag – in diesem Fall die EUR 10.000,- netto -. In Position 2 wird die Abschlagszahlung abgezogen – hier (-) minus EUR 2.000,– (lt. Abschlagszahlung Nr. xxx vom xx.xx.xxxx). Als Saldo ergibt sich ein Betrag von EUR 8.000,– Auf diesen Betrag wird dann die MwSt. hinzugerechnet.

    In Billomat läßt es sich so umsetzen, dass einfach zwei unterschiedliche Rechnungen erstellt werden. In der ersten sollte in der Beschreibung der Position "Abschlagszahlung zum Projekt/Bauvorhaben XY" stehen" und in der Abschlußrechnung sollte diese Abschlagszahlung in der Positionsbeschreibung erwähnt werden und der Betrag von EUR 2.000,– (in diesem Fall) abgezogen werden. Das geschieht in Billomat indem man ein Minuszeichen vor dem "Preis" hinzufügt. Auf diese Weise wird ein Betrag negativ und damit abgezogen.

    Das ist unser Vorschlag, wie man mit Abschlagszahlungen umgeht und auf diese Weise wird die Umsatzsteuer korrekt berücksichtigt und abgerechnet.

  7. 17. April 2009 am 13:37

    Danke!
    …für die Informationen zum Thema!

  8. 1. Mai 2009 am 10:30

    #
    Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung so soll ich es bei steuerbefreiung raufschreiben???

  9. 3. Mai 2009 am 8:48

    USt-IdNr des Kunden
    Ihr erwähnt bei innergemeinschaftlichen Geschäften auch die USt-IdNr des Kunden, auf dem Muster ist diese aber soweit ich das erkennen kann nicht mit eingebracht.

    Wie und wo würdet ihr diese unterbringen?

    Danke und beste Grüße,
    serk

  10. 4. Mai 2009 am 8:58

    Re: USt-IdNr des Kunden
    @serk Ich würde die USt-IdNr des Kunden einfach in den Textblock vor oder nach den Rechnungspositionen unterbringen.
    Oder vielleicht unter die Rechnungsnummer.

    Wo diese auf der Rechnung steht, sollte egal sein. Hauptsache, sie steht drauf und ist auch als solche zu erkennen.

  11. 4. Mai 2009 am 12:36

    Re: Abschlagszahlungen
    Ich hab nur eine kurze Anmerkung zu den Abschlagszahlungen zu machen.
    Wenn man eine Rechnung korrekt nach Umsatzsteuergesetz mit Abschlagsrechnungen schreiben will genügt es nicht, nur die Abschlagszahlung als Rechnungsposition von der Gesamtsumme abzuziehen. Um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten muss der Gesamtbetrag netto + darauf entfallende Umsatzsteuer = Gesamtbetrag brutto.
    Beim Abzug der Abschlagszahlung muss man genauso verfahren, also Abschlagszahlung netto + darauf entfallende Umsatzsteuer.
    Das ist allerdings eine Gestaltungsfrage z. B. könnte man ja auch 3 Spalten mit netto, Steuer und brutto machen. (Geht das bei Billomat?)
    Eine weitere möglichkeit wäre einfach wie beschrieben den Restzahlungsbetrag + Umsatzsteuer anzugeben und zusätzlich z. B. darunter den Umsatzsteuerbetrag, der auf die Gesamtleistung entfällt, sowie den Umsatzsteuerbetrag der Abschlagszahlung.
    In den Umsatzsteuerrichtlinien zu § 14 UStG (187 Abs. 8 UStR) sind ein paar Beispiele dazu drin.

  12. 29. Mai 2009 am 16:02

    Re: Steuerbefreiung
    Vorsicht:
    Keinesfalls auf einer Rechnung das Wort „steuerfrei“ verwenden. Laut BMWi sollte auf der Rechnung für Kleinunternehmer folgendes stehen:
    „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“
    Denn, wenn ich recht informiert bin, sind steuerfreie Leistungen in einem anderen Paragraphen des Umsatzsteuerrechts geregelt.

  13. 4. November 2009 am 15:38

    Kleinbetragsrechnung 150,-€ Brutto oder Netto?
    Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150,-€ Brutto oder Netto? Bzw. was gilt im Gesetz als „Gesamtbetrag“?
    Im §33 UStDV steht: „Eine Rechnung deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, …“
    Für mich ist die Aussage mal wieder nicht 100%ig klar.
    Ich bin mir zwar ziemlich sicher, dass es 150,-€ Brutto sind, hätte aber gern noch einen Beweis aus dem Gesetz.

    Vielen Dank im Voraus.

  14. 6. November 2009 am 12:03

    Re: Kleinbetragsrechnung
    Eine explizite Aussage darüber, dass es sich bei den EUR 150,- um den Bruttobetrag handelt, konnten wir im Gesetz und diversen Richtlinien (insbes. 185a Abs. 1 UStR) nicht finden.
    Dieser Umstand ergibt sich jedoch aus dem Wortlaut, denn der Gesamtbetrag kann immer nur am Ende stehen, also nach dem Nettobetrag und USt. So würden wir es erläutern.

  15. 10. Oktober 2011 am 21:56

    “ Zahlbar innerhalb 30 Tagen …“ geht nicht mehr, das genaue Datum muss genannt werden, danach ist automatisch Zahlungsverzug ohne Mahnung.
    Theoretisch kann sofort ein Mahnbescheid erwirkt werden.
    Bert

  16. 26. November 2011 am 8:55

    Nettobeträge auf Rechnungen
    generell eine Frage, da dies zu einer Diskussion bei uns in der Firma geführt hat.
    Wenn ein Lieferant eine Rechnung schreibt und die Leistungen, die er erbringt bzw. die Lieferungen ,welche er tätigt, in der Zeile der Beschreibung der handelsüblichen Lieferung/Leistung mit einem Bruttopreis angibt (Einzel- und Gesamt), den Gesamtnettopreis der Rechnung unterhalb des Bruttogesamtpreises komplett angibt, dazu den Steuersatz und die daraus resultierende Steuer – kann man das auch so gelten lassen?
    In der Musterrechnung sind die Einzelpreise netto und Gesamt aufgeführt, ist diese Vorgehensweise vorgeschrieben?
    Ich habe es zwar während meiner Ausbildung so gelernt, eine Rechnung so aufzuschlüsseln, das liegt aber bereits Jahrzehnte zurück und nun bin ich verunsichert, da meine Kollegen eine Rechnung, wie oben als Beispiel genannt, als korrekt und ausreichend ansehen.
    Danke im Voraus für die Beantwortung meiner Frage

    • 26. November 2011 am 10:06

      Für solche Detailfragen wäre der Steuerberater der richtige Ansprechpartner. Eine wirklich belastbare Aussage trauen wir uns hier leider nicht zu.

  17. 2. September 2015 am 8:29

    Ich bin als Freiberufler unterwegs und ein Kunde versucht eine Rechnung abzulehnen, weil in meiner von billomat erstellten Rechnung in der Absender-Zeile mein Eigenname nicht drin steht – nur Firmenname, Straße, Ort. Ich weiß auch gar nicht wo ich das in billomat ändern kann – bei den Einstellungen zur Firma ist mein Namen drin, nur auf der Rechnung, da erscheint er halt nicht (bei der Absender-Angabe). Eine Einschätzung?

    • 18. Februar 2016 am 11:17

      Du kannst den Platzhalter für deinen Eigennamen unter Einstellungen / Dokumente / Briefpapier / Vorlage unter Kopf- und Fußzeile ändern.

  18. 19. Februar 2018 am 22:25

    Danke für diesen super Beitrag zum Thema Rechnungsstellung, war wirklich informativ und hilfreich!

    • 20. Februar 2018 am 16:40

      Vielen Dank für deine lieben Worte!
      Freut uns sehr, zu hören, dass die Beiträge gut ankommen.

      Beste Grüße, Julia von Billomat

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