Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Wir bei Billomat beschäftigen uns ja von Berufswegen mit dem Thema Rechnungserstellung und auch wir müssen Rechnungen schreiben. Deshalb wissen wir genau, dass es mittlerweile mehr als ein Dutzend gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen gibt. In diesem Beitrag verraten wir Dir, welche das sind!

1. Welche Pflichtangaben müssen Rechnungen enthalten?
2. Welche Folgen haben unvollständige Rechnungsangaben?
3. Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer
4. Unterschiede zwischen normaler Rechnung und Kleinbetragsrechnung
5. Ausnahmen der Vereinfachung bei Kleinbetragsrechnungen
6. Ganz einfach – Pflichtangaben auf Fahrausweisen
7. Welche Anforderungen gelten für elektronische Rechnungen?
8. Welche zusätzlichen Pflichtangaben für die Rechnung gelten in Sonderfällen?
9. Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen nach dem Handelsgesetzbuch
10. Welche weitere Pflichten gelten für die Rechnung?

Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

Die Vorgaben für gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen werden in § 14 und § 14a UStG geregelt.

Im Folgenden eine Übersicht über die vorgeschriebenen Rechnungsangaben ab dem 01.01.2004:

• (finanzamtsbezogene) Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IDNr.
• Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen: USt-IdNr. des Kunden
• Name und Anschrift leistender Unternehmer
• Name und Anschrift Leistungsempfänger
• Leistungsbeschreibung (Art, Menge bzw. Umfang)
• Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
• Leistungszeitpunkt
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Bemessungsgrundlage (bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)
• Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz (außer bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers)
• Bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Ust-IDNr. Angaben nach § 1b Abs. 2 und 3 UstG
• Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
• Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflichten bei Privatpersonen (zwei Jahre)

Welche Folgen haben unvollständige Rechnungsangaben?

Werden diese Bestimmungen nicht beachtet, könnte unter anderem der Vorsteuerabzug oder die komplette Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Dann drohen eventuell sogar hohe Steuernachzahlungen. Am Besten also immer auch die Eingangsrechnungen nach diesen Kriterien kontrollieren und gegebenenfalls eine korrigierte Rechnung nachfordern.

>>> Zum Weiterlesen: Wenn Du doch einmal versehentlich eine Rechnung mit unvollständigen Rechnungsangaben erstellt oder verschickt hast, verraten wir Dir hier, wie Du Deine falsch ausgestellte Rechnung korrigieren kannst.

Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmer

Wenn der Rechnungsaussteller unter die Kleinunternehmerregelung (geregelt im § 19 UStG) fällt, sind alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit. Demzufolge müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen. Um die Steuerbefreiung zu begründen, muss die Rechnung zwingend einen entsprechenden Hinweis tragen. Dieser kann lauten, wie zum Beispiel: „Der Rechnungssteller wendet die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an und ist zu einem Steuerausweis nicht verpflichtet.“ Da Kleinunternehmer trotz ihrer Umsatzsteuerbefreiung dennoch normale Unternehmer sind, müssen ihre Rechnungen alle anderen Pflichtangaben enthalten.

Ein Hinweis, der den Rechnungssteller ausdrücklich als Kleinunternehmer ausweist, ist nicht zwingend erforderlich. Doch muss aus dem Hinweis auf der Rechnung eindeutig hervorgehen, dass eine Steuerbefreiung vorliegt und daher keine Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer besteht sowie dass die Rechnung aus diesem Grund keine Mehrwertsteuer enthält.

Unterschiede zwischen normaler Rechnung und Kleinbetragsrechnung

Seit dem 01.01.2017 zählen Rechnungen bis zu 250 Euro brutto zu den Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten geringere Anforderungen als für andere Rechnungen (siehe § 33 UStDV).

Hier ein Überblick zwischen den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zu einer „normalen“ Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung:

​

Muster-Rechnung	Muster-Kleinbetragsrechnung

Ausnahmen der Vereinfachung bei Kleinbetragsrechnungen

Der Gesetzgeber hat für gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen von Beträgen unter 250 Euro brutto jedoch bestimmte Rahmenbedingungen gesteckt. Demnach greifen die Erleichterungen für die Angaben in Kleinbetragsrechnungen nicht, wenn das Geschäft einen der folgenden Bereiche betrifft:

• Versandhandel
• innergemeinschaftliche Lieferung
• Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Die Ausnahmeregelungen finden sich im § 33 UStDV, § 3c, 6a und 13b UStG.

Ganz einfach – Pflichtangaben auf Fahrausweisen

Auch Fahrausweise sind Rechnungen, für die es gesetzliche Regelungen gibt. Denn Fahrausweise müssen dem Finanzamt zur steuerlichen Geltendmachung vorgelegt werden. Und damit das Finanzamt die Fahrausweise auch anerkennt, müssen auch sie Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören

• Name und Anschrift Aussteller
• Rechnungsdatum
• Endbetrag
• Steuersatz
• ggf. Hinweis auf Grenzübertritt

Welche Anforderungen gelten für elektronische Rechnungen?

Seit Mitte des Jahres 2011 hat der Gesetzgeber elektronische Rechnungen den Rechnungen in Papierform gleich gestellt. Bis dahin mussten digital versendete Rechnungen eine elektronische Signatur tragen. Seither gilt als einzige Voraussetzung für den Versand elektronischer Rechnungen, dass der Empfänger damit einverstanden ist, seine Rechnung per E-Mail oder als Download zu empfangen. Die Rechnung, die auf elektronischem Wege zum Kunden gelangt, muss inhaltlich dieselben Anforderungen erfüllen, wie eine Rechnung in Papierform.

Welche zusätzlichen Pflichtangaben für die Rechnung gelten in Sonderfällen?

Abhängig davon, für welchen Zweck eine Rechnung ausgestellt wird, können über die regulären Pflichtangaben für die Rechnung hinaus noch weitere Angaben erforderlich sein. Zu den besonderen Fällen zählen:

Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs

Das Umsatzsteuergesetz regelt im § 1b UStG die Besteuerung neuer Fahrzeuge im innergemeinschaftlichen Erwerb. Laut § 1a und 1b UStG fällt bei innergemeinschaftlichem Erwerb von neuen Fahrzeugen beim Abnehmer die Erwerbsbesteuerung an. Um den innergemeinschaftlichen Erwerb laut den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes korrekt zu besteuern, muss die Rechnung Pflichtangaben aufnehmen, die über die regulären Rechnungspflichtangaben hinausgehen. Laut Umsatzsteuergesetz § 14a UStG sind die Merkmale anzugeben, wie sie in § 1b Abs. 2 und 3 UStG ausgeführt sind und auf das Fahrzeug zutreffen. Daher muss die Rechnung Angaben über die Größe des Fahrzeugs, die bisherige Nutzungsdauer des Fahrzeugs oder Angaben über seine Herstellung aufweisen:

• Art des Fahrzeugs (Land-, Wasser- oder Luftfahrzeug)
• Antrieb (z.B. Motorantrieb)
• Größe in Kubikzentimetern oder KW
• Bisherige Nutzungsdauer (max. 6.000 km oder sechs Monate seit Inbetriebnahme für Neufahrzeug KFZ)
• Angaben über Herstellung

Welche zusätzlichen Pflichtangaben gelten für die Rechnung von Reiseveranstaltern?

Die Besteuerung von Reiseleistungen ist im Umsatzsteuergesetz § 25 UStG geregelt. Demnach sind Reisevorleistungen als Lieferungen und sonstige Leistungen Dritter, die in einem Drittlandsgebiet erbracht werden, steuerfrei. Wird eine Reiseleistung abgerechnet, so ist als Pflichtangabe auf der Rechnung ein Hinweis auszuführen, der angibt, dass das Reiseunternehmen die Sonderregelungen gemäß § 25 UStG anwendet. Für den Hinweis gilt die Pflicht, die Formulierung „Sonderregelung für Reisebüros“ zu verwenden. 

Was gilt bei Differenzbesteuerung?

Wie die Pflichtangaben auf regulären Rechnungen ist auch die Differenzbesteuerung im Umsatzsteuergesetz behandelt. Im § 25a UStG behandelt das Gesetz die Besteuerung beim Verkauf von beweglichen Gebrauchtgegenständen. Die Differenzbesteuerung vermeidet, dass bei einem Wiederverkauf zum Beispiel eines gebrauchten Fahrzeugs durch einen Autohändler die Umsatzsteuer in voller Höhe anfällt. Vielmehr sorgt die Differenzbesteuerung dafür, dass lediglich auf die Differenz zwischen dem Einkaufspreis und dem erzielten Preis beim Wiederverkauf Umsatzsteuer anfällt. 

Voraussetzung für die Differenzbesteuerung ist der Kauf und der Wiederverkauf innerhalb der EU. Zudem darf beim Kauf des Gegenstandes durch den Wiederverkäufer keine Umsatzsteuer anfallen. Das trifft zu, wenn der Erstverkäufer eine Privatperson oder ein Kleinunternehmen ist oder zu einer steuerbefreiten Berufsgruppe gehört. Nur gewerbliche Wiederverkäufer, die mit gebrauchten Waren handeln, wie zum Beispiel Gebrauchtwagenhändler, Antiquitätenhändler oder Kunsthändler können die Differenzbesteuerung anwenden. 

Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung bei Differenzbesteuerung?

Verkauft ein Gebrauchtwarenhändler einen gebrauchten Gegenstand, wie beispielsweise ein Auto, einen Kunstgegenstand oder eine Antiquität an einen Kunden, muss er auf seiner Rechnung einen Hinweis angeben, mit dem er auf die Anwendung der Sonderregelungen gemäß § 25a UStG hinweist. Hierbei muss der Gebrauchtwarenhändler eine der folgenden Formulierungen verwenden, die für ihn zutrifft:

• Gebrauchtgegenstände/Sonderreglung
• Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung
• Kunstgegenstände/Sonderregelung

Welche Pflichtangaben auf der Rechnung gelten bei Reverse Charge?

Neben den genannten Sonderfällen, die dazu verpflichten, besondere Hinweise auf der Rechnung anzugeben, gelten auch für grenzüberschreitende Dienstleistungen eigene Regelungen für die Rechnungsstellung. Denn Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind rechnen grenzüberschreitende Leistungen an Kunden mit Sitz in einem anderen EU Land oder in einem Drittland außerhalb der EU ohne Umsatzsteuer ab. Ist der Leistungsempfänger innerhalb der EU ein Unternehmen, so ist das Reverse Charge Verfahren anzuwenden. Dieses dreht die Umsatzsteuerschuld um, sodass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer aus der Rechnung selbst ermittelt und an sein zuständiges Finanzamt meldet und ausbezahlt. Die Vorschriften über die Pflichtangaben in der Rechnung sind innerhalb der Europäischen Union weitgehend gleich ausgestaltet. Daher muss der Dienstleister bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen an Unternehmen in seiner Rechnung neben den regulären Angaben auf die Anwendung des Reverse Charge Verfahrens hinweisen. Dabei können die folgenden Formulierungen zum Einsatz kommen:

• „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• „VAT Reverse“
• „Reverse Charge“
• „Für diese Leistung wird das Reverse Charge angewendet“

Der Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld sollte bei Kunden außerhalb des deutschen Sprachraums in der Amtssprache des Landes, in der der Leistungsempfänger seinen Sitz hat oder zumindest in englischer Sprache ausgeführt werden.  

Zudem muss die Rechnung sowohl die Umsatzsteuer-Identitätsnummer des Rechnungsstellers als auch die USt ID des Leistungsempfängers aufweisen. 

Gesetzliche Pflichtangaben für Rechnungen nach dem Handelsgesetzbuch

Neben dem Umsatzsteuergesetzbuch stellt auch das Handelsgesetzbuch eigene Anforderungen an die Pflichtangaben der Rechnung. Dabei richtet sich das Augenmerk des Handelsgesetzbuches auf grundsätzliche Vorschriften für die Ausgestaltung von Geschäftsbriefen, zu denen auch die Rechnung gehört. Das HGB unterscheidet dabei Pflichtangaben auf der Rechnung nach der Form des Unternehmens. 

• Nicht eingetragene Einzelunternehmen
  Nicht eingetragene Einzelunternehmen müssen auf allen Geschäftsbriefen den Familiennamen mit ausgeschriebenem Vornamen angeben.
• Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (GbR)
  Geschäftsbriefe einer GbR müssen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem dazu gehörenden Vornamen anführen. 
• Eingetragene Einzelunternehmen
  Eingetragene Einzelunternehmen müssen neben dem eingetragenen Firmennamen den Zusatz „eingetragener Kaufmann“ oder „e.K.“, den Ort ihrer Handelsniederlassung sowie das Registergericht und die Handelsregisternummer auf der Rechnung angeben. 
• Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
  Die oHG sowie die KG müssen neben dem eingetragenen Firmennamen ihre Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft sowie das Registergericht und ihre Handelsregisternummer anführen. 
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  Rechnungen einer GmbH müssen neben dem eingetragenen Firmennamen, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer auch alle Geschäftsführer sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufweisen. 
• Unternehmergesellschaft (UG) haftungsbeschränkt
  Alle Pflichtangaben auf Geschäftsdokumenten, die für die GmbH gelten, sind auch für die UG vorgeschrieben. Zusätzlich muss als Zusatz zur Rechtsform zwingend die Formulierung „UG haftungsbeschränkt“ oder „Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt“ auf der Rechnung angegeben sein.  

Welche weitere Pflichten gelten für die Rechnung?

Neben den Pflichtangaben auf der Rechnung müssen Unternehmer weitere Pflichten beachten. Dazu gehört die Pflicht, alle geschäftlichen Dokumente aufzubewahren. Denn für sämtliche Geschäftsdokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht von mindestens sechs Jahren, während für Dokumente, die eine steuerliche Bedeutung haben, die Aufbewahrungsfristen zehn Jahre umfassen. Insbesondere Rechnungen gelten als steuerliche Belege für geschäftliche Transaktionen, die über den vorgeschriebenen Zeitraum hinweg zu archivieren sind. Dabei ist darauf zu achten, dass die Dokumente während des gesamten Zeitraums jederzeit auffindbar sind und lesbar bleiben. Das gilt sowohl für die Aufbewahrung von auf Papier gedruckten Dokumenten als auch für elektronisch erstellte Dateien. 

Rechnungen auf Thermopapier verblassen sehr schnell und sind nicht über die gesamte Archivierungszeit lesbar. Daher sind Rechnungen auf Thermopapier zu kopieren und zusammen mit dem Original abzuheften oder aber einzuscannen und als elektronische Datei abzuspeichern.  

Pflichtangaben und Aufbewahrungsfristen einhalten mit einem Buchhaltungsprogramm

Eine Buchhaltungssoftware wie Billomat unterstützt Unternehmer dabei, Rechnungen zu schreiben, die alle nötigen Pflichtangaben enthalten. Sie sorgt dafür, dass alle Dokumente auffindbar und lesbar in der Software gespeichert werden, sodass Unternehmer sich keine Gedanken mehr über die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen machen müssen. Im Vergleich zu herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder Open Office sind die Dokumente, die in Billomat erstellt und verschickt werden, auch unveränderbar und somit rechtlich gültig.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die gesetzliche Situation in Deutschland. Die Bestimmungen anderer Länder können abweichen.

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