Organisation   22.3.2018

Getting Things done einsetzen (Teil 2): loslegen

Wenn du die Methode Getting Things Done einsetzen willst, musst du zunächst alle Projekte und Aufgaben, die in deinem Kopf herumschwirren ordnen.

Dadurch bekommst du das Chaos aus dem Kopf (siehe Teil 1). Das ist zunächst der schwierigste Teil der von David Allen entwickelten Selbstorganisationsmethode. Niemand kann aus dem Stegreif alle Aufgaben aufschreiben, die anstehen. Dauernd fällt dir noch irgendwas ein: dies noch, das noch, auch ja und dann noch. Es kommen neue Dinge dazu oder einige wiederholen sich in regelmäßigen Abständen. David Allen gesteht daher den Anwendern der Methode durchaus zu, mehrere Tage dafür zu brauchen, erstmal alles zu ordnen. Erst dann geht es richtig los mit dem Dinge geregelt kriegen.

Getting Things done einsetzen (Teil 2): loslegen

Erst die Gedanken ordnen und das Chaos im Kopf ordnen: Das ist bei der Getting Things Done-Methode häufig der schwierigste Teil.

Handelt es sich um einen Termin oder um eine Aufgabe?

Getting Things Done einsetzen kannst du sowohl für kleine als auch für große Aufgaben. Termine sind etwas anderes: Sie ergeben sich aus den Aufgaben und/oder sie stehen fest. Das, was du mit der Methode in Gang bringst, ist deine Produktivität bei deinen Aufgaben. Denn da alles auf Listen oder in Apps gespeichert ist, kannst du dich voll auf jede einzelne Aufgabe konzentrieren, schließlich geht nicht gleichzeitig etwas anderes verloren. Kann es ja nicht, es steht schließlich alles in deinem sogenannten GTD-System.

Wenn die GTD-Maschine anläuft

Außerdem sorgst du mit GTD für Ordnung nicht nur in deinem Kopf, auch Postfächer, Eingangskörbe, Zettelkram und dein Schreibtisch sind Teil der Methode und wandeln sich nun vom Gesamtkunstwerk mit Suchfunktion zu einem ordentlichen System. Schließlich sollst du dich auf das Wesentliche konzentrieren und möglichst wenig Zeit mit Kleinkram und gar keine mit Wiederholungen verbringen. Also fasst du jedes Teil nur einmal an, entscheidest, wo es hingehört, ob in einen Eingangskorb, auf eine Liste oder in den Müll. Und gut ist’s.

Getting Things done einsetzen: Wie geht das?

Laut David Allen ist alles ein Projekt, das mehr als eine Aktivität erfordert. Kleinkram, der in weniger als zwei Minuten getan ist, solltest du immer sofort erledigen. Statt „Kontrolltermin beim Zahnarzt vereinbaren“ auf eine Liste zu schreiben und diese Aufgabe ewig dort zu verwalten, rufst du einfach sofort dort an und trägst dann den Termin direkt in deinen Kalender ein. Wer das konsequent verfolgt, und jeden Tag etwas Zeit für solche kleinen Aufgaben einräumt, dessen Listen werden kürzer und übersichtlicher.

Anders ist es mit einem Projekt, das mehrere Handlungsschritte erfordert. Das Projekt Steuererklärung zum Beispiel besteht aus mehreren Handlungsschritten und Teilabschnitten. Es hat eine klare Deadline: den Abgabetermin. Du hast konsequent das Jahr über Belege digitalisiert und archiviert, aber wie steht es mit ELSTER oder einer anderen Steuersoftware, die du benutzt: Hast du schon die aktuellen Formulare heruntergeladen? Falls du die Steuererklärung nicht selbst erledigst: Hat dein Steuerberater schon alle Daten von dir erhalten? Mit jedem Schritt, den du rechtzeitig und zeitnah erledigst, kommst du dem Ziel „fristgerechte Abgabe der Steuererklärung“ näher. Und entweder es gibt Dinge, die du bereits tun kannst oder z.B. Unterlagen, auf die du noch wartest. Insgesamt liegt dir aber das Thema Steuererklärung regelmäßig vor und du kannst es stets soweit bearbeiten, wie gerade ansteht.

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