Finanzen   02.5.2019

Gewusst wie: PayPal Zahlungen verbuchen

Gerade im Online-Handel stellt die Zahlungsmöglichkeit mit PayPal ein oftmals entscheidendes Kriterium für die Kaufentscheidung durch den Kunden. Denn nicht nur der kostenlose Käuferschutz stellt ein überzeugendes Argument für die Verwendung von PayPal dar. Auch die unkomplizierte Handhabung und die schnelle Zahlungsabwicklung, nachdem das Konto einmal eingerichtet ist, führt dazu, dass PayPal eine immer größere Verbreitung findet. Im Zahlungsverkehr mit PayPal gilt es, einige buchhalterische Besonderheiten zu beachten. Daher lohnt es sich für Unternehmer, die dieses Zahlungsmittel einsetzen, sich genau zu informieren, wie sie PayPal Zahlungen verbuchen.

  1. Was ist PayPal?
  2. Wie funktioniert PayPal?
  3. Wie funktioniert eine Zahlung über PayPal?
  4. Welche Kosten fallen für PayPal an?
  5. PayPal in der Buchhaltung – Was gilt es zu beachten?
  6. Wie funktioniert PayPal in der Buchhaltung?
  7. Wie behandelst Du die PayPal Gebühren?
  8. Wie werden Zahlungseingänge im PayPal Konto verbucht? – Beispiel
  9. Wie werden Zahlungsausgänge vom PayPal Konto verbucht? – Beispiel
  10. Wie funktioniert die Buchhaltung von PayPal in Billomat?
PayPal Zahlungen verbuchen

Für viele Online-Shopper ist PayPal nicht mehr wegzudenken. Wenn du diese Zahlungsmethode also anbietest, solltest du wissen, wie man PayPal Zahlungen verbuchen kann! (Bild © pixabay.de)

Was ist PayPal? – Ein Kurzüberblick

PayPal ist ein Online-Bezahldienst, der insbesondere für die Kaufabwicklung im Online-Handel eingesetzt wird. Der Bezahldienst findet eine stetig wachsende Verbreitung und wird durch die meisten Internetanbieter als unkomplizierte Zahlmethode für kleine und mittelgroße Beträge angeboten. Der Bezahldienst PayPal ist international angelegt und eröffnet die Möglichkeit, in mehr als 100 verschiedenen Währungen Geld zu versenden und zu empfangen. 

PayPal wurde in den USA gegründet und später einige Jahre lang als Tochterunternehmen des Internetunternehmens eBay geführt. Seit 2015 ist PayPal ein eigenständiges Unternehmen, das in Europa seinen Sitz in Luxemburg hat.

Wie funktioniert PayPal?

Wie unterscheidet sich PayPal von einem klassischen Bankkonto?

PayPal ist kein Bankkonto im klassischen Sinn. Denn für ein klassisches Bankkonto ist die Vergabe einer Kontonummer in Form einer Zahlenreihe erforderlich. Zur eindeutigen Identifizierung erhält der klassische Bankkunde eine Bankkarte, die er als Ausweis am Bankschalter oder an den Geld- und Belegausgabegeräten des Bankinstituts verwendet. PayPal hingegen kennt weder die Bankfiliale, noch die Kontonummer oder die Bankkarte. Das Bezahlsystem PayPal wickelt den Geldtransfer vollständig online ab – angefangen von der Anmeldung über die Identifikation bis hin zur Zahlung und dem Kontoauszug.

Wie identifiziert PayPal seine Kunden?

Das PayPal Konto ist ein virtuelles Konto. Denn der Bankinhaber erhält keine Kontonummer, sondern er verwendet zu seiner Identifikation eine E-Mail-Adresse. Um eine Zahlung auszuführen oder um Geld auf das eigene Konto zu transferieren, meldet sich der Kunde auf der PayPal Webseite mit einer ausgewählten E-Mail-Adresse und einem Passwort an. Sämtliche Transaktionen führt er selbstständig auf der Webseite seines eigenen PayPal Kontos aus. 

Wie funktioniert die Anmeldung bei PayPal?

Um ein PayPal Konto zu eröffnen, musst Du Dich mit Deinen persönlichen Daten als PayPal Mitglied registrieren. Bei der Registrierung gibst Du Deinen Namen sowie eine E-Mail-Adresse an und hinterlegst eine Bankverbindung. Danach kannst Du ein PayPal Bankkonto hinzufügen, dem eine eindeutige E-Mail-Adresse zuzuweisen ist. Das PayPal Konto verknüpfst Du mit einem oder mehreren Deiner klassischen Bankkonten oder mit Deiner Kreditkarte. Sobald Du ein neues PayPal Konto eröffnest, sendet PayPal einen minimalen Geldbetrag an das Konto, um dieses zu aktivieren. Nach der Bestätigung des Kontos kannst Du mit Deinem PayPal Konto Geld erhalten oder versenden. 

Welche Funktionen kann PayPal ausführen?

Mit dem PayPal Konto kannst Du Zahlungen an eine andere Person oder an ein Unternehmen ausführen und auch selbst Zahlungen erhalten. Die Zahlung erfolgt jeweils durch eine Buchung, die auf der Transaktionsübersicht des Kontoinhabers notiert ist. Der Geldtransfer über PayPal erfordert, dass sowohl der Zahlungsempfänger als auch der Einzahler bei PayPal mit einer E-Mail-Adresse registriert ist. Beim Geldtransfer über PayPal kommen keine Kontonummern oder Kreditkartendaten zum Einsatz. Beide beteiligten Parteien des Geldtransfers erfahren keine Bankdaten oder Kontonummern des jeweils anderen Partners. 

Wie funktioniert eine Zahlung über PayPal?

Bei einer Zahlung zieht PayPal das Geld von Deinem hinterlegten Bankkonto oder der Kreditkarte ein, um es an den Zahlungsempfänger weiter zu leiten. Die Weiterleitung der Zahlung über PayPal erscheint auf dem Buchungsbericht in Deinem PayPal Konto. 

Wie bezahlst Du beim Online Einkauf mit PayPal?

Sobald Du beim Online-Einkauf das Zahlungsmittel PayPal nutzt, leitet Dich der Bestellvorgang in der Regel am Ende automatisch auf die PayPal Webseite. Dort gibst Du Deine Zugangsdaten ein und bestätigst danach die Zahlung. Nach Deiner Bestätigung auf der PayPal Webseite wirst Du auf die Bestellseite Deines Onlinehändlers zurückgeleitet, um dort die Bestellung abschließend zu bestätigen

Welche Kosten fallen für PayPal an?

PayPal verlangt von gewerblichen Kontoinhabern eine Provision. Diese kannst Du als Unternehmer nicht auf Deine Kunden umlegen. Für den Kunden fallen bei der Bezahlung mit PayPal demnach keine Gebühren an. Gewerbetreibende bezahlen für ihre Zahlungseingänge Gebühren in Höhe von 1,9% des versendeten Geldbetrags. Dazu kommen für Zahlungen innerhalb der EU 35 Cent an weiteren Gebühren. Für Beträge unterhalb von 5 Euro muss der Verkäufer 10% an Gebühren auf den Verkaufspreis bezahlen. Dazu kommen weitere 10 Cent an Fixkosten (Stand 2019).

Paypal in der Buchhaltung – Was gilt es zu beachten?

Wenn Du PayPal Zahlungen verbuchen möchtest, erfordert dies einige Überlegungen. Sobald Du Dein PayPal Konto auch in der Buchhaltung richtig eingeordnet hast, ist die Ausführung der jeweiligen Transaktionen recht einfach. Daher solltest Du im Vorfeld des Einsatzes eines PayPal Kontos die folgenden Vorkehrungen treffen:

PayPal Zahlungen verbuchen: Konto als eigenes Buchhaltungskonto führen

Zwar ist es umstritten, ob das PayPal Konto handelsrechtlich ein anzuerkennendes Bankkonto stellt. Die strittige Einordnung des PayPal Kontos ist jedoch für Deine Buchhaltung nicht von Belang. Da das PayPal Konto einen virtuellen Ort stellt, über den Ein- und Auszahlungen laufen, liegt das Wesen eines klassischen Kontos in seiner Funktion. Daher kannst Du Dein PayPal Konto in der Buchhaltung genau so behandeln, wie Deine anderen Geschäftskonten auch. In der Buchhaltung sollte das PayPal Konto wie ein Bankkonto geführt werden. Daher sollte die Buchhaltung für die Erfassung der Buchungsbewegungen Deines PayPal Kontos ein eigenes Buchhaltungskonto anlegen.

Trennung von gewerblichem und privatem Konto

Wenn Du PayPal sowohl für Dein Unternehmen als auch für Privateinkäufe nutzen möchtest, dann solltest Du unbedingt zwei eigene PayPal Konten anlegen. Private Ein- oder Verkäufe über PayPal solltest Du über ein gesondertes privates PayPal Konto ausführen. Daneben legst Du für Dein Unternehmen einen gewerblichen Account bei PayPal an. 

Kontoauszüge von PayPal

Auf Deinem PayPal Zugang findest Du eine Zusammenstellung sämtlicher Transaktionen, die PayPal in einem Überblick zur Verfügung stellt. Diesen kannst Du auch in genau festgelegten Zeiträumen abrufen. Da die Auszüge als Beleg für die Steuererklärung dienen, solltest Du die PayPal Kontoauszüge regelmäßig für zum Beispiel monatliche Zeiträume herunterladen und archivieren. Die PayPal Transferübersichten solltest Du genau so wie deine Kontoauszüge von der Bank behandeln und als Buchungsbelege entsprechend Deiner buchhalterischen Organisation ablegen. Dort sind die Belege des PayPal Kontos genauso wie alle anderen steuerlich relevanten Bankbelege über zehn Jahre hinweg zu archivieren. 

Guthaben regelmäßig auf das Geschäftskonto weiterleiten

Zahlungseingänge sollten nicht über längere Zeiträume hinweg auf dem PayPal Konto verbleiben. Denn PayPal kann die Auszahlung von Geldbeträgen unterbinden, wenn Dein Kunde eine Reklamation anmeldet. Daneben solltest Du Zahlungseingänge auf dem PayPal Konto auch in Deiner Buchhaltung möglichst zeitnah einpflegen, um den dazu gehörenden Vorgang innerhalb von kurzer Zeit buchhalterisch abzuschließen. 

PayPal Zahlungen verbuchen: Gebühren nicht mit der Einnahme verrechnen

Obwohl bei einer Einnahme über PayPal wegen der anfallenden Gebühren nicht der ursprüngliche Preis für Dein Produkt bei Dir ankommt, kannst Du dennoch nicht in nur einem einzigen Schritt den tatsächlich eingehenden Geldbetrag als Einnahme verbuchen. Hingegen musst Du den vollen Kaufpreis als Einnahme aufführen und erst in einem zweiten Schritt die Gebühr als „Nebenkosten des Geldverkehrs“ buchen.

Wie funktioniert PayPal in der Buchhaltung? – Paypal Zahlungen verbuchen

Buchhaltungskonto für PayPal Zahlungen anlegen

Wenn Du Deine Buchhaltung mit den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 angelegt hast, dann legst Du dort jeweils ein eigenes Konto für PayPal an. Als Typ für Dein Konto wählst Du die Kennzeichnung „Bank“. Das Buchhaltungskonto für Dein PayPal Konto solltest Du mit einem eindeutigen Namen versehen und mit einer Kontonummer ausstatten, wie zum Beispiel mit der Nummer 1210 im Kontenrahmen SKR03 oder mit der Nummer 1810 für SKR04. 

Zudem legst Du in Deiner Buchhaltung ein Konto für die Nebenkosten des Geldverkehrs unter dem Typ „sonstige betriebliche Aufwendungen“ an. Auf dieses kommen die Gebühren, die Du für einen Zahlungseingang an PayPal bezahlst.

Buchung von PayPal-Zahlungen in der Buchhaltung

Zahlungsbewegungen über das PayPal Geschäftskonto verbucht die Buchhaltung auf dieselbe Weise wie einen Zahlungseingang oder eine Auszahlung über dein Geschäftskonto.

Wie werden Zahlungseingänge bei Paypal verbucht?

Eine Einzahlung auf dem PayPal Geschäftskonto verbuchst Du genauso wie einen Zahlungseingang auf Deinem Girokonto bei einer Bank. Dabei verbuchst Du den gesamten Betrag, den Dein Kunde auf Dein PayPal Konto eingezahlt hat. Auch die danach durch PayPal abgezogenen Gebühren musst Du als Zahlungseingang in einem einzigen Betrag verbuchen. Für die Buchung verwendest Du demnach den Bruttorechnungsbetrag, um die Gebühren danach auf ein eigenes Konto für die Nebenkosten des Geldverkehrs als Betriebsausgaben einzutragen. 

Wie behandelst Du die PayPal Gebühren?

PayPal Gebühren: Umsatzsteuer

Die Gebühren enthalten keine Umsatzsteuer. Daher kannst Du keine Vorsteuer geltend machen. Demnach werden die Gebühren mit ihrem tatsächlich durch PayPal abgezogenen Betrag kontiert. 

PayPal Gebühren absetzen: die Steuer

Du kannst PayPal Gebühren absetzen, indem Du diese in voller Höhe zu Deinen Betriebsausgaben rechnest. Die Betriebsausgaben mindern den Gewinn entsprechend, für den in der Folge weniger Steuerabgaben anfallen.

Automatische Rechnungsstellung

Mit dem kostenlosen WooCommerce Plugin von Billomat automatisierst du die Rechnungsstellung für deinen Onlineshop.

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Beispiel: Paypal Zahlungen verbuchen – Zahlungseingänge im PayPal Konto

Dein Kunde hat eine Lieferung in Höhe von 100 Euro netto erhalten, die Dein Unternehmen mit einer Forderung in Höhe von 119 Euro brutto abgerechnet hat. Um die Rechnung zu begleichen, bezahlt Dein Kunde einen Betrag in Höhe von 119 Euro auf Dein PayPal Konto ein. 

Auf Deinem Kontoauszug von PayPal findest Du neben dem Datum und dem Namen des Einzahlers sowie dem Bruttobetrag aus Deiner Rechnung auch einen Betrag für die Gebühren, die PayPal einbehält. Diese beträgt 1,9% aus dem Zahlbetrag plus 35 Cent. Die Gebühren für die bezahlte Rechnung belaufen sich demnach auf 2,61 Euro. Nach Abzug der Gebühren steht auf Deinem PayPal Konto ein Restbetrag in Höhe von 116,39 Euro zur Verfügung.

Der Buchungssatz für den Zahlungseingang lautet:

Erster Schritt

  • Kunde im Haben: 119 Euro
  • PayPal im Soll: 119 Euro

Zweiter Schritt

  • PayPal im Haben: 4,17 Euro
  • Nebenkosten Geldverkehr im Soll: 4,17 Euro

Im Ergebnis weist Dein PayPal Konto in Deiner Buchhaltung einen Betrag in Höhe von 116,39 Euro als Guthaben aus. Das PayPal Konto steht demnach mit 116,36 Euro im Soll.

Ergebnis

  • PayPal im Soll: 116,36 Euro

Wie werden Zahlungsausgänge vom PayPal Konto verbucht? – Beispiel

Sobald Du Dein PayPal Guthaben auf das Geschäftsgirokonto Deines Unternehmens eingezahlt hast, stellst Du die Umbuchung in der Buchhaltung dar. Hierbei kannst Du ein PayPal Transferkonto verwenden, das Du im Vorfeld als Buchhaltungskonto angelegt hast. Das Transferkonto ist nicht zwingend erforderlich, schafft jedoch ein erhöhtes Maß an Transparenz.

Der Buchungssatz mit Transferkonto lautet wie folgt:

Erster Buchungsschritt:

  • PayPal im Haben: 116,39 Euro
  • PayPal Transferkonto im Soll: 116,39 Euro

Zweiter Buchungsschritt:

  • PayPal Transferkonto im Haben: 116,39 Euro
  • Girokonto Unternehmen Bank im Soll: 116,39 Euro

Du kannst die Buchung auch ohne den Einsatz eines zusätzlichen Transferkontos ausführen.

Buchungssatz ohne Transferkonto:

  • PayPal im Haben: 116,39 Euro
  • Girokonto Unternehmen Bank im Soll: 116,39 Euro

Wie funktioniert die Buchhaltung von Paypal-Zahlungen in Billomat?

Paypal Zahlungen verbuchen – Welchen Nutzen hat Billomat Banking?

Mit Billomat Banking verwaltest Du neben den Zahlungseingängen auf Deinem Geschäftsgirokonto auch Zahlungsbewegungen mit PayPal. Du kannst Deine Konten mit Billomat verknüpfen, um ein- und ausgehende Zahlungsbewegungen automatisch mit Deinen Rechnungen und Belegen abzugleichen. Dabei stellt die Buchhaltungssoftware eine Übersicht aller Zahlungsbewegungen in Echtzeit zur Verfügung.

Wie funktioniert Billomat Banking?

Um Deine Bankkonten mit Billomat zu verknüpfen, wählst Du das gewünschte Bankinstitut aus und hinterlegst Deine Zugangsdaten. Auf diese Weise ist das Buchhaltungsprogramm mit Deinen Geschäftskonten automatisch verbunden. So kann Billomat die Zahlungseingänge und Auszahlungen überprüfen, mit den vorliegenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen abgleichen und entsprechend verbuchen. Alle Zugangsdaten zu Deinen Konten werden auf einer sicheren Plattform abgelegt und sind über eine SSL Verschlüsselung gesichert.

Direkte Schnittstelle 

Billomat verfügt mit seinem Partner FinTecSystems über eine direkte Bankschnittstelle, die mehr als 3.000 Banken im Deutsch sprachigen Raum unterstützt. Daneben gehören auch zahlreiche Banken im Ausland, wie zum Beispiel in Frankreich oder Spanien zu dem Netzwerk des Systems. Sobald Deine Bankkonten mit Billomat verbunden sind, übernimmt das Programm automatisch den Abgleich der Zahlungsbewegungen mit Deinen Forderungen. Die Bankenschnittstelle steht Dir mit Billomat kostenfrei zur Verfügung. 

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