Recht   18.4.2018

GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbüchern – wie geht das?

Wie klingelt meine Kasse steuerlich korrekt? – Kassenbuch und GoBD

Nicht nur hinter der Ladentheke prägt die Kasse den Alltag zahlreicher Unternehmen – auch in der Gastronomie, in der Hotellerie sowie bei Handwerkern oder Lieferanten gehört das Kassenbuch zur Grundausstattung der Buchhaltung. Denn alle Unternehmen, die eine Pflicht zur Buchführung haben, müssen ein Kassenbuch führen. Die GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbüchern beschäftigt Buchhalter zahlreicher Branchen und bedarf somit einer genauen Betrachtung.

GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbüchern

GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbüchern – was muss ich beachten?

GoBD – kleines Kürzel mit großer Wirkung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz – sorgen seit ihrem schrittweisen In-Kraft-Treten in den Jahren zwischen 2015 bis 2018 für viele Fragen. Denn die GoBD schreiben für sämtliche Bereiche der Buchhaltung vor, wie elektronische Dokumente erstellt, verarbeitet, geordnet, benannt und archiviert werden müssen. Darüber hinaus muss Dein Unternehmen sämtliche Arbeitsschritte, eingesetzte Werkzeuge sowie die Archivierung der steuerlich relevanten Dokumente in einer Verfahrensdokumentation einfach und nachvollziehbar darlegen.

Was haben die GoBD mit der Kasse zu tun?

Einer der Bereiche, auf die die neuen Regelungen einen nachhaltigen Einfluss nehmen, betrifft die GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbüchern. Denn seit dem Jahresende 2016 gelten die GoBD auch für elektronische Registrierkassen. Viele ältere Kassensysteme können die Anforderungen der gesetzlichen Vorschriften an die Aufbewahrung von Daten sowie die Dokumentation des Verfahrens nicht erfüllen.

Tillhub

GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbüchern

Sämtliche elektronisch erstellte Kassenbücher unterliegen den Vorschriften der GoBD. Dabei ist es unerheblich ob die Dokumente mit einer Registrierkasse oder mit einem anderen elektronischen System aufgezeichnet und geführt sind. Für die Kassenbücher gelten die zentralen Kriterien der GoBD:

  • Unveränderbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Zeitnahe Aufzeichnung
  • Ordnung
  • Kassensturz jederzeit

Unveränderbarkeit

Seit Ende 2016 müssen Einzelhändler für ihre Bar-Einzahlungen und Bar-Auszahlungen eine Kasse einsetzen, die ihre elektronischen Belege so herstellt, dass deren nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist. Denn ein Kernaspekt der GoBD ist die Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten. Das ursprüngliche Dokument muss demzufolge im Original erhalten und so archiviert sein, dass eine Veränderung nicht möglich ist.

Nachvollziehbarkeit

Nach dem Belegprinzip muss jede Buchung einen zugehörigen Beleg aufweisen. Die Beschaffenheit des Kassenbuches muss einem Dritten einen schnellen Überblick ermöglichen und nachvollziehbar sein.

Vollständigkeit

Die Aktivitäten müssen nach dem Kriterium der Einzelaufzeichnungspflicht lückenlos und vollständig vorhanden sein. Zwar kann die Buchung mehrere Vorfälle zusammenfassen, doch die einzelnen Vorfälle müssen je einen eigenen Beleg haben.

Zeitnahe Aufzeichnung

Laut § 146 Abs 1 Satz 2 Abgabenordnung (AO) müssen Kasseneingaben und -ausgaben täglich in das Kassenbuch einfließen. Kassenbucheinträge und vergleichbare Aufzeichnungen können nur dann periodenweise erfolgen, wenn sicher gestellt ist, dass die Unterlagen bis zur Erfassung ordnungsgemäß nummeriert und elektronisch im Kassensystem erfasst sind.

Ordnung

Nach dem so genannten Grundsatz der Klarheit muss die Erfassung der Belege mit Übersicht, Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit erfolgen. Einträge, die ins Kassenbuch gehören, dürfen nicht als Sammelaufzeichnung mit anderen Buchungen vermischt werden.

Kassensturz jederzeit

Die Kasse muss immer stimmen. Eine Überprüfung der Kasse durch Nachzählen muss daher jederzeit erfolgen und ihre Stimmigkeit bestätigen können.

Die durch die Kasse erstellten Dokumente müssen zudem einen Datenzugriff des Finanzamts ermöglichen. Die GoBD erklären des weiteren, dass für sämtliche Belege, die die elektronische Kasse erstellt, die gesetzlichen Regelungen für die Archivierung gelten. Somit müssen Kassenbelege und Kassenbücher für die Dauer von zehn Jahren archiviert werden. Dabei erfordert die GoBD-konforme Aufbewahrung von Kassenbüchern, dass die Unterlagen jederzeit abrufbar und dauerhaft lesbar bereit stehen müssen.  

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