Finanzen   05.9.2017

GoBD konforme Belege digitalisieren und archivieren

Seit 01.01.2015 gilt die GoBD für die IT-gestützte digitale Ablage buchführungsrelevanter Daten und Dokumente mit Belegcharakter. Sie löst damit die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995 sowie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab und gilt auch für Steuerpflichtige, die keine doppelte Buchführung, sondern lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchführen. Hierbei erstrecken sich die Anforderungen auf alle buchführungsrelevanten Daten. Dadurch sind auch Vor- und Nebensysteme wie Kassen- und Archiv-Systeme betroffen. In diesem Artikel geht es um die wichtigsten Grundsätze, wenn du GoBD konforme Belege digitalisieren und richtig archivieren willst.

GoBD-Aufzeichnungen in Grund- und Hauptbuch

Im Grundbuch wird die zeitliche Reihenfolge, im Hauptbuch die Gliederung von Geschäftsvorfällen aufgezeichnet. gemäß Tz. 47 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 ist die Aufzeichnung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen als „unbedenklich“ einzustufen. Bei Kontokorrent-Beziehungen (also kreditorische Waren- und Kostenrechnungen) innerhalb von 8 Tagen (Tz. 49).

GoBD konforme Belege digitalisieren und archivieren - das musst du beachten?

Die Herausforderung „elektronische GoBD konforme Belege“ meisterst du nur mit Geschick.

Nach der erstmaligen Erfassung der Daten sind diese als unveränderbar zu kennzeichnen. Dies wird im Hauptbuch durch die erforderlichen Angaben zur Festschreibung kenntlich gemacht. Änderungen an diesen Daten müssen also durch eine Protokollierung nachvollziehbar sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese erstmalige Erfassung digital erfolgte oder nicht. In der Regel erfolgt die Erfassung von Geschäftsvorfällen in Unternehmen sowohl klassisch als auch elektronisch. Sowohl für Papiervorgänge, als auch für elektronische Belege gelten die GoBD-Anforderungen analog.

Anforderungen an Nebensysteme

Häufig werden Geschäftsvorfälle nicht sofort im Hauptsystem gespeichert. Demnach erfasst zunächst ein sogenanntes Nebensystem diesen Geschäftsvorfall. Erfüllt dieses System bereits die Erfordernisse im Sinne der GoBD-konformen Ablage von Belegen, so genügt es, wenn erst zum Ablauf des Folgemonats eine Buchung im Hauptsystem erfolgt. Danach wird eine Kontrolle der Erfassung, Übertragung und Verarbeitung der Aufzeichnung im Hauptbuch erforderlich. Ein Protokoll hält diese Kontrollen nachvollziehbar fest. Neben den eigentlichen Geschäftsvorfällen muss das System auch alle Stamm- und Bewegungs-Daten, sowie Änderungen an den Systemeinstellungen festhalten. Das System schützt außerdem die Journalbuchungen vor Löschung und Veränderung.

Aufbewahrungsvorschriften für GOBD konforme Belege

Du musst Belege mit Ihrem vollständigen Inhalt speichern und aufbewahren. Tz 77. des BMF-Schreibens schreibt die Mindestanforderungen an den Inhalt eines Beleges fest. Diese umfassen beispielsweise Mengen- und Wertangaben, Einzelpreise, Fälligkeiten, Skonti und Rabatte, die Zahlungsart, sowie Angaben zur Steuerbefreiung. Da du auf das Aussehen eines Fremdbeleges keinen Einfluss hast, musst du den jeweiligen Beleg unter Umständen entsprechend aufbereiten. Eventuell bedarf es der zusätzlichen Anlage von Handels- und Geschäftsbriefen, um das steuerliche Verständnis des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten. Du verantwortest außerdem die Verfügbarkeit dieser Belege im Hinblick auf eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt während der gesamten Aufbewahrungsfrist.

Damit deine Belege die Aufbewahrungsfrist auch überdauern, bist du dazu verpflichtet, diese zeitnah gegen Verlust und Veränderung zu sichern. Gemäß BMF muss diese Sicherung möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung eines Beleges durchgeführt werden. Wandelst du ein elektronisches Dokument von einem Format in ein anderes um, musst du trotzdem die Originaldatei weiterhin aufbewahren. Zur Aufbewahrungstätigkeit gehört die laufende Nummerierung sowie eine zeitgerechte Ersterfassung mit Festschreibung des Inhaltes. Erstellst du elektronische Belege selbst, kannst du die laufende Nummerierung hierzu automatisch vergeben. Sowohl Eigen-, als auch Fremdbelege müssen der zugehörigen Grundbuchaufzeichnung zugeordnet werden.  Dies geschieht durch eindeutige Identifikationsmerkmale. Dies kann gemäß GoBD nicht durch das Beleg- oder Buchungsdatum, die Kontoauszugsnummer oder den Belegnamen erfolgen. Stattdessen sollte man eine eindeutige Dokumenten-ID, Indexnummer oder Paginiernummer verwenden.

Besonderheiten für elektronische Dokumente

Wenn du Rechnungen elektronisch aufbewahrst, muss deren Speicherung auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt. Für kleinere Unternehmen empfiehlt sich hierbei eine nur einmal beschreibbare CD oder DVD. eine E-Mail ist nicht aufbewahrungspflichtig, sofern Sie außer der eigentlichen elektronischen Rechnung im Anhang keine weiteren buchführungsrelevanten Informationen enthält.

Erhältst du deine Kontoauszüge elektronisch, müssen diese ebenfalls in einem unveränderlichen Format aufbewahrt werden. Hierzu empfehlen zahlreiche Stellen das Format PDF/A-3. Das einheitliche Datenformat ZUGFeRD ist ein kostenloser Datenstandard für elektronische Rechnungen und im deutschsprachigen Raum sehr verbreitet. Es basiert auf PDF/A-3 und wird von zahlreichen Wirtschaftssoftwarelösungen unterstützt.

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