GoBD: Papier und Elektronik – Belege und deren Handhabung

Umgang mit Belegen – auf Papier oder in Datenform

Der buchhalterische Grundsatz, nach dem keine Buchung ohne Beleg zu erfolgen hat, hat auch mit den Neuerungen der GoBD seine Gültigkeit nicht verloren. Sowohl der klassische Papierbeleg als auch die elektronische Datei stellt nach wie vor den Nachweis für einen Geschäftsvorfall eines Unternehmens. Belege und deren Handhabung müssen mit der neuen GoBD besonderen Regeln folgen.

GoBD – kurz erklärt

Buchführungspflicht

Jedes Unternehmen in Deutschland hat die Pflicht, seine Geschäftsvorfälle genau zu dokumentieren. Die so genannte Buchführungspflicht ist in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch gesetzlich verankert. Die Paragraphen 140 und 141 AO richten sich an Kaufleute, Gewerbetreibende sowie an Land- und Forstwirte. § 241 a HGB richtet sich an Einzelkaufleute. Die Pflicht zur Führung von Büchern greift bei einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem gewerblichen Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Jahr. Für Land- und Forstwirte gelten andere Werte. Ausgenommen von der Buchführungspflicht sind Selbstständige ohne Gewerbe und Freiberufler.

Umgang mit Belegen – GoBD

Die so genannten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ traten im Januar 2017 vollumfänglich in Kraft. Die inhaltlichen Vorgaben der GoBD gelten dabei für elektronische Dokumente genauso wie für Belege aus Papier. Sowohl elektronische Dateien als auch Papierdokumente müssen grundsätzlich dieselben Erfordernisse erfüllen. 

Das neue Gesetz bestimmt, dass geschäftliche Unterlagen von Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, innerhalb ihrer Buchführung genau festgelegte Kriterien erfüllen müssen. Dazu gehören neben weiteren:

Sicherheit von Daten

Die Daten müssen gegen Verlust und unberechtigten Zugriff nachweisbar gesichert werden.

Unveränderbarkeit

Dokumente dürfen nicht im Nachhinein verändert oder ersetzt werden. Dafür müssen Originaldokumente gesondert abgelegt und eine nachträgliche Bearbeitung durch die Erstellung von Kopien ausgewiesen werden. 

Ordnungsmäßigkeit

Das Finanzamt muss sämtliche Dokumente aus der Buchhaltung jederzeit nachprüfen können. Hierfür ist es wichtig, dass die Dokumente vollständig sind und in einer nachvollziehbaren Ordnung archiviert werden. Dokumente müssen zudem zeitnah zum Geschäftsvorfall erstellt werden.

Aufzeichnung

Die Erstellung von geschäftlichen Dokumenten muss chronologisch erfolgen und in einer nachvollziehbaren Gliederung erfasst werden. 

Aufbewahrung

Dokumente aus der Buchhaltung müssen grundsätzlich im Original und in einer übersichtlichen Ordnung aufbewahrt werden. Es gelten die üblichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Dokumentation

Die Buchhaltung muss für den Fall einer Betriebsprüfung ihre Organisation, die Datenablage sowie ihre individuelle Namensgebung in einer so genannten Verfahrensdokumentation bereit stellen. 

Datenzugriff

Unternehmen müssen dem Finanzamt einen Zugriff auf ihr System mit sämtlichen steuerlich relevanten Unternehmensdaten ermöglichen.

Trotz GoBD – Papier darf Papier bleiben

Papierbelege, die zum Beispiel per Post als Lieferantenrechnung bei Deinem Unternehmen eingehen, kannst Du trotz GoBD auch weiterhin als Beleg für einen Buchungsvorgang verwenden. Diese musst Du nicht digitalisieren. Genauso gelten für Papierdokumente grundsätzlich dieselben Anforderungen wie für elektronische Dokumente. Auch sie unterliegen einer Archivierungspflicht, dürfen nicht verändert oder ausgetauscht werden und sind in einer schnell erfassbaren und übersichtlichen Ordnung abzulegen. 

Papier  – Belege und deren Handhabung

Ebenso wie elektronische Dokumente müssen auch  Papierdokumente laut GoBD nachweislich vor Fälschungen gesichert sein. Eine bewährte Methode zur Glaubhaftmachung von Papierbelegen als Original ist die Beglaubigung durch einen Stempel. Sei es der Datums-, Nummern-, Bezahlt- oder Gebucht-Stempel – der Buchhaltungsstempel verleiht einem Papierdokument eine zuverlässige Aussage über Verarbeitung und Zuordnung sowie eine allgemein anerkannte Absicherung gegen nachträgliche Veränderungen.

Grundaufzeichnung als Beleg

In der doppelten Buchhaltung werden Geschäftsvorfälle innerhalb eines Unternehmens regulär unmittelbar in Form der Grundaufzeichnung niedergelegt. Die Erfassung der Grundaufzeichnung erfolgt dabei sowohl in elektronischer Form als auch als Papierdokument. Diese Vorgehensweise stellt die Fälschungssicherheit in besonderem Maße sicher. Die Grundaufzeichnung erfolgt zudem sowohl mit Datum als auch in zeitlich chronologischer Abfolge und erfüllt damit ein weiteres Kriterium der GoBD. Kontrollen hinsichtlich der Erfassung, der Übertragung und der Verarbeitung sorgen dafür, dass die Vorfälle vollständig erfasst sind. Eine nachträgliche Veränderung ist nicht mehr zulässig. Die Protokollierung der Kontrolle erfüllt nicht nur die GoBD, sondern schafft auch einen erforderlichen Nachweis. 

Hauptbuch – sachliches Ordnungssystem

Das Hauptbuch erfasst aufgezeichnete Geschäftsvorfälle in einem System, das nach sachlichen Kriterien geordnet ist. Das inhaltlich geordnete System ermöglicht einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage eines Unternehmens, während es zugleich eine Kontrollfunktion erfüllt. Denn die zeitlich chronologisch erfassten Geschäftsvorgänge werden in sachlicher Ordnung noch einmal dargestellt und können so miteinander abgeglichen werden. 

Zuordnung – Qualitätsmerkmal der Buchhaltung

Sowohl elektronische Belege als auch Papierdokumente müssen den Grundaufzeichnungen innerhalb der Buchführung zugeordnet werden. Die Zuordnung wird zum Beispiel über einen Index oder eine Identifikationsnummer für Dokumente umgesetzt. Das Schema der Zuordnung muss eindeutig dargestellt sein, sodass es einfach fortgeführt und nachträglich kontrolliert werden kann. 

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