Finanzen   25.4.2019

Gratis-Leistungen auf Rechnungen vermerken: warum das denn?

Jeder Kunde freut sich über die kleine Gratisbeigabe, die der Verkäufer an der Kasse in die Einkaufstüte steckt oder über die Kleinigkeit, die er beim Auspacken des Lieferkartons seiner Onlinebestellung findet. Genauso erfreulich sind Gratis-Leistungen, die der Handwerker oder der Dienstleister als Zugabe zur bestellten Aufgabe erbringt. Für den Umgang mit Deinen Kunden solltest Du Dir bereits im Zuge der Angebotserstellung genau überlegen, warum und wie Du Gratis-Leistungen auf Rechnungen vermerken kannst.

  1. Was ist eine Gratis-Leistung?
  2. Was bedeutet Kulanz?
  3. Was ist der Unterschied zwischen Gratis-Leistung und Kulanz?
  4. Gratis-Leistung auf Rechnungen – Wie funktioniert das?
  5. Warum Gratis-Leistungen auf Rechnungen vermerken?
  6. Wie kann man Gratis-Leistungen auf Rechnungen angeben?
  7. Trotz Kulanz Rechnung? – Was nun?
  8. Wie funktioniert die Abrechnung bei Kulanz?
Gratis-Leistungen auf Rechnungen

Gratis-Leistungen auf Rechnungen vermerken? Ja, das ist sinnvoll! Denn so drückst Du Wertschätzung und Engagement aus. (Bild © unsplash.com)

Was ist eine Gratis-Leistung?

Der Begriff „gratis“ kommt von dem lateinischen Hauptwort „gratia“, das ins Deutsche übersetzt „Dank, Erkenntlichkeit“ oder „Gunst“ bedeutet. Im Laufe der sprachgeschichtlichen Entwicklung nahm der Begriff „gratis“ die Bedeutung „um des bloßen Dankes willen“ an. Heute verstehen wir unter dem Begriff „gratis“, dass ein Gegenstand oder eine Leistung unentgeltlich oder kostenlos zur Verfügung gestellt ist. Im Geschäftsalltag bedeutet „gratis“, dass für eine Sache oder Leistung nicht bezahlt werden muss. Gratis ist demnach gleichbedeutend mit den Begriffen „kostenfrei, kostenlos, unentgeltlich, umsonst, vergütungsfrei oder gebührenfrei“. Eine Sache wird „nicht berechnet“ oder steht „zum Nulltarif“ zur Verfügung, wenn sie gratis übergeben oder überlassen wird.

Was bedeutet Kulanz?

Die Kulanz gehört nicht zu den vertraglichen Pflichten im Rahmen eines Übereinkommens zwischen zwei Partnern. Daraus geht ihre zentrale Bedeutung hervor. Denn die Kulanz ist das einseitige Entgegenkommen einer Vertragspartei, das auf Freiwilligkeit beruht. 

Ursprünglich kommt der Begriff „Kulanz“ aus dem Französischen. „Coulant“ heißt auf Deutsch übersetzt „fließend, beweglich“ und wird in die wirtschaftliche Alltagssprache als „kulant“ übertragen mit den Bedeutungen „umgänglich, gefällig, gewandt“. Die Kulanz ist im Geschäftsleben allgemein bekannt als ein entgegenkommendes Verhalten oder eine Gefälligkeit. Die Kulanz geht einher mit den Eigenschaften Großzügigkeit, Kompromissbereitschaft, Zuvorkommen oder Umgänglichkeit. 

Im rechtlichen Sinne bedeutet die Kulanz einen einseitigen Verzicht auf vertraglich feststehende Rechte, der auf freiwilliger Basis gewährt wird. Die Kulanz kann nach der vollständigen Abwicklung eines Auftrags gewährt werden und greift nur außerhalb von Garantieansprüchen. 

Was ist der Unterschied zwischen Gratis-Leistung und Kulanz?

Der Unterschied zwischen Gratis-Leistung und Kulanz liegt in der Motivation oder im Auslöser zur Handlung. Während die Gratis-Leistung auf der Eigeninitiative des Gebers beruht, hat die Kulanz ihren Ursprung im Ansinnen des Empfängers. 

Was ist die Gratis-Leistung – im Gegensatz zur Kulanz?

Die Gratis-Leistung geht vom Anbieter aus, denn sie ist eine freiwillige Leistung, die dieser aus eigenen Stücken unentgeltlich anbietet. Wird die „Gratis-Leistung“ als Werbemaßnahme eingesetzt, dann entspricht sie dem so genannten „Giveaway“. Die Gratis-Leistung kann aber auch im Zuge einer kontinuierlich anhaltenden Geschäftsbeziehung zum Einsatz kommen, wo sie zum Beispiel eine Anerkennung des Anbieters gegenüber seinem Kunden ausdrücken soll. Insbesondere als Anreiz zum Kauf oder zur Auftragserteilung wird die Gratis-Leistung durch das leistende Unternehmen aus freien Stücken angeboten. Mit der Gratis-Leistung erfährt der Kunde einen Mehrwert im Rahmen einer Werk- oder Dienstleistung, der den normalen Preis günstiger ausfallen lässt. 

Was sind Beispiele für eine Gratis-Leistung?

Gerade bei Stammkunden sind Dienstleister gerne dazu bereit, kleine oder auch größere Zusatzleistungen ohne Berechnung zu erbringen. Das ist in vielen Unternehmen gängige Praxis und mit der kostenlosen Wurstscheibe an der Theke in der Metzgerei vergleichbar.

So kann eine Werbeagentur zum Beispiel im Rahmen der Erstellung einer Website die Aufwendungen für die Einträge des fertigen Internetauftritts in die gängigen Suchmaschinen als Gratis-Leistung anbieten. Oder das Autohaus bietet bei Abschluss des Leasingvertrages für den Neuwagen die erste Serviceinspektion als Gratis-Leistung an. 

Was ist die Kulanz – im Gegensatz zur Gratis-Leistung?

Die Initiative zur Kulanz geht im Gegensatz zur Gratis-Leistung von einem vorliegenden Interesse des Kunden aus, das sich im Rahmen einer geschäftlichen Auftragsabwicklung ergibt. Auch die Kulanz ist eine freiwillige Leistung, zu der der Leistungserbringer nicht verpflichtet ist. Mit ihr beantwortet der Auftragnehmer ein unvorhergesehenes Interesse oder Bedürfnis seines Kunden, indem er diesem entgegen kommt. Die Kulanz ist ein wichtiges Marketinginstrument im unmittelbaren Umgang mit dem Kunden. Durch sie können Unternehmen Vertrauen aufbauen und ihre Kunden langfristig an sich binden. Da zufriedene Kunden ihre positiven Erfahrungen auch in ihrer unmittelbaren Umgebung weiter kommunizieren, sorgen sie unbewusst für gute Werbung. So kann die Kulanz zur Gewinnung von Neukunden beitragen. 

Was sind Beispiele für Kulanz?

Die Werbeagentur kann zum Beispiel nach Übergabe des fertig gestellten Internetauftrittes eine Seite aus Kulanz ohne weitere Berechnung überarbeiten. Wenn sich kurz nach Abwicklung des Projekts noch redaktionelle Änderungen im Inhalt ergeben haben und Grafiken sowie Texte einer bestimmten Seite in der Folge ausgetauscht werden müssen, dann kann die Werbeagentur diese Aufgaben aus Kulanz kostenlos ausführen.

Sind zum Beispiel bei dem geleasten Fahrzeug mehrere Lämpchen an den Scheinwerfern auszutauschen, was nicht zum Umfang des ersten Service gehört, dann kann die Werkstatt die Leistung als Kulanz kostenfrei mit übernehmen.

Gratis-Leistung auf Rechnungen – Wie funktioniert das?

Eine Gratis-Leistung ist freiwillig und geht insbesondere auf die Eigeninitiative des Anbieters zurück. Da die Gratis-Leistung nicht zu dem ursprünglich vertraglich vereinbarten Umfang eines Auftrags gehört, kann sie nicht im Nachhinein in Rechnung gestellt werden. Das bedeutet zwar, dass Du eine Gratis-Leistung nicht abrechnen kannst, da der Kunde sie ursprünglich nicht bestellt hat. Aber Du kannst sie dennoch auf Deiner Rechnung aufführen, um den Kunden über die Leistung und ihren Wert zu informieren. 

Warum Gratis-Leistungen auf Rechnungen vermerken?

Wenn der Grafiker der Werbeagentur anstatt der zwei vereinbarten Grafiken pro Themenseite bei inhaltsreichen Themen drei Grafiken anfertigt, ohne diese zu berechnen, dann erbringt er eine Gratis-Leistung. Mit der zusätzlichen Leistung vermittelt die Agentur dem Kunden, dass ihr im Interesse des Kunden an einem optimalen Ergebnis des Internetauftritts gelegen ist. Die Gratis-Leistung der Agentur zeigt damit ein freiwilliges und erhöhtes Engagement im Kundeninteresse an. Der Beweggrund für die Zusammenarbeit mit dem Kunden beschränkt sich demnach nicht ausschließlich auf den Profit, sondern zielt ausdrücklich auf die Zufriedenheit des Kunden.

Wie die Gratis-Leistung dem Kunden vermitteln?

Mit ihrem Engagement leistet die Agentur einen wichtigen Beitrag, um die Kundenbeziehung zu stärken und den Kunden auch in Zukunft an das Unternehmen zu binden. Voraussetzung für das gewünschte Ergebnis ihrer Bemühungen ist jedoch, dass der Kunde auch davon erfährt, dass die zusätzliche Leistung erbracht wurde und dass diese laut der vereinbarten Bedingungen aus der Auftragsbestätigung keine Selbstverständlichkeit ist. Daher muss das Unternehmen das zusätzliche Engagement ausreichend gegenüber dem Kunden kommunizieren. Da die zusätzliche Leistung mit einem konkreten Gegenwert zu beziffern ist, besteht die beste Möglichkeit, den Kunden über eine Gratis-Leistung zu informieren darin, diese in der Rechnung aufzuführen.

Wie kann man Gratis-Leistungen auf Rechnungen angeben?

Die Rechnung ist ein Dokument, das fest vorgegebene Formalien einhalten muss. Sie dient als Beleg für Deine Einnahmen, die sich aus den Erträgen für Deine Leistungen, aber auch aus vereinnahmten Steuern zusammen setzen. Daher musst Du darauf achten, dass Gratis-Leistungen korrekt angegeben sind, damit das Finanzamt die Rechnung als formal korrektes Dokument für Deine Steuererklärung anerkennt.

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Du hast verschiedene Möglichkeiten, um Gratis-Leistungen auf Rechnungen anzugeben:

  • Gratis-Leistung als Rechnungsposition:
    Du kannst die Gratis-Leistung auf der Rechnung genauso wie alle anderen Leistungen als eigenständige Position anführen. Für alle Leistungen gibst Du dabei einen Einzelpreis pro Stunde, die aufgewendeten Stunden und den Endpreis in netto an. Für Deine Gratis-Leistungen gibst Du genauso den Einzelpreis pro Stunde und die tatsächlich aufgewendeten Stunden an. Als Nettopreis trägst Du für diese Position jedoch entweder den Wert 0,00 Euro ein oder Du gibst den Vermerk „ohne Berechnung“ an. Auf diese Weise erfährt Dein Kunde sowohl, dass Du eine Gratis-Leistung für ihn erbracht hast, als auch welchen Wert Deine Gratis-Leistung in Ziffern umfasst. 
  • Gratis-Leistung als Rabatt:
    Mit der Billomat Buchhaltungssoftware hast Du die Möglichkeit, Rabatte auf Deinen Rechnungen aufzuführen und abzuziehen. Die Rabatt-Funktion bietet eine elegante Möglichkeit, um den Gegenwert einer Gratis-Leistung darzustellen. Mit der Rabatt-Funktion führst Du die Gratis-Leistung als Position in Deiner Rechnung auf, wie alle anderen Positionen auch. Dabei nennst Du nicht nur den Einzelpreis pro Stunde, die tatsächlich aufgewendete Zeit, sondern auch den Nettopreis für die Leistung. Danach ziehst Du den kompletten Nettopreis aus dieser Position wieder als Rabatt ab. Auch durch die Rabatt-Funktion erkennt der Kunde den Gegenwert der Gratis-Leistung, die Du für ihn erbracht hast.

Trotz Kulanz Rechnung? – Was passiert wenn Du eine Rechnung erhältst?

Die Kulanz ist dem Grundsatz nach freiwillig. Kein Dienstleister oder Händler ist dazu verpflichtet, eine Kulanz zu gewähren. Als Ausnahmefall, der nicht durch einen Vertrag gedeckt ist, gibt es für die Kulanz keine gesetzliche Regelung. Gewährt ein Unternehmen jedoch seinem Kunden in irgendeiner Form Kulanz, dann sagt er im Grundsatz zu, dass er eine Leistung erbringen und diese nicht berechnen wird. Wenn dann dem Kunden dennoch eine Rechnung gestellt wird, dann kommt diese einem Widerruf der Kulanz gleich. Dabei erhebt sich die Frage, ob ein Unternehmen eine einmal gewährte Kulanz widerrufen darf. 

Wann ist die Kulanz verbindlich?

Zwar hat ein Kunde keinen Anspruch auf die Kulanz eines Dienstleisters. Doch sobald ein Unternehmen seinem Kunden Kulanz gewährt hat, dann muss es sich auch daran halten. Denn mit der Gewährung der Kulanz entsteht ein neuer Vertrag im Rahmen der Auftragsabwicklung. Dass die Zusage ohne eine Gegenleistung erfolgt, hat dabei keinen Einfluss darauf, dass der neue Vertrag verbindlich ist. Daher ist ein Unternehmen, das seinem Kunden eine Kulanz gewährt nicht nur dazu verpflichtet, die versprochene Leistung zu erbringen, sondern auch, diese nicht im Nachhinein in Rechnung zu stellen. 

Was sagt die Rechtsprechung zur Kulanz?

Dass die Kulanz rechtlich bindend ist, hat das Oberlandesgericht München in einem Urteil vom 01.03.2011 entschieden (). Das Gericht führte in seinem Urteil aus, dass eine Vereinbarung über eine Kulanz, die zwischen zwei Parteien getroffen wurde, rechtlich verbindlich sei. Die Kulanz kann vom Kunden auch eingefordert werden. Demzufolge kann ein Dienstleister eine Leistung, die er auf Kulanz zugesagt hat, nicht nachträglich in Rechnung stellen.

Trotz Kulanz Rechnung – Was ist zu tun?

Da es für die Kulanz keine gesetzlichen Regelungen gibt, müssen sowohl Dienstleister als auch Kunden sorgfältig darauf achten, welche vertraglichen Vereinbarungen sie treffen. Ist eine Kulanz zugesagt, dann kann in der Regel davon ausgegangen werden, dass für eine Leistung keine Kosten zu berechnen sind.

 Was kannst Du als Dienstleister tun?

Die Vereinbarungen über eine zugesagte Kulanz kannst Du im Nachhinein nicht mehr widerrufen, wenn nicht in einem Vertrag über die Kulanzzusage auch ein Recht auf Widerruf enthalten ist. Dienstleister sollten daher die Gewährung ihrer Kulanz immer schriftlich vereinbaren und im gegebenen Fall den Umfang ihres Entgegenkommens genau beschreiben. Sollen nur Teile einer Leistung aus Kulanz kostenfrei erbracht werden, dann sollte die Vereinbarung grundsätzlich schriftlich festgelegt werden.

Was kannst Du als Kunde tun?

Auch der Kunde hat ein Interesse daran, dass eine Kulanzzusage zuverlässig geklärt ist. Er muss insbesondere darüber informiert sein, welche Kosten im Rahmen der Kulanz im gegebenen Fall dann trotzdem abgerechnet werden können. Daher ist es auch in seinem Interesse, wenn die Art und der Umfang der Kulanz im Vorfeld genau abgesprochen und falls erforderlich auch schriftlich festgehalten wird.

Erhält ein Kunde trotz bereits zugesagter Kulanz über eine Leistung dennoch eine Rechnung, dann kann er diese widerrufen, indem er sich auf die Zusage des Dienstleisters beruft.

Wie funktioniert die Abrechnung bei Kulanz? – Kulanz ohne Rechnung?

Die Rechnung ist als Dokument für eine Forderung im Zusammenhang mit einer Zahlung erforderlich. Erfolgt eine Leistung auf Basis von Kulanz, dann muss der Dienstleister keine Rechnung stellen und der Kunde hat auch keinen Anspruch auf eine Rechnung.

Dennoch kann eine Kulanzleistung auch mit einer Rechnung einher gehen. Dabei kann das Unternehmen dem Kunden eine so genannte Nullrechnung stellen. Die Leistung wird dabei in der Rechnung als Position aufgeführt, aber mit dem Betrag 0 Euro abgerechnet. Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn ein Kunde für eine ausgeführte Leistung einen Nachweis braucht, um den Gegenstand später zu verkaufen.

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