Marketing   29.11.2013

Gute E-Mails schreiben, die gelesen werden

Die Erfindung der E-Mails sollte die Kommunikation so einfach machen wie noch nie. Fakt ist: Das hat nicht wirklich geklappt. Seit dieser grandiosen Erfindung geht viel Blabla um die Welt, doch kommuniziert wird immer weniger. Für Unternehmen kann das jedoch gravierende Folgen haben

In fünf einfachen Schritten schaffst du es, dass deine E-Mails gelesen werden.

In fünf einfachen Schritten schaffst du es, dass deine E-Mails gelesen werden.

, insbesondere, wenn die E-Mails, die man verschickt, nicht mehr oder nur oberfächlich gelesen werden. Hier sind fünf Tipps für eine bessere E-Mail-Kommunikation.

So werden E-Mails gelesen

  • Passende Betreffzeile
    Formuliere den Betreff so, dass man sofort weiß, worum es in der Mail geht. Lösche alle „Re:“ und „Fwd“ in der Betreffzeile bis auf eines, um das Lesen zu erleichtern.
  • Das Wichtigste zuerst
    Nach einer Begrüßung und einer höflichen Einleitung solltest du gleich zum Punkt kommen. Die Empfänger deiner Mail haben, selbst wenn du die Vorgesetzte bist, wenig Zeit, um sich durch langes und wirres Blabla zu lesen. Also formuliere knapp und setze das Wichtigste gleich an den Anfang.
  • Übersichtlich gliedern
    Wird deine E-Mail etwas länger oder dreht sie sich um mehrere Themen, dann solltest du sie übersichtlich gliedern. Mache Absätze, liste Punkte auf, setze im Notfall auch Überschriften – mache es auf jeden Fall den Empfängern deiner Mail so einfach wie möglich, sie vollständig zu lesen. Sollte die Mail komplexer sein und mehr als drei bis fünf Absätze und Themen enthalten, dann empfiehlt es sich manchmal, den Text als pdf-Datei anzuhängen und in der E-Mail kurz anzukündigen, worum es in diesem Anhang geht. Eine wortlose E-Mail mit Anhang zu schicken, ist nicht nur unhöflich, sondern kann dazu führen, dass die Mail ungelesen gelöscht wird, weil befürchtet wird, dass die Datei im Anhang Viren enthält.
  • Keine Abkürzungen
    Abkürzungen in geschäftlichen E-Mails sind in der Regel ein absolutes No-Go. Insbesondere der Trend zu englischen Abkürzungen wie „IMHO“ (= in my humble opinion, zu Deutsch: meiner bescheidenen Meinung nach) solltest du grundsätzlich vermeiden, um die Empfänger nicht zu verwirren. Aber auch ein MfG am Ende deiner E-Mail gilt allgemein als unhöflich. Es gibt genügend Signaturprogramme, mit deren Hilfe du einen ausgeschriebenen Gruß und deine Signatur vorspeichern und mit einer kurzen Tastenkombination unter deine Mail setzen kannst. So viel Zeit muss sein.
  • Der Ton macht die Musik
    Viele E-Mails sind extrem kurz gehalten und dadurch auch extrem unhöflich. Das löst häufig Missmut und Abwehr bei den Empfängern aus. Viele Leute behaupten, sie hätten keine Zeit für Ausführlicheres, die Empfänger sollten sich nicht so anstellen, sie wüssten ja wie’s gemeint ist. Tun sie das? Es zahlt sich immer aus, eine E-Mail nicht mit gebellten Befehlen, allzu kurz gehaltenen Anweisungen und grußlosen Hinweisen zu füllen, sondern dem Empfänger die Wertschätzung entgegenzubringen, die man selbst auch erwartet.

Ganz so einfach ist gute E-Mail-Kommunikation also nicht. Doch sie ist auch keine Wissenschaft, und wer diese fünf Punkte schon beherzigt, wird erfahren, dass diese Mails eher und vollständiger gelesen werden als andere.

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