Finanzen   26.1.2020

Eine Gutschrift erstellen: wer, wann und warum?

Eine Gutschrift sieht aus wie eine Rechnung. Die Pflichtangaben sind gleich, nur steht darauf Gutschrift und nicht Rechnung. Und der Schuldner ist für die Erstellung einer Gutschrift zuständig, nicht der Empfänger. Sind wir damit schon weiter bei der Frage, wer, wann und warum eine Gutschrift erstellen darf oder muss?


  1. Was bedeutet Gutschrift?
  2. Wann ist eine Gutschrift eine Gutschrift?
  3. Wer rechnet ab?
  4. Wann ist das Gutschriftverfahren sinnvoll?
  5. Welche Daten sind nötig?
  6. Vorsteuer ziehen im Gutschriftenverfahren
  7. Gutschriften mit Billomat erstellen

Gutschrift erstellen

Klein aber fein: die Unterschiede zwischen Rechnung und Gutschrift sind sehr gering. Hier erfährst Du was dazu wichtig ist. (Bild © unsplash.com)

Was bedeutet Gutschrift?

Um die Frage zu beantworten, was Gutschrift bedeutet, muss man zunächst klären, in welchen Bereichen sie Bedeutung hat. Denn die Gutschrift kommt im Rechnungswesen zum Einsatz und sie wird im Umsatzsteuerrecht behandelt. 

Was ist die Gutschrift im Rechnungswesen?

Im Rechnungswesen hat die Gutschrift die Bedeutung einer Buchung. Wird ein bestimmter Betrag zugunsten einer Person oder eines Unternehmens auf einem Konto gutgeschrieben, dann bedeutet das, dass auf der Habenseite des betroffenen Kontos ein Zuwachs erfolgt.

Faktura ist der Oberbegriff für unterschiedliche Dokumentenarten, die alle mit Zahlungsverkehr zu tun haben. Das prominenteste Beispiel darunter ist die Rechnung. Mit einer Rechnung verlangt der Absender Geld.

Eine Gutschrift dagegen dokumentiert, dass der Empfänger Geld bekommt. Wer eine Gutschrift ausstellt, sichert damit eine Zahlung in einer bestimmten Höhe zu. Eine Gutschrift weist immer einen positiven Betrag aus.

Was bedeutet Gutschrift im Umsatzsteuerrecht?

Das Umsatzsteuerrecht erlaubt es, dass der Empfänger einer Lieferung oder Leistung gegenüber dem liefernden oder leistenden Unternehmen über eine Gutschrift abrechnet. Die Gutschrift hat umsatzsteuerrechtlich Gültigkeit. 

Was gilt für die Umsatzsteuer einer Gutschrift?

Eine zentrale Frage bei der Erstellung von Gutschriften ist die umsatzsteuerliche Anerkennung des Gutschriftdokuments durch das Finanzamt. Eine Gutschrift, die erstellt wurde, um eine Lieferung oder Leistung abzurechnen, ist umsatzsteuerlich gültig und wird wie eine Rechnung als belegendes Dokument über einen geschäftlichen Vorgang anerkannt. 

Die Gutschrift kann dabei alles, was auch eine Rechnung kann. Sie berechtigt zum Beispiel zum Vorsteuerabzug. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass die Gutschrift alle Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung enthält, die das Umsatzsteuergesetz im fordert. 

Voraussetzung: Das Gutschrift erstellen muss formal korrekt erfolgen, es muss also auch die Gutschrift Pflichtangaben enthalten, genau wie eine Rechnung.

Wann ist eine Gutschrift eine Gutschrift?

Tatsächlich ist nicht alles, was landläufig als Gutschrift bezeichnet wird auch tatsächlich eine. Oder nicht mehr. Früher war eine Gutschrift zum Beispiel auch dazu da, fehlerhafte Rechnungen zu annullieren. Dafür ist seit 2014 die Stornorechnung zuständig. Außerdem verstehen Kunden es als Gutschrift, wenn sie auf bereits gezahlte Beträge eine Erstattung zugesichert bekommen, weil sie zum Beispiel Ware retournieren. Rein technisch ist aber auch der Beleg über eine Rückgabe oder einen Umtausch  eine Stornorechnung.

Dabei ist es eigentlich sehr klar geregelt, worum es sich bei einer Gutschrift handelt und zwar steht es im Umsatzsteuergesetz und dem . Letzteren können wir uns als Gebrauchsanweisung für das Umsatzsteuergesetz vorstellen. In §14 Absatz 3 UStAE erklärt uns dieses Handbuch den Umgang mit Rechnungen als Gutschrift. Ausdrücklich keine Gutschrift sind Belege, die eine ausgestellte Rechnung korrigieren.

Die einzig echte und wahre Gutschrift ist die, die ein Leistungsempfänger an den Leistenden schickt. Das ist möglich, wenn beide Parteien miteinander vereinbart haben, dass der Leistungsempfänger abrechnet. Das ist das Gutschriftverfahren.

Wer rechnet ab?

Die Abrechnung einer Dienstleistung wird also zum Empfänger der Leistung verlagert. In einigen Branchen ist das Gutschriftverfahren üblich. Auch dann müssen die Zulieferer allerdings zustimmen, dass auf diese Weise abgerechnet wird. Beispielsweise rechnen Zeitungen mit ihren freien Journalisten oft so ab, dass die Buchhaltung des Verlages einmal im Monat eine Honorargutschrift erstellen muss. Darin sind dann alle abrechenbaren Lieferungen an Texten und Bildern des Vormonats verzeichnet und das Honorar errechnet. Der freie Journalist bekommt sein Geld also, ohne selbst eine Rechnung geschrieben zu haben. Vorteil für die Zeitungen: Einheitliche, synchronisierte Buchhaltungsabläufe statt viele Rechnungen, die zu unterschiedlichsten Zeiten ankommen und einzeln geprüft werden müssen.

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Soll nämlich der Kunde eine Gutschrift erstellen, muss der Dienstleister prüfen, ob alle Lieferungen komplett verzeichnet und abgerechnet sind. Stimmen die Angaben auf der Gutschrift nicht, können die Empfänger von Gutschriften eine Korrektur verlangen. Ist die Gutschrift fehlerhaft, weil zum Beispiel Posten vergessen wurden, der Firmenname nicht richtig geschrieben wurde oder die falschen Umsatzsteuersätze eingetragen sind, dann muss der Kunde zunächst seinen Fehler berichtigen. Erst wenn korrekt abgerechnet ist, darf er dann auch die Vorsteuer ziehen.

Wann ist das Gutschriftverfahren sinnvoll?

Grundsätzlich kann der Empfänger einer Leistung oder Lieferung über die bezogene Ware oder Dienstleistung durch eine Gutschrift abrechnen, sofern der liefernde oder leistende Unternehmer dem Gutschriftverfahren zustimmt. Das Gutschriftverfahren ist immer dann sinnvoll, wenn der Empfänger der Lieferung oder Leistung die Grundlagen für die Abrechnung besser kennt als der Leistende. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn das Entgelt für den Leistenden in Abhängigkeit vom Umsatz beim Kunden steht. Daher kommt das Gutschriftverfahren insbesondere für Provisionszahlungen zum Einsatz. 

Pflichtangaben beim Gutschrift erstellen: Welche Daten sind nötig?

Das Gutschrift schreiben erfolgt, wenn die Abrechnung zum Kunden verlagert ist. Der Kunde braucht dazu einige Angaben, denn eine Gutschrift muss die komplette Liste der Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Dazu benötigt die Buchhaltungsabteilung des Schuldners nicht nur Name, Anschrift und Firmenbezeichnung des Dienstleisters. Sie muss noch mehr wissen: die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Lieferanten und auch, ob für ihn die Kleinunternehmerregelung gilt, also keine Umsatzsteuer berechnet werden muss. Kontodaten des Empfängers der Gutschrift sind ebenfalls hilfreich, so dass die Überweisung automatisch ablaufen kann.

Welche Pflichtangaben muss die Gutschrift enthalten?

Die Gutschrift muss laut § 14 UStG die folgenden Pflichtangaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug durch das Finanzamt gewahrt bleibt:

  • Angabe Gutschrift als Titel
  • Vollständiger Name und Anschrift des Gutschriftstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers der Gutschrift
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Datum der Gutschrift
  • Fortlaufende Nummer der Gutschrift
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bei Gutschrift über Warenlieferung
  • Umfang und Art der sonstigen Leistung bei Gutschrift über Dienstleistungen 
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Ist bereits eine Vorauszahlung oder Teilzahlung geleistet worden, ist der Zeitpunkt anzugeben, an dem die Vorauszahlung oder Teilzahlung erfolgte
  • Nettoentgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen
  • Steuersatz, der auf das Entgelt angewendet wird
  • Steuerbetrag

Ist der Lieferant oder Dienstleister ein Kleinunternehmer, muss die Gutschrift einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung enthalten. In diesen Fällen ist lediglich das Entgelt in Netto ohne Steuersatz und Steuerbetrag anzugeben. 

Vorsteuer ziehen im Gutschriftenverfahren

Im Gutschriftenverfahren berechnet der Kunde nicht nur die geschuldeten Beträge sondern auch die Umsatzsteuer. Diese überweist er mit dem geschuldeten Honorar an den Dienstleister. Gleichzeitig kann er die Umsatzsteuer aber auch sofort mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer ziehen. Damit ist die Verrechnung mit dem Finanzamt zeitnah möglich.

Der Dienstleister dagegen wartet die Gutschrift ab und verrechnet dann ebenfalls die Umsatzsteuer mit dem Finanzamt.

Gutschriften mit Billomat – Ganz einfach

Das Buchhaltungsprogramm Billomat erleichtert neben der Bearbeitung der gesamten Buchführung auch die Erstellung rechtssicherer Gutschriften. 

Rechtssichere Vorlagen für Gutschriften

Vorlagen für alle Arten von Geschäftsdokumenten und damit auch für Gutschriften, die das Programm zur Verfügung stellt, enthalten sämtliche Pflichtangaben, die das Umsatzsteuerrecht im § 14 UStG erfordert. Durch den Einsatz der Buchhaltungssoftware sorgen Unternehmer dafür, dass ihre Gutschriften durch das Finanzamt anerkannt werden und so auch der Vorsteuerabzug gesichert ist. 

Absicherung durch Prüfung

Bevor die Gutschrift an den Lieferanten oder Dienstleister verschickt wird, überprüft das Billomat Buchhaltungsprogramm automatisch, ob alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. Ist die Gutschrift fehlerhaft, weil eine Angabe fehlt, die das Umsatzsteuerrecht fordert, weist das Programm den Anwender darauf hin. 

Ablage mit System

Sämtliche erstellte Dokumente legt das Programm in eine übersichtliche Ordnungsstruktur ab. So haben Anwender jederzeit eine vollständige Übersicht über bereits erteilte Gutschriften, ausgestellte Rechnungen oder Stornorechnungen. Anwender der Billomat Buchhaltungssoftware haben während der gesamten Dauer der gesetzlich erforderlichen Archivierungsfristen zu jeder Zeit Zugriff auf alle erstellten Dokumente in ihrer Buchhaltung. So bleiben auch sämtliche ausgestellte Gutschriften über Jahre hinweg in der Ordnerstruktur des Billomat Buchhaltungsprogramms erhalten und leicht auffindbar.

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