Eine Gutschrift erstellen:Wer, wann und warum?

Eine Gutschrift ähnelt strukturell einer Rechnung, weist allerdings bestimmte Eigenschaften auf, die den Empfänger kostentechnisch entlasten. In diesem Artikel erfährst Du alles darüber, wer Gutschriften ausstellen kann, wann diese für gewöhnlich verwendet wird und aus welchen Gründen ein Preisnachlass dieser Art gewährt werden kann.

1. Was bedeutet Gutschrift?
2. Was macht eine Gutschrift aus?
3. Wer rechnet ab?
4. Wann ist das Gutschriftverfahren sinnvoll?
5. Welche Daten sind nötig?
6. Vorsteuer ziehen im Gutschriftenverfahren
7. Gutschriften mit Billomat erstellen

Was bedeutet Gutschrift?

Um die Frage zu beantworten, muss zunächst geklärt werden, in welchen Bereichen diese Preisnachlässe Bedeutung haben. Die Definition der Gutschrift weist zwischen Rechnungswesen und Umsatzsteuerrecht deutliche Unterschiede auf.

Gutschrift buchen im Rechnungswesen – worauf muss ich achten?

Im Rechnungswesen hat die Gutschrift die Bedeutung einer Buchung. Wird ein bestimmter Betrag zugunsten einer Person oder eines Unternehmens auf einem Konto gutgeschrieben, dann bedeutet das, dass auf der Habenseite des betroffenen Kontos ein Zuwachs erfolgt.

Faktura ist der Oberbegriff für unterschiedliche Dokumentenarten, die alle mit Zahlungsverkehr zu tun haben. Das prominenteste Beispiel darunter ist die Rechnung. Mit einer Rechnung verlangt der Absender Geld.

Eine Gutschrift dagegen dokumentiert, dass der Empfänger Geld bekommt. Wer einen solches Dokument ausstellt, sichert damit eine Zahlung in einer bestimmten Höhe zu und weist stets einen positiven Betrag aus.

Gutschrift buchen im Umsatzsteuerrecht – welche Besonderheiten gibt es?

Das Umsatzsteuerrecht erlaubt es, dass der Empfänger einer Lieferung oder Leistung gegenüber dem liefernden oder leistenden Unternehmen über eine Gutschrift abrechnet. Diese hat umsatzsteuerrechtlich Gültigkeit.

Was gilt für die Umsatzsteuer einer Gutschrift?

Eine zentrale Frage bei der Gutschrifterstellung ist die umsatzsteuerliche Anerkennung durch das Finanzamt. Eine Gutschrift, die erstellt wurde, um eine Lieferung oder Leistung abzurechnen, ist umsatzsteuerlich gültig und wird wie eine Rechnung als belegendes Dokument über einen geschäftlichen Vorgang anerkannt.

Die Gutschrift kann dabei alles, was auch eine Rechnung kann. Sie berechtigt zum Beispiel zum Vorsteuerabzug. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass die Gutschrift alle Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung enthält, die das Umsatzsteuergesetz im § 14 UStG fordert.

Voraussetzung: Die Gutschrifterstellung muss formal korrekt erfolgen. Es muss also auch die geltenden Pflichtangaben enthalten – genau wie eine Rechnung.

Was macht eine Gutschrift aus?

Tatsächlich ist nicht alles, was landläufig als Gutschrift bezeichnet wird, auch tatsächlich eine. Oder nicht mehr. Früher war diese Buchungsart zum Beispiel auch dazu da, fehlerhafte Rechnungsdokumente zu annullieren. Dafür ist seit 2014 die Stornorechnung zuständig. Außerdem verstehen Kunden es als Gutschrift, wenn sie auf bereits gezahlte Beträge eine Erstattung zugesichert bekommen, weil sie zum Beispiel Ware retournieren. Rein technisch ist aber auch der Beleg über eine Rückgabe oder einen Umtausch eine Stornorechnung.

Dabei ist es eigentlich sehr klar geregelt, worum es sich bei einer Gutschrift handelt und zwar steht es im Umsatzsteuergesetz und dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Letzteren können wir uns als Gebrauchsanweisung für das Umsatzsteuergesetz vorstellen. In §14 Absatz 3 UStAE erklärt uns dieses Handbuch den Umgang mit Rechnungsdokumenten als Gutschrift. Ausdrücklich nicht dazu gehören Belege, die eine ausgestellte Rechnung korrigieren.

Die einzig echte und wahre Gutschrift ist die, die ein Leistungsempfänger an den Leistenden schickt. Das ist möglich, wenn beide Parteien miteinander vereinbart haben, dass der Leistungsempfänger abrechnet. Das ist das Gutschriftverfahren.

Wer rechnet ab?

Die Abrechnung einer Dienstleistung wird also zum Leistungsempfänger verlagert. In einigen Branchen ist das Gutschriftverfahren üblich. Auch dann müssen die Zulieferer allerdings zustimmen, dass auf diese Weise abgerechnet wird. Beispielsweise rechnen Zeitungen mit ihren freien Journalisten oft so ab, dass die Buchhaltung des Verlages einmal im Monat eine Honorargutschrift ausstellen muss. Darin sind dann alle abrechenbaren Lieferungen an Texten und Bildern des Vormonats verzeichnet und das Honorar errechnet. Der freie Journalist bekommt sein Geld also, ohne selbst eine Rechnung geschrieben zu haben. Vorteil für die Zeitungen: Einheitliche, synchronisierte Buchhaltungsabläufe statt viele Dokumente, die zu unterschiedlichsten Zeiten ankommen und einzeln geprüft werden müssen.

Soll nämlich der Kunde eine Gutschrift erstellen, muss der Dienstleister prüfen, ob alle Lieferungen komplett verzeichnet und abgerechnet sind. Stimmen die Angaben der Rückbuchung nicht, können die Empfänger eine Korrektur verlangen. Wenn also zum Beispiel Posten vergessen wurden, der Firmenname nicht richtig geschrieben oder die falschen Umsatzsteuersätze eingetragen sind, muss der Kunde zunächst seinen Fehler berichtigen. Erst wenn korrekt abgerechnet ist, darf er dann auch die Vorsteuer ziehen.

Wann ist das Gutschriftverfahren sinnvoll?

Grundsätzlich kann der Leistungsempfänger über die bezogene Ware oder Dienstleistung durch eine Gutschrift abrechnen, sofern der liefernde oder leistende Unternehmer dem Gutschriftverfahren zustimmt. Das Gutschriftverfahren ist immer dann sinnvoll, wenn der Empfänger die Grundlagen für die Abrechnung besser kennt als der Leistende. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn das Entgelt für den Leistenden in Abhängigkeit vom Umsatz beim Kunden steht. Daher kommt das Gutschriftverfahren insbesondere für Provisionszahlungen zum Einsatz.

Pflichtangaben beim Gutschrift erstellen – Welche Daten sind nötig?

Das Anlegen einer Gutschrift erfolgt, wenn die Abrechnung zum Kunden verlagert ist. Der Kunde braucht dazu einige Angaben, denn eine Gutschrift muss die komplette Liste der verpflichtenden Angaben für Rechnungsdokumente enthalten. Dazu benötigt die Buchhaltungsabteilung des Schuldners nicht nur Name, Anschrift und Firmenbezeichnung des Dienstleisters. Sie muss noch mehr wissen: die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Lieferanten und auch, ob für ihn die Kleinunternehmerregelung gilt, also keine Umsatzsteuer berechnet werden muss. Kontodaten des Gutschriftempfängers sind ebenfalls hilfreich, so dass die Überweisung automatisch ablaufen kann.

Welche Pflichtangaben muss die Gutschrift enthalten?

Das gutschreibende Dokument muss laut § 14 UStG die folgenden verpflichtende Angaben enthalten, damit der Vorsteuerabzug durch das Finanzamt gewahrt bleibt:

• Angabe Gutschrift als Titel
• Vollständiger Name und Anschrift des Gutschriftstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Datum der Ausstellung
• Fortlaufende Nummer der Gutschrift
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bei Warenlieferung
• Umfang und Art der sonstigen Leistung bei Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
• Ist bereits eine Vorauszahlung oder Teilzahlung geleistet worden, ist der Zeitpunkt anzugeben, an dem die Vorauszahlung oder Teilzahlung erfolgte
• Nettoentgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen
• Steuersatz, der auf das Entgelt angewendet wird
• Steuerbetrag

Ist der Lieferant oder Dienstleister ein Kleinunternehmer, muss die Gutschrift einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung enthalten. In diesen Fällen ist lediglich das Entgelt in Netto ohne Steuersatz und Steuerbetrag anzugeben.

Vorsteuer ziehen im Gutschriftenverfahren

Im Gutschriftenverfahren berechnet der Kunde nicht nur die geschuldeten Beträge sondern auch die Umsatzsteuer. Diese überweist er mit dem geschuldeten Honorar an den Dienstleister. Gleichzeitig kann er die Umsatzsteuer aber auch sofort mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer ziehen. Damit ist die Verrechnung mit dem Finanzamt zeitnah möglich.

Der Dienstleister dagegen wartet die Gutschrift ab und verrechnet dann ebenfalls die Umsatzsteuer mit dem Finanzamt.

Gutschriften erstellen mit Billomat

Buchhaltungsprogramme wie Billomat erleichtern neben der Bearbeitung der gesamten Buchführung auch die Erstellung rechtssicherer Gutschriftdokumente und helfen Dir dabei, eine Gutschrift korrekt zu buchen.

Rechtssichere Vorlagen für Gutschriftdokumente

Vorlagen für alle Arten von Geschäftsdokumenten und damit auch für Gutschriftdokumente, die Billomat zur Verfügung stellt, enthalten sämtliche Pflichtangaben, die das Umsatzsteuerrecht im § 14 UStG erfordert. Durch den Einsatz der Buchhaltungssoftware sorgen Unternehmer dafür, dass ihre Gutschriften durch das Finanzamt anerkannt werden und so auch der Vorsteuerabzug gesichert ist.

Absicherung durch Prüfung

Bevor die Gutschrift an den Lieferanten oder Dienstleister verschickt wird, überprüft das Buchhaltungsprogramm automatisch, ob alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Ist die Gutschrift fehlerhaft, weil eine Angabe fehlt, die das Umsatzsteuerrecht fordert, weist das Programm den Anwender darauf hin.

Ablage mit System

Sämtliche erstellte Dokumente legt das Programm in eine übersichtliche Ordnungsstruktur ab. So haben Anwender jederzeit eine vollständige Übersicht über bereits erteilte Gutschriften, ausgestellte Rechnungsdokumente oder Stornorechnungen. Billomat Nutzer haben während der gesamten Dauer der gesetzlich erforderlichen Archivierungsfristen zu jeder Zeit Zugriff auf all ihre erstellten Dokumente. So bleiben auch sämtliche ausgestellte Gutschriftdokumente über Jahre hinweg in der Ordnerstruktur des Buchhaltungsprogramms erhalten und leicht auffindbar.

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