Finanzen   02.8.2018

Eine Gutschrift erstellen: wer, wann und warum?

Eine Gutschrift sieht aus wie eine Rechnung. Die Pflichtangaben sind gleich, nur steht darauf halt Gutschrift und nicht Rechnung. Und der Schuldner ist für die Erstellung einer Gutschrift zuständig, nicht der Empfänger. Sind wir damit schon weiter bei der Frage, wer, wann und warum eine Gutschrift erstellen darf oder muss?

Gutschrift erstellen

Klein aber fein: die Unterschiede zwischen Rechnung und Gutschrift sind sehr gering. Hier erfährst Du was dazu wichtig ist. (Bild © unsplash.com)

Was ist eine Gutschrift?

Faktura ist der Oberbegriff für unterschiedliche Dokumentenarten, die alle mit Zahlungsverkehr zu tun haben. Das prominenteste Beispiel darunter ist die Rechnung. Mit einer Rechnung verlangt der Absender Geld. Eine Gutschrift dagegen dokumentiert, dass der Empfänger Geld bekommt. Wer eine Gutschrift ausstellt, sichert damit eine Zahlung in einer bestimmten Höhe zu. Eine Gutschrift weist immer einen positiven Betrag aus. Sie kann dabei alles, was auch eine Rechnung kann. Sie berechtigt zum Beispiel zum Vorsteuerabzug.

Voraussetzung: Das Gutschrift erstellen muss formal korrekt erfolgen, es muss also auch die Gutschrift Pflichtangaben enthalten, genau wie eine Rechnung.

Wann ist eine Gutschrift eine Gutschrift?

Tatsächlich ist nicht alles, was landläufig als Gutschrift bezeichnet wird auch tatsächlich eine. Oder nicht mehr. Früher war eine Gutschrift zum Beispiel auch dazu da, fehlerhafte Rechnungen zu annullieren. Dafür ist seit 2014 die Stornorechnung zuständig. Außerdem verstehen Kunden es als Gutschrift, wenn sie auf bereits gezahlte Beträge eine Erstattung zugesichert bekommen, weil sie zum Beispiel Ware retournieren. Rein technisch ist aber auch der Beleg über eine Rückgabe oder einen Umtausch eine Stornorechnung.

Dabei ist es eigentlich sehr klar geregelt, worum es sich bei einer Gutschrift handelt und zwar steht es im Umsatzsteuergesetz und dem . Letzteren können wir uns als Gebrauchsanweisung für das Umsatzsteuergesetz vorstellen. In §14 Absatz 3 UStAE erklärt uns dieses Handbuch den Umgang mit Rechnungen als Gutschrift. Ausdrücklich keine Gutschrift sind Belege, die eine ausgestellte Rechnung korrigieren.

Die einzig echte und wahre Gutschrift ist die, die ein Leistungsempfänger an den Leistenden schickt. Das ist möglich, wenn beide Parteien miteinander vereinbart haben, dass der Leistungsempfänger abrechnet. Das ist das Gutschriftenverfahren.

Wer rechnet ab?

Die Abrechnung einer Dienstleistung wird also zum Empfänger der Leistung verlagert. In einigen Branchen ist das Gutschriftverfahren üblich. Auch dann müssen die Zulieferer allerdings zustimmen, dass auf diese Weise abgerechnet wird. Beispielsweise rechnen Zeitungen mit ihren freien Journalisten oft so ab, dass die Buchhaltung des Verlages einmal im Monat eine Honorargutschrift erstellen muss. Darin sind dann alle abrechenbaren Lieferungen an Texten und Bildern des Vormonats verzeichnet und das Honorar errechnet. Der freie Journalist bekommt sein Geld also, ohne selbst eine Rechnung geschrieben zu haben. Vorteil für die Zeitungen: Einheitliche, synchronisierte Buchhaltungsabläufe statt viele Rechnungen, die zu unterschiedlichsten Zeiten ankommen und einzeln geprüft werden müssen.

Soll nämlich der Kunde eine Gutschrift erstellen, muss der Dienstleister prüfen, ob alle Lieferungen komplett verzeichnet und abgerechnet sind. Stimmen die Angaben auf der Gutschrift nicht, können die Empfänger von Gutschriften eine Korrektur verlangen. Ist die Gutschrift fehlerhaft, weil zum Beispiel Posten vergessen wurden, der Firmenname nicht richtig geschrieben wurde oder die falschen Umsatzsteuersätze eingetragen sind, dann muss der Kunde zunächst seinen Fehler berichtigen. Erst wenn korrekt abgerechnet ist, darf er dann auch die Vorsteuer ziehen.

Pflichtangaben Gutschrift erstellen: Welche Daten sind nötig?

Das Gutschrift schreiben erfolgt, wenn die Abrechnung zum Kunden verlagert ist. Der Kunde braucht dazu einige Angaben, denn eine Gutschrift muss die komplette Liste der Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Dazu benötigt die Buchhaltungsabteilung des Schuldners nicht nur Name, Anschrift und Firmenbezeichnung des Dienstleisters. Sie muss noch mehr wissen: die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Lieferanten und auch, ob für ihn die Kleinunternehmerregelung gilt, also keine Umsatzsteuer berechnet werden muss. Kontodaten des Empfängers der Gutschrift sind ebenfalls hilfreich, so dass die Überweisung automatisch ablaufen kann.

Vorsteuer ziehen im Gutschriftenverfahren

Im Gutschriftenverfahren berechnet der Kunde nicht nur die geschuldeten Beträge sondern auch die Umsatzsteuer. Diese überweist er mit dem geschuldeten Honorar an den Dienstleister. Gleichzeitig kann er die Umsatzsteuer aber auch sofort mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer ziehen. Damit ist die Verrechnung mit dem Finanzamt zeitnah möglich.

Der Dienstleister dagegen wartet die Gutschrift ab und verrechnet dann ebenfalls die Umsatzsteuer mit dem Finanzamt.

Verwandte Artikel

Das könnte dich auch interessieren

Recht

Richtig mahnen: Das gerichtliche Mahnverfahren

Dein Kunde hat auf Zahlungserinnerung und Mahnung nicht reagiert. Dein Geld ist noch immer nicht auf deinem Konto: Was kannst …
Fehler auf erhaltener Rechnung
Recht

Fehler auf erhaltener Rechnung – Hast du Anspruch auf eine …

Was zu tun ist, wenn du einen Fehler auf eine deiner eigenen Rechnungen zu verantworten hast, haben wir in der …
Gründung

Businessplan Tools: 5 Werkzeuge für Gründer

Businessplan Tools erleichtern Gründern, ihren Businessplan zu strukturieren und ihre Zahlen und Ideen übersichtlich aufzubereiten. Wenig ist in der Gründungsphase …

Privat: Billomat 60 Tage kostenlos testen

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB.

Newsletter
Newsletter
Kontakt
Folge uns
Deine Einstellungen zu Cookies für diese Website:

Wähle selbst aus, welcher der nachfolgenden Cookies die Website verwenden darf. Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder über unsere Datenschutzbestimmungen ändern.

Ändere deine Cookie-Einstellungen mit dem Schieberegler:
Notwendig
Notwendig
Statistik
Statistik
Komfort
Komfort
Targeting
Targeting