Gutschrift oder Rechnung – kann eine Gutschrift die Rechnung ersetzen?

Gutschrift oder Rechnung: Ist es egal, was du versendest? Kannst du dich entscheiden, ob du lieber eine Gutschrift erstellen oder eine Rechnung schreiben möchtest? Die Antwort ist: Kommt ganz darauf an! Darauf nämlich, ob du Geld bezahlen oder empfangen willst.

Gutschrift oder Rechnung: Ziemlich ähnlich, aber total anders

Gutschrift und Rechnung ähneln sich tatsächlich sehr stark. Aber ihr Ziel bzw. ihr Empfänger unterscheiden sich völlig. Grob gesagt sind Rechnungen dafür da, Geld einzufordern, dagegen sollen Gutschriften ankündigen, dass du Geld an eine andere Person oder ein Unternehmen zahlen wirst. Wenn du also Geld einfordern möchtest, aber eine Gutschrift schreibst, dann hast du genau den falschen Weg gewählt. Um Geld zu bekommen, muss es die Rechnung sein.

Die Pflichtangaben für Rechnungen und für Gutschriften sind komplett dieselben. Beide Dokumentenarten dienen zwei Zwecken: Sie machen den Geldtransfer zwischen zwei Geschäftsparteien transparent nachvollziehbar. Und sie dienen bei der zahlenden Partei als Beleg für das Finanzamt über Vorsteuerabzug und Gewinnminderung.

Rechnung oder Gutschrift schreiben?

Es ist im Prinzip lediglich eine Frage der individuellen Abmachung, auf wessen Seite die Abrechnung geschehen soll. Genau genommen könnten alle Kunden an ihre Händler, Handwerker und Dienstleister Gutschriften ausstellen statt Rechnungen zu bezahlen. Dass aber im Normalfall nach einem Kauf oder nach erbrachter Dienstleistung eine Rechnung an den Kunden geht, ist nicht verwunderlich: Die Hoheitsgewalt über die Abrechnung behält man als Unternehmen meist doch lieber in der eigenen Hand. Würden alle Rechnungen durch Gutschriftverfahren ersetzt, wäre eines Tages eine Art „Pay-what-you-want-Mentalität“ in jeder Branche denkbar: „Sie möchten diesen niegelnagelneuen Flachbildfernseher kaufen? Schreiben Sie mir einfach in einer Gutschrift, was Sie dafür zu zahlen bereit sind!“ Als gesellschaftliches Experiment wäre das bestimmt ganz spannend, praktikabel klingt es nicht.

Dennoch gibt es Branchen, in denen Gutschriften schlicht üblich sind: Viele Verlage rechnen zum Beispiel auf diese Weise mit ihren freien Autoren und freien Journalisten ab. Auch Provisionszahlungen geschehen häufig über Gutschriften.