Handwerker-Rechnung: Was muss drin stehen?

Eine Handwerker-Rechnung muss die üblichen Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Es kommt allerdings noch etwas hinzu: Wer Rechnungen an Privathaushalte stellt, sollte den Anteil der Arbeitskosten gesondert angeben. Und er muss auf die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen hinweisen.

Eine Handwerkerrechnung ist zunächst eine Rechnung wie jede andere: Ein Dienstleister stellt seinen Arbeitsaufwand und die verwendeten Materialien in Rechnung. Bestimmte Pflichtangaben nach §14 UStG müssen immer vollständig vorhanden sein, damit diese Rechnung vor dem Finanzamt besteht. Sowohl für die Buchhaltung des Handwerksbetriebes als auch für die Kunden ist das wichtig. Nur eine formal korrekte Rechnung berechtigt zum Beispiel zum Vorsteuerabzug.

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1. Was sollte in der Rechnung stehen?
2. Wie sieht die Handwerker-Rechnung an Privatkunden aus?
3. Wie können Kunden mit der Handwerkerrechnung Steuern sparen?
4. Handwerkerrechnung von der Steuer absetzen?
5. Warum brauchst Du einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht?
6. Handwerkerrechnung Muster
7. Welche Positionen muss die Handwerker-Rechnung enthalten?
8. Welche Kosten dürfen in der Handwerker-Rechnung enthalten sein?
9. Wie setzen Kunden die Handwerker-Rechnung ab?

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Was sollte in der Rechnung stehen? – Abschlagszahlung, Schlussrechnung und Co

Handwerker gehen üblicherweise in Vorleistung. Das bedeutet: erst die Arbeit, dann die Bezahlung. Bei großen Projekten kann ein Handwerker aber auch eine oder mehrere Abschlagszahlungen und eine Abschlusszahlung vereinbaren. In dem Fall ist ein Teil der Summe zu bestimmten Zeitpunkten während des Projektes fällig.

Generell gilt: je sorgfältiger die Dokumentation und Teilrechnungen, umso einfacher die Schlussrechnung. Für Kunden ist es wichtig, die einzelnen Posten der Rechnung nachvollziehen zu können.

Wie sieht die Handwerker-Rechnung an Privatkunden aus?

Während sich Geschäftskunden um den Vorsteuerabzug sorgen, zählt für Privatkunden die Steuerbegünstigung von Handwerksleistungen am und im Haus. Endverbraucher zahlen die Umsatzsteuer, ohne sie zurück zu bekommen. Vorsteuerabzug ist hier also kein Thema. Aber Privatkunden haben die Möglichkeit, handwerkliche Tätigkeiten in ihrem Haushalt oder auf ihrem Grundstück von der Steuer abzusetzen. 20 Prozent der Arbeitskosten, insgesamt bis zu 1.200 Euro pro Jahr, kann ein Privatkunde so in seiner Einkommenssteuererklärung steuersenkend geltend machen.

Wie können Kunden mit der Handwerkerrechnung Steuern sparen?

• Erste Bedingung: Die Rechnung wird per Überweisung bezahlt. Das Finanzamt akzeptiert hier nur Rechnungen, bei denen es den Zahlungsweg nachvollziehen kann. Bar auf die Hand bezahlt – dadurch verliert der Kunde die Möglichkeit, die Handwerkskosten zum Teil in der Steuererklärung geltend zu machen.
• Zweite Bedingung: Bei den Handwerkerleistungen handelt es sich um Reparatur-, Wartungs- oder Sanierungskosten und die Arbeiten sind vor Ort beim Kunden durchgeführt worden. Wer eine alte gegen eine neue Einbauküche austauscht oder eine Wartung seiner Heizungsanlage beauftragt, spart durch die Arbeitskosten Steuern.

Wann gibt es keine Steuerersparnis durch Handwerkerrechnungen?

Anders sieht das aus, wenn ein Sofa neu gepolstert und bezogen wird. Auch das ist eine Renovierungsmaßnahme. Aber der Polsterer nimmt das Möbelstück mit in seine Werkstatt, um die Arbeiten dort auszuführen. Daraus ergibt sich kein Steuervorteil für den Kunden.

Entsteht etwas Neues, sind die Arbeitskosten ebenfalls nicht steuerlich absetzbar. Ein neu gebautes Carport, wo vorher keines war, ist also erstmal nicht steuerbegünstigt. Lässt es der Kunde Jahre später neu streichen, dann kann er die Handwerkerrechnung absetzen. Und während Arbeiten im Hausgarten, also z.B. das Schneiden einer Hecke zählen, sind Reparaturen an Grabsteinen auf dem Familiengrab nicht steuerlich absetzbar.

Die Handwerkerrechnung von der Steuer absetzen?

Prinzipiell ist es möglich, eine Handwerkerrechnung von der Steuer abzusetzen. Zum Glück ist es nicht Deine Aufgabe als Handwerker, zu prüfen, ob Dein Kunde Deine Arbeit von der Steuer absetzen kann. Das muss er selber tun. Allerdings schaffst Du mit Deiner Rechnung die Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit. Damit Privatkunden die Handwerksleistung in ihrer Steuererklärung geltend machen können, muss in der Handwerker-Rechnung genau aufgeführt sein, welcher Anteil der Kosten Arbeitskosten sind. Da auch Fahrt- und Entsorgungskosten und Kleinverbrauchsmittel mit zu den steuerlich absetzbaren Dingen zählen, sollten sich auch diese als einzelner Posten in der Rechnung finden lassen.

Eine gute Lösung ist, am Ende der Rechnung in einem Satz gesondert aufzuführen, welcher Anteil steuerbegünstigt sein kann. Das ist netto zuzüglich Umsatzsteuer oder als Bruttobetrag möglich. Auch die Angabe eines prozentualen Anteils ist zugelassen, zum Beispiel bei Wartungsverträgen. Solche Verträge basieren immer auf einer Mischkalkulation. Hier kannst Du einen Arbeitskostenanteil angeben.

Warum brauchst Du einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht?

Weitere Voraussetzung, damit eine Rechnung von der Steuer absetzbar ist: Der Kunde darf sie nicht wegwerfen, jedenfalls nicht vor Ablauf von zwei Kalenderjahren. Weil Du nicht davon ausgehen kannst, dass er das weiß, musst Du ihn darauf hinweisen. Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht gehört bei einer Handwerker-Rechnung immer dazu. Auch den kannst Du gut am Ende des Dokumentes unterbringen.

Handwerkerrechnung Muster

Falls Du ein Muster suchst, wie Deine Handwerker-Rechnung aussehen könnte, haben wir Dir hier ein Beispiel aufgeführt:

Die Aufbewahrungspflicht für Privatkunden beträgt zwei Jahre (§14b Abs. 1 UStG). Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde.

Welche Positionen müssen oder dürfen Handwerker in Rechnung stellen?

Obwohl die meisten Handwerker korrekt abrechnen, sind Verbraucher häufig verunsichert, wenn sie die Handwerker-Rechnung erhalten. Denn die vermeintlich kleine Reparatur mit geringem Aufwand kann schnell mit hohen Kosten verbunden sein. Daher lohnt es sich für Verbraucher, sich bereits im Vorfeld darüber zu informieren, welche Positionen in der Handwerker-Rechnung enthalten sein dürfen und wie sie im Zweifelsfall damit umgehen können.

Tipp: Vor der Auftragserteilung an einen Handwerker sollten sich Kunden immer einen Kostenvoranschlag geben lassen. Die Abrechnung kann zwar trotzdem höher ausfallen. Doch da die Abweichung höchstens 15 bis 20 Prozent betragen darf, können Kunden durch den Kostenvoranschlag zuverlässig abschätzen, wie hoch die Kosten tatsächlich ausfallen werden.

Welche Positionen muss die Handwerker-Rechnung enthalten?

Die nachfolgenden Positionen müssen in der Abrechnung des Handwerkers gesondert aufgeführt sein:

• Arbeitszeit:
  Ihre Arbeitszeit müssen Handwerker im Viertelstundentakt abrechnen. Die Arbeitszeit darf nicht auf halbe oder volle Stunden aufgerundet werden.
• Lohnkosten:
  Zwar kann jeder Handwerker seinen Stundenlohn selbst bestimmen. Dennoch dürfen die Stundensätze nicht wesentlich über dem örtlich üblichen Durchschnitt liegen.
• Mehrwertsteuer:
  Die meisten Handwerker arbeiten als regulär steuerpflichtige Unternehmen. Wie jedes andere Unternehmen auch erheben Handwerker daher Mehrwertsteuer, die sie auf den Nettobetrag ihrer Abrechnung aufschlagen.

Welche Kosten dürfen in der Handwerker-Rechnung enthalten sein?

Die Handwerker-Rechnung darf grundsätzlich die folgenden Positionen enthalten:

• Anfahrtskosten:
  Für die Anfahrt zum Objekt, an dem der Auftrag auszuführen ist, können Handwerker eine Pauschale verlangen oder aber nach tatsächlich gefahrenen Kilometern abrechnen. 
• Fahrzeit:
  Auch die Fahrtzeit gehört zur Arbeitszeit von Handwerkern. Daher dürfen sie die Zeit, die sie für die Anfahrt aufgewendet haben, als Arbeitszeit abrechnen. In der Regel setzen Handwerker 80 bis 90 Prozent ihres regulären Stundensatzes für die Anfahrtszeit an. 
• Ersatzteile:
  Ersatzteile können für die Umsetzung einer Reparatur erforderlich sein. Doch der Handwerker darf Ersatzteile nur dann abrechnen, wenn er sie mit ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers eingebaut hat. 
• Zuschläge für Sonn- und Feiertage:
  Oftmals sind Reparaturen sehr dringend, sodass der Handwerker an einem Sonn- oder Feiertag oder während der Nacht arbeiten muss. Für seine Arbeitszeit kann er Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit in seiner Handwerker-Rechnung verlangen.

Welche Positionen darf eine Handwerker-Rechnung nicht enthalten?

• Meisterstunden für die Arbeit vom Lehrling:
  Hat der Handwerksbetrieb für die Reparatur einen Auszubildenden oder Praktikanten geschickt, darf er keine Meisterstunden abrechnen. In einem solchen Fall muss der Handwerksbetrieb entsprechend niedrigere Arbeitskosten ansetzen.
• Verschleiß am Werkzeug:
  Wird während der Ausführung eines Auftrags ein Werkzeug des Handwerkers beschädigt, darf dieses dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden. Denn das Risiko für den Verschleiß von Einsatzmaterialien trägt der Auftragnehmer.
• Zahlungsbedingung Barzahlung:
  Verlangt der Handwerker eine sofortige Barzahlung nach Erbringung des Auftrags, können Kunden das ablehnen. Denn sie müssen die Gelegenheit zur Abnahme und zur Kontrolle des gefertigten Auftrags haben. Zudem müssen Kunden die Möglichkeit haben, die Handwerker-Rechnung in Ruhe zu überprüfen. 
• Doppelte Arbeitsstunden
  Manchmal erscheinen für einen verhältnismäßig einfachen Auftrag zwei Handwerker, obwohl nur einer von den beiden tatsächlich arbeitet. Rechnet der Betrieb auf seiner Handwerker-Rechnung in einem solchen Fall die doppelte Arbeitszeit ab, kann der Kunde die Rechnung reklamieren. 
• Doppelter Aufwand:
  Hat der Handwerker Werkzeug oder Material, das er für die Erledigung eines Auftrags benötigt, im Betrieb vergessen, darf er seinen zusätzlichen Aufwand nicht in der Handwerker-Rechnung anführen. Er darf die zusätzlich aufgewendete Arbeits- und Fahrtzeit, die er selbst verschuldet hat, nicht seinem Kunden auflasten. 
• Zuschläge bei Feiertags- und Nachtarbeit für Material:
  Zwar dürfen Handwerker für ihre Arbeit an Feiertagen oder in der Nacht Zuschläge verlangen. Doch das gilt nicht für das eingesetzte Material. Daher lohnt es sich, die Handwerker-Rechnung dahingehend zu überprüfen, ob die Zuschläge sich auf die Arbeitszeit beschränken. Zuschläge auf das Material sind nicht zulässig. 
• Verwaltung und Co:
  Tauchen in einer Handwerker-Rechnung nicht nachvollziehbare Positionen, wie zum Beispiel Schreibgebühren, Personalkostenpauschale oder zusätzlicher Verwaltungsaufwand auf, können Kunden diese abschlagen. Denn die Arbeitsstunden, die in der Handwerker-Rechnung angegeben sind, müssen die Nebenkosten des Betriebs bereits berücksichtigen. 

Wie setzen Kunden die Handwerker-Rechnung ab?

Wer Handwerker für die selbst genutzte Wohnung oder das Haus beauftragt hat, kann Kosten in Höhe von bis zu 20 Prozent steuerlich geltend machen. So können Steuerpflichtige Kosten in einer Höhe von bis zu 6.000 Euro pro Jahr für Handwerkerleistungen absetzen. Dabei ist eine Steuerersparnis von bis zu 1.200 Euro pro Jahr möglich. Die Absetzbarkeit von Handwerkerkosten richtet sich nach der Art der Handwerkerleistung. So sind Kosten für die Renovierung und den Erhalt der Immobilie absetzbar, während Neubaumaßnahmen nicht geltend gemacht werden können. Damit Steuerpflichtige ihre Kosten absetzen können, müssen sie eine ordnungsgemäße Handwerker-Rechnung vorlegen können. Zudem müssen Kunden die Handwerker-Rechnung per Überweisung bezahlen. Eine Barzahlung erkennt das Finanzamt nicht an. 

Welche Kosten sind absetzbar?

Die Positionen aus der Handwerker-Rechnung, die Kunden steuermindernd angeben können, sind neben weiteren:

• Arbeitskosten
• Fahrtkosten
• Maschinenkosten
• Verbrauchsmittel
• Kosten für die Entsorgung von Abfällen
• Überprüfung von Anlagen (Fahrstuhlkontrolle, Legionellenprüfung, Hausanschlusskosten an Versorgungs- und Entsorgungsnetze, Blitzableiterkontrolle)
• Kaminkehrerkosten
• Statikerkosten für Sanierungsmaßnahmen
• Reparatur von Haushaltsgeräten, die in regulären Hausratsversicherungen versichert werden
• Schönheitsreparaturen als Mieter
• Gartenarbeiten (absetzbar als Handwerkerkosten oder als haushaltsnahe Dienstleistung)
• Renovierung bei Umzug (absetzbar als haushaltsnahe Dienstleistung)
• Renovierungsarbeiten als Vermieter (absetzbar als Werbungskosten)
• und andere

Nicht absetzbar sind Materialkosten, wie zum Beispiel Farben, Bodenbeläge, Fliesen und ähnliches.