Finanzen   19.9.2018

Handwerker-Rechnung: Was muss drin stehen?

Eine Handwerker-Rechnung muss die üblichen Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Es kommt allerdings noch etwas hinzu: Wer Rechnungen an Privathaushalte stellt, sollte den Anteil der Arbeitskosten gesondert angeben. Und er muss auf die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen hinweisen.

Eine Handwerkerrechnung ist zunächst eine Rechnung wie jede andere: Ein Dienstleister stellt seinen Arbeitsaufwand und die verwendeten Materialien in Rechnung. Bestimmte Pflichtangaben müssen immer vollständig vorhanden sein, damit diese Rechnung vor dem Finanzamt besteht. Sowohl für die Buchhaltung des Handwerksbetriebes als auch für die Kunden ist das wichtig. Nur eine formal korrekte Rechnung berechtigt zum Beispiel zum Vorsteuerabzug.

  1. Was sollte in der Rechnung stehen?
  2. Wie sieht die Handwerker-Rechnung an Privatkunden aus?
  3. Wie können Kunden mit der Handwerkerrechnung Steuern sparen?
  4. Wann gibt es keine Steuerersparnis?
  5. Warum brauchst Du einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht?
  6. Handwerkerrechnung Muster

Was sollte in der Rechnung stehen? – Abschlagszahlung, Schlussrechnung und co

Handwerker-Rechnung

In jeder Branche wird etwas anderes auf die Rechnung geschrieben – so gibt es auch bei Handwerker-Rechnungen spezielle Angaben. (Bild: © Fotolia.de)

Handwerker gehen üblicherweise in Vorleistung. Das bedeutet: erst die Arbeit, dann die Bezahlung. Bei großen Projekten kann ein Handwerker aber auch eine oder mehrere Abschlagszahlungen und eine Abschlusszahlung vereinbaren. In dem Fall ist ein Teil der Summe zu bestimmten Zeitpunkten während des Projektes fällig.

Wie du Abschlagszahlungen abrechnen und verbuchen kannst, findest du in unserem Magazin.

Generell gilt: je sorgfältiger die Dokumentation und Teilrechnungen, umso einfacher die Schlussrechnung. Für Kunden ist es wichtig, die einzelnen Posten der Rechnung nachvollziehen zu können.

Wie sieht die Handwerker-Rechnung an Privatkunden aus?

Während sich Geschäftskunden um den Vorsteuerabzug sorgen, zählt für Privatkunden die Steuerbegünstigung von Handwerksleistungen am und im Haus. Endverbraucher zahlen die Umsatzsteuer, ohne sie zurück zu bekommen. Vorsteuerabzug ist hier also kein Thema. Aber Privatkunden haben die Möglichkeit, handwerkliche Tätigkeiten in ihrem Haushalt oder auf ihrem Grundstück von der Steuer abzusetzen. 20% der Arbeitskosten, insgesamt bis zu 1.200 Euro pro Jahr, kann ein Privatkunde so in seiner Einkommenssteuererklärung steuersenkend geltend machen.

Wie können Kunden mit der Handwerkerrechnung Steuern sparen?

  • Erste Bedingung: Die Rechnung wird per Überweisung bezahlt. Das Finanzamt akzeptiert hier nur Rechnungen, bei denen es den Zahlungsweg nachvollziehen kann. Bar auf die Hand bezahlt – dadurch verliert der Kunde die Möglichkeit, die Handwerkskosten zum Teil in der Steuererklärung geltend zu machen.
  • Zweite Bedingung: Bei den Handwerkerleistungen handelt es sich um Reparatur-, Wartungs- oder Sanierungskosten und die Arbeiten sind vor Ort beim Kunden durchgeführt worden. Wer eine alte gegen eine neue Einbauküche austauscht oder eine Wartung seiner Heizungsanlage beauftragt, spart durch die Arbeitskosten Steuern.

Wann gibt es keine Steuerersparnis durch Handwerkerrechnungen?

Anders sieht das aus, wenn ein Sofa neu gepolstert und bezogen wird. Auch das ist eine Renovierungsmaßnahme. Aber der Polsterer nimmt das Möbelstück mit in seine Werkstatt, um die Arbeiten dort auszuführen. Daraus ergibt sich kein Steuervorteil für den Kunden.

Entsteht etwas Neues, sind die Arbeitskosten ebenfalls nicht steuerlich absetzbar. Ein neu gebautes Carport, wo vorher keines war, ist also erstmal nicht steuerbegünstigt. Lässt es der Kunde Jahre später neu streichen, dann kann er die Handwerkerrechnung absetzen. Und während Arbeiten im Hausgarten, also z.B. das Schneiden einer Hecke zählen, sind Reparaturen an Grabsteinen auf dem Familiengrab nicht steuerlich absetzbar.

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Die Handwerkerrechnung von der Steuer absetzen? – nur bei korrekten Angaben

Prinzipiell ist es möglich, eine Handwerkerrechnung von der Steuer abzusetzen. Zum Glück ist es nicht Deine Aufgabe als Handwerker, zu prüfen, ob dein Kunde deine Arbeit von der Steuer absetzen kann. Das muss er selber tun. Allerdings schaffst du mit deiner Rechnung die Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit. Damit Privatkunden die Handwerksleistung in ihrer Steuererklärung geltend machen können, muss in der Handwerker-Rechnung genau aufgeführt sein, welcher Anteil der Kosten Arbeitskosten sind. Da auch Fahrt- und Entsorgungskosten und Kleinverbrauchsmittel mit zu den steuerlich absetzbaren Dingen zählen, sollten sich auch diese als einzelner Posten in der Rechnung finden lassen.

Eine gute Lösung ist, am Ende der Rechnung in einem Satz gesondert aufzuführen, welcher Anteil steuerbegünstigt sein kann. Das ist netto zuzüglich Umsatzsteuer oder als Bruttobetrag möglich. Auch die Angabe eines prozentualen Anteils ist zugelassen, zum Beispiel bei Wartungsverträgen. Solche Verträge basieren immer auf einer Mischkalkulation. Hier kannst du einen Arbeitskostenanteil angeben.

Warum brauchst Du einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht?

Weitere Voraussetzung, damit eine Rechnung von der Steuer absetzbar ist: Der Kunde darf sie nicht wegwerfen, jedenfalls nicht vor Ablauf von zwei Kalenderjahren. Weil du nicht davon ausgehen kannst, dass er das weiß, musst du ihn darauf hinweisen. Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht gehört bei einer Handwerker-Rechnung immer dazu. Auch den kannst du gut am Ende des Dokumentes unterbringen.

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Handwerkerrechnung Muster

Falls du ein Muster suchst, wie deine Handwerkerrechnung aussehen könnte, haben wir dir hier ein Beispiel aufgeführt:

Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihren Auftrag, den wir wie folgt vereinbarungsgemäß in Rechnung stellen: Einbau eines Kamineinsatzes, inkl. Material:

Pos 1: Austausch Kamineinsatz (Ausbau, Reinigen, Einbau neuer Kamineinsatz, inkl. Abdichtung (Arbeitsstunden) 500 Euro
Pos 2: 1 Stück Kamineinsatz „Brenngut“ 9 kW 1.200 Euro

______________________________________________________________
Gesamt netto 1.700 Euro
zzgl. 19% Umsatzsteuer 323 Euro
_______________________________________________________________
Gesamter Rechnungsbetrag brutto 2.023 Euro

Überweisen Sie bitte den offenen Betrag in Höhe von 2.023 Euro auf das unten aufgeführte Konto. Im Bruttobetrag sind 595 Euro Lohnkosten enthalten (500 Euro zzgl. 95 Euro Mehrwertsteuer).

Die Aufbewahrungspflicht für Privatkunden beträgt zwei Jahre (§14b Abs. 1 UStG). Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde.

Diskussion

2 comments

  1. 29. März 2018 am 18:58

    Guten Tag.
    Ich bin Privatkunde. Ist ein Handwerker per Gesetz dazu verpflichtet, dass er in seiner Rechnung Arbeitszeit- und Materialkosten getrennt aufführt oder ist das nur eine „kann-Regelung“?
    Ich habe von einem Handwerker für eine Robotermäher-Inspektion eine Rechnung über € 125,00 plus 19 % MwSt ohne weitere Aufschlüsselung in Material-, Arbeitszeit- und Ersatzteilkosten erhalten. Habe ich eine rechtliche Handhabe, diese Aufteilung zu verlangen – z.B. um die Areitszeitkosten bei meiner Einkommensteuererklärung absetzen zu können – oder ist oder nur eine Frage des guten Willens seitens des Handwerkers?
    Mit freundlichen Grüßen
    G. Hess

    • 11. April 2018 am 9:13

      Hallo Gernot,

      leider dürfen wir aus rechtlichen Gründen keine Beratung geben. Am besten du fragst deinen Anwalt oder Steuerberater.

      Viele Grüße,
      Julia von Billomat

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