Organisation   21.4.2014

Homeoffice aufgeräumt: Papierkram und Arbeitsunterlagen

Es sammelt sich und sammelt sich: Von Jahr zu Jahr stehen mehr Ordner, Kisten und Stehsammler in deinen Regalen. Hier türmen sich alte Arbeitsunterlagen für Kundenprojekte, Korrespondenz und Fachzeitschriften, Unterlagen von Bewerbern und Materialien, die du auf Messen oder Fortbildungen bekommen hast. Einiges davon kann weg. Andere Dinge müssen – für den Fall, dass mal eine Betriebsprüfung kommt, für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden: Was ist was und was kann weg?

Du besitzt mehrere Kategorien von Papierkram, die mit deiner Arbeit zusammenhängen. Nicht alle Arbeitsunterlagen sind für dich auf Dauer von Bedeutung.

Nicht alle Arbeitsunterlagen im Büro musst du ewig aufbewahren.

Nicht alle Arbeitsunterlagen im Büro musst du ewig aufbewahren.

Ausbildung, Studium, Fortbildung: Materialien, die irgendwas mit Weiterbildung zu tun haben, musst du nur dann aufheben, wenn du sie wirklich nochmal brauchen kannst. Meist gehören Aktenordner mit Vorlesungsmitschriften aus den 90er Jahren nicht dazu. Veraltete Fach- und Lehrbücher können weg. Selbiges gilt für Fachzeitschriften, bei denen sich Informationen binnen weniger Jahre überholt haben. Faustregel (je nach Platz im Büro): Immer nur ein oder zwei Jahrgänge aufbewahren, älteres Material nur dann aufheben, wenn es tatsächlich einen praktischen Nutzen für dich hat. Wie man Fachzeitschriften und Bücher gut unterbringt, steht hier.

Verträge, Korrespondenz, Projektunterlagen: Alles, was mit laufenden Verträgen und Projekten zu tun hat, solltest du aufheben. Auch bei abgeschlossenen Projekten oder beendeten Verträgen solltest du die Unterlagen, mit denen du das Projekt dokumentieren kannst für mindestens 10 Jahre nach Projektabschluss behalten. Du musst es sogar. Zwar darfst du theoretisch schon nach 5 Jahren einen Teil davon wegtun – aber Projektordner zu sortieren ist oft aufwändiger, als die Ordner einfach zehn Jahre zu behalten. Arbeitsunterlagen von der Auftragsbestätigung bis zum Lieferschein, vom Vertrag bis zur Korrespondenz (bei Mails eine Datensicherung machen – niemand verlangt, dass du alles ausdruckst) – deine Geschäftsvorgänge sollten also für 10 Jahre rückwirkend nachvollziehbar sein. Was noch Gültigkeit hat – also Verträge, die schon seit mehr als 10 Jahren laufen und alle Unterlagen, die damit zusammen hängen – das muss auch noch länger aufbewahrt werden.

Was du zum Beispiel mit Bewerbungen machen kannst – falls dein Unternehmen welche bekommt – haben wir hier aufgeschrieben.

 

Verwandte Artikel

Das könnte dich auch interessieren

Steuererklärung als Freiberufler
Finanzen

Steuererklärung für Freiberufler: Welche Formulare sind nötig?

Die Steuererklärung für Freiberufler und Gewerbetreibende bedeutet mehr Formulare, mehr Anlagen, mehr auszufüllen als bei Angestellten. Wer einer selbstständigen Tätigkeit …
Zahlungsfristen auf Rechnungen vermerken
Finanzen

Zahlungsfristen auf Rechnungen vermerken

Zu den Zahlungsbedingungen gehören auch die Zahlungsziele oder Zahlungsfristen: Zahlbar binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum. Zahlbar bis zum Tag X. …
Finanzen

Die 40 Euro Mahnpauschale

Die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie soll bewirken, dass Gläubiger schneller an ihr Geld kommen. Nicht der Endverbraucher ist allerdings das Ziel, sondern Unternehmen …

Privat: Billomat 60 Tage kostenlos testen

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB.

Newsletter
Newsletter
Kontakt
Folge uns
Deine Einstellungen zu Cookies für diese Website:

Wähle selbst aus, welcher der nachfolgenden Cookies die Website verwenden darf. Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder über unsere Datenschutzbestimmungen ändern.

Ändere deine Cookie-Einstellungen mit dem Schieberegler:
Notwendig
Notwendig
Statistik
Statistik
Komfort
Komfort
Targeting
Targeting