Horrormeeting: Neun Tipps für bessere Besprechungen

Besprechungen im Unternehmen müssen sein. Denn die persönliche Kommunikation ist nach wie vor der beste Weg, um sich zu verständigen und auszutauschen. Die Besprechung befördert darüber hinaus die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Abteilungen untereinander. Doch um bessere und effzientere Besprechungen zu erwirken, die ihre gesteckten Ziele auch erreichen und sich positiv auf die Arbeit auswirken, sollte man einige Gesichtspunkte beachten.

1. Wie gelingen bessere Besprechungen?
2. Wie leitest Du das Meeting?

Besprechungen optimieren – Meetings effektiv gestalten

Eine Studie bescheinigt den Besprechungen am Arbeitsplatz, dass sie viel Zeit verschwenden. Denn viele Unternehmen haben laut der Studie eine Meeting-Kultur entwickelt, in der die regelmäßigen Besprechungen zum Alltag gehören. Darüber hinaus geben zahlreiche Arbeitnehmer an, dass der Inhalt von Besprechungen, an denen sie teilnehmen müssen, mit ihrer Arbeit nichts zu tun hat. Unternehmen sind daher herausgefordert, für bessere Besprechungen zu sorgen und ihre Treffen sorgfältig zu gestalten, wenn sie Verlust an Arbeitszeit und Motivation vermeiden möchten.

So gelingen effiziente Besprechungen – Neun Tipps

Die notwendigen Besprechungen in Deinem Unternehmen solltest Du nicht dem Zufall überlassen. Denn solange das Zusammentreffen von mehreren Mitarbeitern ohne Überlegungen und Organisation zustande kommt, hängt der Ablauf von den unterschiedlichen Persönlichkeiten der Teilnehmer ab. Ein Meeting muss klare Umrisse haben, wenn es effektiv sein soll.

Für bessere Besprechungen können verschiedene Maßnahmen sorgen:

• Vorbereitung
• Relevanz klären
• Agenda erstellen
• Teilnehmer
• Kleine Gruppe
• Moderation
• Pünktlichkeit
• Regeln
• Protokoll und Ziele

Vorbereitung von Besprechungen

Wenn Du ein Meeting einberufst, solltest Du die Inhalte und die Form gut vorbereiten. Lade die Teilnehmer möglichst 48 Stunden vor dem Beginn des Treffens ein. Das hilft Deinen Angestellten bei ihrer Zeitplanung und für ihre eigene Vorbereitung auf die Besprechung. Erstelle einen Zeitplan für den Beginn, das Ende, aber auch für die Abfolge der inhaltlichen Bearbeitung. Informiere alle Teilnehmer von Besprechungen immer schriftlich. Teile ihnen nicht nur Anfang, Ende und Ort, sondern auch das inhaltliche Anliegen des Treffens mit.

Vor der Besprechung solltest Du allen Teilnehmern die Ziele mitteilen. So können sie sich optimal auf das Meeting vorbereiten. Zu den Zielen können zum Beispiel die folgenden Inhalte gehören:

• Aktueller Stand von Auftragsverhandlungen über ein Projekt
• Diskussion über interne Abläufe
• Informationen zu einem bestimmten Themenbereich
• Organisation bestimmter Vorhaben oder eines Auftrags
• Verteilung von Aufgaben für einen Auftrag
• Zuordnung von Mitarbeitern zu einem Team
• Veränderungen in der Zusammensetzung bestehender Teams
• Zusammenfassung eines Projektablaufs
• Projektschritte besprechen
• Dokumentation eines Themenbereichs
• Besprechung der wöchentlichen Aufgabenverteilung

Relevanz klären

Prüfe vor der Einberufung einer Besprechung, ob ein persönliches Treffen auch wirklich notwendig ist. Vielleicht lassen sich die offenen Fragen oder der Wissensaustausch zeitsparender umsetzen. Vielleicht empfiehlt sich die Übermittlung der Informationen per E-Mail oder ein Telefonat als bessere Variante.

Agenda erstellen

Für das Meeting solltest Du auf jeden Fall eine klar umrissene Agenda erstellen. Diese sollte nicht zu umfangreich sein. Denn mehrere kurze Meetings haben eine größere Effektivität als große und langatmige Treffen. Pack also Dein Meeting nicht zu voll und achte auf eine inhaltliche Ausgewogenheit.

Teilnehmer auswählen

Über die Teilnehmer Deines Meetings musst Du eine sorgfältige Auswahl treffen. Denn die Inhalte Deines Treffens sollten für die Teilnehmer und ihre Arbeit auch relevant sein. Achte auch darauf, dass die Meetingteilnehmer die Kompetenzen haben, um in den Themen Beiträge zu leisten. Hol auch mal Neulinge hinein, wenn sie durch ihre Kreativität auffallen.

Kleine Gruppe

Sorge dafür, dass die Teilnehmerzahl nicht ausufert. Halte die Gruppen in Besprechungen so klein, dass Jeder zu Wort kommen kann. Kleine Gruppen sorgen auch für mehr Offenheit und können die Inhalte effektiver ausarbeiten.

Moderation und Leitung

Um der Besprechung eine eindeutige Form zu geben, braucht sie Moderation und Leitung. Der Wortführer sorgt dafür, dass der Zeitplan eingehalten wird und die Inhalte zu Ergebnissen führen.

Pünktlichkeit

Sehr großen Wert solltest Du auf die Pünktlichkeit beim Erscheinen zur Besprechung legen. Denn das Warten der Pünktlichen auf die zu spät Kommenden demotiviert. Die Erfordernis der Pünktlichkeit wertet das Treffen zudem auf.

Regeln

Gleich zu Beginn von Besprechungen solltest Du nicht nur die Inhalte, sondern auch klare Regeln darstellen. Um bessere Besprechungen zu führen, kannst Du den Meetingraum zum Beispiel zur smartphonefreien Zone erklären.

Protokoll und Ziele

Sorge für eine Protokollierung von Besprechungen. Das verhindert zukünftige Missverständnisse und befördert die Konzentration auf die gesetzten Ziele. Das Protokoll sollte auch Ziele für das nächste Meeting formulieren.

Wie leitest Du das Meeting? – Tipps für die Gesprächsführung

Wer mit der Leitung eines Meetings betraut ist, der ist maßgeblich für dessen Erfolg verantwortlich. Ein Meeting kann dann als erfolgreich erachtet werden, wenn seine Ziele umgesetzt werden und wenn jeder Teilnehmer mit ausreichenden Informationen und mit zusätzlicher Motivation ausgestattet wurde, um seine Aufgaben zu erfüllen. Um die Gesprächsführung in einem Meeting erfolgreich einzusetzen, solltest Du die folgenden Kriterien beachten. 

Tipp Nr 1: Struktur vorbereiten und Meetings optimieren

Wenn Du in einem Meeting die Gesprächsführung innehast, dann solltest Du für eine ausreichende Vorbereitung sorgen. Befasse Dich daher bereits im Vorfeld mit den Inhalten und Zielen, die es zu erreichen gilt. In Deiner Vorbereitung kannst Du die Schwerpunkte des Meetings bestimmen, die Du ansprechen möchtest. Ziel der Gesprächsführung ist es, dem Zusammentreffen eine Struktur zu verleihen. Diese solltest Du im Vorfeld klar festlegen. Um abschweifende Diskussionen der Teilnehmer einzudämmen, kannst Du Dir zum Beispiel Fragen notieren, mit denen Du das Gespräch inhaltlich auf Kurs hältst. 

Tipp Nr 2: Mit der Eröffnung den Kurs für das Meeting vorgeben

Deine Einleitung zur Eröffnung des Meetings sollte die Teilnehmer von Anfang an für das Thema des Meetings interessieren. Hierfür solltest Du die Teilnehmer persönlich ansprechen, um sie unmittelbar in das Thema hineinzunehmen. Zum Beispiel kannst Du das Meeting mit den Worten eröffnen: „Das Thema, das wir heute besprechen, betrifft uns Alle hier. Wir müssen daher heute zwei grundlegende Fragen klären: Das anstehende Projekt muss den Kunden endgültig von uns überzeugen. Wie schaffen wir das? Und wer von uns kann das am besten umsetzen?“.

Tipp Nr 3: Strukturiere das Meeting

Um die Teilnehmer des Meetings nach der Einleitung zur aktiven Beteiligung anzuhalten, solltest Du einen oder mehrere Mitarbeiter persönlich ansprechen. Richte Dich an die Teilnehmer, indem Du sie mit Namen ansprichst und passende Fragen stellst. Damit erreichst Du bei allen Teilnehmern die höchste Aufmerksamkeit. Nachdem ein Mitarbeiter seine Antwort erteilt hat, kannst Du Dich zum Beispiel gezielt an einen weiteren Teilnehmer wenden mit der Frage: „Was halten Sie von dem Vorschlag, Frau Müller?“. 

Aktiviere die Teilnehmer – so kannst Du Meetings optimieren

Für die Aktivierung einer Diskussion kannst Du auch eine Frage ins Zentrum stellen, indem Du sie auf einer Pinnwand oder einem großen Zettel notierst. Notiere zudem die Diskussionsergebnisse anhand von Schlagworten auf der Pinnwand oder dem Zettel, sodass die Ergebnisse für alle Teilnehmer sichtbar sind. Zudem kannst Du Teilnehmer auch direkt ansprechen und sie auffordern, Informationen aus ihren speziellen Fachbereichen mitzuteilen. So trägst Du Informationen zusammen, indem Du die Teilnehmer des Meetings aktiv beteiligst. 

Tipp Nr 4: Moderation ist sanfte Anleitung

Hast Du Deine Teilnehmer in die Diskussion aktiv einbezogen, dann gilt es, die Beiträge so zu lenken, dass sie für alle zu einem sinnvollen Ergebnis führen. Hierfür musst Du zum Beispiel einen Gesprächsverlauf, der vom Thema abgleitet, unterbrechen. Du kannst vorgeben, dass Beiträge nur mit Handmeldungen geäußert werden können. Hierbei solltest Du Dir die Namen der Teilnehmer, die ihre Hand zu einer Wortmeldung heben, der Reihe nach notieren, um keinen zu vergessen. Jetzt hast Du die Aufmerksamkeit und die aktive Beteiligung aller Teilnehmer, während jeder der Reihe nach zu Wort kommen kann.

Tipp Nr 5: Interaktion mit den Teilnehmern

Um das Gespräch in einer flachen Hierarchie zu gestalten solltest Du auch eigene Anliegen und Anregungen im Fragestil formulieren, wie zum Beispiel: „Was halten Sie von…“ oder „Ich schlage vor, dass..“. Halte während des Gesprächs den Blickkontakt zu den Teilnehmern und fasse immer wieder einzelne Beiträge zusammen. Dabei kannst Du auch in regelmäßigen Abständen Verständnisfragen stellen, um die Teilnehmer zu tiefer gehenden Beiträgen anzuregen, wie zum Beispiel: „Verstehe ich das richtig, dass…“ oder „Ist das so aufzufassen, dass…“.

Tipp Nr 6: Zwischenergebnisse vorstellen

Als Gesprächsführer musst Du nicht nur Struktur in das Meeting bringen, sondern auch die Ergebnisse feststellen. Hierfür musst Du die Beiträge der Teilnehmer noch während des Gesprächs zusammenfassen und auch auswerten. Zum Beispiel kannst Du feststellen, dass mehrere Beiträge übereinstimmen oder dass noch Fragen zu klären sind. Das Zwischenergebnis solltest Du allen Teilnehmern vorstellen, um danach die Richtung für die weitere Erörterung des Themas vorzugeben. Zum Beispiel: „Wir stellen fest, dass wir uns im Punkt A einig sind, während Ihre Ansichten im Punkt B auseinander gehen. Lassen Sie uns nun die folgende Frage erörtern“. 

Tipp Nr 7: Einverständnis einholen

Die Teilnehmer eines Meetings sollen stets das Gefühl haben, aktiv am Geschehen teil zu haben, um den Inhalten aufmerksam und konstruktiv zu folgen. Daher kannst Du nach der Erörterung der Fragen, die Du Dir in der Vorbereitung notiert hast, am Ende des Meetings eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse vorstellen. Um die Diskussion abzuschließen, solltest Du die Zustimmung der Teilnehmer einholen. Das kannst Du zum Beispiel mit den Worten umsetzen: „Wir sind heute zu dem folgenden Ergebnis gekommen. Sind Sie mit diesem einverstanden?“

Tipp Nr 8: Ergebnis festhalten und den Teilnehmern aushändigen

Steht das Ergebnis des Meetings einstimmig fest, dann solltest Du es schriftlich notieren und einen Teilnehmer darum bitten, das Ergebnis für alle Teilnehmer schriftlich aufzubereiten und auszuhändigen. Auf diese Weise hältst Du die Einbeziehung aller Teilnehmer aufrecht und legst zugleich eine Basis für das nächste Meeting.