Zeiterfassung? Ein Klacks! – Interview mit Axel Zeilner von Qlaqs

Zeiterfassung muss nicht zwangsläufig mehr Aufwand oder Kontrolle bedeuten. Mit dem Cloud-Zeiterfassungssystem Qlaqs wird die lästige Aufgabe zur Nebensächlichkeit. Im Interview erzählt uns Axel Zeilner, Gründer der FINARX GmbH und Betreiber von Qlaqs, mehr über das mobile und plattformübergreifende System. 

Hallo Axel, stell Dich und Dein Unternehmen doch bitte unseren Lesern kurz vor.

Hallo! Qlaqs ist ein Zeiterfassungssystem für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern und möchte die Digitalisierung zum Beispiel im Handwerk kräftig mit voran treiben. Ich habe die FINARX GmbH, welche das Qlaqs-System mit seinen Apps und Cloud-Servern betreibt, 2005 gegründet und habe vorher viele Jahre als Projektleiter und Abteilungsleiter in der Finanzbranche gearbeitet.

Wie ist die Geschäftsidee entstanden und was hat es mit dem Markennamen Qlaqs auf sich?

Wir waren ein kleiner Haufen Freiberufler, die nonstop bei Kunden vor Ort gearbeitet haben. Da war es immer ein Problem den Zeitnachweis lückenlos zu führen und so manche Arbeitsstunde musste man noch aus Windows-Bootlogs oder den Parktickets rekonstruieren, wenn man unterwegs war. Am Ende des Monats kam dann noch die Not dazu, Zeitnachweis oder Rechnung per Fax an die Rechnungsstelle des Kunden zu schicken. Und die Tankbelege haben natürlich auch zur Hälfte gefehlt.

Da hatten wir noch mit Symbian und dann dem ersten iPhone die Idee eine mobile durchgängige Business-Suite für Freiberufler mit Zeiterfassung, Fax, Scan und Rechnungsstellung anzubieten – Also quasi für uns selbst, so haben wir das angefangen. Nachdem wir bei Finarx (um ganz ganz ganz ehrlich zu sein) alle Buchhaltung überhaupt nicht so richtig geliebt haben, wollten wir etwas bauen, mit dem die Abrechnung zum Klacks wird: Qlaqs war geboren.

Ihr bietet euren Kunden ein Tool für ihre Zeiterfassung im Unternehmen an. Wie genau funktioniert euer Geschäftsmodell?

“Versuch macht kluch” sagte mal ein Kollege. Uns geht es ja selbst bei Online-Angeboten auch so, dass wir flexibel Angebote wahrnehmen möchten und uns nicht langfristig binden lassen wollen. Also war es uns extrem wichtig ein einfaches, transparentes und faires Nutzungsmodell für unsere Kunden zu entwickeln, das es erfolgreichen Unternehmen erlaubt mit der Lösung mit zu wachsen. Neudeutsch nennt man das jetzt “Software-as-a-Service” (SaaS).

Unsere Kunden zahlen für die Nutzung ein monatliches Entgelt pro Benutzer. Monatlich kündbar und jederzeit per Klick erweiterbar und wieder reduzierbar. Wir unterscheiden nur zwischen der kostenlosen Lite, dem Pro und der Enterprise Version mit Billomat-Anbindung. Die Apps sind kostenlos und wir haben nach Registrierung eine kostenlose unverbindliche Testperiode. Kein automatisches Abo. Keine Kündigungsfallen.

Wer ist die Zielgruppe von Qlaqs?

„Außendienst ist das, was wir aus eigener Erfahrung täglich erlebt haben.“

Auch wenn wir das System ursprünglich für Freiberufler und Projekt-Gruppen entworfen hatten, haben sich die KMU im Bereich der Montage- und Reinigungsunternehmen als fester Kundenstamm etabliert. Nachdem wir unsere Smartphone Apps als das zentrale Arbeitsgerät für unterwegs und jederzeit betrachten und nicht nur als “mobilen Browser”, sind die Apps alle offline-fähig. Also im abgeschirmten Rechenzentrum genauso nutzbar wie im Alpental ohne Mobilfunk. Außendienst ist das, was wir aus eigener Erfahrung täglich erlebt haben. Unser Webcenter verbindet den Außendienst optimal mit den Kollegen im Büro, weswegen wir Qlaqs auch weiter in den Bereich Arbeitsorganisation und Einsatzplanung entwickeln werden.

Mit welchen Systemen ist Qlaqs kompatibel?

Grundsätzlich natürlich mit allen Systemen, die einen Browser haben. Unsere Stärke sind aber unsere nativen Apps, die sich auf jeder Smartphone-Plattform (iOS, Android) so anfühlen, wie es für die Plattform üblich ist. Als Handwerker muss man sein Werkzeug lieben. Es muss sich in der Hand sofort “richtig” anfühlen. So versuchen wir auch unsere Smartphone Apps zu bauen – optimiert für die Anwendung.

Bei vielen Arbeitnehmern ruft das Wort „Zeiterfassung“ negative Assoziationen, wie Überwachung, Arbeiten nach Zeit und nicht nach Aufwand oder lästige Zusatzaufgabe, hervor. Wie können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung schmackhaft machen?

Ja, da zählte ich mich auch immer dazu 🙂 Deswegen haben wir uns auch die Apps gebaut, weil Zettel und Weboberflächen im Kundennetzwerk und Stechuhren (die Liste lässt sich verlängern) einfach nie dann an unseren Fingerspitzen bereit waren, wenn wir sie brauchten.

In unserer ersten iOS App “TimeIsMoney” hatten wir zur freiberuflichen Motivation deswegen auch nur ein Taxameter eingebaut. Damit waren wir die erste Zeiterfassungsapp im AppStore überhaupt. Auf der anderen Seite ist die Arbeitnehmer-Motivation unter Umständen etwas anders gelagert, denn Überstunden sind immer ein Thema genauso wie die Einmeldung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Auch hier ist unser Angebot darauf ausgerichtet alles mit einem Klacks – Entschuldigung: Qlaqs – erledigt zu bekommen und Arbeitsprozesse möglichst kurz zu halten.

Das Schmankerl sind aber unsere Automatiken. Weil wir selber auch “professionell faul” sind haben wir in den Apps je nach Möglichkeiten der Plattform das automatische Buchen via WLAN, Geo-Position und Bluetooth-Freisprecheinrichtung eingebaut. Natürlich gibt es in jedem Unternehmen dann einen Spielverderber, der aus dem Off “Datenschutz” schreit – und genau deswegen kann bei Qlaqs jeder Nutzer selbst an seinem eigenen Gerät an- und ausschalten wie er möchte. Es gibt da keinen zentralen Knopf für den Chef. In der ideal-faulen Welt der Zeiterfassung kann ich mit dem Auto ins Büro und wieder nach Hause fahren ohne ein einziges mal etwas mit Zeiterfassung zu tun zu haben. Am Ende der Woche schaue ich auf mein Journal, fasse die Zeiten zusammen und buche sie ggf. noch auf unterschiedliche Projekte.

Immer mehr Firmen werben mit Vertrauensarbeitszeiten. Für welche Unternehmen macht Zeiterfassung Sinn?

Vor vielen Jahren in meinem ersten Job – frisch von der Uni – kam nach einer Woche mein Projektleiter und forderte mich auf, meine Zeiten aufzuschreiben, was ich den ganzen Tag so tue. Ich war stinksauer, weil wir doch Vertrauensarbeitszeit – aber auch Gleitzeit – hatten. Nach einer Woche ging er mit mir die Zeiten durch und gab mir Tipps, wie ich mich besser organisieren kann. Es war also am Ende ein Ausdruck seiner Wertschätzung für mich, dass er sich die Zeit nahm und mich anleitete, damit ich nicht weiter jeden Tag 10 oder 12 Stunden arbeite und mich selbst ausbeute.

Arbeitszeiterfassung empfindet jeder erst mal subjektiv als Kontrolle – im deutschen Sinn. Im englischen Controlling-Begriff steht aber Control für das Steuern. Unabhängig von Vertrauensarbeitszeiten müssen Unternehmen entweder über Warenverkauf, Fertigung oder Dienstleistungen Geld verdienen und dazu benötigt man spätestens bei der Rechnungsstellung und bei der Lohnabrechnung Informationen, damit alles korrekt und fair funktioniert.

„Zeiterfassung ist also ein notwendiges Mittel der Arbeitsorganisation, birgt aber auch eine Chance zur Selbstoptimierung.“

Zeiterfassung ist also ein notwendiges Mittel der Arbeitsorganisation, birgt aber auch eine Chance zur Selbstoptimierung. Es geht um Effizienz ohne Ausbeutung. Auch in Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit macht die Erfassung von bestimmten Zeiten Sinn, wenn diese zum Beispiel gegenüber Kunden abgerechnet werden können (Fahrtzeiten, Dienstleistungen, Fahrzeugnutzung, Maschinenlaufzeiten etc) und die Erfassung von Urlaubs- und Krankheitstagen ist erforderlich. Mindestens im Geltungsbereich des Mindestlohngesetz ist die Zeiterfassung sogar verbindlich vorgeschrieben.

Ein anderer Blickwinkel sind Projekte: Jeder Projektleiter ist ja für die Einhaltung seiner Pläne verantwortlich – und oft hängt ein variabler Gehaltsanteil am Erfolg. Werden Projekte nicht wenigstens grob innerhalb veranschlagter Budgets abgewickelt, dann ist das Unternehmen früher oder später in Schieflage und davon haben auch die Mitarbeiter am Ende nichts. Es geht also eher um Commitment und Messung des Projektfortschritts als um “Kontrolle”. Ich empfinde den Steuermann eines Schiffes nicht als Kontrollorgan.

Wohin soll die Reise mit Qlaqs gehen? Habt ihr noch weitere Funktionen geplant?

Oh ja! Wie eingangs erwähnt hatten wir zu Beginn auch einmal Buchhaltung im Scope. Mit unserer Partnerschaft mit Billomat können wir hier inhaltlich einen Haken machen und sehen hier eine perfekte Verlängerung unseres Kernprozesses mit einem starken Partner.

Als nächstes werden wir die Digitalisierung der Projekt- und Auftragsdokumentation weiter voran treiben. Mit unserem Partner im Bereich Projekt-Office und unseren mobilen Scan-Applikationen ist es unser Ziel, für Billomat als Zuliefersystem die für die Buchhaltung relevanten Belege bereit zu stellen. Ohne Werbung, Lieferscheine und all den anderen Briefverkehr, der nichts in der Buchhaltung zu suchen hat.

Außerdem werden wir im Hardwarebereich aktiver sein und neben der Smartphone-Stechuhr jetzt auch ein Zugangskontroll- und Schließsystem für den Einsatz in rauen Umgebungen wie der Fertigung anbieten. Hierfür setzen wir auf etablierte Zulieferer, die seit Jahren am Markt sind. Und natürlich “one more thing”….

Welche Gründungsratschläge würdest Du angehenden Unternehmern aus Deiner Erfahrung mit auf den Weg geben?

„Die eine Minute für den Abruf der Zeiten aus Qlaqs und eine Minute zur Rechnungserstellung in Billomat muss der Unternehmer immer haben.“

Lasse vor allem kein Geld liegen! Gerade in der Gründungsphase muss sich das neue Unternehmen noch positionieren und im Rahmen der Kundengewinnung oft Kompromisse eingehen oder Zugeständnisse machen. Um so wichtiger ist es dann auch, wirklich jede erbrachte Leistung in Rechnung zu stellen. Viele Betriebe gehen nicht mangels Aufträgen in die Insolvenz, sondern weil sie zum Beispiel die abgewickelten Aufträge nicht frühzeitig den Kunden in Rechnung gestellt haben. Die eine Minute für den Abruf der Zeiten aus Qlaqs und eine Minute zur Rechnungserstellung in Billomat muss der Unternehmer immer haben. Es mag übertrieben klingen aber “Nur eine fakturierte Stunde ist eine gute Arbeitsstunde” – gerade während der Gründung.

Ein kleines Spiel zum Schluss: Wir nennen Dir 5 Wörter und Du sagst uns, was Dir als erstes dazu einfällt:

• Zeiterfassung: Toll wenn’s die Maschine für mich macht.
• Qlaqs: So einfach wie ein Klacks, das soll es sein. Darin lassen wir nicht nach!
• Digital: Ist die Erlösung vom Papier und dem analogen Vergessen. Nie mehr verlorene Tankbelege ! Alle Zeiten, Orte und Dokumente immer verfügbar und auffindbar!
• Buchhaltung: Liebt nicht jeder, aber Billomat und jetzt auch Qlaqs 🙂
• Team: Ohne Team sind wir Nichts – Wertschätzung und Achtung für unsere Kollegen.