Interview   21.7.2017

Selber machen war gestern – Interview mit Dirk Stefan Haase von Paychex

Die Do It Yourself-Variante der Lohnabrechnung lohnt sich laut Dirk Stefan Haase erst ab mehreren hundert Mitarbeitern. Und der Geschäftsführer des Dienstleisters Paychex, der sich für das Outsourcen laufender Gehaltsabrechnungen spezialisiert hat, weiß, wovon er spricht. Dass der tagtägliche Umgang mit Rechnungen alles andere als langweilig ist, verrät uns der Unternehmer im Interview.

Interview mit Dirk Stefan Haase von Paychex

Hallo Dirk, stell dich unseren Lesern doch bitte vor!

Mojn, ich bin Dirk Haase, Geschäftsführer bei Paychex. Von der Ausbildung her Rechtsanwalt aber bereits seit gut 20 Jahren im Lohnabrechnungsbereich tätig. Zunächst habe ich mit Kollegen vor dem ersten Web Hype das Unternehmen Lohndirekt gegründet. Einige Zeit später dann das zweite Unternehmen – Paychex – Lohnabrechnung als Service. Privat lebe ich in Dänemark. Daher sind meine Hobbys nicht so ungewöhnlich: Reisen, Sprachen und Segeln.

Dirk Stefan Haase, Geschäftsführer von Paychex

Dirk Stefan Haase, Geschäftsführer von Paychex

Worum handelt es sich bei Paychex?

Wir sind Spezialdienstleister für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung, also ein großes, externes Lohnbüro. Wir kümmern uns darum, dass die Angestellten unserer Kunden einmal im Monat einen Zettel bekommen, auf dem steht, wie viel sie verdient haben und was sie ausbezahlt bekommen. Wir bedauern, dass fast jeder denkt, es wäre zu wenig. Die dazugehörigen Auswertungen bekommen die Buchhaltung und der Steuerberater von uns.

Für wen kommt euer Angebot in Frage?

Zunächst für alle Unternehmen, für die es sich nicht lohnt, die Abrechnung im eigenen Haus zu organisieren. Und das sind mehr, als man denkt. Erst ab mehreren hundert Mitarbeitern wird es rentabel, eigenes Personal einzustellen. Sie müssen bedenken, dass Sie die Positionen in diesem Bereich redundant besetzen müssen, weil die Abrechnung jeden Monat pünktlich raus muss. Außerdem ist der Weiterbildungsaufwand hoch, weil sich im Halbjahrestakt Änderungen an den rechtlichen Grundlagen ergeben.
Bei Kleinstunternehmen ist es egal, ob man für die laufende Abrechnung beim Steuerberater ein paar Euro mehr bezahlt oder weniger. Aber schon ab 10, 20 Mitarbeitern beginnt sich das zu läppern. Und dann eben auch für alle, die gern ein bisschen mehr an Dienstleistung hätten, als viele Kanzleien in diesem Bereich bieten. Sei es an Auswertungen, Meldungen, Bescheinigungen, Unterstützung bei Betriebsprüfungen …

„Erst ab mehreren hundert Mitarbeitern wird es rentabel, eigenes Personal für die Lohnabrechnungen einzustellen.“

Lohnbuchhaltung selber machen oder outsourcen: Wo liegen die Vor- und Nachteile?

Selber machen bietet sich aus Kostengründen wirklich erst bei größeren Unternehmen an. Wenn man die Größe hat, bietet eine Abrechnung im eigenen Haus Vorteile, weil Prozesse und Berichtswesen intern in aller Regel einfacher und passender abgestimmt werden können. Motivierte und gute Mitarbeiter, die Sie auch langfristig an Ihr Unternehmen binden können vorausgesetzt, natürlich. Eine wichtige Krux hat das Selbermachen allerdings auch noch: Die Haftung für fehlerhafte Abrechnungen bleibt im Haus. Kleine Fehler in der Praxis können sich über die Zeit zu ernsthaften Risiken ausbauen.

Kann es sich ein frisch gebackener Gründer überhaupt schon leisten, seine Lohnbuchhaltung an eine externe Firma auszulagern?

Für die Vielzahl an Unternehmen ist das Outsourcing ja ohnehin die einzige Alternative und gelebte Realität, denn sie beziehen Ihre Abrechnungen aus dem Outsourcing an den Steuerberater. Das ist das übliche Modell hier in Deutschland und viele wissen gar nicht, dass es Lohnbüros oder Spezialdienstleister wie Paychex gibt, die die laufenden Arbeiten qualitativ und kostengünstig übernehmen können. Wir freuen uns, dass auch viele Kanzleien sich zunehmend auf die steuerliche und rechtliche Beratung konzentrieren und die laufende Abrechnung ihrer Mandanten selbst an Paychex outsourcen.

Was sind die häufigsten Stolperfallen bei der Lohnabrechnung?

Der Klassiker sind sicherlich Fehler, die mit der sozialversicherungsrechtlichen Eingruppierung von Mitarbeitern zusammenhängen und dass dann falsch abgerechnet wird. Krasses Beispiel sind Praktikanten. Handelt es sich um ein freiwilliges oder verpflichtendes Praktikum, um ein Schüler-, Schnupper, Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum. Je nachdem ob mit oder ohne Entgelt ergibt sich eine Vielzahl an unterschiedlichen Beitragspflichten in der Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege-, Renten- und Unfallversicherung. Aber auch die oft als so einfach angepriesenen Minijobs können es in sich haben, beispielsweise, wenn der Arbeitnehmer mehrere davon hat.

Paychex beschäftigt sich mit sensiblen, firmeninternen Gehaltsdaten. Lohnsachbearbeiter sind Geheimnisträger. Wie schafft ihr Datenschutz-Bedenken seitens eurer Kunden aus dem Weg?

Ja, das treibt den ein oder anderen schon um, spannend wird es dann nächstes Jahr mit Inkrafttreten der DSGVO. Ich kann nur sagen, dass es unser Geschäft ist, ein gewöhnlicher Dienstleister im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung zu sein. Wir schließen mit unseren Kunden eine vertragliche Vereinbarung, die auf der Einhaltung europäischen Datenschutzrechts fußt. Das Datenschutzniveau bei Paychex ist sehr hoch, alle unsere Kunden können sich bei Bedarf von den Sicherheitsmaßnahmen überzeugen. Unser Datenschutzbeauftragter steht hierbei Rede und Antwort. Manchmal möchte ich zweifeln, ob die Personaldaten in vielen Unternehmen denn tatsächlich so viel sicherer gehandhabt werden können als bei uns.

„Alle unsere Kunden können sich bei Bedarf von unseren Sicherheitsmaßnahmen überzeugen.“

Euer Mutterkonzern Paychex Inc. wurde von Forbes als eines der am „besten geführten Unternehmen“ ausgezeichnet. Wie garantiert man eine gute Arbeitsatmosphäre und einen reibungslosen Workflow?

Die Paychex Inc. in den USA ist eine ganz andere Nummer als die Tochtergesellschaft Paychex Deutschland GmbH, das liegt schon aufgrund der Größe auf der Hand. Unser 1 Promille Paychex Inc. ähnelt in vielem einem deutschen Mittelstandsunternehmen mit 140 Mitarbeitern. Im Hintergrund steht aber – und den Einfluss darf man nicht unterschätzen – der Mutterkonzern mit seiner finanziellen Sicherheit, mit vielfältigem Know-How-Transfer, mit Werten wie Verantwortung, Partnerschaft, Integrität und Respekt, mit einer amerikanischen Fehler- und Dienstleistungskultur. Für unsere Mitarbeiter ist das hohe Leistungsniveau, das wir von Ihnen verlangen, oft eine Herausforderung. Wobei wir dann eben auch regelmäßig gemeinsam feiern können, dass wir daran wachsen. Ich denke, dieser offene Umgang damit, unheimlich viel möglich zu machen, aber eben auch realistisch zu sehen, was man davon schafft, das zeichnet uns aus.

„Der offene Umgang damit, unheimlich viel möglich zu machen, aber eben auch realistisch zu sehen, was man davon schafft, das zeichnet uns aus.“

Wie sieht dein typischer Arbeitstag als Geschäftsführer aus?

Bevor ich ins Büro komme habe ich bereits rund 30 Mails aus der Nacht bearbeitet. Im Büro nehme ich mir die Zeit, den Tag zu ordnen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Erst danach trinke ich einen Kaffee. Wichtig ist der Kontakt zu möglichst allen Abteilungen im Unternehmen gleichzeitig. Der Geschäftsführer muss nahbar und ansprechbar sein. Bei 6,700 Kunden und 140 Mitarbeitern keine langweilige Angelegenheit.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen klingt für Außenstehende eventuell etwas eintönig. Was macht die Arbeit in dieser Branche für dich so attraktiv?

Viele Berufe oder Bereiche klingen auf den ersten Blick eher dröge und trocken. Wenn sich allerdings wie bei uns alles um dieses Thema dreht, dann öffnet sich der Blick und die Welt wird ziemlich bunt. Wir dürfen nicht vergessen, dass der Bereich Lohn und Gehalt, sowie Krankenkasse und Rentenversicherung und schließlich Bankverkehr fast jeden Menschen ab 16 Jahren in Deutschland irgendwie betrifft. Das Feld ist riesig und wir wissen, dass unsere Arbeit direkte Auswirkung auf das tägliche Leben vieler Menschen hat. Die Verantwortung die wir tragen, ist nicht klein.

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