Optimiere Dein Personalwesen! – Interview mit Reza Madjidi von kiwiHR

Schluss mit Stress im Personalmanagement: Mit der HR-Software kiwiHR können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ihr Personalwesen optimieren – smart, mobil und effizient. Mehr dazu verrät uns Mitgründer Reza Madjidi im Interview. 

Hallo Reza, stell Dich und Dein Unternehmen kiwiHR doch bitte unseren Lesern kurz vor.

Hallo Julia, mein Name ist Reza Madjidi und ich bin ein Mitgründer von kiwiHR. Mit unserem engagierten Team von mittlerweile knapp 20 Personen arbeite ich in enger Zusammenarbeit an allen Bereichen unseres Produkts. Schwerpunktmäßig bin ich für die Koordination von Sales- und Marketingaktivitäten zuständig.

kiwiHR ist eine smarte HR Software für den täglichen Gebrauch und hat das Ziel, die Personalverwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zu vereinfachen. Die selbsterklärende Oberfläche ermöglicht intuitive Benutzung und spart täglich wertvolle Arbeitszeit.

Derzeit bieten wir Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsplanung, sowie digitales Dokumentenmanagement und Mitarbeiter Onboarding an.

Wie ist die Geschäftsidee entstanden und was hat es mit dem Markennamen kiwiHR auf sich?

Durch den kontinuierlichen Wachstum unseres Unternehmens fanden wir uns schnell inmitten von zeitaufwändigen HR-Prozessen wieder. Das Verwenden selbsterstellter Excel-Tabellen machte die Angelegenheit nicht leichter und war zudem oft fehlerbehaftet, was wiederum zeitaufwendig korrigiert werden musste.

Daraufhin war es eigentlich klar, dass wir eine professionelle Lösung einsetzen mussten. Wir haben uns einige vorhandene Tools auf dem Markt angesehen und sie ausprobiert. Nach einigen Testläufen hat uns jedoch keine der HR Softwares überzeugt. Diese waren entweder zu kompliziert zu bedienen, mussten zeitaufwendig konfiguriert werden oder waren schlicht zu teuer. So führte unser eigenes Unternehmenswachstum und auch unsere langjährige Erfahrung im HR-Bereich dazu, dass wir eine einfache und effiziente HR Software für die täglichen Anforderungen von KMU entwickeln sollten.

Der Name kiwiHR entstand bei einem von vielen Brainstormings noch vor der eigentlichen Entwicklung. Eine Zusammensetzung aus der Frucht Kiwi (steigert die Konzentration und sorgt zugleich für Entspannung beim Menschen) und HR (Human Resources). Zudem wird Kiwi in fast jeder Sprache gleich ausgesprochen und geschrieben, was uns ebenfalls sehr wichtig war.

Ihr bietet euren Kunden eine Software für das Personalmanagement im Unternehmen an. Wie genau funktioniert Euer Geschäftsmodell?

Arbeitszeiterfassung in wenigen Sekunden, automatische Überstundenberechnung, Urlaubsanträge und -validierung auf Knopfdruck sind hier nur einige Beispiele, wie kiwiHR den Arbeitsalltag erleichtern kann.

Wie diverse Studien bezüglich dem Thema Personalwesen ergeben haben, werden Personalaufgaben in kleinen und mittleren Unternehmen oftmals von Führungspersonen zusätzlich zu der eigenen Zuständigkeit „nebenher“ erledigt. Aufgrund möglicher fehlenden Kenntnisse in diesem Bereich, sowie der zusätzlichen Belastung dieser Personalverantwortlichen, wurde kiwiHR so entwickelt, dass Aufgaben möglichst einfach und zeitsparend fertig gestellt werden können. Bei kiwiHR bekommt jeder Mitarbeiter seinen eigenen Account und kann durch den sogenannten „Employee Self-Service“ die Personalverantwortlichen entlasten. Auf diese Weise haben Mitarbeiter die Möglichkeit, tägliche Prozesse sicher, übersichtlich und zeitsparend zu erledigen. Arbeitszeiterfassung in wenigen Sekunden, automatische Überstundenberechnung, Urlaubsanträge und -validierung auf Knopfdruck sind hier nur einige Beispiele, wie kiwiHR den Arbeitsalltag erleichtern kann.

Wer ist die Zielgruppe von kiwiHR?

Da wir die Herausforderungen und Bedürfnisse im Personalwesen aus erster Hand kennen wurde kiwiHR genau an diese angepasst. Wir bieten mit kiwiHR eine intuitiv bedienbare HR Software an, die besonders Unternehmen mit einer Größe von bis zu 150 Mitarbeitern erhebliche Vorteile bietet. Gleichzeitig wird kiwiHR zu einem fairen Preis angeboten, der es Unternehmen ermöglicht, die Software zu erwerben, um die eigenen Mitarbeiter erheblich zu entlasten. Natürlich ermöglicht kiwiHR auch Unternehmen mit mehr als 150 Mitarbeitern zeitsparendes und einfaches Arbeiten. Jedoch haben größere Unternehmen meist andere Ansprüche als Betriebe mit kleineren Strukturen. Wir möchten natürlich auch dem gerecht werden und haben viele interessante Funktionen auf unserer Roadmap, wie z.B. Bewerbermanagement oder Mitarbeiter-Feedback. Dies erlaubt uns, mit unseren Kunden zu wachsen und die Herausforderungen des Personalwesens gemeinsam zu meistern.

Welche Voraussetzungen muss ich als Unternehmen schaffen, um kiwiHR gezielt einsetzen zu können?

kiwiHR ist eine cloudbasierte Lösung. Technisch gesehen benötigen Sie lediglich eine stabile Internetverbindung, sowie einen gängigen Web-Browser. Damit sind alle Voraussetzungen zur Verwendung von kiwiHR gewährleistet.

Es bedarf auch keinem IT-Experten oder Vorkenntnisse im Umgang mit HR Software. kiwiHR ist intuitiv bedienbar und in wenigen Minuten konfiguriert. Wenn Unterstützung benötigt wird, sind wir natürlich per Live-Chat, Email oder Telefon erreichbar.

Da es am sinnvollsten ist, kiwiHR allen Mitarbeitern zugänglich zu machen, empfiehlt es sich, die Belegschaft über die Absicht der Integrierung einer HR Software aufzuklären. Oft ist die Angst vor Veränderungen eine Hürde, die erst überwunden werden muss. Wenn Mitarbeiter jedoch um die Chancen wissen, die eine smarte HR Software wie kiwiHR bietet, werden sie diese dankend verwenden.

Was sind die wichtigsten und meistgenutzten Funktionen von kiwiHR?

Die wohl am häufigsten genutzten Funktionen von kiwiHR sind die Arbeitszeiterfassung, das Fehlzeitenmanagement und die Mitarbeiterverwaltung. Die Zeiterfassung mit kiwiHR dauert nur wenige Sekunden. Oftmals dauert es länger, bis selbst erstellte Excel-Tabellen geladen werden.

Auch die Möglichkeit der Verwaltung eigener Abwesenheiten wie z.B. Urlaub, Krankenmeldung oder Homeoffice kommt bei unseren Kunden und deren Mitarbeiter sehr gut an. Die übersichtliche und klare Darstellung ermöglicht beispielsweise eine einfache Urlaubsplanung. Urlaubstage werden mit wenigen Klicks beantragt und vom Vorgesetzten genauso schnell validiert.

Die Mitarbeiterverwaltung erfolgt in Form der digitalen Personalakte und dem bereits erwähnten Employee Self-Service. Mit dieser Kombination möchten wir Unternehmen ermöglichen, die aktuellsten Mitarbeiterinformationen in einem zentralen System zu verwalten, statt in mehreren, teilweise unübersichtlichen Ordnerstrukturen. Zugleich wird durch ein einfaches Rollensystem die Datensicherheit und die DSGVO-Konformität gewährleistet.

Die neue DSGVO hat einiges im Netz aufgewühlt. Wie gewährleistet ihr euren Kunden die Sicherheit ihrer sensiblen persönlichen Daten?

In der Tat hat dieses Thema für Wirbel gesorgt. Wir haben uns natürlich bereits lange bevor die DSGVO im Mai 2018 in Kraft getreten ist mit dieser Thematik befasst. Schließlich geht es bei kiwiHR auch um sensible und vertrauenswürdige Daten. Datenschutz und dessen Einhaltung gehören zu unseren Grundsätzen und werden von uns gemäß der Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung befolgt. Somit sind sowohl technische als auch physische Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet. Zudem haben wir einen unabhängigen, externen Datenschutzbeauftragten, der uns in dieser Hinsicht berät und jegliche Maßnahmen überprüft.

Durch den Einsatz von kiwiHR sind wir derzeit im Stande, unsere knapp 20 Mitarbeiter an zwei verschiedenen Standorten problemlos zu verwalten, ohne einen designierten HR Verantwortlichen zu benennen.

Arbeitet ihr selbst in eurem Unternehmen auch mit kiwiHR?

Selbstverständlich, wir sind schließlich die schärfsten Kritiker von kiwiHR. Wir hatten von Anfang an recht detaillierte Vorstellungen, welche Möglichkeiten kiwiHR bieten sollte. Durch den Einsatz von kiwiHR sind wir derzeit im Stande, unsere knapp 20 Mitarbeiter an zwei verschiedenen Standorten problemlos zu verwalten, ohne einen designierten HR Verantwortlichen zu benennen.

Wohin soll die Reise mit kiwiHR gehen? Habt ihr noch weitere Funktionen geplant?

Wir konzentrieren uns zunächst auf den europäischen Markt, wobei der derzeitige Fokus auf unseren Hauptmärkten Deutschland und Frankreich liegt. Wir möchten für die KMU dieser Märkte die bestmögliche HR-Lösung anbieten.

Mit einem erfahrenen und engagierten Team im Rücken arbeiten wir fleißig an der Entwicklung neuer und spannender Funktionen. Dabei wird sowohl das Feedback unserer Kunden, als auch die Gegebenheiten und Veränderungen der Märkte berücksichtigt. Auf unserer Roadmap stehen z.B. Module wie Bewerbermanagement, Mitarbeiter-Feedback und Performance-Management, um nur ein paar zu nennen. Auch weitere Spracherweiterungen, Integrationen und Kooperationen stehen für kiwiHR noch auf dem Plan.

Ein kleines Spiel zum Schluss: Wir nennen Dir 5 Wörter und Du sagst uns, was Dir als erstes dazu einfällt:

Personalwesen: Der Schlüssel zum Erfolg für Unternehmen
kiwiHR: Erfrischend einfach
Digital: Kommt kein Unternehmen mehr drum rum
DSGVO: Wichtiger Bestandteil unserer Produktstrategie
Team: Unterschiedliche Talente mit einem gemeinsamen Ziel