05. Mrz 2019 | Experten
Digital und papierlos – Interview mit der Steuerberaterin Renate Krüger
„Buchhaltung Digital und papierlos – das ist bei uns state of the Art„, so Renate Krüger. Sie ist Steuerberaterin und führt Ihre Kanzlei in Augsburg mit einer Niederlassung in München. Ebenso ist sie Mitglied von PAP.LO – einem Netzwerk von Steuerberatern, die sich zusammen geschlossen haben, um ihre Klienten bei der Digitalisierung zu unterstützen.
Hallo Renate, kannst Du Dich und Deine Steuerkanzlei kurz vorstellen?
Ich heiße Renate Krüger, bin 53 Jahre alt, verheiratet und habe eine Tochter. Ich habe als 16jährige meine Ausbildung zur Steuerfachangestellten in Augsburg begonnen. Nach Abschluss der Ausbildung bin ich in der Steuerkanzlei meines Chefs geblieben und habe dort nach und nach Aufgaben zur internen Organisation übernommen. Nachdem ich die erforderlichen Berufsjahre als Steuerfachangestellte zusammen hatte, habe ich mich zur Steuerberaterprüfung angemeldet – und gleich beim ersten Mal bestanden. Noch im selben Jahr – 1996 – habe ich meine eigene Steuerkanzlei mitten im Herzen von Augsburg gegründet. Der Mandantenstamm hat sich sukzessive vergrößert, wobei sich durch den Umzug in neue Kanzleiräume im historischen Köpfhaus der Zuwachs noch einmal deutlich beschleunigt hat. Auch der Mitarbeiterstamm ist in der Zeit mitgewachsen, heute sitzen wir mit insgesamt 13 Leuten auf 400 qm in den für mich schönsten Büroräumen in der Augsburger Innenstadt.
Welche Leistungen bietet die Steuerkanzlei Krüger an und wer sind üblicherweise Eure Mandanten?
Wir decken natürlich das ganze Spektrum einer umfassenden Steuerberatung ab. Wobei wir einen Schwerpunkt in den letzten Jahren auf die Beratung von Ärzten und Heilberufen gelegt haben, ohne die anderen Bereiche zu vernachlässigen. So unterschiedlich und spannend unser Mandantenstamm ist, so vielfältig sind die regelmäßigen Fortbildungen meiner Mitarbeiter*innen. Durch unsere Mitgliedschaft im Netzwerk der Metax Steuerberater haben wir uns aber besonders im medizinischen Bereich des Steuerrechts großes Know How erworben. Im Bereich der Ärzte kommen immer mehr Praxisgründer auf uns zu, denen wir durch unsere große Erfahrung beim komplizierten Prozeß der Praxisneugründung oder Praxisübernahme helfen können.
Was sind die häufigsten bürokratischen Fehler, die Deine Mandanten in der Buchhaltung begehen?
Das hat hauptsächlich mit der Qualität der eingereichten Belege zu tun. Oftmals werden die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt, so werden Bewirtungsbelege gerne zu spät oder gleich überhaupt nicht ausgefüllt. Oder wenn Rechnungen über betriebliche Kosten nicht korrekt sind, droht das Finanzamt die Erstattung der Umsatzsteuer in Höhe von 19% nicht anzuerkennen. Und beim Thema Reisekosten sind die Belege nur selten vollständig, irgendwas fehlt immer. In dem Zusammenhang bietet Billomat natürlich eine tolle Lösung, weil man alle Belege sehr zeitnah hochladen kann und meine Mitarbeiter*innen sie noch schneller prüfen können. Wir sind ja schließlich dafür da, für unsere Mandanten das Maximale herauszuholen.
Nicht jeder findet Freude an steuerlichen Themen und möchte sich damit seinen Lebensunterhalt verdienen. Woher kommt Deine Affinität für das Thema Steuern und wie kam es dazu, dass Du Dich als Steuerberater selbstständig gemacht hast?
Als gelernte Steuerfachangestellte komme ich ja aus der Praxis – was mir übrigens heute immer noch zugutekommt – und da habe ich als Angestellte erlebt, wieviel Spaß es machen kann, für seine Mandanten in Sachen Steuern und deren Gestaltung das Optimum herauszuholen. Als StFA hatte ich daran einerseits immer nur einen geringen Anteil, der Chef hat meist die Lorbeeren eingeheimst. Andererseits wollte ich immer herausfinden, was da möglicherweise noch alles drin gewesen wäre. Und schließlich – und das war vielleicht der größte Antrieb – wollte ich herausfinden, ob ich das auch könnte und gemeinsam mit einem Team meinen eigenen Mandanten helfen kann – und das klappt bisher sehr gut.
Das Klischee, dass ein Steuerberater nur Belege zuordnet und prüft, ist natürlich zu eindimensional betrachtet. Wie sieht Dein Alltag als Steuerberater aus? Wälzt Du Stunde um Stunde die Steuererklärungen Deiner Mandanten?
Mit einem Team von 12 Mitarbeitern tut man gut daran, mehr AN als IN der Kanzlei zu arbeiten. Natürlich muss ich als Chefin letztendlich unter jeden Abschluss und jede Steuererklärung meine Unterschrift setzen. Die Qualität unserer Arbeit sichern wir durch festgelegte Prozesse und das 4 Augen-Prinzip, d.h. es schauen IMMER zwei Personen drüber.
Ich habe den Anspruch, bei jedem einzelnen Fall im Thema zu sein. Das kann ich mir aber zeitlich nur deshalb einteilen, weil durch die Digitalisierung in meiner Kanzlei alle nötigen Infos jederzeit abrufbar sind.
Zu einer Betreuung, wie ich sie mir vorstelle, gehört außerdem, dass ich zu meinen Mandanten einen persönlichen Kontakt halte und mir regelmäßig Feedback einhole, wie zufrieden sie mit unserer Dienstleistung sind. Soviel digital wie sinnvoll, soviel persönlich wie möglich – das ist meine Devise!
Darüber hinaus möchte ich mich um die stetig ändernden Prozesse der Eigenorganisation in meiner Kanzlei kümmern, wir haben den Anspruch, nie stehenzubleiben, besser geht immer!
Gerne nehme ich auch an Bankgesprächen teil, speziell bei Neugründungen hilft es , wenn der Steuerberater seine von ihm erstellte 5-Jahres-Planung erläutert.
Am wichtigsten ist es für mich, in der Kanzlei präsent zu sein – der tägliche Rundgang und direkte Kontakt zu jedem Mitarbeiter ist mir heilig! Damit bleibe ich an der Basis und bekomme sofort mit, wenn es irgendwo hakt oder Unterstützung nötig ist. Wir sind eine Kanzlei der „kurzen Wege“, das heißt es können schnell gemeinsam Entscheidungen getroffen werden und die Umsetzung beginnt sofort.
Gibt es eine Frage, Die Du in deinem beruflichen Alltag häufiger als andere beantworten musst?
Bis zum Dieselskandal war das Auto der Deutschen liebstes Kind, mittlerweile scheint die Liebe etwas abgeflaut zu sein. Bei unseren Mandanten ist es aber nach wie vor das Lieblingsthema. Wenn es um die Anschaffung eines Dienstwagens geht, kommen immer dieselben Fragen. Von „Wieviel darf ich ausgeben bzw. erkennt das Finanzamt an?“ bis hin zum richtigen Abschreibungsmodell – damit beschäftigen wir uns sehr häufig. Für diese wiederkehrenden Anfragen haben wir Videos und Merkblätter erstellt, die die grundsätzlichen Infos kompakt zusammenfassen. Warum es für einen Existenzgründer bei aller Euphorie unter Umständen Sinn macht, mit dem ersten Porsche noch ein bisschen zu warten, erkläre ich aber lieber mit schonenden Worten im persönlichen Gespräch …
Inwiefern hat sich die Arbeit eines Steuerberaters vor allem aufgrund der zunehmenden Digitalisierung in unserer Arbeitswelt bereits verändert und wie wird sie sich Deiner Meinung nach noch verändern?
Der Wind of Change, den die Scorpions Anfang der 90er Jahre besungen haben, wehte Mitte der 2000er Jahre noch als laues digitales Lüftchen durch die Steuerkanzleien in Deutschland. Ich war von Anfang an begeistert von den Möglichkeiten, weil ich das Potential der neuen Techniken gesehen und erkannt habe wie spannend die Umsetzung für uns sein könnte.
Heute bieten Programme wie Billomat im Zusammenspiel mit der Schnittstelle über DATEV Unternehmen online die Möglichkeit, weitgehend auf Papier oder gar dicke Pendel-Ordner voller Rechnungen zu verzichten.
In meiner Kanzlei ist durch den konsequenten Einsatz und durch die Weiterentwicklung digitaler Technik kein Papier mehr im Umlauf. Quasi „nebenbei“ haben sich dadurch die Prozesse in der Kanzlei um ein Vielfaches beschleunigt und mein Team arbeitet weitaus effektiver als früher. Dieser Trend ist unumkehrbar. Ganz im Gegenteil – das Tempo der Veränderung wird sich weiter steigern.
Ganz wichtig in dem Zusammenhang: ein motiviertes und neugieriges Team, das bereit ist, den Weg mitzugehen und inzwischen auch eigene Ideen einbringt. Dazu biete ich die Möglichkeit an, im Home Office zu arbeiten, die Technik dafür ist vorhanden und die Daten sind ja verfügbar. Überhaupt werden die verschiedenen Kommunikationsinstrumente immer mehr zusammenwachsen. Smartphone, Tablet, Laptop, Apps und Cloud-Lösungen – alles wird vernetzt, Daten werden heute sicher ausgetauscht und verknüpft. Da gilt es als Steuerberater den Überblick zu behalten und aus dem immer größer werdenden Angebot von digitalen Hilfsmitteln die herauszufiltern, die nicht nur uns, sondern auch den Mandanten das Leben einfacher machen.
So bieten heute bereits vorgelagerte Buchhaltungssysteme wie Billomat die Möglichkeit, in Sekundenschnelle Angebote und Rechnungen zu schreiben – und das alles smart & easy über das Handy auf der Baustelle oder auf der Couch zuhause. Und es geht noch weiter: schon bald wird der Einsatz von Künstlicher Intelligenz einfache Buchungsarbeiten automatisieren. Das heißt: die einzelne Buchung geht noch schneller und weniger fehlerhaft vonstatten. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass diese einfachen Aufgaben in der Steuerkanzlei wegfallen werden. Dadurch wird noch mehr Arbeitszeit frei für Beratungen, die dem Mandanten helfen. Wir schaffen dazu unter anderem einen Mehrwert für seine Eigenorganisation, und helfen ihm, Abläufe in seinem eigenen Unternehmen digital zu gestalten. So bleibt ihm mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.
Zusammengefasst sieht so der Trend aus: die digitalen Helfer werden in Zukunft immer mehr Aufgaben übernehmen und darin besser werden, je mehr sie diese erlernen. Die Prozesse werden schneller, die Unternehmensdaten aktueller und die Planung damit genauer. Aber eines ist für mich klar: auf Berater und ihre Teams wird man noch lange angewiesen sein. Denn die Bedürfnisse eines Mandanten im persönlichen Gespräch herauszuhören oder zu erspüren, das kriegt die intelligenteste Software noch lange nicht hin.
Von Jahr zu Jahr gibt es Änderungen im deutschen und europäischen Steuersystem. Wie schaffst Du es, immer auf dem Laufenden zu bleiben? Lässt sich das Themengebiet „Steuern“ überhaupt in Gänze beherrschen oder ist eine Spezialisierung sinnvoll?
Man kann sich unmöglich in alle Themengebiete einarbeiten, dazu ist speziell das deutsche Steuerrecht viel zu kompliziert. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass eine Spezialisierung dazu führt, leichter die passenden Mandanten zu finden, und damit haben wir eine klassische Win-Win-Situation für Steuerberater und Mandant. Wir bekommen z. B. viele Anfragen von Unternehmensgründern, die mit dem Smartphone und dem Laptop aufgewachsen sind und aktiv nach Möglichkeiten der digitalen Buchführung fragen. Da hilft es ungemein, in einem Netzwerk von Steuerberatern mit ähnlichem Fachwissen eingebunden zu sein – wie die Steuerkanzleien der PAP.LO – Gruppe. Die „papierlosen Steuerberater“ tauschen sich immer wieder über Sinn und manchmal eben auch Unsinn neuer Möglichkeiten aus.
Wie wichtig ist Dir der Ausgleich zu Deiner Arbeit? Man nennt es auch “Work-Life-Balance”. Wie steht es bei Dir darum? Oder gilt für Dich “selbst und ständig”?
Das dachte ich in der Anfangszeit schon. Gut, am Anfang gibt man immer Vollgas aber irgendwann wurde es einfach zu viel. Heute habe ich meine Kanzlei so gut organisiert, dass ich mir guten Gewissens meine Auszeiten nehmen kann. Die fülle ich gerne im Winter auf Touren-, Alpin- oder Langlauf-Skiern und im Sommer auf dem Mountainbike oder auf der Joggingstrecke. Da kriege ich den Kopf frei und fühle mich hinterher wieder frisch für die Aufgaben in der Kanzlei.
Wir bedanken uns schon einmal für das Gespräch und möchten Dir zum Abschluss noch die Möglichkeit geben, etwas Werbung zu machen: Warum sollten Unternehmer Dich als Steuerberater beauftragen?
Unser Unternehmens-Motto heißt: „Wir kümmern uns!“ Und das nehmen wir wörtlich. Dabei beziehen wir das nicht nur auf die reine Steuererklärung oder -beratung, sondern bieten unseren Mandanten eine Art Lebensplanung für die nächsten 5 oder 15 Jahre an bis hin zu einer Liquiditätsplanung für den Ruhestand.
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