11. Nov 2016 | Buchhaltung
Ist deine Kasse schon GoBD-konform?
Am 31.12.2016 endet die Übergangsfrist, welche Händlern den Einsatz einer nicht Kasse erlaubt, die nicht GoBD-konform ist. Ab 2017 dürfen nur noch elektronische Kassen verwendet werden, die Einzelumsätze aufzeichnen. Diese und weitere Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Wofür steht GoBD?
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat dazu im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften („Kassenrichtlinie 2010“) die Anforderungen an die Registrierkassen formuliert. Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das BMF die Vorgaben an IT-gestützte Prozesse festgelegt. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab. GoBD löst jedoch nicht die Kassenrichtlinie 2010 ab.
Anforderungen an Registrierkassen – das macht sie GoBD-konform
Die wichtigsten Anforderungen sind, dass alle einzelnen Verkäufe von der Kasse dokumentiert, abgelegt und mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen (Einzelaufzeichnungspflicht). Umsatzdaten müssen unveränderlich gespeichert werden (Manipulationssicherheit). Änderungen an den Stammdaten müssen protokolliert und nachvollziehbar gespeichert werden (Dokumentationspflicht). Die Daten müssen dem Fiskus während der Aufbewahrungsfrist verfügbar gemacht werden können.
Die bisherige Möglichkeit nur ausgedruckter Z-Bons mit zusammengefassten Tagesdaten ist dann nicht mehr zulässig.
Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht?
Alle Händler, die Registrierkassen einsetzen sind davon betroffen. Nicht davon betroffen sind Händler, welche auch bisher keine Registrierkasse verwendet haben. Also diejenigen mit geringen Umsätzen und keinen Mitarbeitern und wenigen Kunden pro Tag. Wir haben in Deutschland, im Gegensatz zu Österreich, keine Registrierkassenpflicht. Setzt ein Händler in Deutschland also bereits eine Registrierkasse ein, so muss diese auch spätestens ab 1.1.2017 GoBD-konform sein.
Was sollten Händler jetzt tun?
Händler sollten Ihr bestehendes Kassensystem prüfen, ob es so aufgerüstet werden kann, dass es den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Dies ist je nach System mal mehr oder weniger aufwändig oder auch gar nicht möglich.
Cloudbasierte Tablet-Kassen, eine neue Generation im Anmarsch
Nach den Registrierkassen kamen die PC-Kassen und nun finden mobile Tablet-Kassen den Einzug in den Handel. In der Gastronomie gibt es schon einige Anbieter, für den Einzelhandel und die Schnellgastronomie ist das Angebot noch überschaubar.
Cloudbasierte Tablet-Kassen legen Ihre Daten in der Cloud ab und bieten eine zentrale Verwaltung und Analyse der Daten von einer oder mehrere Kassen. Des Weiteren können die Daten auch außerhalb des Ladens geändert und eingesehen werden. Ladenbesitzer haben somit Ihr Geschäft immer im Blick. Tablet-Kassen setzen auf moderne Hardware und können ähnlich preisgünstig und kompakt wie Registrierkassen sein. Die Bedienung erfolgt einfach und intuitiv wie man es von einer App gewohnt ist.
Über Jens Kühner
Jens hat mit seiner Firma Innobedded die cloudbasierte Tabletkasse Posalit entwickelt. Posalit ist eine cloudbasierte Registrierkasse für Tablets als App für den Einzelhandel und Schnellgastronomie. Dadurch wird jedes Windows 10 Gerät eine Kasse. Bestehend aus Kassen-App und Backoffice-App verwaltest du mehrere Kassen zentral und hast dein Geschäft immer im Blick. Posalit entspricht den gesetzlichen Anforderungen und ist GDPdU/GoBD-konform.
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