20. Mrz 2021 | Buchhaltung
Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform?
GoBD – Grundsätze, die die Buchhaltung verändern
Die Grundsätze für die elektronische Buchführung, die das Bundesfinanzministerium Ende 2019 herausgegeben hat, nehmen Einfluss auf zahlreiche Abläufe in der Buchhaltung von Unternehmen. Im Rahmen der Neuerungen treten zahlreiche Erörterungen zum Umgang mit Dokumenten in der elektronischen Buchhaltung auf. Dazu gehört die Frage, inwieweit die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform ist.
Die GoBD – Leitplanken für die elektronische Buchführung
Die Zunahme der Digitalisierung in der Buchhaltung von Unternehmen hat das Bundesfinanzministerium veranlasst, die gesetzlichen Anforderungen für den Einsatz neuer Technologien zu definieren. Die Regelungen aus dem Finanzministerium bezeichnen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie beschäftigen sich demnach damit, wie die Buchhaltung 4.0 ihre Belege zu erstellen und zu archivieren hat.
Kernpunkt der GoBD – Datenschutz und Fälschungssicherheit
Den Kern der GoBD bilden die Sicherheit von Daten gegen Missbrauch und gegen Manipulation. Sobald ein Unternehmen Daten speichert, muss es gewährleisten, dass ein unberechtigter Zugriff ausgeschlossen ist. Eine abgespeicherte Datei muss technisch so ausgerüstet sein, dass sie nicht verändert werden kann. Die GoBD zielt darauf, für elektronische Daten dasselbe Maß an Zuverlässigkeit sicher zu stellen, wie Bücher und Dokumente in Papierform sie aufweisen. Daher drehen sich die zentralen Anforderungen der GoBD um folgende Kriterien:
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Ordnung
- Fälschungssicherheit
Bei der Untersuchung der Frage, inwieweit die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform ist, rückt die Fälschungssicherheit in den Fokus.
Kann die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform sein?
Rechnungen, die Du mit Word oder Excel erstellst, kannst Du in zwei Arten ausführen. Diese entscheiden darüber, ob sie unter die Regelungen der GoBD fallen oder nicht. Die beiden Möglichkeiten der Ausführung sind:
- Vorlagendatei
- Speicherung
Vorlagendatei – Erstellung durch Maske
Solange Du bei Deiner Rechnungsstellung eine Maske in Word oder Excel benutzt, die Du als Vorlage für die Erstellung einzelner Dokumente verwendest, dann gelten die GoBD hierfür nicht. Denn bei Verwendung einer Vorlage druckst Du Deine Rechnungen auf Papier aus, um sie zu versenden und eine Kopie im Aktenordner zu archivieren. Die Rechnung speicherst Du bei dieser Art der Erstellung nicht elektronisch ab. Dadurch fällt sie nicht in den Anwendungsbereich der GoBD.
Speicherung
Ein digitales Dokument entsteht in den Augen des Fiskus genau dann, wenn es elektronisch abgelegt und gespeichert wird. Wenn Du Deine Word- oder Excel-Rechnungen stellst und sie danach als Rechnungsdokumente speicherst, dann fallen diese Belege unter die Regelungen der GoBD. Auch wenn Du die Rechnung nach ihrer Erstellung auf Papier ausdruckst und verschickst, hast Du eine Datei erstellt, die den Geltungsbereich der GoBD auslöst.
Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten versus Word und Excel
Die GoBD schreiben vor, dass Geschäftsdokumente, die steuerlich relevant sind, einen Schutz vor Veränderung haben müssen. Word- und Excel-Dokumente können jedoch jederzeit geöffnet und verändert werden. Liegen sie darüber hinaus in einem internen Datei-System, dann erfüllen sie die Vorgaben der GoBD nicht. Denn Dein Unternehmen muss laut GoBD sicher stellen, dass an der Originalität Deiner Rechnung kein Zweifel entsteht. Dass Word und Excel Änderungen an Dateien zeitlich protokollieren, reicht nicht aus. Denn der Inhalt vor der Veränderung geht nach der erneuten Speicherung endgültig verloren und kann nicht mehr nachvollzogen werden. Die Informationen dürfen nur mit einer Kennzeichnung überschrieben werden, damit sie als GoBD-konform gelten.
Verletzung der GoBD – Mögliche Konsequenzen
Rechnungen, die Du mit Word oder Excel erstellst, bergen ein Risiko, dass das Finanzamt sie bei einer Betriebsprüfung nicht anerkennt. Denn wenn der Betriebsprüfer Zweifel an der Originalität Deiner Dokumente hat, dann kann er Deine Belege als Nachweis für die Richtigkeit Deiner Angaben bei der Steuererklärung ablehnen. Das kann dazu führen, dass Deine Steuererklärung nicht anerkannt und Dein Gewinn durch das Finanzamt geschätzt wird. Wenn die Geschäftsabläufe nicht GoBD-konform durchgeführt werden, drohen die Unternehmen Strafen. Zur Abhilfe stellt die Verwendung einer professionellen Buchhaltungssoftware und eines Dokumentenmanagements sicher, dass Deine Buchführung den Anforderungen der GoBD entspricht.
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