22. Jun 2017 | Buchhaltung
Ist eine Auftragsbestätigung bindend?
Ist eine Auftragsbestätigung bindend? Zunächst einmal: Eine Auftragsbestätigung ist ein sehr nützliches Instrument, um Transparenz zwischen zwei Parteien herzustellen: Was ist genau vereinbart worden, was hat der Auftraggeber zu erwarten? Gerade bei mündlichen Vereinbarungen ist es absolut sinnvoll, Konditionen noch einmal schriftlich festzuhalten, um Missverständnisse zu vermeiden. Was ist aber, wenn es doch einmal zu Abweichungen kommt?
Was ist der Zweck einer Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung hilft vor allem dabei, mündliche Absprachen für alle Beteiligten zu dokumentieren, damit potenzielle Missverständnisse von vornherein verhindert werden. Auch wenn es schon ein schriftliches Angebot gab, kann die Auftragsbestätigung nützlich sein, sofern die aktuelle Absprache vom ursprünglichen Angebot abweicht.
Welche Vorschriften gibt es zu Auftragsbestätigungen?
Wie man eine Auftragsbestätigung schreibt ist in Deutschland nicht gesetzlich geregelt, deshalb gibt es keine Formalitäten, die verpflichtend wären. Damit sie ihren Zweck erfüllen, nämlich Missverständnisse zu einem Auftrag zu vermeiden, sollten sie natürlich sehr detailliert alle vereinbarten Konditionen enthalten. Auch die Daten von Kunden- und Auftragnehmer sollten genannt sein – also Name und Anschrift, ggf. Unternehmen des Auftraggebers und des Auftragnehmers – damit deutlich wird, dass es sich um eine individuelle Absprache zwischen zwei Partnern handelt.
Welche Konsequenzen hat die Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung kann im Fall von Unstimmigkeiten Beweiskraft haben. Die Bestätigung soll dem Auftraggeber die Gewissheit verschaffen, dass sein Auftrag zu den genannten Kondition (Umfang, Preis, Zeitpunkt) auch ausgeführt wird. Der Auftragnehmer erhält mit der Auftragsbestätigung die Sicherheit, dass er nach erfülltem Auftrag auch wie vereinbart bezahlt wird.
Die Auftragsbestätigung gilt als Handelsbrief mit Aufbewahrungspflichten: Du musst Auftragsbestätigungen 6 Jahre lang archivieren und im Fall einer Betriebsprüfung vorlegen können. Festgelegt ist diese Aufbewahrungspflicht in den GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).
Ist die Auftragsbestätigung bindend?
Als Fazit lässt sich zusammenfassen: Es ist nicht vorgeschrieben, eine Auftragsbestätigung zu verfassen. Sie ist aber hilfreich, um Missverständnisse zu vermeiden. Sobald eine Auftragsbestätigung vorhanden ist, ist sie auch rechtlich bindend und muss als Handelsbrief 6 Jahre lang aufbewahrt werden.
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