Jahresabschluss vorbereiten: Das musst Du beachten

Der Jahresabschluss markiert für die meisten Unternehmen das Ende des Geschäftsjahres. Der Abschluss ist eine wichtige Bestandsaufnahme über die wirtschaftliche Lage einer Firma. Die Buchhaltung muss den Jahresabschluss vorbereiten, um sämtliche relevanten Dokumente für den endgültigen Abschluss bereitzustellen.

1. Der Jahresabschluss – Drei Funktionen
2. Wer muss einen Jahresabschluss vorbereiten?
3. Basischeck für den Jahresabschluss
4. Checkliste – Über die Buchhaltung zum Jahresabschluss
5. Was ist vor der Übergabe der Unterlagen zu beachten?
6. Wie werden Unterlagen für den Jahresabschluss übergeben?
7. Was kommt in den Anhang des Jahresabschlusses?

Der Jahresabschluss – Drei Funktionen

Wenn die Mitarbeiter der Buchhaltung den Jahresabschluss vorbereiten, müssen sie dabei drei wichtige Funktionen berücksichtigen.

• Information
• Dokumentation
• Finanzen

Informationsfunktion – wie steht es um die Firma?

Der Jahresabschlusses legt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens für die Firmenleitung offen. Darüber hinaus stellt er wichtige Weichen für Investitionen und legt die Basis für eine eventuelle Kreditvergabe.

Dokumentation – das Unternehmenstagebuch

Im Zuge der Jahresabschlüsse erfasst die Buchhaltung sämtliche Vorgänge und Entscheidungen des Unternehmens und dokumentiert diese im Detail.

Finanzen – die Geldflüsse

Der Jahresabschluss legt die Gewinne des Unternehmens fest und stellt damit die Basis für die Steuererklärung und Gewinnausschüttungen.

Wer muss einen Jahresabschluss vorbereiten?

Grundsätzlich müssen Firmen aus drei Unternehmensformen einen Jahresabschluss vorbereiten

• Einzelunternehmen (z.B. Freiberufler)
• Personengesellschaften (z.B. GbR)
• Kapitalgesellschaften (z.B. AG, KG)

Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Jahresabschluss vorbereiten, müssen hierfür eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Eine Kapitalgesellschaft muss ihrem Jahresabschluss einen Anhang anfügen, der die Positionen der Bilanz im Detail erläutert. Kapitalgesellschaften ab einer mittleren Größe müssen zudem einen Lagebericht erstellen.

Basischeck für den Jahresabschluss

Die Vorbereitung des Jahresabschlusses stellt die Buchhaltung vor drei zentrale Aufgaben:

• Erfassung
• Prüfung
• Abstimmung

Erfassung der Dokumente

Wenn die Mitarbeiter der Buchhaltung den Jahresabschluss vorbereiten, tragen sie im ersten Schritt die relevanten Unterlagen zusammen, um alle Vorgänge des Jahres zu erfassen. Dazu gehören

• Anlagevermögen
• Warenbestand
• Verträge
• Kontoauszüge
• Forderungen

Um das Anlagevermögen des Unternehmens zu erfassen, sammelst Du sämtliche Dokumente über die Wertgegenstände in Deinem Unternehmen. Computer, Büromöbel oder Realsystem im Lager gehören genauso ins Anlagevermögen wie das Firmenauto. Dokumentiere auch sämtliche Handelswaren, die sich im Lager befinden genauso wie die Produkte, die noch in der Herstellung sind. Fertige danach Kopien und eine Übersicht aus den Verträgen mit Handelspartnern und Kunden an. Hier gehören Versicherungen und Kreditverträge genauso hinein wie Arbeitsverträge mit Angestellten. Im nächsten Schritt stellst Du sämtliche Kontoauszüge chronologisch zusammen. Zuletzt notierst Du die offenen Forderungen und Rechnungen auf einer Liste und kopierst die Dokumente.

Dokumente prüfen

Nicht alle Dokumente genießen im Arbeitsalltag dieselbe Aufmerksamkeit. Eine Pflicht mit großer Fehleranfälligkeit ist das Führen von Fahrtenbüchern. Überprüfe das Fahrtenbuch vom ersten bis zum letzten Eintrag auf seine Stimmigkeit. Auch ausstehende Forderungen musst Du jetzt einer genauen Kontrolle unterziehen. Wenn aus einer Forderung ein Ausfall zu erwarten ist, dann verbuchst Du diesen in Form einer Wertberichtigung. Überprüfe abschließend auch, ob noch Forderungen zum Beispiel vom Energieversorger offen und zu begleichen sind.

Letzte Station – Abstimmung

Wenn Du sämtliche Dokumente zusammengetragen, Deine Übersichten detailliert erstellt und überprüft hast, dann musst Du zuletzt die unterschiedlichen Informationen miteinander abstimmen.

• Kontoauszüge
• Kassenbuch
• Belege
• Steuervorauszahlungen
• Steuerforderung

Die häufigste Schnittstelle sämtlicher Posten sind die Kontoauszüge. Stimme die Buchungsbelege mit offenen Forderungen und Verpflichtungen ab. Danach überprüfst Du abschließend, ob zum Beispiel der Kunde eine abgeheftete Forderung bezahlt hat. Lege die Belege zu den Beträgen der Kontoauszüge  und hol fehlende Belege von Lieferanten oder von Kunden ein.

Der nächste Schritt, wenn Du den Jahresabschluss vorbereiten musst, ist die Überprüfung der Finanzbuchhaltung. Hierfür stimmst Du den Bestand der Finanzbuchhaltung mit dem Kassenbuch und den Bankbelegen ab. Aus den zusammengetragenen Übersichten ermittelst Du die zu erwartende Steuerforderung des Finanzamtes. Gleiche diese mit den geleisteten Steuervorauszahlungen ab. Nach der Ermittlung der ausstehenden Steuerlast sorgst Du für die entsprechenden finanziellen Rücklagen.

Checkliste – Über die Buchhaltung zum Jahresabschluss

Auch wenn für die Erstellung eines Jahresabschlusses die Unterstützung durch einen Steuerberater in Anspruch genommen wird, muss die Buchhaltung den Jahresabschluss gründlich vorbereiten. Bevor die Unterlagen an die Steuerkanzlei übergeben werden, müssen sämtliche Geschäftsvorfälle auf ihre Vollständigkeit hin überprüft und mit belegenden Unterlagen abgestimmt werden. Darüber hinaus müssen alle steuerlich indirekt relevanten Unterlagen zusammengestellt werden, wie zum Beispiel Verträge oder Geschäftsbriefe, die sich auf betriebliche Vorfälle beziehen. Zudem sind Privatentnahmen zum Beispiel für die Nutzung von Firmenautos oder die Entnahme von Waren für den privaten Gebrauch in der Buchung zu erfassen. In der Regel müssen mittelständische und größere Betriebe Belege aus den folgenden Bereichen für die Übergabe an ihren Steuerberater vorbereiten:

• Betriebseinnahmen
• Betriebsausgaben
• Forderungen
• Ausfall von Forderungen mit Berichtigung der Buchung
• Rückstellungen, wie zum Beispiel Garantien, Kulanzen
• Kontobelege für die Belegung der Kontostände
• Barquittungen mit Buchungsabgleich
• Lohnkonten mit Überprüfung der abgeführten Sozialleistungen
• Resturlaub von Arbeitnehmern mit Vermerk als Rückstellung
• Inventurlisten mit Waren und Vorräten
• Reisekosten
• Bewirtungen
• Fahrtenbücher

Was ist vor der Übergabe der Unterlagen zu beachten?

Bevor die Unterlagen durch die Buchhaltung für den Jahresabschluss an den Steuerberater übergeben werden, müssen die Belege nicht nur allgemein auf ihre Stimmigkeit und Vollständigkeit hin überprüft werden. So müssen auch Abweichungen und weitere Auffälligkeiten sorgfältig dokumentiert werden:

Ungewöhnliche Buchungen

Buchungen, die nicht zu den regelmäßigen Eingängen gehören, müssen ganz besonders genau auf ihre korrekte Behandlung hin untersucht werden. So müssen Buchungen im Haben in den Aufwandskonten und Buchungen im Soll in den Ertragskonten erscheinen. 

Fehlbuchungen

Sämtliche Buchungen sind auf ihre Stimmigkeit hin zu überprüfen. Dabei ist ein Abgleich mit den Beträgen für bestimmte Posten aus den Vorjahren hilfreich. Auf diese Weise können Abweichungen festgestellt und Fehlbuchungen ausfindig gemacht werden. 

Allgemeine Überprüfung von Belegen

Vor der Übergabe sind sämtliche Belege auf ihre ordnungsmäßige Ausführung hin zu untersuchen. So müssen Belege, die Buchungen nachweisen, neben dem Beleg-, Rechnungs- und Lieferdatum und dem Belegtext auch die korrekten Beträge der Buchung mit Gesamtbetrag, Mehrwertsteuersatz, Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag sowie den Namen des Rechnungsempfängers und die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID enthalten, damit sie durch das Finanzamt anerkannt werden. 

Überprüfung der Konten

Die Konten müssen daraufhin geprüft werden, ob regelmäßige Zahlungen immer vollständig eingegangen sind. Wenn Zahlungen fehlen, können diese auch auf anderen Konten eingegangen sein. 

Wie werden Unterlagen durch die Buchhaltung für den Jahresabschluss übergeben?

Bei der Übergabe der Unterlagen für den Jahresabschluss sollte die Buchhaltung darauf achten, dass der Steuerberater möglichst schnell einen Ein- und Überblick erhält. Die Unterlagen sollten daher sinnvoll sortiert und geordnet werden, damit der Steuerberater sich mit wenig Aufwand zurechtfinden kann. 

Kontoblätter sortieren

Kontoblätter sollten nach Konten und einfach nachvollziehbar sortiert sein. 

DATEV Export

Hat die Buchhaltung für den Jahresabschluss die Unterlagen selbst erstellt, muss sie unbedingt eine gesonderte Datei mit den einzelnen Buchungen bereitstellen, die für den DATEV Export aufbereitet wurde. 

Listen

Darüber hinaus ist eine Summen- und Saldenliste zum Bilanzstichtag ebenso zu erstellen wie eine Liste mit offenen Posten.

Meldungen an das Finanzamt

Für den Jahresabschluss muss die Buchhaltung der Steuerkanzlei sämtliche Umsatzsteuervoranmeldungen sowie Zusammenfassende Meldungen übergeben.

Anlagenzu- und abgänge

Sämtliche Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sind zu kopieren und in einer Liste gesondert aufzuführen.

Offene Posten

Forderungen, deren Laufzeit länger andauert als ein Jahr müssen genau angegeben werden.

Ebenso sind sämtliche Verbindlichkeiten, die länger bestehen als fünf Jahre und zugleich innerhalb des kommenden Jahres nicht abgezahlt werden, an den Steuerberater mitzuteilen.

Was muss die Kreditorenbuchhaltung für den Jahresabschluss beachten?

Damit die Unterlagen für den Steuerberater vollständig sind, gilt es zu überprüfen, ob alle Eingangsrechnungen und Gutschriften gebucht wurden. Ausstehende Eingangsrechnungen müssen gesondert vermerkt werden. Wurden Forderungen und Verbindlichkeiten nicht gebucht, ist ein Vermerk hierzu zu erstellen. 

Was kommt in den Anhang des Jahresabschlusses?

Bestimmte Rechtsformen von Unternehmen, wie zum Beispiel Kapitalgesellschaften müssen ihrer Bilanz einen Anhang beifügen. Dieser enthält ergänzende Ausführungen zu einzelnen Positionen. Um den Anhang zu erstellen, benötigt der Steuerberater von der Buchhaltung für den Jahresabschluss Unterlagen, die die folgenden Bereiche betreffen:

• Gesamtverbindlichkeiten mit unterschiedlichen Restlaufzeiten
• Haftungsverhältnisse zum Beispiel aus Bürgschaften, Gewährleistungsverträgen oder Sicherheiten für Verbindlichkeiten
• Gesamtbetrag sonstiger finanzieller Verpflichtungen, die nicht Bestandteil der Bilanz sind zur Beurteilung der finanziellen Lage des Betriebs
• Gesamtbezüge der Geschäftsführung zum Beispiel aus Gehältern, Gewinnbeteiligungen oder Provisionen
• Pensionsrückstellungen und -verpflichtungen
• Vorschüsse und Kredite für die Geschäftsführung oder den Aufsichtsrat
• Beschäftigte Arbeitnehmer geordnet nach Zuständigkeiten