Jahresarbeitszeit berechnen: Wie viele Stunden ist Dein Mitarbeiter einsatzbereit?

Wie viel Zeit verbringen Angestellte am Arbeitsplatz? Und wie viel dieser Arbeitszeit wird wirklich auf beim Kunden abrechenbare Projekte verwendet? Das sind Fragen, die Du Dir immer wieder stellen solltest, zum Beispiel wenn Du Deinen Personalbedarf berechnest oder eine Mitarbeiterin wegen einer Gehaltserhöhung anfragt. Sobald Du die Jahresarbeitszeit berechnen musst, solltest Du einige Dinge berücksichtigen.

1. Welche Arbeitsausfälle musst Du einkalkulieren?
2. Wie kannst Du die Jahresarbeitszeit berechnen?
3. Warum Arbeitszeit nicht gleich Arbeitszeit ist
4. Wie viel beträgt die Jahresarbeitszeit bei Teilzeitbeschäftigung?
5. Welche Richtwerte kannst Du zur Berechnung verwenden?
6. Arbeitszeit berechnen – wann ist das wichtig?
7. Welche Grenzen setzt der Gesetzgeber für die Arbeitszeit?

Welche Arbeitsausfälle musst Du miteinkalkulieren?

Das Jahr hat zwölf Monate beziehungsweise 52 Wochen. Nur ist das nicht alles Arbeitszeit: Jede Woche hat ein Wochenende. Da kommen 104 Tage zusammen, die nicht gearbeitet werden. Wenn doch, zum Beispiel im Gastgewerbe, gearbeitet wird, dann ist anderswo in der Woche ein Freizeitausgleich erforderlich.

Gesetzliche Feiertage: Einige Bundesländer haben mehr davon als andere. Wie viele Urlaubstage sind im Arbeitsvertrag vereinbart? Wie oft sind Mitarbeiter krank und sind im Betrieb häufig Weiterbildungen vorgesehen? Beträgt die vereinbarte Wochenarbeitszeit 38, 39 oder 40 Stunden? Arbeitet jemand in Teilzeit?

Wie kann man Jahresarbeitszeit berechnen?

104 Tage das Jahres gehören zum Wochenende. Gesetzliche Feiertage: ca. zehn – wovon einige auf ein Wochenende fallen zum Beispiel an Weihnachten – also bleiben ca. acht. 30 Tage ist der  Arbeitnehmer im Urlaub. Krankheitstage – das ist natürlich von Person zu Person und auch innerhalb der Branchen unterschiedlich. Eine Erkältung, eine Zahn-OP, ein Sport- oder ein Arbeitsunfall: Einige Tage kommen schnell zusammen. Wir rechnen hier einfach mal mit zehn Tagen Ausfall wegen Krankheit.

Das bedeutet: Ca. 152 Tage sind arbeitsfrei. Bleiben 213 Tage, bei fünf Arbeitstagen pro Woche, bedeutet das: Du kannst eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter 42,6 Wochen im Jahr voll einplanen. Du schickst sie oder ihn vielleicht noch eine halbe Woche auf Fortbildung, dann bleiben 42 Wochen.

Bei einer vereinbarten Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche ergeben sich 1.680 Arbeitsstunden. Stehen 38 Stunden Wochenarbeitszeit im Vertrag, ist die- oder derjenige 1.596 Stunden einsetzbar.

Warum Arbeitszeit nicht gleich Arbeitszeit ist

Auch die so errechneten Stunden kannst Du nicht komplett mit Kundenaufträgen verplanen, denn es gibt noch eine Menge Dinge im Betrieb, die Zeit verschlingen. Arbeitsräume und Schreibtische müssen aufgeräumt, Dinge organisiert und zum Beispiel Materialien nachbestellt werden. Teamsitzungen, Betriebsversammlungen etc. haben nicht direkt mit einem Endprodukt zu tun, wohl aber mit dem Betriebsklima und der Produktivität insgesamt. Das musst Du also auch noch berechnen, um zu planen, wie viele Aufträge Du brauchst, damit ein Arbeitnehmer an seinem Arbeitsplatz ausgelastet ist.

Wie viel beträgt die Jahresarbeitszeit bei Teilzeitbeschäftigung?

Die Teilzeitarbeit bringt Abweichungen in den Feiertagen und durchschnittlichen Krankheitstagen mit sich. Da es unterschiedliche Modelle in der Teilzeitarbeit gibt, errechnen sich die jeweiligen Jahresarbeitszeiten ebenso gesondert:

• Tägliche Anwesenheit
• Blockarbeit
• Teilwoche

Jahresarbeitszeit berechnen bei reduziertem Arbeitstag

Für die Berechnung der Jahresarbeitszeit von täglich im Unternehmen arbeitenden Angestellten setzt Du denselben Rechenweg an, der oben bereits ausgeführt wurde. Du reduzierst bei der Rechnung lediglich die Stunden pro Arbeitstag.

Jahresarbeitszeit berechnen bei Blockarbeit

Die Höhe der Arbeitsstunden, -wochen und -tage pro Jahr sind beim Modell der Blockarbeit individuell anzulegen. Auch die abweichende Anzahl an Urlaubszeiten und Feiertagen musst Du bei diesem Modell individuell berücksichtigen.

Die Teil-Arbeitswoche

Genauso ändert sich bei der Zwei- oder Drei-Tagewoche zum Beispiel die Gesamtzahl der Arbeitstage pro Jahr und damit die davon abgeleiteten Arbeitsstunden. Auch hier gilt es, die geringere Anzahl von Urlaubszeiten ebenso einzubinden, wie die abweichende Zahl der Feiertage.

Die Durchschnittsberechnung – welche Richtwerte kannst Du verwenden?

Wenn Du für Deine Kalkulation kurzfristig die Jahresarbeitszeit berechnen musst und hierfür eine schnelle Rechnung brauchst, dann kannst Du auf allgemeine Durchschnittswerte zurück greifen. Denn jedes Jahr weist nicht nur eine andere Anzahl an Feiertagen auf. Auch weitere Kriterien tragen zu einer unterschiedlichen Anzahl an Arbeitstagen pro Jahr bei. Daher kannst Du bei einer kurzfristigen Berechnung der Jahresarbeitszeit grundsätzlich folgende Richtwerte verwenden:

Abschließend ziehst Du noch 25% aus der errechneten Arbeitszeit ab, um unproduktive Zeiten zu berücksichtigen. Dazu gehören zum Beispiel Meetings oder Einzelgespräche. Im Ergebnis erhältst Du für einen Vollzeit-Angestellten eine jährliche Gesamtsumme von 1.272 Arbeitsstunden.

Arbeitszeit berechnen – wann ist das wichtig?

Die Berechnung der Arbeitszeit dient nicht nur der Abrechnung von Löhnen, der Personalplanung oder der Kalkulation von Kundenprojekten. In Deutschland müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer hinsichtlich der Arbeitszeiten auch nach den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes ArbZG richten. Das Gesetz verfolgt den Zweck, die Sicherheit und den gesundheitlichen Schutz von Arbeitnehmern sicher zu stellen. Zudem möchte es Rahmenbedingungen für die Flexibilität von Arbeitszeiten verbessern. Darüber hinaus stärkt das Arbeitszeitgesetz den Schutz des Sonntags und der Feiertage als arbeitsfreie Tage, die den Arbeitnehmern als Zeit der Ruhe und der seelischen Erhebung dienen sollen. Das Arbeitszeitgesetz gibt die Rahmenbedingungen für die regulären Zeiten vor, in denen Arbeitnehmer beschäftigt sein dürfen. 

Welche Vorgaben macht das Gesetz, um die Arbeitszeit zu berechnen?

Das Gesetz legt fest, welche Zeiten berücksichtigt werden müssen, wenn Unternehmen für ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit berechnen. Demnach gehört die Zeitspanne vom Beginn bis zum Ende der beruflichen Tätigkeit zur Arbeitszeit. Nicht dazu gehören Ruhepausen oder die Fahrtzeiten zur oder von der Arbeit. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitgeber, dann sind die jeweiligen Arbeitszeiten zusammenzurechnen. Jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden während der Nacht umfasst, gehört zur Nachtarbeit und muss als solche behandelt werden. Als Nachtzeit gilt die Uhrzeit zwischen 23 bis 6 Uhr.

Welche Grenzen setzt der Gesetzgeber für die Arbeitszeit?

Der Gesetzgeber hat genaue Grenzen für Arbeitszeiten vorgegeben, die sowohl durch Arbeitgeber als auch durch Arbeitnehmer einzuhalten sind. 

Wie lange darf die Arbeit dauern?

Demnach dürfen Arbeitnehmer pro Tag in der Regel nicht länger als acht Stunden arbeiten. Ausnahmsweise kann die tägliche Arbeitszeit auf bis zu höchstens zehn Stunden verlängert werden. Das gilt jedoch nur unter der Voraussetzung, dass die reguläre Arbeitszeit innerhalb eines halben Jahres in der Regel nicht überschritten wird. 

Wie viel Pause müssen Arbeitnehmer haben?

Innerhalb einer Arbeitszeit zwischen sechs bis neun Stunden muss mindestens eine, im Voraus eingesetzte Ruhepause von mindestens einer halben Stunde eingehalten werden. Dauert ein Arbeitstag länger als neun Stunden, dann muss er mindestens eine Pause von 45 Minuten Länge enthalten. Kein Arbeitnehmer darf länger als sechs Stunden ohne Ruhepause arbeiten. Arbeitgeber haben das Recht, die Arbeitspausen abzuziehen, wenn sie für das Gehalt eines Mitarbeiters die Arbeitszeit berechnen.

Welche Abstände sind zwischen den Arbeitstagen einzuhalten?

Auch die Ruhezeit zwischen den Arbeitstagen ist einzuhalten. Nach einem Arbeitstag müssen mindestens elf Stunden vergangen sein, bevor der nächste Arbeitstag wieder beginnen darf. Hiervon gibt es zahlreiche Ausnahmen, wie zum Beispiel für Ärzte, in der Gastronomie oder in Verkehrsbetrieben und in der Landwirtschaft. Doch die verkürzten Ruhezeiten müssen innerhalb eines Kalendermonats durch zusätzliche Ruhezeiten ausgeglichen werden. Die zusätzlichen Ruhezeiten gelten als Arbeitszeitausgleich und dürfen nicht zum Urlaub gezählt werden.

Wie können Nacht- und Schichtarbeiter ihre Arbeitszeit berechnen?

Für die Nacht- und Schichtarbeit fordert der Gesetzgeber eine „menschengerechte Gestaltung der Arbeitszeiten“. Auch die Nachtarbeit darf acht Stunden am Stück nicht überschreiten. Ihre ausnahmsweise Verlängerung auf bis zu höchstens zehn Stunden ist nur dann zulässig, wenn innerhalb eines Kalendermonats die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden normalerweise eingehalten wird. Für die Nachtarbeit sehen die Tarifverträge in der Regel angemessene Ausgleichszahlungen vor, sodass die Arbeitsstunde in der Nachtschicht regulär höher vergütet ist als die Tagesarbeitszeit. Sofern der Arbeitsvertrag keine Nachtzuschläge für den Arbeitslohn vorsieht, muss der Arbeitgeber seinem nachts arbeitenden Arbeitnehmer eine angemessene Anzahl an bezahlten freien Tagen als Ausgleich gewähren. Die freien Tage gelten dabei als reguläre Arbeitstage und dürfen nicht den Urlaubstagen zugeschlagen werden.

Wie berechnen Sonn- und Feiertagsbeschäftigte die Arbeitszeit?

In vielen Fällen, wie zum Beispiel in den Not- und Rettungsdiensten oder bei der Feuerwehr, aber auch für die Funktionsfähigkeit von Behörden oder Gerichten und in vielen weiteren Branchen kann es zu einem Arbeitseinsatz während der Sonntage oder der gesetzlichen Feiertage kommen. Das ArbZG schreibt dabei vor, dass auch in der Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen die regulären Grenzen für die täglichen Arbeitszeiten einzuhalten sind. Zudem müssen für jeden Arbeitnehmer mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei gehalten werden. Für jeden Arbeitseinsatz an einem Sonntag müssen Arbeitnehmer einen zusätzlichen Ruhetag als Ersatz erhalten, der innerhalb von 14 Tagen zu gewähren ist. Für den Einsatz an einem Feiertag steht Arbeitnehmern ebenso ein zusätzlicher Ruhetag zu, der innerhalb von acht Wochen eingeplant werden muss. Die zusätzlichen Ruhetage gelten in diesen Fällen ebenso wie die freien Tage von Nacht- oder Schichtarbeitern als reguläre Arbeitstage, die dazu gezählt werden, um die Arbeitszeit zu berechnen.
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