Finanzen   25.10.2018

Jahresarbeitszeit berechnen: Wie viele Stunden ist dein Mitarbeiter einsatzbereit?

Wie viel Zeit verbringen Angestellte am Arbeitsplatz? Und wie viel dieser Arbeitszeit wird wirklich auf beim Kunden abrechenbare Projekte verwendet? Das sind Fragen, die du dir immer wieder stellen solltest, zum Beispiel wenn du deinen Personalbedarf berechnest oder eine Mitarbeiterin wegen einer Gehaltserhöhung anfragt. Sobald Du die Jahresarbeitszeit berechnen musst, gilt es  einiges zu berücksichtigen.

Jahresarbeitszeit berechnen

Mitarbeiter sind nicht immer fit. Außerdem haben sie Urlaubsansprüche und sind auch mal auf Fortbildung. Um zu wissen, wieviel du deine Angestellten tatsächlich einplanen kannst, solltest du die Jahresarbeitszeit berechnen und vor Augen haben. (Bild © pexels.com)

Welche Arbeitsausfälle musst Du miteinkalkulieren?

Das Jahr hat 12 Monate beziehungsweise 52 Wochen. Nur ist das nicht alles Arbeitszeit: Jede Woche hat ein Wochenende. Da kommen 104 Tage zusammen, die nicht gearbeitet werden. Wenn doch, zum Beispiel im Gastgewerbe, gearbeitet wird, dann ist anderswo in der Woche ein Freizeitausgleich erforderlich.

Gesetzliche Feiertage: Einige Bundesländer haben mehr davon als andere. Wie viele Urlaubstage sind im Arbeitsvertrag vereinbart? Wie oft sind Mitarbeiter krank und sind im Betrieb häufig Fortbildungen vorgesehen? Beträgt die vereinbarte Wochenarbeitszeit 38, 39 oder 40 Stunden? Arbeitet jemand in Teilzeit?

Wie kann man Jahresarbeitszeit berechnen?

104 Tage das Jahres gehören zum Wochenende. Gesetzliche Feiertage: ca. 10 – wovon einige auf ein Wochenende fallen z.B. an Weihnachten – also bleiben ca. 8. 30 Tage ist die Arbeitnehmerin im Urlaub. Krankheitstage – das ist natürlich von Person zu Person und auch innerhalb der Branchen unterschiedlich. Eine Erkältung, eine Zahn-OP, ein Sport- oder ein Arbeitsunfall: Einige Tage kommen schnell zusammen. Wir rechnen hier einfach mal mit 10 Tagen Ausfall wegen Krankheit.

Das bedeutet: Ca. 152 Tage sind arbeitsfrei. Bleiben 213 Tage, bei 5 Arbeitstagen pro Woche, bedeutet das: Du kannst eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter 42,6 Wochen im Jahr voll einplanen. Du schickst sie oder ihn vielleicht noch eine halbe Woche auf Fortbildung, dann bleiben 42 Wochen. Bei einer vereinbarten Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche ergeben sich 1.680 Arbeitsstunden. Stehen 38 Stunden Wochenarbeitszeit im Vertrag, ist die- oder derjenige 1.596 Stunden einsetzbar.

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Warum Arbeitszeit nicht gleich Arbeitszeit ist

Auch die so errechneten Stunden kannst du nicht komplett mit Kundenaufträgen verplanen, denn es gibt noch eine Menge Dinge im Betrieb, die Zeit verschlingen. Arbeitsräume und Schreibtische müssen aufgeräumt, Dinge organisiert und z.B. Materialien nachbestellt werden. Teamsitzungen, Betriebsversammlungen etc. haben nicht direkt mit einem Endprodukt zu tun, wohl aber mit dem Betriebsklima und der Produktivität insgesamt. Das musst du also auch noch berechnen, um zu planen, wie viele Aufträge du brauchst, damit ein Arbeitnehmer an seinem Arbeitsplatz ausgelastet ist.

Wie viel beträgt die Jahresarbeitszeit bei Teilzeitbeschäftigung?

Die Teilzeitarbeit bringt Abweichungen in den Feiertagen und durchschnittlichen Krankheitstagen mit sich. Da es unterschiedliche Modelle in der Teilzeitarbeit gibt, errechnen sich die jeweiligen Jahresarbeitszeiten ebenso gesondert:

  • Tägliche Anwesenheit
  • Blockarbeit
  • Teilwoche

Ermittlung der Jahresarbeitszeit bei reduziertem Arbeitstag

Für die Berechnung der Jahresarbeitszeit von täglich im Unternehmen arbeitenden Angestellten setzt Du denselben Rechenweg an, der oben bereits ausgeführt wurde. Du reduzierst bei der Rechnung lediglich die Stunden pro Arbeitstag.

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Jahresarbeitszeit bei Blockarbeit

Die Höhe der Arbeitsstunden, -wochen und -tage pro Jahr sind beim Modell der Blockarbeit individuell anzulegen. Auch die abweichende Anzahl an Urlaubszeiten und Feiertagen musst Du bei diesem Modell individuell berücksichtigen.

Die Teil-Arbeitswoche

Genauso ändert sich bei der Zwei- oder Drei-Tagewoche zum Beispiel die Gesamtzahl der Arbeitstage pro Jahr und damit die davon abgeleiteten Arbeitsstunden. Auch hier gilt es, die geringere Anzahl von Urlaubszeiten ebenso einzubinden, wie die abweichende Zahl der Feiertage.

Die Durchschnittsberechnung – welche Richtwerte kannst Du verwenden

Wenn du für deine Kalkulation kurzfristig die Jahresarbeitszeit berechnen musst und hierfür eine schnelle Rechnung brauchst, dann kannst du auf allgemeine Durchschnittswerte zurück greifen. Denn jedes Jahr weist nicht nur eine andere Anzahl an Feiertagen auf. Auch weitere Kriterien tragen zu einer unterschiedlichen Anzahl an Arbeitstagen pro Jahr bei. Daher kannst du bei einer kurzfristigen Berechnung der Jahresarbeitszeit grundsätzlich folgende Richtwerte verwenden:

  • Arbeitstage pro Woche: 5
  • Arbeitswochen pro Jahr: 52
  • Arbeitstage pro Jahr: 260
  • Feiertage auf Werktage: 10
  • Urlaubstage: 30
  • Krankheitstage: 5
  • Weitere Ausfälle: 3
  • Summe der Arbeitstage: 212
  • Arbeitsstunden täglich: 8
  • Arbeitsstunden Gesamtsumme: 1.696

Abschließend ziehst du noch 25% aus der errechneten Arbeitszeit ab, um unproduktive Zeiten zu berücksichtigen. Dazu gehören zum Beispiel Meetings oder Einzelgespräche. Im Ergebnis erhältst Du für einen Vollzeit-Angestellten eine jährliche Gesamtsumme von 1.272 Arbeitsstunden.

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