Jetzt nicht! Den Urlaubsantrag ablehnen, geht das?

Urlaubsanspruch ist für Arbeitnehmer gesetzlich geregelt: Dieser Urlaub muss möglich sein. Doch was ist, wenn plötzlich die halbe Belegschaft von einem Magen-Darm-Virus befallen wird oder zu viele Mitarbeiter für den gleichen Zeitraum Urlaub beantragen: Darfst Du als Arbeitgeber dann einen Urlaubsantrag ablehnen?

Als Arbeitgeber musst du dafür sorgen, dass alle deine Angestellten im Laufe des Jahres ihren Urlaub nehmen können. Dies ist auch im jeweiligen Arbeitsvertrag geregelt. Möglichst viele der Urlaubswünsche zu berücksichtigen, sorgt für mehr Zufriedenheit im Team. Allerdings ist nicht immer alles machbar, was sich Mitarbeitende wünschen. Wer überwiegend Eltern im Team hat, wird viele Urlaubsanträge für die Schulferien bekommen. Zwischen Weihnachten und Silvester hätten fast alle gerne frei, zusätzlich gibt es noch interkulturelle Feiertage und Brückentage zu den gesetzlichen Feiertagen. Was tun? Wenn du nicht alle Wünsche erfüllen kannst: Versuche eine faire Lösung zu finden. Du kannst das Team auch mit einbeziehen, indem diejenigen, die sich gegenseitig vertreten müssen, sich absprechen, bevor ihr die Haupturlaubszeit plant.

Wann darf der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen?

Als Arbeitgeber kannst Du nur dann einen Urlaubsantrag ablehnen, wenn dafür ein triftiger Grund vorliegt. Dieser ist nur in zwei Fällen gegeben:

1. Wenn dringende betriebliche Belange vorliegen: Zu den Verweigerungsgründen zählen wichtige Großaufträge, dringende fristgebundene Arbeiten, oder eine akute Unterbesetzung, etwa wegen einer Krankheitswelle.
2. Wenn andere Arbeitnehmer aus sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben: Vor allem während der Schulferien, an Brückentagen oder in der Weihnachtszeit wollen häufig mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub beantragen. In solchen Fällen musst Du als Chef anhand sozialer Gesichtspunkte abwägen, wer Vorrang hat. Grundsätzlich werden die Angestellten bevorzugt, die einen triftigen Grund dafür haben, dass der Urlaub zu diesem Zeitpunkt stattfinden muss. Zu den Gründen zählen insbesondere schulpflichtige Kinder und chronische Erkrankungen, wie beispielsweise Heuschnupfen. Zusätzlich spielt aber auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder das Alter bei der Entscheidung eine Rolle.

Urlaubsantrag ablehnen: nur mit Begründung

Wenn es sich nicht bewerkstelligen lässt, auf eine oder mehrere Fachkräfte zu verzichten, dann kannst du auch mal nein sagen und einen Urlaubsantrag ablehnen. Du musst es aber mit den Betriebsablauf betreffenden Argumenten begründen können. Gibt es in deiner Branche eine ausgesprochene Hochsaison, in der du das Team vollständig brauchst, dann kannst du tatsächlich eine Art Urlaubssperre verhängen. Das kann im Einzelhandel die Vorweihnachtszeit sein oder generell eine Phase, in der ihr einen wichtigen Messeauftritt vorbereitet und durchführt.

In absoluten Notfällen kannst du eine Genehmigung für einen Urlaubsantrag auch zurückziehen. Besser ist, wenn du als Vorgesetzter das mit der betroffenen Arbeitskraft gemeinsam entscheidest und gleich einen neuen Termin findest, an dem der Mitarbeiter den Urlaub nachholen kann.

Menschen aus bereits angetretenem Urlaub zurückrufen, geht theoretisch auch, aber das muss ein tatsächlicher, dringender Notfall sein. Für Mitarbeitende und ihre Familien ist es nämlich alles andere als ok, wenn ein Elternteil plötzlich vom Strand weg nach Hause fliegen muss, um für den Arbeitgeber ein Problem zu lösen. Der Betrieb trägt in so einem Fall auch die Kosten für den Abbruch des Urlaubs. Und bedenke: Sollte bei deinem Mitarbeiter ein Burnout auftreten, hast du sowieso nicht mehr viel von ihm.