Organisation   13.6.2017

Kanban Board: Was bringt die Workflow-Tafel im Büroalltag?

Eine gute Struktur, zügige Auftragsbearbeitung, gerechte Verteilung der Arbeitsbelastung bei guter Auslastung für alle im Team: Wunschtraum oder möglich? Das Kanban Board ist ein Hilfsmittel, um in kleinen Teams den Workflow übersichtlich darzustellen und so flüssige Arbeitsabläufe zu erreichen.

Kanban Board: Wer hat’s erfunden?

Kanban ist japanisch und setzt sich aus den Worten für Karte und Tafel zusammen. Erfunden wurde diese Organisationsmethode in der japanischen Autoindustrie. Es ist ein Verfahren, das die Arbeitsabläufe steuert, indem immer nur eine bestimmte Anzahl von Projekten gleichzeitig voran gebracht werden können. Neue Aufgaben übernimmt das Team erst, wenn vorherige zum nächsten Arbeitsschritt weitergereicht sind. So sind nie zu viele Sachen gleichzeitig in Arbeit oder anders gesagt: So werden Dinge zügig fertig.

Kanban Board

Bei Kanban handelt es sich weder um eine Sushi-Sorte noch um eine Selbstmord-Technik, sondern um eine Methode, um den Workflow zu verbessern. (© karashaev – Fotolia)

Was für Fertigungsschritte in der Produktion funktioniert, ist auch in vielen anderen Arbeitsprozessen gut nutzbar. Ein Kanban Board zeigt an, wo es gerade klemmt und ob neue Projekte her müssen. Das lässt sich natürlich auch mit einer Software-Lösung darstellen. Der Klassiker ist aber das analoge Board an der Wand.

Workflow auf einer Tafel visualisieren

Wandtafel? Ja. Die kann aus Kork sein oder ein magnetisches Whiteboard. Dann wird sie in Spalten unterteilt, die anzeigen, in welcher Phase sich das Projekt gerade befindet. Die Projekte stellst du auf einem Kanban Board mit einem Zettel oder einer Karteikarte dar. Jedes Projekt, ein zu fertigendes Produkt oder eine Aufgabe, steht auf einer Karte. Es darf auch ein Post-It sein, Hauptsache das, was das Projekt repräsentiert, ist beweglich. Denn diese Projektkarte wandert nun, je nachdem, wie weit die Arbeit daran fortgeschritten ist, über die Tafel. Das neue Projekt, das hereinkommt, steht erst in der Spalte mit dem Titel „Aufgabe“. Sobald jemand mit der Arbeit beginnt, wechselt die Karte in die Spalte für „Bearbeitung“. Ist alles erledigt, wandert die Karte weiter in den Bereich „Erledigt“.

Ein Kanban Board kann natürlich auch mehr als drei Spalten haben. Was für dein Unternehmen und dein Team sinnvoll ist, hängt davon ab, wie eure Projekte und euer bisheriger Workflow aussieht. So könnte zum Beispiel noch eine Spalte Korrekturlauf oder Testphase sinnvoll sein oder eine für Projekte, bei denen ihr gerade auf Freigabe vom Kunden wartet. Es bei mehreren Teams möglich, zusätzlich mit Farbcodes oder Zeilen zu arbeiten. So seht ihr mit einem Blick, welches Team gerade an welchen Aufgaben arbeitet. Außerdem lassen sich Vordrucke für Karten entwickeln, auf denen bestimmte Häkchen gesetzt oder Eintragungen gemacht werden können. Auch das hilft, den Projektfortschritt optisch ganz leicht zu erfassen.

Begrenzte Projektzahl

Damit du nicht zu viele Aufträge gleichzeitig bearbeitest oder deine Mitarbeitenden deutlich zu viele Dinge gleichzeitig auf dem Tisch haben, kannst du die Projektzahl pro Spalte begrenzen. Maximal vier ist für dich überschaubar? Okay! Sind vier Dinge in Arbeit, dann musst du erst eines davon fertig haben, bevor du ein neues beginnst. Das steht vielleicht schon unter Aufgabe, aber du fängst mit der Arbeit nicht an, bevor eins der anderen eine Spalte vorgerückt ist.

Somit eignet sich dieses Verfahren auch für die Planung der Auslastung für Soloselbstständige und Freiberufler, die allein arbeiten. Die Tafel an der Wand zeigt dir, ob alles im Fluss ist oder du irgendwo feststeckst und deinen Workflow optimieren musst.

Wo analog nicht geht

Das analoge Kanban Board ist nicht ideal, wenn die Teammitglieder dezentral arbeiten und gar nicht alle im gleichen Bürogebäude sind. Ja, man könnte eine Webcam drauf ausrichten und einen Praktikanten einstellen, der die Karten weiter schiebt. Aber besser, ihr probiert’s mal mit digitalen Projektmanagement-Tools oder Tabellen, in denen ihr die Struktur der Workflow-Tafel nachbaut.

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