Kassenbuch führen – so machst du es richtig

Die Finanzbehörden legen bei einer Betriebsprüfung einen Fokus darauf, wie Unternehmen ihr Kassenbuch führen. Aus diesem Grund ist es besonders für Unternehmen mit täglichen Bareinnahmen wichtig, dass sie auf eine ordnungsgemäße Kassenführung achten. Seit 2018 stellen die Finanzbehörden darüber hinaus durch die GoBD noch höhere Anforderungen an die elektronische Kassenführung.

1. Wer ist zum Kassenbuch führen verpflichtet?
2. Welche Formen der Kassenführung gibt es?
3. Was muss drin stehen?
4. Was muss eine Kassenbuchführung leisten?
5. Was sind die häufigsten Fehler beim Führen vom Kassenbuch?
6. Wie behebt man Fehler im Kassenbuch?
7. Welche Folgen hat ein fehlerhaftes Kassenbuch?
8. Mustervorlage für das Kassenbuch

Die gesetzlichen Regelungen zur Kassenführung

Der Gesetzgeber hat die Pflichten und Rahmenbedingungen dafür, wie Unternehmen ihr Kassenbuch führen müssen, in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch festgelegt. In den §§ 145 und 146 der AO sowie in den §§ 238 und 239 HGB finden sich die Vorschriften über die Führung von Kassenaufzeichnungen. Die GoBD, in vollem Umfang seit 2018 in Kraft, beschreiben die Pflichten für die Erstellung und Archivierung elektronischer Kassenbelege im Allgemeinen und damit auch für die Kassenbuchführung.

Wer ist zum Kassenbuch führen verpflichtet?

Jeder Unternehmer, der eine Pflicht zur Buchführung hat, muss auch ein Kassenbuch führen. Zu den buchführungspflichtigen Unternehmen gehören neben Kaufleuten auch Gewerbebetriebe mit einem Jahresgewinn, der über 60.000 Euro liegt oder mit einem Umsatz über 600.000 Euro. Unternehmen, die eine Einnahmenüberschussrechnung für ihre Steuererklärung erstellen, müssen kein Kassenbuch führen.

Welche Formen der Kassenführung gibt es?

Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten von Kassen in Unternehmen oder in Läden:

• Offene Ladenkasse
• Mechanische Registrierkasse
• Elektronische Registrierkasse
• Kassenwaagen
• Sonstige

Die Wahl des passenden Kassensystems ist den Unternehmern überlassen. Sie können frei entscheiden, welches System sie in ihrem Unternehmen einsetzen. Der Betrieb muss sich jedoch an die gesetzlichen Vorgaben für das Führen seines Kassenbuches und an die GoBD halten.

Was muss drin stehen? – Inhalt des Kassenbuches

Das Kassenbuch muss zu jedem geschäftlichen Vorgang die erforderlichen Informationen festhalten. Zu diesen gehören:

• Datum
• Belegnummer
• Buchungstext
• Betrag mit Währung
• Steuersatz
• Umsatzsteuer
• Kassenbestand

Der Eintrag in das Kassenbuch umfasst neben dem Datum des Zahlungsein- oder -ausgangs eine fortlaufende Nummer. Die Belegnummer stellt sicher, dass die Buchhaltung die Zahlung eindeutig zuordnen kann. Der Buchungstext gibt eine erklärende Begründung für den Zahlungsvorgang an. Die Summe der Zahlung muss mit Centbeträgen und in der entsprechenden Währung eingetragen werden. Jedem Geschäftsvorgang liegt ein Steuersatz zugrunde. Dieser muss deutlich ausgewiesen werden. Danach beziffert die Buchhaltung die Höhe der im Zahlbetrag enthaltenen Umsatzsteuer, die mit dem Steuersatz abzustimmen ist. Am Ende des Eintrags steht die aktuelle Endsumme der Kasse, in der der neue Zahlbetrag eingerechnet ist. 

Grundsätze zum Kassenbuch

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung folgt einfachen Regeln. Die Grundsätze für alle Einträge in Geschäftsbücher gemäß §146 Absatz 1 Satz 1 der AO lauten:

• Vollständig
• Richtig
• Zeitgerecht
• Geordnet

Nach Absatz 1 Satz 2 desselben Paragraphen müssen Unternehmen ihre Barbewegungen täglich dokumentieren. Eine Verzögerung um einen Tag muss gute und nachweisliche Gründe haben. 

Was muss eine Kassenbuchführung leisten?

Die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuches erfordert eine sorgfältige tägliche Pflege. Nicht nur die aktuellen Bewegungen müssen sorgfältig eingetragen werden. Auch eine regelmäßige Kontrolle der Kasse hat genauso zu erfolgen wie eine konsequente und chronologische Dokumentation der Einträge. Beim Führen eines Kassenbuchs müssen mehrere grundsätzliche Kriterien beachtet werden:

• Keine Buchung ohne Beleg
• Belege fortlaufend nummerieren
• Sollbestand muss jederzeit Istbestand sein
• Regelmäßige Kassenprüfung durch Nachzählen
• Kassenbestand darf nie negativ sein
• Transfer zwischen Bank und Kasse festhalten
• Privateinlagen bzw. -entnahmen täglich aufzeichnen
• Private Auslagen und Erstattungen als Ausgaben erfassen
• Einträge nicht nachträglich verändern
• Chronologie einhalten
• Keine Leerzeilen zwischen den Einträgen

Was sind die häufigsten Fehler beim Führen vom Kassenbuch?

Welche Fehler können allgemein beim Kassenbuch führen passieren?

Zwar ist das Führen eines Kassenbuches durchaus einfach umzusetzen, wenn sich die Buchhaltung an die Vorgaben hält. Doch das Kassenbuch erfordert auch die nötige Sorgfalt, damit sämtliche Eintragungen diszipliniert auf die Weise ausgeführt werden, wie es die Regelungen vorschreiben. So können im Arbeitsalltag mit seinen komplexen Anforderungen sehr schnell Fehler beim Führen des Kassenbuches passieren. Da eine fehlerhafte Eintragung in den meisten Fällen zu Unstimmigkeiten im Bestand der Kasse führt, deren Ursachenbestimmung und Behebung zumeist einen erheblichen Aufwand an Zeit mit sich bringt, lohnen sich regelmäßige Kontrollen ebenso wie die Kenntnis der häufigsten Fehler, die den Angestellten der Buchhaltung unterlaufen, wenn sie das Kassenbuch führen.

Eintrag ohne Kontrolle des Kassenbestands

Die zahlreichen Aufgaben in der Buchhaltung führen oftmals dazu, dass scheinbar unwichtigere Arbeiten nicht sogleich ausgeführt und auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Zu den augenscheinlich weniger drängenden Aufgaben gehört zum Beispiel, dass der Kassenbestand regelmäßig zu überprüfen ist. Wird die Kontrolle des Kassenbestands jedoch allzu sehr in den Hintergrund gerückt, führt das dazu, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung das Kassenbuch ausschließlich rechnerisch führen. Sie nehmen Einträge vor, ohne den Kassenbestand zu zählen. Doch der Bestand der Kasse muss nach jeder Einlage oder Entnahme genau mit dem Ergebnis im Kassenbuch übereinstimmen. Wird die Kontrolle des Bestands über einen längeren Zeitraum hinweg vernachlässigt, dann kann es sehr leicht zu Fehlbeständen kommen, deren Ursache nicht mehr nachzuvollziehen ist. In der Folge muss die Buchhaltung jeden einzelnen Eintrag auf seine Stimmigkeit hin überprüfen, bis der fehlerhafte Eintrag gefunden ist. 

Zeitversetzte Buchung und Einzahlung oder Entnahme 

Jede Einlage oder Entnahme erfordert einen entsprechenden Eintrag. Ebenso ist zwingend vorgeschrieben, dass auch jeder Eintrag mit einer Einzahlung oder einer Entnahme aus dem Kassenbestand einhergehen muss. Die beiden Vorgänge dürfen niemals voneinander getrennt werden. Andernfalls ist die Eintragung ins Kassenbuch nicht korrekt, da sie ja mit einem genauen Zeitpunkt auszuweisen ist, der mit dem Zahlungsvorgang zusammenfallen muss. Die Versetzung des Zeitpunkts einer Eintragung führt dazu, dass die Unterlagen der Kasse nicht mehr mit den restlichen Unterlagen der Buchhaltung übereinstimmen.

• Verspätete Eintragung von Einnahmen
  Ein sehr häufiger Fehler der Kassenbuchführung ist die verspätete Eintragung von Einnahmen. Zum Zeitpunkt einer Einlage steht keine Zeit für den Eintrag zur Verfügung. Ein Nachtrag mit einem verspäteten Datum führt dazu, dass die Einnahme nicht mit mit der dazugehörigen Quittung übereinstimmt.
• Falsche Zeitangabe für Entnahmen
  Wenn der Zeitpunkt für eine Entnahme nicht korrekt im Kassenbuch eingetragen wurde, kann nicht mehr nachvollzogen werden, wie die Zahlung zustande kam. Denn die Belege für den Vorgang stimmen nicht überein. So kann es zum Beispiel dazu kommen, dass die Daten einer Reisekostenabrechnung mit dem Datum der Kassenentnahme nicht übereinstimmen und die beiden Vorgänge nicht stimmig miteinander in Verbindung gesetzt werden können. 

Privateinlagen oder Privatentnahmen

Besonders gefährdet ist die Kasse immer dann, wenn private Einlagen oder Entnahmen erfolgen, ohne die notwendige Eintragung zu machen. Zumeist geht eine Entnahme mit dem Vorsatz einher, die gleiche Summe zeitnah wieder in die Kasse zurück zu legen. Da es sich um eine kurzfristige private Entnahme handeln soll, die nicht mit einer Rechnung belegt werden kann, besteht die irrige Annahme, der Vorgang sei ohne Dokumentation unkomplizierter umzusetzen. Doch sehr schnell wird die Rückzahlung vergessen oder über die Summe der Entnahme besteht im Nachhinein Unklarheit. 

Verschiedene Zuständigkeiten

Liegt die Kasse in den Händen mehrerer Mitarbeiter, dann müssen diese die Übergabe und Übernahme stets im Kassenbuch genau dokumentieren. Bei jeder Übergabe ist zudem der Kassenstand zu zählen. Hat jedoch zum Beispiel der Geschäftsführer eines Betriebs neben dem Zuständigen aus der Buchhaltung Zugriff auf die Kasse, dann kommt es sehr schnell zu Unstimmigkeiten. Denn auch wenn die zweite Person ihre Einträge korrekt vornimmt, kann es doch dazu kommen, dass Entnahmen oder Einlagen nicht korrekt kommuniziert werden. Wenn dann die Kasse einmal nicht mehr stimmt, ist nicht mehr nachzuvollziehen, wer und was den Fehlbestand verursacht hat. 

Kassenbuch führen und Fehler beheben – Wie funktioniert das?

In einem Kassenbuch dürfen keine Eintragungen im Nachhinein geändert werden. Sind bei einer Eintragung Fehler unterlaufen, dann sind diese in einem eigenen Eintrag im Kassenbuch zu korrigieren. Dabei muss die ursprüngliche Eintragung erhalten und lesbar bleiben. Daher dürfen Eintragungen im Kassenbuch keinesfalls durchgestrichen, gelöscht oder durchgestrichen werden. Auch der Einsatz von Tipp-Ex ist im Kassenbuch nicht zulässig. Bei der Eintragung der Korrektur muss das Datum der Änderung angegeben werden. 

Kassenfehler in der Kontenführung beheben – So geht’s

Wird ein Fehler in der Kasse entdeckt, dann muss dieser in den Buchungskonten ausgeglichen werden. Besteht zum Beispiel ein Fehlbetrag von 100 Euro in der Kasse, dann wird dieser auf das Buchungskonto „Sonstige Aufwendungen, unregelmäßig“ gebucht. Im Kontenrahmen SKR 03 hat das Konto die Nummer 2309 und in SKR 04 die Nummer 6969.

Im Soll:

Im Haben:

Liegen hingegen 100 Euro mehr in der Kasse, als im Kassenbuch eingetragen ist, dann muss der Überschuss auf das Konto „Sonstige Erträge, unregelmäßig“ gebucht werden. Im Kontenrahmen SKR 03 lautet die Nummer auf 2709, in SKR 04 auf 4839.
Im Soll:

Im Haben:

Welche Folgen hat ein fehlerhaftes Kassenbuch?

Wenn das Kassenbuch nicht gemäß den gesetzlichen Vorgaben geführt wird, dann kann das Finanzamt nicht nur die Anerkennung der Dokumentation der Kasse verweigern. Auch die gesamte Buchhaltung kann in Zweifel gezogen werden. Wenn der Betriebsprüfer bei einer Außenprüfung das Kassenbuch beanstanden muss, dann kann es zu einer Hinzuschätzung kommen. Dabei gilt ein Richtwert von zehn Prozent des Betrags, der als Einnahme im Kassenbuch festgehalten ist. Somit setzt das Finanzamt eine Schätzung an, die die betrieblichen Einnahmen um zehn Prozent der im Kassenbuch verbuchten Einnahmen anhebt. In der Regel führt das zu einer erhöhten Steuerzahlung.

Auch Unternehmen, die freiwillig ein Kassenbuch führen, obwohl sie nicht dazu verpflichtet sind, müssen sich an die gesetzlichen Vorgaben halten. 

Mustervorlage für das Kassenbuch