Finanzen   05.4.2018

Kassenbuch mit Excel oder Software – Vorteile & Nachteile?

Das Führen eines Kassenbuches in digitaler Form vereinfacht den Arbeitsablauf und minimiert die Fehleranfälligkeit. Die Buchhaltung kann die Einträge mit Hilfe unterschiedlicher Werkzeuge vornehmen. Das Programm für die Tabellenkalkulation Excel ist weit verbreitet. Darüber hinaus bietet der Markt eine umfangreiche Palette an Buchhaltungsprogrammen an, die auch für das Führen des Kassenbuches einzusetzen ist. Es lohnt sich, zu untersuchen, ob das Kassenbuch mit Excel oder Software geführt werden sollte.

Kassenbuch mit Excel oder Software führen?

Sollte man sein Kassenbuch mit Excel oder spezieller Software führen? Beim Thema GoBD-Konformität stößt man mit der Excel Buchführung an Grenzen.

Grundsätzliches zum Kassenbuch

Wie Du Dein Kassenbuch führen musst, hat das Finanzministerium festgelegt. In der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch findest Du die gesetzlichen Vorschriften dazu. Neu hinzugekommen sind seit 2015 die GoBD – die Grundsätze zur Erstellung und Archivierung elektronischer Belege. Als Unternehmer hast Du die Pflicht zur Führung eines Kassenbuches, wenn Du auch zur Buchführung verpflichtet bist. Zur Buchführung bist Du dann verpflichtet, wenn Du ein Handelsgewerbe betreibst. Aber auch wenn Dein Betrieb einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro oder einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro erzielt, bist Du zur Buchführung und zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet.

Alles was rein muss – Anforderungen ans Kassenbuch

Die Buchhaltung trägt in das Kassenbuch Zahlungen ein, die in bar eingenommen oder ausgegeben werden. Jede Einnahme oder Ausgabe, die zum Betrieb gehört, erfasst die Buchhaltung zusammen mit den Informationen rund um die Geschäftsaktion im Kassenbuch. Jeder Eintrag muss folgende Bestandteile aufweisen:

GoBD – neue Anforderung an das Kassenbuch

Während das Führen des Kassenbuches grundsätzlich den einfachen Regeln der Vollständigkeit, Richtigkeit, Termintreue und Ordnung folgt, greifen die GoBD sehr viel tiefer in die Buchführung und Kassenbuchführung ein. Die Grundsätze erteilen der digitalen Buchführung strenge Anweisungen, wie zum Beispiel hinsichtlich der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Ordnung, Verfahrensdokumentation oder Archivierung. Für die Frage, ob Du Dein Kassenbuch mit Excel oder Software führen solltest, um die Vorschriften der GoBD zu erfüllen, lohnt sich eine genauere Untersuchung.

Was erfüllt die Vorgaben der GoBD – Kassenbuch mit Excel oder Software?

Für die Entscheidung, ob Du Dein Kassenbuch mit Excel oder Software führst, gilt besonderes Augenmerk dem GoBD-Kriterium der Unveränderbarkeit. Die GoBD Vorschrift der Unveränderbarkeit von Geschäftsdokumenten bereitet vor allem Dokumenten, die mit Excel erstellt wurden, besondere Probleme. Laut der GoBD dürfen Buchungen und Aufzeichnungen nicht auf eine Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Zudem dürfen laut der Vorschrift keine Veränderungen an Dokumenten vorgenommen werden, ohne dass erkennbar ist, wann diese ausgeführt wurden. Die Software, die bei der Erstellung eines Dokumentes zum Einsatz kommt, muss daher grundsätzlich gewährleisten, dass Dokumente nicht verändert, gelöscht oder überschrieben werden können. Wenn Du dennoch einmal in Deinem Kassenbuch Änderungen vornimmst, dann musst Du sie eindeutig und nachvollziehbar nachweisen.

Urteilsspruch über das Kassenbuch mit Excel

Ein Kassenbuch, das mit Excel erstellt wurde, genügt den Anforderungen der GoBD nicht. Denn eine Excel-Datei bietet keine Gewährleistung, dass ursprüngliche Eintragungen nicht nachträglich verändert wurden. Die Änderung von eingetragenen Werten ist jederzeit möglich, ohne dass der Eingriff erkennbar und nachvollziehbar ist. Im September 2015 bestätigt das FG Hamburg in einem Urteil (17. September, 2 K 253/14), dass ein Kassenbuch, das mit Excel geführt ist, gegen die GoBS verstößt. Die GoBS sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme aus dem Jahr 1995. Mit den GoBD wurden die GoBS noch einmal erheblich spezifiziert und erweitert. Ein Dokument, das die GoBS nicht erfüllt, genügt auch den GoBD nicht.

Tillhub

Kassenbuch mit Buchhaltungssoftware

Eine professionelle Buchhaltungssoftware erfüllt automatisch die Vorgaben der GoBD. Die Änderungssicherheit ist ebenso gewährleistet wie die korrekte Archivierung, die Auffindbarkeit von Daten bis hin zur Verfahrensdokumentation und zum Datentransfer mit dem Steuerberater und dem Finanzamt. Eine Buchhaltungssoftware gewährleistet vor allem die Unveränderbarkeit der Einträge. Wiederholende Buchungen können als Vorlagen angelegt werden, während bereits eingebuchte Vorgänge unberührt bleiben. Sämtliche Einträge und Änderungen werden darüber hinaus auch automatisch protokolliert.

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