Kassenbuch mit Excel oder Software – Vorteile & Nachteile?

Das Führen eines Kassenbuches in digitaler Form vereinfacht den Arbeitsablauf und minimiert die Fehleranfälligkeit. Die Buchhaltung kann die Einträge in das Kassenbuch mit Hilfe unterschiedlicher Werkzeuge vornehmen. Das Programm für die Tabellenkalkulation Excel ist weit verbreitet. Darüber hinaus bietet der Markt eine umfangreiche Palette an Buchhaltungsprogrammen an, die auch für das Führen des Kassenbuches einzusetzen sind. In diesem Beitrag geht es darum, ob das Kassenbuch mit Excel oder Software geführt werden sollte.

Grundsätzliches zum Kassenbuch

Wie Du Dein Kassenbuch führen musst, hat das Finanzministerium festgelegt. In der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch findest Du die gesetzlichen Vorschriften dazu. Neu hinzugekommen sind seit 2015 die GoBD – die Grundsätze zur Erstellung und Archivierung elektronischer Belege. Als Unternehmer hast Du die Pflicht zur Führung eines Kassenbuches, wenn Du auch zur Buchführung verpflichtet bist. Zur Buchführung bist Du dann verpflichtet, wenn Du ein Handelsgewerbe betreibst. Aber auch wenn Dein Betrieb einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro oder einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro erzielt, bist Du zur Buchführung und damit auch zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet.

Was muss rein? – Anforderungen ans Kassenbuch

Die Buchhaltung trägt in das Kassenbuch Zahlungen ein, die in bar eingenommen oder ausgegeben werden. Jede Einnahme oder Ausgabe, die zum Betrieb gehört, erfasst die Buchhaltung zusammen mit den Informationen rund um die Geschäftsaktion im Kassenbuch. Jeder Eintrag muss folgende Bestandteile aufweisen:

• Datum
• laufende Nummer
• Verwendungszweck
• Summe
• Währung
• Steuersatz
• Umsatzsteuer
• Aktueller Kassenstand

GoBD – welche neuen Anforderungen an das Kassenbuch gibt es?

Während das Führen des Kassenbuches grundsätzlich den einfachen Regeln der Vollständigkeit, Richtigkeit, Termintreue und Ordnung folgt, greifen die GoBD sehr viel tiefer in die Buchführung und Kassenbuchführung ein. Die Grundsätze erteilen der digitalen Buchführung strenge Anweisungen, wie zum Beispiel hinsichtlich der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Ordnung, Verfahrensdokumentation oder Archivierung. Ob Du nun Dein Kassenbuch mit Excel oder Software führen solltest, um die Vorschriften der GoBD zu erfüllen, nehmen wir nun unter die Lupe.

Kassenbuch mit Excel – Vorlage mit Excel erstellen

Wer für sein Kassenbuch Excel verwendet, der sollte unbedingt mit einer Vorlage arbeiten. Eine Vorlage für das Kassenbuch in Excel lässt sich recht einfach erstellen. Eine gut ausgearbeitete Vorlage ermöglicht es Dir, die tägliche Eingabe von Einnahmen und Ausgaben in nur wenigen Arbeitsschritten elektronisch vorzunehmen. Auf Basis der einmal erstellten Vorlage werden die Geschäftsbewegungen eines Tages regelmäßig erfasst und eingetragen. Bei der Eintragung soll eine die tabellarische Darstellung in der vorbereiteten Vorlage die Eingabe der folgenden Positionen ermöglichen:

• Datum 
• Buchungstext
• Belegnummer
• Nettobetrag der Einnahme oder Ausgabe
• Bruttobetrag der Einnahme oder Ausgabe
• Summe der Umsatzsteuer
• Steuersatz der Umsatzsteuer
• Währung der Geldbewegung
• aktueller Kassenstand 
• sonstige Anmerkungen

Wie erstellst Du Deine Vorlage für das Kassenbuch in Excel? 

In der Vorlage für Dein Kassenbuch in Excel müssen im oberen Bereich gut sichtbar der Name des Unternehmens, der Monat, das Jahr und die laufende Seite angegeben sein. Nur so kann jede Seite des Kassenbuchs eindeutig zugeordnet werden. 

Anwender, die für ihr Kassenbuch Excel einsetzen, profitieren von der einfach zu bedienenden Funktion der Kalkulation. Hierfür wird in den entsprechenden Zellen der Tabelle eine Formel eingegeben. Mit dieser berechnet das Programm automatisch zum Beispiel die Summe einer Spalte. Auch ein Übertrag der Summe auf die nachfolgende Seite ist durch die Eingabe einer Formel möglich. Auf diese Weise kann mit den entsprechenden Formeln in der ersten und in der letzten Zeile in der Spalte, in der die Beträge eingetragen werden, der fortlaufende Kassenbestand automatisch und aktuell berechnet werden. 

In der Fußzeile der Vorlagenseite müssen noch einmal die Daten des Unternehmens angeführt werden. Dazu gehören Name und Anschrift des Unternehmens sowie Telefonnummer, Fax, Homepage Adresse und E-Mail Adresse. Daneben gehören auch die Kontodaten, der Name des Kreditinstituts mit IBAN und BIC (ehemals Kontonummer und Bankleitzahl) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Name des Geschäftsführers in die Vorlage für Dein Kassenbuch in Excel.

Einträge organisieren – Kassenbuch in Excel

Nach der Erstellung der Vorlage erstellst Du eine Kopie der Vorlage, in die Deine Buchhaltung jeden Tag ihre Einträge vornimmt, um danach die Datei über ein Jahr lang tagesaktuell abzuspeichern. Im Hinblick auf die GoBD solltest Du jeden Tag eine gesonderte Kopie anlegen, die Du in einem Ordner archivierst.

Was erfüllt die Vorgaben der GoBD – Kassenbuch mit Excel oder Software?

Für die Entscheidung, ob Du Dein Kassenbuch mit Excel oder Software führst, gilt besonderes Augenmerk dem GoBD-Kriterium der Unveränderbarkeit. Die GoBD Vorschrift der Unveränderbarkeit von Geschäftsdokumenten bereitet vor allem Dokumenten, die mit Excel erstellt wurden, besondere Probleme. Laut der GoBD dürfen Buchungen und Aufzeichnungen nicht auf eine Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Zudem dürfen laut der Vorschrift keine Veränderungen an Dokumenten vorgenommen werden, ohne dass erkennbar ist, wann diese ausgeführt wurden. Die Software, die bei der Erstellung eines Dokumentes zum Einsatz kommt, muss daher grundsätzlich gewährleisten, dass Dokumente nicht verändert, gelöscht oder überschrieben werden können. Wenn Du dennoch einmal in Deinem Kassenbuch Änderungen vornimmst, dann musst Du sie eindeutig und nachvollziehbar nachweisen.

Kassenbuch mit Excel oder Software: ein Urteilsspruch

Ein Kassenbuch, das mit Excel erstellt wurde, genügt den Anforderungen der GoBD nicht. Denn eine Excel-Datei bietet keine Gewährleistung, dass ursprüngliche Eintragungen nicht nachträglich verändert wurden. Die Änderung von eingetragenen Werten ist jederzeit möglich, ohne dass der Eingriff erkennbar und nachvollziehbar ist. Im September 2015 bestätigt das FG Hamburg in einem Urteil (17. September, 2 K 253/14), dass ein Kassenbuch, das mit Excel geführt ist, gegen die GoBS verstößt. Die GoBS sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme aus dem Jahr 1995. Mit den GoBD wurden die GoBS noch einmal erheblich spezifiziert und erweitert. Ein Dokument, das die GoBS nicht erfüllt, genügt auch den GoBD nicht.

Kannst Du die Vorlage für Dein Kassenbuch in Excel trotzdem verwenden?

Wer für sein Kassenbuch Excel einsetzt, der sollte beachten, dass die elektronische Vorlagendatei und die daraus entstandenen einzelnen Kassenbuchdateien die Vorgaben der GoBD nicht erfüllen. Wenn die täglichen Einträge nach Abschluss ihrer Erstellung ebenso täglich ausgedruckt und durch eine Signatur mit Datum bestätigt werden, dann können die Ausdrucke die Vorgaben der GoBD erfüllen. Hierfür müssen die Ausdrucke jedoch nicht nur nachweislich tagesaktuell erstellt werden. Darüber hinaus müssen die einzelnen Seiten lückenlos zusammen gestellt, geordnet und archiviert werden. Auch eine elektronische Archivierung ist möglich, sofern die Einträge tagesaktuell in Form einer archivierbaren PDF Datei als unveränderbare Kopie abgespeichert werden. Die PDF Dateien müssen das Speicherdatum anzeigen und sie müssen den Vorgaben der GoBD gemäß betitelt, geordnet und archiviert werden.

Der Nachteil eines Excel Kassenbuchs liegt darin, dass die Originaldatei den Vorgaben der GoBD nicht genügt. Daher muss eine angenommene Rechtssicherheit auf recht umständlichem Wege hergestellt werden. Ob das Finanzamt dann im individuellen Fall die PDF Datei als Original des Kassenbuchs anerkennt, muss als nicht gewährleistet beurteilt werden. Auch der tägliche Ausdruck der Einträge birgt ein recht großes Risiko, wenn das Finanzamt nur eines der Blätter nicht anerkennt. Denn mit einer fehlerhaften Seite ist das komplette Kassenbuch, das der fehlerhaften Seite nachfolgt, ebenso ungültig. 

Solltest Du Dir trotzdem noch nicht im Klaren sein, ob Du Dein Kassenbuch mit Excel oder Software gestalten möchtest, haben wir im Folgenden die Vorteile einer Software zusammengestellt. 

Was sind die Vorteile eines Kassenbuchs mit Buchhaltungssoftware?

Eine professionelle Buchhaltungs- und Kassenbuch Software erfüllt automatisch die Vorgaben der GoBD. Die Änderungssicherheit ist ebenso gewährleistet wie die korrekte Archivierung, die Auffindbarkeit von Daten bis hin zur Verfahrensdokumentation und zum Datentransfer mit dem Steuerberater und dem Finanzamt. Eine Buchhaltungs- und Kassenbuch Software gewährleistet vor allem die Unveränderbarkeit der Einträge. Wiederholende Buchungen können als Vorlagen angelegt werden, während bereits eingebuchte Vorgänge unberührt bleiben. Sämtliche Einträge und Änderungen werden darüber hinaus auch automatisch protokolliert.

Wo liegt die Rechtssicherheit mit einer Software für das Kassenbuch?

Wer für sein Kassenbuch Software einsetzt, der sollte auf eine Zertifizierung achten. Denn die Zertifizierung gewährleistet, dass die Unterlagen der Buchhaltung, die mit dem Programm erstellt wurden, nicht nur die gesetzlichen Vorgaben für die ordnungsgemäße Buchführung, sondern auch der GoBD erfüllt. Eine professionelle Buchhaltungs- und Kassenbuch Software gewährleistet im Besonderen die folgenden zentralen Kriterien für eine Anerkennung des Kassenbuchs durch das Finanzamt:

Nachvollziehbarkeit

Sämtliche Geschäftsbewegungen können mit einem Software Kassenbuch nachvollziehbar mit dem Datum ihrer Entstehung und Abwicklung erstellt werden. Eine außenstehende Person kann ihre korrekte Erstellung jederzeit im Nachhinein verfolgen, verstehen und mit Papierbelegen einzeln abgleichen.

Vollständigkeit

Jede Einnahme und Ausgabe wird in Form von Einlage und Entnahme einzeln aufgezeichnet. Dadurch gewährleistet ein Software Kassenbuch, dass jede Geldbewegung erfasst und dokumentiert wird.

Zeitnahe Eintragung

Ein Software Kassenbuch gibt den Zeitpunkt seiner Einträge zu erkennen und belegt damit die zeitnahe Eintragung.

Richtigkeit

Pflegt die Buchhaltung die Geldbewegungen der Kasse täglich und ordnungsgemäß ein, dann gewährleistet das Software Kassenbuch die Richtigkeit der Erfassung. Der Bestand wird automatisch für den Beginn der täglichen Eintragungen bereit gestellt, während mit jeder Eintragung auch eine entsprechende Summierung des aktuellen Kassenstands erfolgt. 

Ordnung und Archivierung

Auch die gesetzlich erforderliche Ordnung und Archivierung der tagesaktuellen Eintragungen sind durch eine Kassenbuch Software ohne zusätzlichen Aufwand durch den Anwender gewährleistet.